এক্সেল থেকে আউটলুকেও ডেটা কপি করার পদ্ধতি

এক্সেল একটি অত্যন্ত মূল্যবান সফটওয়্যার প্রোগ্রাম যা অনেক সমাধান প্রদান করে যা অন্যান্য সফটওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনে ব্যবহৃত ও তৈরি হয়। অনেক সমাধান এক্সেলে তৈরি হয়ে অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনে ট্রান্সফার করা হয় বা অন্য জায়গায় পাঠানো হয়। প্রায়শই এক্সেলে তৈরি সমাধানগুলো এক্সট্রাক্ট করে অন্য ফরম্যাটে ব্যবহার করতে হয়।

মান লইয়া যাক, আপনাকে একটি টেবিল তৈরি করে ইমেইলে কাউকে পাঠাতে হবে। আউটলুকে এটি করার চেষ্টা করলে সঠিক দেখানোর জন্য ফরম্যাটিংয়ে অতিরিক্ত সময় লাগবে। টেবিল চিন্তা করলে এক্সেলই মনে পড়ে। নিচের এক্সেলে তৈরি টেবিলটি দেখুন। এটি এক্সেল থেকে কপি করে সরাসরি এই আর্টিকেলে স্ট্যান্ডার্ড পেস্ট অপারেশন দিয়ে পেস্ট করা হয়েছে।

মূল এক্সেল টেবিল না দেখলে লাগতে পারে এটি তত খারাপ নয়। কিন্তু আপনি যা দেখছেন না সেটি হচ্ছে: সেল ভ্যালুগুলো উল্লম্ব ও অনুভূমিকভাবে সেন্ট্রেড হওয়া উচিত। কস্ট কলামও কিছুটা ভিন্ন দেখাচ্ছে; fakt, আমি প্রায় নিশ্চিত যে ক্যারেন্সি এভাবে (রাশির উপরে) দেখানো হয় না। তাহলে আসলে টেবিলটি কেমন দেখাচ্ছে?

আমার মতে এটা কিছুটা ভালো দেখাচ্ছে। কিন্তু এই সমাধান আপনার প্রয়োজনের জন্য কাজ নাও করতে পারে। এক্সেল থেকে ডেটা পেস্ট করে অন্য সমাধানগুলোতে ফরম্যাটিং সমস্যা সমাধানের বিভিন্ন পদ্ধতি সংক্ষেপে আলোচনা করা হলো।

এক্সেল থেকে কপি করার সময় ফরম্যাটিং সমস্যা সমাধান

উপরের উদাহরণগুলো ব্যবহার করে দেখি আমাদের কী কী সমাধান আছে। প্রথমে, ডেটা পেস্ট করার সময় আমাদের কী অপশন থাকে?

বাম থেকে ডানে অপশনগুলো হলো:

Keep Source Formatting

Keep Source Formatting হলো ডিফল্ট পেস্ট অপশন। সাধারণত এটি প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ করে কিন্তু এটি নির্ভর করে ডেটা সোর্সে কীভাবে ফরম্যাট করা আছে। এই উদাহরণে সোর্স ফরম্যাটিং-এ "Accounting" স্টাইল আছে যা আউটলুক এবং অন্যান্য অনেক অ্যাপ্লিকেশন রিকগ্নাইজ করে না। স্টাইলটি "Currency"-তে পরিবর্তন করলে Keep Source Formatting দিয়ে পেস্ট করলে এটি ভালো দেখাবে।

Use Destination Styles

আপনি যদি ডেস্টিনেশনের অন্যান্য টেক্সটের মতো ফরম্যাটিং চান তবে এই অপশনটি ব্যবহার করুন। এটি জেনারেল ফরম্যাটিং (বোল্ড, ইট্যালিক) রাখবে কিন্তু ডেস্টিনেশন স্টাইল যেমন ফন্ট স্টাইল ও সাইজ ব্যবহার করবে।

Link and Keep Source Formatting

এটি সোর্স ফরম্যাটিং যেন আছে তেনেই রাখে এবং টেবিলকে এর মূল সোর্সের সাথে লিংক করে রাখে। এর কিছু অতিরিক্ত কার্যকারিতা আছে যা পাঠাকের টেবিলে রাইট-ক্লিক করে "Update Link" ক্লিক করলে আপডেট পাওয়া যায়। অবশ্যই এটি সঠিকভাবে কনফিগার করা থাকলে।

Link and Use Destination Styles

Link and Use Destination Styles কাজ করে Link and Keep Source Formatting-এর মতোই, বর্জন এটি ডেস্টিনেশন ফরম্যাটিং ব্যবহার করে। কালার ইত্যাদি প্রাথমিক কপির পর আপডেট হয় না কিন্তু ডেটার টেক্সট পরিবর্তন আপডেট হয়।

Picture

Picture অপশনটি কাজে আসে যদি আপনি শুধু ডেটা দেখাতে চান এবং আর ফরম্যাট, এডিট বা আপডেট পাওয়ার প্রয়োজন নেই। পিকচার হিসেবে পেস্ট করলে ছবিটি সোর্সের সাথে একদম সাদৃশ্য থাকবে। কিন্তু পাঠাক এটি মডিফাই করতে পারবে না, তাই নিশ্চিত হোন এটি আপনার সমাধানের জন্য উপযুক্ত।

Keep Text Only

Keep Text Only টেবিলটি টেক্সট ফর্মে দেখাবে। কোন ফরম্যাটেড টেবিল থাকবে না, শুধু ডেস্টিনেশন ফরম্যাটিং স্টাইল যেমন সাইজ ও ফন্ট স্টাইল থাকবে।

উপরের পেস্টিং স্টাইলগুলো ব্যবহার করে এবং রেজাল্ট মডিফাই করে আপনি চাওয়া লুক পেতে পারেন। একটি দ্রুত উদাহরণ: আউটলুকে "Cost" কলামের প্রস্থ একটু পরিবর্তন করে Keep Source Formatting পেস্টিং স্টাইল ব্যবহার করলে ফরম্যাটিং এখন সঠিক দেখাচ্ছে এবং কস্ট কলামে অ্যাকাউন্টিং ফরম্যাট রক্ষা করা হয়েছে।

সেরা শিখতে হলে উপরের পেস্টিং স্টাইলগুলো নিয়ে পরীক্ষা-নিরীক্ষা করে দেখুন কীটি আপনার প্রয়োজনে সেরা ফিট করে।