মাইক্রোসফ্ট আউটলুক একটি ফিচার-রিচ ইমেইল ক্লায়েন্ট। কিন্তু কি আপনি কখনো চেয়েছেন এমন ফিচার যা এর মধ্যে নেই? আউটলুক ইনবক্সের জন্য অনেক থার্ড-পার্টি টুল আছে যা আপনাকে আপনার ইমেইল ভালোভাবে ম্যানেজ করতে সাহায্য করে।
আজ আমরা উইন্ডোজের জন্য মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপের পাঁচটি টুল নিয়ে আলোচনা করবো যা অতিরিক্ত কার্যকারিতা যোগ করে বা আউটলুকের অনেক সেটিং এবং ফিচারের দ্রুত অ্যাক্সেস দেয়।
১. OutlookTools
OutlookTools উইন্ডোজে আউটলুকের জন্য একটি ফ্রি টুলকিট যা আউটলুক সেটিংস এবং ডেটা ফোল্ডারগুলোর দ্রুত এবং সহজ অ্যাক্সেস প্রদান করে। আপনি OutlookTools-এ কিছু উইন্ডোজ টুলও অ্যাক্সেস করতে পারেন, যেমন রেজিস্ট্রি এডিটর এবং ইভেন্ট ভিউয়ার।
OutlookTools উইন্ডোতে বাম পাশে একটি মেনু থাকে যেখানে থেকে আপনি বিভিন্ন টুল অ্যাক্সেস করতে পারেন।
General স্ক্রিনে আপনার আউটলুক ইনস্টলেশন সম্পর্কে তথ্য এবং কিছু Quick Access বাটন থাকে যা আউটলুক এবং উইন্ডোজ টুলগুলোর অ্যাক্সেস দেয়।
আপনার PST বা OST আউটলুক ডেটা ফাইল সাথে সমস্যা হলে, ফাইলটি স্ক্যান করতে Run ScanPst বাটনটি ব্যবহার করুন। Run ScanOst এখন অপ্রচলিত কারণ এটি আউটলুক দ্বারা সাপোর্টেড নয়।
তবে, Run ScanPst টুলটি OST ফাইলগুলোর জন্যও কাজ করবে। যদি টুলটি কাজ না করে, তবে আউটলুক ইনবক্স ফাইল রিপেয়ার করার আমাদের গাইড দেখুন।
আপনি General স্ক্রিন থেকে সরাসরি Start Outlook in Safe Mode ও করতে পারেন, যা আউটলুক সমস্যা থাকলে খুব উপকারী।
Folder Paths স্ক্রিনটি আউটলুক ডেটা এবং সেটিংস সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত ফোল্ডারগুলোর দ্রুত অ্যাক্সেস দেয়। অধিকাংশ শুধু রেফারেন্সের জন্য, কিন্তু আপনি সেগুলো Folder Paths স্ক্রিন থেকে সরাসরি খুলতে পারেন।
উইন্ডোর নিচে অ্যাট্যাচমেন্ট খোলার সময় ব্যবহৃত একটি টেম্পোরারি ফোল্ডার থাকে। আপনি Empty Folder বাটন দিয়ে এই ফোল্ডার খালি করতে পারেন।
HowTo-Outlook, OutlookTools बनाने वाली কোম্পানি, টেম্পোরারি অ্যাট্যাচমেন্ট ফোল্ডার ম্যানেজ করার জন্য একটি আলাদা টুল বানায়, যা আমরা পরবর্তীতে আলোচনা করব।
Startup Switches স্ক্রিনে আউটলুক নির্দিষ্টভাবে চালু করার জন্য ব্যবহারযোগ্য সকল কমান্ড-লাইন সুইচের তালিকা থাকে। প্রতিটি সুইচের ওপর মাউস হোভার করুন এটি কী করে সেটা জানতে।
উদাহরণস্বরূপ, আউটলুক শুরু করার সময় AutoComplete লিস্ট থেকে সকল নাম এবং ইমেইল অ্যাড্রেস মুছে ফেলা যায়।
একটি সুইচ নির্বাচন করার পর, আপনি Start Outlook-এ ক্লিক করে সেই সুইচ দিয়ে আউটলুক খুলতে পারেন। আপনি যদি কমান্ড লাইনে সরাসরি সুইচ ব্যবহার করতে চান, তবে Copy Command-এ ক্লিক করুন।
তারপর, একটি Command Prompt উইন্ডো খুলুন, প্রম্পটে কমান্ডটি পেস্ট করুন, এবং Enter চাপুন।
নোট: কমান্ড প্রম্প্ট কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটা নিশ্চিত নন? উইন্ডোজ ১০-এ কমান্ড প্রম্প্ট মাস্টার করার পদ্ধতি জানুন।
আউটলুক অনেক Most Recently Used (MRU) লিস্ট রক্ষা করে। Clear MRU স্ক্রিনে, শীর্ষে আপনার মেইল প্রোফাইল নির্বাচন করুন। তারপর, নির্বাচিত মেইল প্রোফাইলে সেই MRU লিস্টটি ক্লিয়ার করার জন্য বাটনে ক্লিক করুন।
আউটলুক একটি সিকিউরিটি ফিচার রাখে যা আপনার কম্পিউটারকে ভাইরাস বা অন্যান্য হুমলা থেকে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে এমন অ্যাট্যাচমেন্ট ব্লক করে।
EXE ফাইল হয়ে যাবত কিছু ফাইল টাইপ, অ্যাট্যাচমেন্ট হিসেবে পাঠালে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্লক হয়। একটি ব্লক করা অ্যাট্যাচমেন্ট ইমেইল মেসেজে থাকে, কিন্তু আপনি সেটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন না।
Blocked Attachments স্ক্রিনে আউটলুক দ্বারা ব্লক করা ফাইল টাইপগুলোর তালিকা থাকে। মাইক্রোসফ্টের সাপোর্ট আর্টিকেলে প্রতিটি এক্সটেনশন কী সেটা জানতে পারেন।
একটি ফাইল টাইপ আনব্লক করতে, লিস্টে ইচ্ছিত টাইপের বক্সে চেক দিন।
কী আনব্লক করছেন সেটা নিয়ে সতর্ক रहুন। আউটলুক এই ফাইল টাইপগুলো ব্লক করে কারণ এগুলো আপনার কম্পিউটারের জন্য ঝুঁকি হতে পারে। ফাইল টাইপ আনব্লক করার সময়, নিশ্চিত হন যে আপনি সেন্ডারকে আস্থা করেন যখন আপনি সেসব টাইপের অ্যাট্যাচমেন্ট পাবেন।
Support Guides স্ক্রিনে HowTo-Outlook ওয়েবসাইটের বিভিন্ন আউটলুক সাপোর্ট আর্টিকেলের লিংক থাকে। More Tools স্ক্রিনে ফ্রি এবং পেইড আউটলুক অ্যাড-ইন এবং টুলের লিংক থাকে।
OutlookTools একটি ফ্রি টুল, কিন্তু আপনি Donate করুন ডেভেলপারকে এটিকে আপ-টু-ডেট রাখতে সাহায্য করতে।
OutlookTempCleaner
আপনি যখন একটি অ্যাট্যাচমেন্ট পাঠান বা একটি ইমেইল মেসেজের অ্যাট্যাচমেন্ট খুলেন, উইন্ডোজ টেম্পোরারি ফাইল সংরক্ষণ করে। এই সকল ফাইল টেম্পোরারি ফোল্ডারে পড়ে থাকে, স্পেস নেয়। আপনার ফাইলগুলো যেকোনো যিনি আপনার কম্পিউটার এবং টেম্পোরারি ফোল্ডারে অ্যাক্সেস পান তাদেরও অ্যাক্সেসযোগ্য।
উইন্ডোজ এই টেম্পোরারি ফাইলগুলো আপনার PC-র টেম্পোরারি ইন্টারনেট ফাইল ডিরেক্টরিতে একটি সাবডিরেক্টরিতে সংরক্ষণ করে।
টেম্পোরারি ইন্টারনেট ফাইল ডিলিট করার অনেক পথ আছে, কিন্তু HowTo-Outlook একটি ফ্রি, ছোট টুল বানায়, যার নাম OutlookTempCleaner, শুধু আউটলুক দ্বারা সংরক্ষিত টেম্পোরারি অ্যাট্যাচমেন্ট ফাইল ডিলিট করার জন্য।
OutlookTempCleaner OutlookTools-এ Folder Paths-এর অধীনে Outlook uses the following temporary folder to open attachments ফিচারের মতোই কাজ করে, বাদে এটি আউটলুক টেম্পোরারি ফোল্ডারের অ্যাট্যাচমেন্টের আকার দেখাও অনুমতি দেয়।
Folder Size বাটনে ক্লিক করুন।
একটি ইনফরমেশন ডায়ালগ বক্স দেখাবে টেম্পোরারি ফোল্ডার অ্যাট্যাচমেন্ট ফাইলের জন্য খালি করলে কত জায়গা ফ্রি হবে।
Outlook Tools এবং OutlookTempCleaner উইন্ডোজের জন্য, HowTo-Outlook আউটলুক ব্যবহারকারীদের জন্য কিছু সেরা টুল বানায়।
২. Email Insights
Email Insights আউটলুক এবং Gmail-এর জন্য একটি হালকা সার্চ ক্লায়েন্ট। এটি দ্রুত অটোকমপ্লিট ফিচার এবং ফাজি নেম সার্চ প্রদান করে, এবং αυτόমেটিক্যালি স্পেলিং সংশোধন করে।
Email Insights আপনাকে দ্রুত সার্চ করতে দেয় এবং প্রাসঙ্গিকতা-ভিত্তিক এবং সময়-ক্রমাঙ্কিত সার্চ রেজাল্ট প্রদর্শন করে, যা আপনার খুঁজছেন সেই ইমেইলটি খুঁজে বের করা সহজ করে দেয়।
শenk, আপনার আউটলুক সার্চ কাজ না করলে, সেটি আগে ফিক্স করতে হবে।
আপনি যখন Email Insights চালাবেন, Account Selection স্ক্রিনটি দেখাবে। Outlook-এ ক্লিক করুন।
তারপর, পরবর্তী ডায়ালগ বক্সে, আপনি যে অ্যাকাউন্টটি সার্চ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
সার্চ বক্সে আপনার সার্চ টার্ম লিখুন। আপনি টাইপ করার সাথে সাথে, সার্চ বক্সের নিচে সাজেশন লিস্ট হবে। আপনি যদি লিস্টে আপনার সার্চ টার্ম দেখেন, তবে মাউস দিয়ে সেটি নির্বাচন করুন বা কীবোর্ডের অ্যারো কী দিয়ে আপনার চাওয়া টার্মটি নির্বাচন করুন।
Enter চাপুন বা Search আইকনে ক্লিক করুন সার্চ করতে।
আপনি একই উইন্ডোতে একাধিক সার্চ করার জন্য অতিরিক্ত ট্যাব খুলতে পারেন। প্রতিটি ট্যাব সে ট্যাবের সার্চ টার্ম দিয়ে লেবেল করা থাকবে।
ইন্টিগ্রেটেড আউটলুক সার্চ টুলটি খুব কাজের হলেও সবসময় আপনি যা খুঁজছেন সেটা খুঁজে দেয় না। সৌভাগ্যক্রমে, Email Insights বিকল্প অপশনটি আপনার প্রয়োজনীয় ইমেইল খুঁজে বের করা সহজ করে দেয়।
৩. Outlook-Google Calendar Sync
আপনি কি গুগল এবং আউটলুক ক্যালেন্ডার দুটোই ব্যবহার করেন? যদি হয়, তবে দুটো ক্যালেন্ডার সিঙ্ক রাখার উপায় খুঁজছেন? আপনি আপনার গুগল ক্যালেন্ডার আউটলুকে যোগ করতে পারেন, কিন্তু আমাদের আপনার জন্য একটি সমাধান আছে যা আপনার গুগল ক্যালেন্ডার আপনার আউটলুক ক্যালেন্ডারের সাথে সিঙ্ক করতে দেয়, যাতে আপনাকে আলাদা ক্যালেন্ডার মেইন্টেইন করতে না হয়।
Outlook Google Calendar Sync একটি ফ্রি টুল যা আপনার গুগল এবং আউটলুক ক্যালেন্ডারের মধ্যে এক-পথ এবং দুই-পথ সিঙ্ক প্রদান করে। আপনি গুগল থেকে আউটলুক, আউটলুক থেকে গুগল, বা উভয় দিক থেকে সিঙ্ক করতে পারেন, দুটো ক্যালেন্ডার মার্জ করে।
সাবজেক্ট, বর্ণনা, লোকেশন, অ্যাটেন্ডি, রিমাইন্ডার ইভেন্ট, উপলব্ধতা, এবং প্রাইভেসি-এর মতো ইভেন্ট অ্যাট্রিবিউট সিঙ্ক হয়। শুধু নতুন অ্যাট্রিবিউট বা পরিবর্তন করা অ্যাট্রিবিউট আপডেট হয়।
আপনি যখন Outlook Google Calendar Sync খুলবেন, আপনাকে আউটলুক মেইলবক্স এবং গুগল ক্যালেন্ডার বেছে নিতে হবে যা আপনি সিঙ্ক করতে চান।
Outlook ট্যাবে, Default mailbox বা Alternative mailbox নির্বাচন করুন এবং তারপর আপনি যে মেইলবক্স ব্যবহার করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। আপনার নির্বাচিত মেইলবক্সের জন্য একাধিক ক্যালেন্ডার থাকলে, Select calendar ড্রপডাউন লিস্ট থেকে সিঙ্ক করতে চাওয়া ক্যালেন্ডারটি নির্বাচন করুন।
তারপর, Google ট্যাবে ক্লিক করুন, Retrieve Calendars-এ ক্লিক করুন, এবং Select calendar ড্রপডাউন লিস্ট থেকে সিঙ্ক করতে চাওয়া ক্যালেন্ডার ধারণকারী ইমেইল অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন।
আপনাকে আপনার ডিফল্ট ব্রাউজারে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করতে বলা হবে। আপনার ব্রাউজারে Allow-এ ক্লিক করুন প্রম্পট आने पर Outlook Google Calendar Sync-কে আপনার ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিতে।
তারপর, আপনাকে একটি কোড দেখানো হবে যা Outlook Google Calendar Sync-কে আপনার গুগল ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস দেবে। কোডটি সিলেক্ট করুন, কপি করুন, Authorisation Code বক্সে পেস্ট করুন Authorise Google Access ডায়ালগ বক্সে, এবং OK-এ ক্লিক করুন।
Sync Options ট্যাবে ক্লিক করুন এবং How সেকশনে Direction নির্বাচন করুন। বেছে নিন আপনি গুগল এন্ট্রি আউটলুকে কপি করতে চান নাকি আউটলুক এন্ট্রি গুগলে। অথবা, আপনি উভয় দিক থেকে এন্ট্রি সিঙ্ক করতে পারেন, যদি আপনি দুটো ক্যালেন্ডারে আলাদা আলাদা আইটেম এন্টার করে থাকেন।
When-এর অধীনে Date range এবং What-এর অধীনে Attributes to include নির্বাচন করুন। আপনি Application Behaviour ট্যাবে অ্যাপ্লিকেশন কীভাবে কাজ করবে সেটাও পরিবর্তন করতে পারেন।
আপনার সেটিংস বেছে নেওয়ার পর, Save-এ ক্লিক করুন।
আপনার ক্যালেন্ডার সিঙ্ক করতে, Sync ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপর Start Sync-এ ক্লিক করুন। প্রগ্রেস এবং রেজাল্ট Sync ট্যাবে দেখাবে।
পরবর্তী بار আপনি একই ক্যালেন্ডারগুলো সিঙ্ক করতে চাইলে, Outlook Google Calendar Sync খুলুন এবং Start Sync-এ ক্লিক করুন। আপনার সেটিংস একই থাকবে যদি আপনি সেভ করে থাকেন।
৪. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer একটি ফ্রি টুল যা করাপ্ট আউটলুক PST ফাইল স্ক্যান করে এবং ফাইলের সকল আইটেম (ইমেইল, কন্ট্যাক্ট, জার্নাল, ক্যালেন্ডার, টাস্ক) দেখতে এবং পৃথক আইটেম বা সকল আইটেম বিভিন্ন ফরম্যাটে সংরক্ষণ করতে দেয়।
Stellar PST Viewer চালালে, Select Outlook File বাটন ব্যবহার করে একটি PST ফাইল নির্বাচন করুন। আপনি Find Outlook File ব্যবহার করে PST ফাইল খুঁজেও পারেন। ডিফল্টরূপে, PST ফাইলগুলো C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\ ফোল্ডারে থাকে।
আপনার সকল ইমেইল, কন্ট্যাক্ট, জার্নাল, ক্যালেন্ডার, টাস্ক মেন উইন্ডোর বাম পাশে একটি ট্রি স্ট্রাকচারে লিস্ট করা থাকে। আপনি একটি আইটেম নির্বাচন করতে পারেন, সেটিতে রাইট-ক্লিক করতে পারেন, এবং আইটেমটি কোন ফরম্যাটে সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করতে পারেন।
৫. Grammarly for Microsoft Office
Grammarly আপনাকে আরও কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সাহায্য করে আপনার ইমেইল মেসেজ, ডকুমেন্ট, সোশ্যাল মিডিয়া পোস্ট, এবং আরও অনেক কিছু স্পষ্ট, কার্যকর, এবং ভুল-রহিত করে।
Grammarly আপনার টেক্সটে সম্ভাব্য সমস্যা ফ্ল্যাগ করে এবং স্পেলিং, গ্রামার, শব্দবাহুল্য, শৈলী, puntuati-on-এর জন্য সংশোধনের পরামর্শ দেয়। Grammarly প্রতিটি প্রস্তাবিত সংশোধনের কারণ ব্যাখ্যা করে, যাতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কী এবং কীভাবে প্রতিটি সমস্যা সংশোধন করবেন।
Grammarly সাইট থেকে Office অ্যাড-ইন ডাউনলোড করুন। আপনাকে প্রথমে আপনার অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করতে হবে। তারপর, অ্যাড-ইনটি আউটলুকে ইনস্টল করুন, এবং Word-এও যদি চান।
আপনি যখন একটি নতুন ইমেইল বা কোনো ইমেইলের রিপ্লাই টাইপ করবেন, Grammarly আপনার মেসেজটি বিভিন্ন সমস্যা জন্য চেক করবে। সংশোধনের সাজেশন মেসেজ উইন্ডোর ডান পাশে একটি প্যানে দেখাবে।
Grammarly একটি ফ্রিমিয়াম অ্যাপ। আপনি ফ্রি অ্যাপটি ব্যবহার করতে পারেন, যদিও এর কিছু সীমাবদ্ধতা আছে। Grammarly Pro সাবস্ক্রিপশন বার্ষিক সাবস্ক্রিপশনের জন্য $11.66 প্রতি মাসে বা মাসিক সাবস্ক্রিপশনের জন্য $29.95 প্রতি মাসে।
আউটলুকে আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়ান
এই কয়েকটি টুল আপনার আউটলুক প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে সাহায্য করবে। আপনি আউটলুকের জন্য সেরা অ্যান্টি-স্প্যাম টুলগুলোকেও দেখতে পারেন।
আমরা আউটলুক ব্যবহারে দক্ষ হওয়ার কিছু টিপসও দিই।
আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ Office 365-এর অংশ, যা ফ্রি নয়। আপনি যদি ফ্রি ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করতে চান, তবে আমরা আউটলুকের সেরা ফ্রি বিকল্পগুলো অন্বেষণ করেছি।
