নিচে সেই ত্রুটি বার্তাটি বর্ণনা করা হয়েছে যা অসংখ্য Outlook ব্যবহারকারী রিপোর্ট করেছেন যখন তারা হয় Outlook চালু করে বা প্রথমবার তাদের কম্পিউটারে Outlook কনফিগার করার চেষ্টা করে। ত্রুটি বার্তায় একটি OK বাটন থাকে যা ক্লিক করলে ডিসমিস করা যায়, কিন্তু OK-এ ক্লিক করলে একটি ডায়লগ বক্স পপ আপ হয় যা ব্যবহারকারীর Microsoft Exchange server এবং User Name চায়, কিন্তু শংসাপত্র দিয়ে Next-এ ক্লিক করলেও কাজ করে না।
"The connection to Microsoft Exchange is unavailable. Outlook must be online or connected to complete this action."
Outlook可以说是 Windows অপারেটিং সিস্টেমের জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেল ক্লায়েন্ট, এবং Microsoft Exchange একটি অত্যন্ত জনপ্রিয় ইমেল সার্ভিস। সেজন্য, Microsoft Exchange অ্যাকাউন্ট Outlook-এ সফলভাবে কনফিগার না कर পাওয়া খুব বিরক্তিকর। আরো খারাপ কথা হল, এই সমস্যা Windows-এর সব ভার্সন এবং Outlook-এর সব আভিড়েশন 전반ে খাতের, অর্থাৎ Windows-এর যেকোনো ভার্সনে যেকোনো Outlook ব্যবহারকারী এই সমস্যার শিকার হতে পারে। উজ্জ্বল দিক হল, এই সমস্যাগ্রস্ত ব্যবহারকারী এই সমস্যা দূর করতে এবং Outlook-কে Microsoft Exchange অ্যাকাউন্টের সাথে সফলভাবে ইন্টারফেস করতে বেশ কিছু করতে পারেন। নিচে সবচেয়ে কার্যকর সমাধানগুলো দেওয়া হলো:
সমাধান ১: সকল থার্ড-পার্টি কম্পিউটার সিকিউরিটি প্রোগ্রাম নিষ্ক্রিয় করুন
Windows অপারেটিং সিস্টেমের জন্য অসংখ্য থার্ড-পার্টি কম্পিউটার সিকিউরিটি প্রোগ্রাম (এন্টিভাইরাস, অ্যান্টি-ম্যালওয়্যার, ফায়ারওয়াল প্রোগ্রাম) রয়েছে। এই সকল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহারকারীর কল্যাণের লক্ষ্যে ডিজাইন করা হলেও, কখনো কখনো এগুলো লাভের চেয়ে ক্ষতির বেশি করে। এটি এমন একটি উদাহরণ — থার্ড-পার্টি কম্পিউটার সিকিউরিটি প্রোগ্রাম Outlook-এর সাথে ইন্টারফিয়ার করে এবং বিভিন্ন সমস্যা সৃষ্টি করে, এটিও তার মধ্যে একটি। সেজন্য, আপনার কম্পিউটারে ইনস্টল করা সকল থার্ড-পার্টি কম্পিউটার সিকিউরিটি প্রোগ্রাম নিষ্ক্রিয় করুন (বা আরও ভালো, আনইনস্টল করুন) এবং যাচাই করুন এতে এই ত্রুটি বার্তা দূর হয়েছে কিনা এবং Outlook Microsoft Exchange-এর সাথে সফলভাবে যোগাযোগ করতে পারছে কিনা।
সমাধান ২: আপনার কম্পিউটারের DNS ফ্লাশ করুন
আপনার কম্পিউটারের DNS-এ কোনো সমস্যা থাকলেও এই সমস্যা হতে পারে। خوشখবর হল, Windows কম্পিউটারের DNS সহজে ফ্লাশ করা যায়। আপনার কম্পিউটারের DNS ফ্লাশ করতে:
- Start Menu খুলুন।
- "cmd" সার্চ করুন।
- cmd বা Command Prompt নামক সার্চ রেজাল্টে রাইট-ক্লিক করুন এবং Run as administrator ক্লিক করে প্রশাসনিক অধিকার সম্পন্ন একটি উন্নত Command Prompt চালু করুন।
- উন্নত Command Prompt-এ নিচের কমান্ডটি টাইপ করে Enter চাপুন:
ipconfig /flushdns
- উন্নত Command Prompt বন্ধ করুন।
- যাচাই করুন সমস্যা সমাধান হয়েছে কিনা।
সমাধান ৩: আপনার Outlook প্রোফাইলের এনক্রিপশন সেটিংস পরিবর্তন করুন
রিপোর্ট অনুযায়ী, নির্দিষ্ট এনক্রিপশন সেটিংসের সাথে Microsoft Outlook দিয়ে Microsoft Exchange অ্যাকাউন্টে কানেক্ট করার সময় এই ধরনের সমস্যা হতে পারে। আপনার Outlook প্রোফাইলের এনক্রিপশন সেটিংস যদি এই সমস্যার কারণ হয়, তবে সেটি পরিবর্তন করলে সমাধান হবে। আপনার Outlook প্রোফাইলের এনক্রিপশন সেটিংস পরিবর্তন করতে:
- Control Panel খুলুন।
- Control Panel-এ Mail আইটেমটি খুঁজে বের করুন এবং এতে ক্লিক করুন।
- Show Profiles-এ ক্লিক করুন আপনার সব Outlook প্রোফাইল দেখতে।
- আপনার ডিফল্ট Outlook প্রোফাইলটি সিলেক্ট করুন এবং Properties-এ ক্লিক করুন।
- E-mail accounts-এ ক্লিক করুন।
- Microsoft Exchange (send from this account by default) লিস্টিংটি সিলেক্ট করুন এবং Change-এ ক্লিক করুন।
- More settings-এ ক্লিক করুন।
- খুলে যাওয়া উইন্ডোতে Security ট্যাবে যান।
- Encryption সেকশনের অধীনে, Encrypt data between Microsoft Office Outlook and Microsoft Exchange অপশনটি চেক করুন।
- Apply এবং তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
- Next এবং তারপর Finish-এ ক্লিক করুন পরিবর্তনগুলো কার্যকর করতে।
সমाप्त হলে যাচাই করুন সমস্যা এখনও আছে কিনা।
সমাধান ৪: আপনার Outlook প্রোফাইল মুছুন
এই সমস্যার মূল কারণ যদি আপনার Outlook প্রোফাইলের প্রেফারেন্স বা সেটআপে থাকে, তবে এই সমস্যা দূর করার সবচেয়ে কার্যকর সমাধান হল আপনার Outlook প্রোফাইল মুছে দিয়ে নये করে একটি প্রোফাইল তৈরি করা। আপনার Outlook প্রোফাইল মুছতে:
- Control Panel খুলুন।
- Control Panel-এ Mail আইটেমটি খুঁজে বের করুন এবং এতে ক্লিক করুন।
- আপনার ডিফল্ট Outlook প্রোফাইলটি খুঁজে বের করুন এবং মুছে দিন।
আপনার ডিফল্ট Outlook প্রোফাইল মুছে দিলে, সহজে Outlook চালু করুন। প্রোগ্রাম আপনাকে একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করতে বলবে — আপনার করণীয় হল অনস্ক্রিন নির্দেশনা অনুসরণ করে প্রয়োজনীয় শংসাপত্র দিয়ে একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করা। আপনার নতুন Outlook প্রোফাইল তৈরি এবং ডিফল্ট হিসেবে সেট হলে, যাচাই করুন Outlook এখনও Microsoft Exchange-এর সাথে কানেক্ট ও ইন্টারফেস করতে সমস্যা হচ্ছে কিনা।
সমাধান ৫: ম্যানুয়ালি একটি নতুন Outlook প্রোফাইল তৈরি করুন এবং ডিফল্ট হিসেবে সেট করুন
- Control Panel খুলুন।
- Control Panel-এ Mail আইটেমটি খুঁজে বের করুন এবং এতে ক্লিক করুন।
- Add...-এ ক্লিক করুন।
- Profile Name ফিল্ডে নতুন প্রোফাইলের জন্য একটি নাম টাইপ করুন।
- প্রয়োজনীয় যেকোনো শংসাপত্র দিন এবং অনস্ক্রিন নির্দেশনা অনুসরণ করে নতুন প্রোফাইল তৈরি করুন।
- নতুন প্রোফাইল তৈরি হলে, এটি Outlook-এর ডিফল্ট প্রোফাইল হিসেবে সেট করুন Always use this profile অপশনটি সক্ষম করে এবং এর ঠিক নিচের ড্রপ-ডাউন মেনু খুলে আপনি যা তৈরি করেছেন সেই নতুন প্রোফাইলটিতে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।
সমাধান ৬: আপনার Microsoft Exchange সার্ভারে Microsoft Exchange System Attendant সার্ভিস চালু করুন
এই নির্দিষ্ট সমস্যাযুক্তMicrosoft Exchange অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ সম্প্রতি যেসব কেস রিভিউ করা হয়েছে, সেগুলো থেকে জানা যায় সমস্যা সবসময় ক্লায়েন্ট সাইডে থাকে না — কিছু কেসে সমস্যার মূল কারণ সার্ভার সাইডেও হতে পারে। এই সমস্যার সবচেয়ে সাধারণ সার্ভার-সাইড কারণ হল Microsoft Exchange System Attendant সার্ভিস Microsoft Exchange সার্ভারে চলছে না। এমন কেসে, Microsoft Exchange System Attendant কোনো কারণে Microsoft Exchange সার্ভারে রান করে না যদিও এটি অটোমেটিক্যালি শুরু হওয়ার জন্য কনফিগার করা থাকে।
আপনার করণীয় হল Microsoft Exchange সার্ভারে Microsoft Exchange System Attendant সার্ভিসের Properties-এ যান, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে এটি অটোমেটিক্যালি শুরু হওয়ার জন্য কনফিগার করা আছে কিনা Startup type:-এর পাশে যাচাই করুন, সার্ভিস যদি ইতিমধ্যে চলছে না তবে Start-এ ক্লিক করুন অথবা ইতিমধ্যে চলছে তবে Stop এবং তারপর Start ক্লিক করুন রিস্টার্ট করতে, এবং এই সমস্যা আর আপনার জন্য সমস্যা থাকবে না। এই সমস্যাগ্রস্ত যেসব ব্যবহারকারীর তাদের Microsoft Exchange সার্ভারে ফিজিক্যাল অ্যাক্সেস আছে, তারা সৌভাগ্যশালী, কিন্তু যারা নিজেরা তাদের Microsoft Exchange সার্ভারে এই ফিক্স ডিপ্লয় করতে পারেন না, তারা সادearen সার্ভারের দায়িত্বে যিনি আছেন তাদের সাথে যোগাযোগ করে এটা করার জন্য বলুন।
