আমরা সবাই পেয়েছি সেগুলো – সেই ভয়ঙ্কর ইমেইলগুলো। হয়তো সেগুলো "ইমেইল" বলেও দাবি করার যোগ্য নয়। সেগুলো একটি ইমেইল চেয়ে খারাপ! সেগুলো একটি ফরওয়ার্ড! নূওওও! ঠিক আছে, আমি হয়তো একটু ড্রামাটাইজ করছি, কিন্তু খুব বেশি নয়, আপনি কি মনে করেন?
ফরওয়ার্ডেড ইমেইলগুলো একটি বাধা। আপনি চিন্তা করতে পারেন স্প্যামের সাথে এক ক্যাটাগরিতে রাখা (ইন্ট্রোডাক্টরি ইমেজ রেফার করে) একটু কঠোর, কিন্তু 솔직히 বলতে সেগুলো প্রায় স্প্যামই – টেকনিক্যালি নয়, কিন্তু যেখানে পর্যন্ত আমরা ইনবক্সে গুরুত্বপূর্ণ কী তা বিবেচনা করি, সেখানে সেগুলো স্প্যামের মতো।
আপনি যদি একাধিক ক্রনিক ফরওয়ার্ডার (কন্টাক্ট যারা সবকিছু ফরওয়ার্ড করে) দিয়ে অভিশপ্ত হন, আপনার ইনবক্স সম্ভবত ইমেইল দিয়ে ওভারলোড থাকবে যেগুলো আপনি কখনো পড়ার ইচ্ছা করেন না। হ্যাঁ আপনি ব্যক্তি (বা ব্যক্তিগুলো) কে অনুরোধ করতে পারেন আপনাকে ফরওয়ার্ড না পাঠাতে, কিন্তু কি হয় যদি তারা ডিফিকাল্ট হয়, বা হয়তো আপনি অনুরোধ করার পরেও ফরওয়ার্ড পাঠাতে থাকে? ধন্যবাদ, আপনার পক্ষে এটি মোকাবিলা করার উপায় রয়েছে অন্যদের অভ্যাস পরিবর্তনের ওপর নির্ভর না করে।
ফোল্ডার ও ফিল্টার সেট আপ করা
ফরওয়ার্ডগুলো ইনবক্সের বাইরে রাখার ম্যাজিক লাই ফিল্টার ও ফোল্ডারে, যা অধিকাংশ ইমেইল ক্লায়েন্টে রয়েছে। আমাদের একটি আর্টিকেল রয়েছে যা বিস্তারিত কভার করে জিমেইল, হটমেইল (এখন আউटलুক.কম বলা হয়) এবং ইয়াহু মেইলে কীভাবে করবেন। এই আর্টিকেল আপনার সেরা বন্ধু যদি আপনার এই যেকোনো বা কম্বিনেশন ওয়েব মেইল একাউন্ট থাকে।
এখন কি হয় যদি আপনার নहीं থাকে জিমেইল, আউटलুক.কম (ডেস্কটপ প্রোগ্রামের সাথে কনফিউজড না হন) বা ইয়াহু মেইল? হয়তো আপনার AOL বা অন্য কিছু ওয়েবমেইল একাউন্ট? যদি হয়, তবে সেগুলোতে ফোল্ডার ও ফিল্টার তৈরি করার উপায় থাকতে পারে। তবে আমি বহুদা সুপারিশ করি আপনি জিমেইল বা আউटलুক.কমকে অল্টারনেটিভ হিসেবে দেখুন। জিমেইল এবং আউटलুক.কম দুটোতে আপনি আসলে অন্য একাউন্ট থেকে ইমেইল ইম্পোর্ট করতে পারেন আপনার ইমেইল বদলানো ছাড়া (যদিও এটিও খারাপ আইডিয়া নয় যদি আপনার ইমেইল কিছু kooldude293@aol.com এর মতো হয়)।
আমরা হটমেইল এবং জিমেইলের সাথে কীভাবে করবেন সেটি কভার করেছি, কিন্তু আপনার যদি আউटलুক.কম একাউন্ট ছাড়া কিছু ভিন্ন থাকে, জিমেইলে প্রক্রিয়াটি অন্য যেকোনো ওয়েবমেইল ক্লায়েন্টের জন্য সিমিলার হবে। আমি ব্যক্তিগতভাবেও একটি আর্টিকেল লিখেছি MakeUseOf-এ হটমেইল/আউटलুক.কম এবং কীভাবে আপনার ইনবক্সে কন্ট্রোল পাওয়া যায়। এতে ফিল্টার, ফোল্ডার তৈরি করা এবং নতুন মেইলের ওপর থাকা রয়েছে। আর্টিকেলটি এটিকে হটমেইল বলে রেফার করে, কিন্তু সেই ফিচারগুলোতে কোনো পরিবর্তন হয়নি।
ডেস্কটপ ক্লায়েন্টের দিক থেকে, সেগুলো দিয়েও এটি করার উপায় রয়েছে। নিচে দুটি লিংক দেওয়া হলো জনপ্রিয় ক্লায়েন্ট দুটির – মাইক্রোসফট আউटलুক এবং থান্ডারবার্ড।
- MS Outlook Tip- How to Automatically Organize Incoming Emails
- How to Set Up Message Filters In Thunderbird
ফরওয়ার্ড ফিল্টার করার জন্য কোনটি ভালো? আউटलুক.কম নাকি জিমেইল?
এখন আমরা установи করেছি যে ফিল্টার তৈরি করা ফরওয়ার্ড ম্যানেজ করার সবচেয়ে ইফিশিয়েন্ট উপায়, চলুন দেখি কোন ওয়েবমেইল ক্লায়েন্ট আপনাকে এটি সবচেয়ে সহজে করতে দেয় – আউटलুক.কম বা জিমেইল। জিমেইল দীর্ঘদিন ধরে ফিল্টার স্থাপন এবং লেবেল দিয়ে ইমেইল অর্গানাইজ করার জন্য go-to ইমেইল ক্লায়েন্ট, এবং সম্প্রতি তারা এটিকে একটু বেশি সহজ করে দিয়েছে।
উপরে সেটি হচ্ছে আপনাকে যা করতে হবে একটি ফিল্টার তৈরি করতে। একবার আপনি ফিল করা কীভাবে চান জিমেইল ডিটেক্ট করবে সেটি পূরণ করলে, "Create filter with this search"-এ ক্লিক করুন এবং বেছে নিন জিমেইল ইমেইলগুলোর সাথে কী করবে।
এটি করার আরেকটি উপায় রয়েছে, যা আমি আগে লিংক করা আর্টিকেলে ব্যাখ্যা করা হয়েছে জিমেইল, হটমেইল এবং ইয়াহুতে ফিল্টার সেট আপ করার বিষয়ে। এটি জিমেইল এই পরিবর্তন করার আগে প্রকাশিত হয়েছিল, কিন্তু এখনও প্রাসঙ্গিক এবং আপনি সেভাবেও ফিল্টার তৈরি করতে পারেন।
আউटलুক.কম-এ "Fwd" বা "Fw" যেন একটি টার্ম দিয়ে ফিল্টার করতে, আপনাকে Options-এ যেতে হবে, তারপর More mail settings. Customizing Outlook এর অধীনে, Rules for sorting new messages. ক্লিক করুন। New-এ ক্লিক করুন। আপনি যদি ফরওয়ার্ড ফিল্টার আউট করতে চান, আপনি সেটপ ১-এ ড্রপডাউন মেনুকে Subject-এ পরিবর্তন করতে পারেন এবং এর পাশের ড্রপডাউন মেনুকেও contains-এ, তারপর নিচের টেক্সট ফিল্ডে fwd টাইপ করুন।
স্টেপ ২-এ, আপনি যদি একটি নতুন বা পূর্বের ফোল্ডার ব্যবহার করতে চান সেটি সিদ্ধান্ত করবে আপনি কোন অপশন ব্যবহার করবেন। আপনি যদি ইতিমধ্যে একটি ফোল্ডার তৈরি করেছেন যা আপনি আপনার ফরওয়ার্ডগুলো পাঠাতে চান, সেটি সিলেক্ট করুন "Move to Inbox" থাকে যেখান ড্রপডাউন মেনু থেকে। আপনি যদি এখনও তৈরি করেননি, "Move to a new folder" টেক্সট ফিল্ডে ফোল্ডারটির নাম টাইপ করুন।
আউटलুক.কমের প্রেরক ফিল্টার আউট করার আরও কয়েকটি অপশন রয়েছে। আসলে, এটি আউटलুকের একটি শক্তিশালী পয়েন্ট এবং এটি খুব ইম্প্রেসিভ যে Sweep, Categories, Folders, এবং Flags দিয়ে ইমেইল ম্যানেজ করা কতটুকু সহজ।
দউবদের আরও অপশন রয়েছে যেগুলো আপনাকে মেসেজ ডিলিট করতে দেয় ইনবক্সে আসার আগে। আপনি যদি ১০০%, এবং আমি মানে একশত পারসেন্ট, পজিটিভ হন যে আপনি কখনো কোনো ফরওয়ার্ড পড়ার প্রয়োজন হবে না, এটি খারাপ অপশন নয়, কিন্তু "ব্লকিং" খুঁপি হতে পারে কারণ এটি আপনার ডিসক্রেশন নেয় চলে। আমি অনেক বেশি সুপারিশ করব সেটিংটি বেছে নেওয়া skip the inbox এবং একটি ফোল্ডারে পাঠানো। এটি আপনাকে ইমেইল রাখতে দেয়, কিন্তু ইনবক্সে গুলগুলি করতে দেয় না।
বটম লাইন হচ্ছে আপনাকে যেটি সবচেয়ে কমফরটেবল মনে হয় সেটি ব্যবহার করুন। আপনি যদি জিমেইল ব্যবহার করেন এবং আউटलুক.কম ট্রাই করতে চান (বা বিপরীত), আপনি সহজে সেটি করতে পারেন। এছাড়া, অনুগ্রহ করে বুঝুন যে আমি আউटलুক.কম বা জিমেইল প্রতি বায়েসড নই, আমি শুধু মনে করি আমি আপনার সাথে অন্যায় করব ইয়াহু মেইল, AOL বা অন্য যেকোনো ওয়েব মেইল ক্লায়েন্ট সুপারিশ করলে যা ফার বিলো প্যার এবং যা জিমেইল এবং আউटलুক.কমকে আপনার শুধু ফরওয়ার্ডেড ইমেইল নয়, ইমেইল সাধারণ ম্যানেজ করার জন্য দুটি সেরা অপশন হিসেবে রেখে দেয়।
উপসংহার
আসলে, ফরওয়ার্ড ফিল্টার আউট করা khá সিম্পল। এবং শুধু ফরওয়ার্ডই নয় যা আপনি ফিল্টার আউট করতে পারেন – আমরা প্রচুর গ্রেমেইল পাই যা সরাতে এবং ফিল্টার আউট করতে হয়। জেমস একটি চমৎকার আর্টিকেল লিখেছিলেন গ্রেমেইল সরাতে ও ম্যানেজ করার ওপর। এবং আসলে, আউटलুক.কম এটি খুব ভালো করে। আমি এখানে পর্যন্ত যাব যে এটি জিমেইলের চেয়ে সহজ করে দেয় হ্যান্ডেল করা।
তাহলে, বলুন, কে সে এক ব্যক্তি যারা সবসময় আপনাকে ফরওয়ার্ড পাঠায়? এবং আপনি এই ইমেইলগুলো ব্লক করার বনাম ইনবক্স স্কিপ করার বিষয়ে কী মনে করেন? কমেন্টে আপনার মতামত জানান!
