Mail, ম্যাক ওএস এক্স-র ডিফল্ট ইমেইল অ্যাপ্লিকেশন, একটি আশ্চর্যजनক স্লিক এবং ফিচার-রিচ অ্যাপ্লিকেশন। আমি অনেক ভিন্ন ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেছি, ক্লাউড এবং ডেস্কটপ দুটোতে। কী হোক, আমি দিন প্রতিদিনের ইমেইল ম্যানেজমেন্টের জন্য Mail অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করার দিকে ফিরে যাই।
একটি জিনিস যা সরাসরি প্রয়োজন ম্যানেজ করা হচ্ছে অ্যাটাচমেন্ট-রিচ ইমেইল। গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলো চारोंদিকে ঘুরে থাকলে, সেকম ফাইল-বহুল মেসেজগুলো সতর্কতার সাথে ট্র্যাক করা প্রয়োজনীয় হয়ে যায়। অন্য কেসে, অ্যাটাচমেন্ট ইমেইলগুলো ডিলিট করা অপরিহার্য যেগুলো আর অপরিহার্য নয়, যাতে প্রেশাস ডিস্ক স্পেস জ্যাম না হয়।
Mail দিন প্রতিদিনের ইমেইল ম্যানেজমেন্টে অনেক সাহায্য করে, এই ইশুগুলোতে যেন। এই আর্টিকেলে আমরা আপনাকে সঠিকভাবে কীভাবে দেখাব।
একটি স্মার্ট ফোল্ডারে সকল অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেইল সংগ্রহ করুন
অনন্ত পেজ ইমেইল এর মধ্য দিয়ে বেড়ানোর বদলে, আপনি সহজেই সকল অ্যাটাচমেন্ট-রিচ যোগাযোগ একটি সিঙ্গল স্মার্ট মেইলবক্সে সংগ্রহ করতে পারেন। আপনি যদি ইতিমধ্যে না জানেন, একটি স্মার্ট মেইলবক্স হচ্ছে একটি সেলফ-মেইনটেইনিং ফোল্ডার যা এক বা একাধিক ফিল্টারের মাধ্যমে পপুলেট হয়। একটি তৈরি করতে, অ্যাপ্লিকেশনের নিচের বাম কোণে ছোট প্লাস আইকনে ক্লিক করুন।
আপনার স্মার্ট মেইলবক্সকে একটি স্পষ্ট নাম দিয়ে (আপনি "attachments" চেয়ে বেশি ক্রিয়েটিভ হতে পারেন), উপলব্ধ কন্ডিশনগুলোর ড্রপডাউন লিস্ট থেকে "Contains Attachment" সিলেক্ট করুন। স্প্যাম আপনার স্মার্ট মেইলবক্সে প্রবেশ করতে না দেয়ার জন্য, আপনি এক বা একাধিক অতিরিক্ত "Message is not in Mailbox" কন্ডিশন যোগ করতে পারেন।
বিকল্পভাবে, আপনি কয়েকটি অ্যাটাচমেন্ট-থিমড স্মার্ট মেইলবক্স তৈরি করতে পারেন, প্রতিটি ইমেইল একাউন্ট বা ফোল্ডার সেটের জন্য একটি, যাতে কাজ, পরিবার এবং খেলাধুলার অ্যাটাচমেন্টগুলো আলাদা থাকে।
নির্দিষ্ট ইমেইলগুলো তাদের অ্যাটাচমেন্ট থেকে মুক্ত করুন
Mail অ্যাপ্লিকেশনের ডাউনসাইডের মধ্যে একটি হচ্ছে এটি অ্যাটাচমেন্ট লোকালি আপনার ডিস্কে সংরক্ষণ করে, খুব কম ট্রান্সপারেন্সি সহ। আপনার ডিস্ক জ্যাম না হয়ে যায় সেজন্য আপনি বড় অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেইল ডিলিট করতে চাইতে পারেন। কিন্তু কি হয় যদি ওই ইমেইলে অন্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে? Mail কে নির্দিষ্ট ইমেইলগুলো তাদের অ্যাটাচমেন্ট থেকে মুক্ত করার ক্ষমতা রয়েছে। লক্ষ্য করুন যে (আপনার ইম্পোর্ট এবং সিঙ্ক্রোনাইজেশন সেটিংসের ওপর নির্ভর করে) সেগুলো মেইল সার্ভার থেকেও এবং আপনার কম্পিউটার থেকেও ডিলিট হয়ে যেতে পারে!
এটি করতে, আপনার অ্যাটাচমেন্ট-রিচ victiম ইমেইলগুলো সিলেক্ট করুন। আপনি মাউস ক্লিক করলে শিফট ধরে একটি রেঞ্জ সিলেক্ট করতে পারেন, এবং কন্ট্রোল বাটন ধরে ক্লিক করলে নির্দিষ্ট ইমেইল আপনার সিলেকশনে যোগ করতে পারেন। তারপর, Message ড্রপডাউন মেনু থেকে "Remove Attachments" অপশনটি সিলেক্ট করুন।
সকল লোকালি স্টোরড অ্যাটাচমেন্ট সরিয়ে ফেলুন
লোকালি স্টোরড অ্যাটাচমেন্টের সাথে ডিল করার আরেকটি উপায় রয়েছে। সেটি হচ্ছে, আপনি আপনার ডিস্ক থেকে অ্যাটাচমেন্টগুলো সরিয়ে ফেলতে পারেন (সম্ভবত এক্সটার্নাল ডিস্কে ব্যাকআপ নিয়ে), মেইল সার্ভার থেকে সেগুলো সরানো ছাড়া। যাইহোক, অ্যাটাচমেন্টগুলো পুনরায় ডাউনলোড হবে পরবর্তী বার আপনি Mail-এ সংশ্লিষ্ট ইমেইল মেসেজগুলো খোলেন।
ফাইন্ডার অ্যাপ্লিকেশন খুলুন, এবং সিলেক্ট করুন Go -> Go to Folder। টেক্সট ফিল্ডে এন্টার করুন /Users/USERNAME/Library/Mail/V2, 'USERNAME'-কে আপনার ইউজার নাম দিয়ে সাবস্টিটিউট করুন, এবং Go-তে প্রেস করুন। আপনার ইমেইল ঠিকানার সাথে জুড়ে ফোল্ডারটি খুলুন। আপনার ফাইন্ডার উইন্ডোর টপ-রাইট কোণে সার্চ ফিল্ডে, "name:attachments" এন্টার করুন এবং নিশ্চিত করুন ফাইন্ডার সেই ফোল্ডারে সার্চ করছে যেটি আপনি ছিলেন, আপনার পুরো কম্পিউটার না, স্ক্রিনশটে দেখানোর মতো।
অনেক ফাইল দেখাবে, যার মধ্যে প্রচুর Attachment ফোল্ডার রয়েছে। এই ফোল্ডারগুলো অ্যাটাচমেন্ট দিয়ে ভরা, এবং ডিস্ক স্পেস ফ্রি করতে ডিলিট করা যাবে, বা এক্সটার্নাল স্টোরেজে সরানো যাবে।
আপনার মেইল ডাউনলোড নেভিগেট ও ম্যানেজ করুন
অ্যাটাচমেন্ট ফাইল ম্যানেজ করার সুপারিশকৃত উপায় হচ্ছে সেগুলো আপনার কম্পিউটারের একটি ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা। এটি একটি একক ইমেইলের জন্য করা যায় অ্যাটাচমেন্ট আইকনে রাইট-ক্লিক করলে। যাইহোক, আপনি একাধিক ইমেইল সিলেক্ট করেও সকল এমবেডেড অ্যাটাচমেন্ট আপনার ডিস্কে একসাথে সংরক্ষণ করতে পারেন File -> Save Attachments সিলেক্ট করলে।
অতএব, সকল অ্যাটাচমেন্ট আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা এবং সেগুলো লোকালি ম্যানেজ করা ততটুকুই সহজ যে আপনার Attachments স্মার্ট মেইলবক্সের সকল ইমেইল সিলেক্ট করুন। বিকল্পভাবে, আপনি কয়েকটি স্মার্ট মেইলবক্স তৈরি করতে পারেন ভিন্ন ইমেইল ঠিকানা বা ফোল্ডারগুলোর অ্যাটাচমেন্ট ট্র্যাক করতে, এবং আপনার কম্পিউটারে লোকালি সেই ফোল্ডার স্ট্রাকচার রিফ্লেক্ট করতে সেগুলোর অ্যাটাচমেন্ট এক এক করে এক্সপোর্ট করে।
আপনি কীভাবে আপনার অ্যাটাচমেন্ট, বা Mail-এ অন্যান্য ইমেইল ম্যানেজ করেন? আর্টিকেলের নিচে কমেন্ট সেকশনে Mail-এ আপনার টিপস ও ট্রিকস শেয়ার করুন।
