এই টিউটোরিয়ালে Office 365-এ shared mailbox তৈরি ও সেটআপ করার এবং ইউজারদের শেয়ার্ড মেইলবক্সে অ্যাক্সেস দেয়ার বিস্তারিত নির্দেশাবলী দেওয়া হলো। Office 365-এ, shared mailbox-এর লাইসেন্স লাগে না এবং এটি Outlook for desktop বা Outlook for Web-এ একটি স্বাধীন মেইলবক্স হিসেবে যোগ করা যায় না।
একটি shared mailbox একটি কোম্পানির টিমকে (যেমন 'Sales' টিম), একটি সেন্ট্রাল ইমেল ঠিকানা (যেমন "sales@company.com") দেয়, যেখানে টিম সদস্যরা কোম্পানির অন্যান্য কর্মী বা কাস্টমাররা থেকে ইমেল গ্রহণ ও রিপ্লাই করতে পারে।
বাস্তবে, একটি shared mailbox একই গ্রুপের (যেমন 'Sales' গ্রুপ) একাধিক লোক দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে, পাবলিক ইমেল এলিয়াস (যেমন 'sales@company.com') এর মাধ্যমে প্রাপ্ত ইমেল মনিটর ও রেসপন্স করার জন্য। এর মানে, গ্রুপের একজন ইউজার যখন shared mailbox থেকে একটি নতুন মেসেজ পাঠায় বা রেসপন্স দেয়, তবে সে তার পারসোনাল ইমেল ঠিকানার বদলে পাবলিক ইমেল এলিয়াস (যেমন 'sales@company.com') ব্যবহার করে মেসেজ পাঠায়।
Office 365-এ Shared Mailbox যোগ করার পদ্ধতি
Office 365-এ Shared Mailbox তৈরি করতে:
- ১. লগইন করুন Office 365 Admin center-এ এবং Groups -> Shared mailboxes.-এ যান।
২. Add a shared mailbox.-এ ক্লিক করুন।
- ৩. Shared mailbox-এর জন্য একটি Name টাইপ করুন (যেমন 'Sales'), এবং তারপর shared mailbox-এর ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন ('sales@company.com')।
- ৪. এখন Add members to this mailbox.-এ ক্লিক করুন।
- ৫. অবশেষে সে ইউজারদের সিলেক্ট করুন যাদের শেয়ার্ড মেইলবক্সে অ্যাক্সেস দিতে চান এবং Save.-এ ক্লিক করুন। *
* অতিরিক্ত সাহায্য: শেয়ার্ড মেইলবক্সের সদস্যরা অন্য সদস্যরা কী পাঠিয়েছে 'as' বা 'on behalf of' এই মেইলবক্স হিসেবে সেটি দেখতে পারেন, সেটি করতে shared mailbox-এর Sent Items সেটিংসে Edit-এ ক্লিক করুন এবং নিচের অপশনগুলো ON করুন।
- Copy items sent as this mailbox
- Copy items sent on behalf of this mailbox
৬. কাজ শেষ। সাধারণত, শেয়ার্ড মেইলবক্সে পারমিশন रखা ইউজার(রা) Outlook রিস্টার্ট করলে, Shared Mailbox Outlook-এর ফোল্ডার পেইনে দেখাবে। যদি না হয়, তবে এই টিউটোরিয়াল অনুসরণ করে ম্যানুয়ালি Shared Mailbox যোগ করুন: Outlook Desktop এবং Web App-এ Shared Mailbox সেটআপ করার পদ্ধতি।
এটি ছিল সম্পূর্ণ গাইড! আপনার অভিজ্ঞতা কমেন্টে শেয়ার করুন। লাইক ও শেয়ার করুন অন্যদের সাহায্য করতে।
