এই ইমেইলটি লক্ষ্য করুন! জিমেইল থ্রেডে নোট ও এনোটেশন যোগ করার সুপার-উপকারী টুলস

আমাদের ইমেইল ইনবক্স সেরা সময়েও প্রোডাক্টিভিটি ব্ল্যাক হোল হতে পারে। কেউ পড়া, ড্রাফ্টিং, এবং ইমেইল কম্পোজ করার দলে ধংস হয়ে পড়ে। প্রতিটি ইমেইল ক্লায়েন্ট, অনলাইন এবং অফলাইন উভয়, মনোযোগ দিয়েছে এবং আমাদের দিন যতটা সম্ভব সহজ করার চেষ্টা করেছে। কিছু যেন জিমেইল সফল হয়েছে।

থ্রেডেড কনভারসেশন এবং স্মার্ট লেবেলগুলো একটি শুরু ছিল। প্রথমটি এন্ড-টু-এন্ড কনভারসেশন রাখতে খুব সাহায্য করেছিল, এবং দ্বিতীয়টি পরে আয়ATT ইমেইল অর্গানাইজেশন টুল হিসেবে। কিন্তু আপনি যদি একটি জিমেইল কনভারসেশনে কিছু আরও যোগ করতে চান? উদাহরণস্বরূপ, একটি নোট বা এনোটেশন যা আপনাকে বলে – এটি মিস্টার জোকে ডেলিগেট করুন একাউন্টস ডিপার্টমেন্টে। জিমেইল এখনও একটি নির্দিষ্ট ইমেইলকে কিছু অতিরিক্ত ইনফরমেশন দিয়ে ট্যাগ করার নোট ফিচার দিয়েছে না যা আপনাকে ভবিষ্যতের রেফারেন্স হিসেবে সাহায্য করে।

সবচেয়ে সহজ সমাধান – সেলফ ফরওয়ার্ড

আপনি সহজেই ইমেইলটি নিজের কাছে ফরওয়ার্ড করতে পারেন মেসেজ বডি, সাবজেক্ট লাইন, বা উভয়েই কিছু বর্ণনামূলক টেক্সট যোগ করে; এবং তারপর একটি স্পেশাল লেবেল দিয়ে মার্ক করুন। পরে, আপনি লেবেলে ক্লিক করে আপনার সকল সেলফ-ফরওয়ার্ডেড ইমেইল অ্যাক্সেস করতে পারেন এবং দেখতে পারেন প্রতিটি কী বিষয়ে ছিল।

দ্বিতীয় সবচেয়ে সহজ সমাধান – জিমেইল টাস্কস

জিমেইল টাস্কস আপনাকে যেকোনো জিমেইল থ্রেড টাস্কস পেনে পাঠাতে দেয় (More – Add to Tasks)। টাস্ক লিস্টের প্রতিটি আইটেম মূল ইমেইলের সাথে সংযুক্ত থাকে, এবং আপনাকে শুধু Related email লিংকে ক্লিক করতে হবে মূল ইমেইল রেফারেন্স করার জন্য। আরো গুরুত্বপূর্ণ, যখন আপনি টাস্ক ডিটেইলসে ক্লিক থ্রু করবেন (ভিয়া Edit Details), আপনি সেটি শুধু নোটের জন্য ছোট বক্সটি দেখবেন। জিমেইল টাস্কস আপনার ইমেইলকে অ্যাকশনযোগ্য GTD জব্সে রূপান্তর করতে সাহায্য করে, এবং নোট যোগ করলে সেগুলো একটা এক্সট্রা ডাইমেনশন পায়।

আপনি একটি ইমেইল নেওয়া গুগল ডকুমেন্টে রূপান্তরিত করতে পারেন, কিন্তু সেটি একটু অনেক। আমরা এখানে এলিগ্যান্ট সমাধান খুঁজছি। এখন, চলুন থার্ড-পার্টি টুলসের দিকে মুখ ফেরিয়ে কিছু নতুন উপায় জানি জিমেইলে নোট যোগ করার।

গুগল চ্যাট দিয়ে নোট লিখুন

Sticky.io (বিটা) একটি থার্ড পার্টি ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন যা, আমার মতামতে, আপনার চ্যাট ক্লায়েন্ট যেন গুগল চ্যাট কে একটি নোট টেকিং 'সেক্রেটারি'তে রূপান্তরিত করে। ছোট অ্যাপটি আপনাকে ইমেইল পড়ার সময় নোট लेने দেয়। আপনি আপনার নোট ইমেইলও করতে পারেন Sticky.io-তে এবং সেগুলো পোস্টেরিটির জন্য রাখতে পারেন, বা আপনি যদি সত্যিকারের জন্যই ongoing থাকেন – শুধু SMS করে পাঠিয়ে দিন।

আপনি প্রথম আপনার জিমেইল একাউন্ট দিয়ে লগ ইন করলে, Sticky.io একই একাউন্টের চ্যাট বক্সে একটি আমন্ত্রণ পাঠায়। এক্সেপ্ট করুন, এবং আপনি রেডি। আপনি Sticky.io-র সাথে 'চ্যাট' করার সময় যে নোট লিখবেন, সেটি আপনার Sticky.io একাউন্টে অটোমেটিক্যালি সংরক্ষিত হবে। এখানে, আপনি আপনার নোটগুলো অর্গানাইজ করতে পারেন এ্যালাবোরেট করে (উদাহরণস্বরূপ, আপনি এক্সটার্নাল কন্টেন্ট লিংক করতে পারেন), এবং তারপর সেগুলো নির্দিষ্ট স্ব-লেবেলড নোটবুকে গ্রুপ করতে পারেন।

হ্যাঁ, Sticky.io আপনাকে কোনো নির্দিষ্ট ইমেইলকে একটি নোট দিয়ে এনোটেট করার উপায় দেয় না, কিন্তু আমি এটিকে বেশি মজাদার নোট-টেকিংয়ের জন্য উপকারী পাই ইনবক্সের মাধ্যমে কাজ করার সময়। আপনি অবশ্যই, নির্দিষ্ট জিমেইল পার্মালিংক কপি-পেস্ট করতে পারেন নোটে এবং উভয় লিংক করতে পারেন। নোটবুক এবং ট্যাগগুলো আরও ভালোভাবে চিন্তা অর্গানাইজ করতে সাহায্য করে এবং সেগুলো সঠিকভাবে আর্কাইভ রাখে।

নোটস ফর জিমেইল

নামটিই স্বয়ংবোধ্য। Notes for Gmail একটি ক্রোম এক্সটেনশন যা প্রাইভেট বিটায় রয়েছে এখন। কিন্তু ইনভাইট পাওয়া সহজ, যেন আমি বের করলাম। একবার ইনস্টল এবং একটি নির্দিষ্ট জিমেইল একাউন্টের সাথে অথোরাইজ করার পর, আপনি মেইলগুলোর শীর্ষে এবং থ্রেড ইমেইলগুলোতেও একটি Add Note বাটন দেখবেন। এটিতে ক্লিক করলে সেটি স্পেসিফিক ইমেইলের জন্য নোট বক্স খুলবে। সকল নোট নির্দিষ্ট ইমেইলের সাথে সংরক্ষিত হয়।

আপনি আপনার নোট এডিট, ডিলিট, এবং শেয়ার করতে পারেন মাউস হোভার করলে এবং উপযুক্ত আইকনে ক্লিক করলে। আরো গুরুত্বপূর্ণ, আপনি রিমাইন্ডার যোগ করতে পারেন। Notes for Gmail আপনাকে কিছু ফরম্যাটিং অপশন এবং ইমেজ যোগ করার ফিচার দেয়।

এখনও স্পষ্ট নয় যে Notes for Gmail পাবলিক হওয়ার পর ফ্রি থাকবে কিনা। সাইটটি বলে – এক্টিভ বিটা ইউজাররা লাইফটাইম ফ্রি সার্ভিস পাবেন। তাই, এটি ট্রাই করা আমাদের জন্য উপকারী হবে।

জিমেইল নোটস সাইডবার (ফায়ারফক্স)

সব সমাধান কেবল ক্রোমের জন্য সীমাবদ্ধ কেন…যখন ফায়ারফক্স এখনও আছে। Gmail Notes Sidebar আপনাকে فرد ইমেইলগুলোর সাথে নোট যোগ করতে দেয়। অ্যাড-অনটির বিবরণ বলে যে –

জিমেইল নোটস জিমেইলের ইন্টিগ্রেটেড ফিচার নয়, বরং একটি পৃথক ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন যা গুগল অ্যাপ্লিকেশন ইঞ্জিন ফ্রেমওয়ার্কে রান করে। তাই আপনার নোটগুলো আপনার জিমেইল ডেটা থেকে আলাদা সংরক্ষিত হয়, যদিও সেগুলো এখনও গুগল ইনফ্রাস্ট্রাকচারে। এবং যেহেতু আপনার নোটগুলো গুগল ক্লাউডে সংরক্ষিত, আপনি সেগুলো ভিন্ন মেশিন থেকে ভিউ/এডিট/ক্রিয়েট করতে পারেন।

Gmail Notes Sidebar আপনাকে একটি রিচ টেক্সট এডিটর দেয় আপনার নোট সম্পূর্ণ ফরম্যাট করার জন্য। একটি List ভিউও রয়েছে আপনার সকল নোট এক্সপ্যান্ডেবল লিস্টে দেখার জন্য। ট্যাবটি ফিল্টার ব্যবহার করার অনুমতিও দেয় ডিসপ্লে অর্গানাইজ করার জন্য। আপনি স্পষ্টভাবে জিমেইল লিংক এবং টাইমস্ট্যাম্প এন্টার করতে পারেন। Gmail Notes Sidebar সুপারিশ করে যে আপনি স্টার এবং সুপারস্টার ব্যবহার করুন নোটসহ মেসেজ হাইলাইট করার জন্য।

আমরা যতবার দেখেছি, জিমেইলকে প্রোডাক্টিভিটি বীস্ট বানানোর অনেক উপায় রয়েছে। নোটস হলো এমন একটি ফিচার যা বীস্টকে আরও ভালোভাবে অর্গানাইজড রাখতে সাহায্য করে এবং আপনাকে আরও ভালোভাবে ইনফর্মড। আপনার ইনবক্সে জিমেইল নোটসের কী ব্যবহার দেখেন? আপনি কি কোনো ওয়ার্কঅরাউন্ড ব্যবহার করেন? আপনি কি মনে করেন জিমেইল এটিকে স্ট্যান্ডার্ড ফিচার বানাতে উচিত? আমাদের একটি নোট দিন।