আপনার Gmail ইনবক্স ডিক্লাটার এবং অর্গানাইজ করা চমৎকার, কিন্তু এতে আপনার ইনপুট, সময় এবং মনোযোগ লাগে। যখন আপনার কাছে এগুলো কম থাকে, তখন নিজে থেকে প্রশ্ন করুন: কোন টাস্কগুলো Gmail-এর হাতে ছেড়ে দিতে পারি? ইনবক্সকে আউট-অফ-কন্ট্রোল হতে থেকে কীভাবে রক্ষা করব?
আজ আমরা যে ইমেইল কৌশলটি এক্সপ্লোর করব, তাতে Gmail-এ চারটি বেসিক টাইপের ফিল্টার তৈরি করা জড়িত। এইভাবে আপনি অধিকাংশ সময় শব্দাদি উপেক্ষা করতে পারবেন এবং তারপর সেগুলো ব্যাচ-প্রসেস করতে পারবেন, মনে করুন প্রতি দু-এক দিনে একবার।
Gmail ফিল্টার তৈরি করার উপায়
ইমেইল ফিল্টার তৈরি করলে, আপনি নিয়মের একটি সেট নির্ধারণ করছেন যা আপনার ইনবক্সকে বলবে একটি নির্দিষ্ট ইমেইল কীভাবে প্রসেস করবে।
Gmail-এ ফিল্টার তৈরি করতে, আপনার প্রোফাইল ছবির পাশের গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন। See All Settings-এ ক্লিক করে আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট সেটিংসে যান। Filters and Blocked Addresses ট্যাব সিলেক্ট করুন।
এরপর Create a New Filter-এ ক্লিক করে একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন। Create a New Filter প্যানেলে, আপনাকে কমপক্ষে একটি ক্রাইটেরিয়া স্পেসিফাই করতে হবে—যেমন প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা, সাবজেক্ট লাইন, অথবা একটি কীওয়ার্ড—ইমেইল ফিল্টার করার জন্য। একবার করলে, নিচে ডানে Create Filter-এ ক্লিক করুন।
এটি আপনাকে পরবর্তী প্যানেলে নিয়ে যাবে। এখানে আপনি স্পেসিফাই করতে পারবেন যে, আপনার সার্চ ক্রাইটেরিয়ার সাথে মিলে যাওয়া ইমেইলগুলোর সাথে Gmail কী করবে। আপনি সেগুলো আর্কাইভ করতে পারেন, রিড হিসেবে মার্ক করতে পারেন, ডিলিট করতে পারেন, ইম্পরট্যান্ট হিসেবে মার্ক করতে পারেন, বা এখানে দেখানো অন্যান্য অপশনগুলো বেছে নিতে পারেন।
প্রযোজ্য সব চেকবক্সে টিক দিন এবং Create Filter বাটনে ক্লিক করুন। আপনার ইনবক্সে, আপনি ট্যাবের মাঝপথে ইমেইল ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করতে পারেন এবং ইনকামিং মেসেজের জন্য কাস্টমাইজড ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন। এখন, আমরা য وعدা 했던 চারটি ফিল্টারটির ওপর যাই যা আপনাকে ইমেইল ভালোভাবে ম্যানেজ করতে সাহায্য করবে।
Gmail স্মার্ট ফিল্টার: একটি ডোমেন বাদে সব ডোমেনের ইমেইল রিডাইরেক্ট করুন
যদি আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের ইমেইল শুধু এক বা দুটি ডোমেন থেকে আসে, তবে আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যা শুধু সেসব ইমেইল ইনবক্সে রাখবে এবং বাকিগুলো একটি আলাদা ফোল্ডারে পুশ করবে।
একটি নির্দিষ্ট ডোমেন থেকে ইমেইল এক্সক্লুড করতে, From/To ফিল্ডে আপনাকে নিচের সিনট্যাক্স ব্যবহার করতে হবে: -*@MakeUseOf.Com। মাইনাস (-) সাইন তার পরে আসা ইমেইল ঠিকানাটি এক্সক্লুড করে। এই কেসে, সেটি হচ্ছে MakeUseOf.Com ডোমেন থেকে যেকোনো ইমেইল ঠিকানা, যেনে সাইন করা হয়েছে *@MakeUseOf.Com দিয়ে, যেখানে * হচ্ছে একটি 와일্ডকার্ড ক্যারেক্টার।
একটি উদাহরণ হলো একটি ফিল্টার যা ইমেইলকে ইনবক্স বাইপাস করিয়ে Miscellaneous লেবেল দিয়ে ট্যাগ করে। তারপর আপনি ইনবক্স খোললে, আপনার ফিল্টারের বাইরের ডোমেন থেকে কোনো ইমেইল দেখতে পাবেন না।
Gmail স্মার্ট ফিল্টার: To-Do ইমেলগুলকে একটি একশন ফোল্ডারে ডাইরেক্ট করুন
যদি আপনি খুব বেশি ইমেইল পান, তবে যেসব ইমেইলে আপনাকে একচেনা আক্ষন নিতে হবে সেগুলো ট্র্যাক মিসে যাওয়া সহজ। এটাকে রোধ করতে, প্রেরকের ভিত্তিতে, সাবজেক্ট বা কীওয়ার্ড দিয়ে to-do ইমেইলগুলো ফিল্টার আউট করুন এবং সেগুলো একটি আলাদা ফোল্ডারে ডাইরেক্ট করুন।
একটি উদাহরণ হলো, আপনি আপনার সব ওয়ার্ক ইমেইলকে work নামের একটি ফোল্ডারে পাঠাতে পারেন। এটি না শুধু আপনার ইনবক্সকে ওয়ার্ক ইমেইল থেকে ডিক্লাটার করবে, বরং আপনার প্রয়োজনের সময় সেসব ইমেইল সহজে খুঁজে পাওয়াও সম্ভব করবে।
Gmail স্মার্ট ফিল্টার: অটো-ডিলিট ইমেইল
ইমেইল ইনবক্সে আসার আগে থামিয়ে রাখা অনেক ভালো, বনাম একবার আসার পর সেটি হ্যান্ডেল করা। আমরা Gmail-এর Block এবং Unsubscribe বাটনগুলো উদারভাবে ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। আপনি চাইলে একটি স্মার্ট আনসাবস্ক্রাইব টুলও ব্যবহার করতে পারেন।
মেইলিং লিস্ট থেকে আসা যেসব ইমেইল আনসাবস্ক্রাইব রিকোয়েস্ট মান্য করে না, বা যেসব লোককে আপনি ব্লক করতে পারেন না—সেগুলোর সাথে কীভাবে নিবটায়? একটি উপায় আছে: আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যা প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা বেসড ইমেইল চিনবে এবং Gmail-কে নির্দেশ দেবে সেসব ইমেইল অটোমেটিক্যালি ডিলিট করার জন্য।
যদি আপনি না দেখেই ইমেইল ডিলিট করতে চান না, তবে Skip the Inbox (Archive it) অপশন বেছে নিন ইমেইলগুলো আর্কাইভ করতে। Apply the Label অপশন ব্যবহার করুন যদি আপনি সেগুলো এক জায়গায় রাখতে চান।
সব ইমেইলকে রিড হিসেবে মার্ক করুন
Inbox Zero অর্জন করা ততটাই গুরুত্বপূর্ণ নয়, যতটাই প্রতি কয়েক মিনিটে ইমেইল চেক করার আকাঙ্ক্ষা দমন করা। Последнее সহজ হয়ে যায় যখন আপনি ইনবক্স খোলার সময় প্রতিবার শূন্য আনরিড ইমেইল দেখেন। আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করে এটি সম্ভব করতে পারেন যা সব ইনকামিং ইমেইলকে অটোমেটিক্যালি রিড হিসেবে মার্ক করবে।
ফিল্টার যোগ করার সময়, প্রথমে আপনার ইমেইল ঠিকানা To ফিল্ডে ব্যবহার করুন যাতে সেটি পাওয়া সকল ইমেইল ফিল্টার হয়। তারপর Mark as Read চেকবক্স ব্যবহার করুন যাতে প্রতিটি ইমেইল আসার সাথে সাথেই রিড হিসেবে মার্ক হয়। যদি আপনি একই Gmail অ্যাকাউন্ট অন্যান্য অ্যাকাউন্টের ইমেইল ম্যানেজ করার জন্য ব্যবহার করেন, তবে আপনাকে সেসব অন্য ইমেইল ঠিকানাওর জন্য একই রকম ফিল্টার তৈরি করতে হবে।
এই কৌশল দিয়ে, আপনি শীঘ্রই নতুন মেইল চেক করার জন্য ইনবক্স খোলার আকাঙ্ক্ষা হারিয়ে যাবেন। মূলত, এটি সবচেয়ে ইউজফুল Gmail ফিল্টার কখনো।
চক্র থেকে মুক্তি: প্রোফেশনালদের মতো Gmail-এ ইমেইল ফিল্টার করুন
অনেক কয়েকটি কৌশল আরো রিকমেন্ড করছি: যেসব নিউজলেটার আপনি পছন্দ করেন সেগুলো আপনার ফিড রিডারে সরিয়ে নিন, সাইডবার থেকে সব লেবেল হাইড করুন (ইনবক্স বাদে!) সেগুলোর পাশের অ্যারোতে ক্লিক করে, এবং পারসোনাল ইমেইল কমাতে চেষ্টা করুন, যদি সম্ভব হয়।
চাবিকাঠি হচ্ছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কমিউনিকেশন বাদে বাকি সব ইনবক্স থেকে আপনার যে প্ল্যাটফর্মগুলোতে আপনি তত অ্যাডিক্টেড নন বা যেগুলো উপেক্ষা করতে পারেন সেখানে সরিয়ে ফেলা। যদি আপনি ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য ইমেইল ব্যবহার করেন, তবে Google Drive বা অন্য যেকোনো ক্লাউড স্টোরেজ/শেয়ারিং সার্ভিসে স্যুইচ করুন।
ইমেইল ত্যাগ করা প্রায় অসম্ভব। সঠিক ইমেইল ফিল্টার থাকলে, আপনাকে কমপক্ষে একটু কম শব্দাদি নিয়ে লড়াই করতে হবে। আর এর মানে আপনার জীবনের অন্যান্য জিনিসের জন্য আরও বেশি সময়।
