আপনার জিমেইল ইনবক্সকে ডিক্লাটার করা এবং সংগঠিত করা দুর্দান্ত, তবে এটির জন্য আপনার ইনপুট এবং সেইজন্য আপনার সময় এবং মনোযোগ প্রয়োজন। যখন আপনার কাছে সামান্য কিছু অবশিষ্ট থাকে, তখন নিজেকে কঠিন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সময়। আপনি Gmail-এ কোন কাজগুলি অর্পণ করতে পারেন? আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যাওয়া থেকে রক্ষা করবেন?
আমরা আজ যে ইমেল কৌশলটি অন্বেষণ করব তাতে Gmail-এ চারটি মৌলিক ধরনের ফিল্টার তৈরি করা জড়িত৷ এইভাবে, আপনি বেশিরভাগ সময় গোলমাল উপেক্ষা করতে পারেন এবং তারপরে সহজে ব্যাচ-প্রসেস করতে পারেন, বলুন, প্রতি কয়েক দিনে একবার।
কিভাবে একটি Gmail ফিল্টার তৈরি করবেন
একটি ইমেল ফিল্টার তৈরি করে, আপনি নিয়মের একটি সেট তৈরি করছেন যা আপনার ইনবক্সকে বলবে যে এটি একটি নির্দিষ্ট ইমেল কীভাবে প্রক্রিয়া করবে৷
Gmail এ একটি ফিল্টার তৈরি করতে, গিয়ারে ক্লিক করুন আপনার প্রোফাইল ছবির পাশে আইকন। সব সেটিংস দেখুন টিপুন আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট সেটিংসে নিয়ে যেতে হবে। ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানাগুলি নির্বাচন করুন৷ ট্যাব।
এরপর, একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করতে। একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন-এ প্যানেলে, ইমেলগুলি ফিল্টার করার জন্য আপনাকে কমপক্ষে একটি মানদণ্ড নির্দিষ্ট করতে হবে - একজন প্রেরকের ইমেল ঠিকানা, একটি বিষয় লাইন বা একটি কীওয়ার্ড৷ একবার আপনি এটি করলে, ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ নীচে ডানদিকে৷
৷
এটি আপনাকে পরবর্তী প্যানেলে নিয়ে যাবে। এখানে, আপনি উল্লেখ করতে পারেন যে আপনার সার্চের মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন ইমেলগুলির সাথে আপনি Gmail কি করতে চান৷ আপনি সেগুলিকে সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে, সেগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে, সেগুলিকে মুছতে, গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে বা এখানে দেখানো অন্য যে কোনও বিকল্প বেছে নিতে পারেন৷
প্রযোজ্য সমস্ত বাক্স চেক করুন এবং ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ বোতাম আপনার ইনবক্সে, আপনি ট্যাবগুলির মধ্যে ইমেলগুলি টেনে আনতে এবং ড্রপ করতে পারেন এবং আগত বার্তাগুলির জন্য কাস্টমাইজড ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন৷ এখন, চারটি ফিল্টার সম্পর্কে আমরা প্রতিশ্রুতি দিয়েছি যে আপনাকে ইমেল আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করবে৷
৷জিমেইল স্মার্ট ফিল্টার সব ডোমেন বাট ওয়ান থেকে ইমেল রিডাইরেক্ট করতে
আপনি যদি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের ইমেলগুলি পান শুধুমাত্র একটি বা দুটি ডোমেন থেকে আসে তবে আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যা শুধুমাত্র সেই ইমেলগুলিকে আপনার ইনবক্সে রাখে এবং বাকিগুলিকে একটি পৃথক ফোল্ডারে পুশ করে৷
একটি নির্দিষ্ট ডোমেন থেকে ইমেলগুলি বাদ দিতে, থেকে /প্রতি ক্ষেত্র, আপনার সিনট্যাক্সের প্রয়োজন হবে যা দেখতে এইরকম:-*@MakeUseOf.Com . বিয়োগ (- ) চিহ্নটি এর পরে আসা ইমেল ঠিকানাটি বাদ দেয়। এই ক্ষেত্রে, এটি MakeUseOf.Com ডোমেনের যেকোনো ইমেল ঠিকানা হতে পারে, যেমনটি *@MakeUseOf.Com দ্বারা নির্দেশিত , যেখানে * একটি ওয়াইল্ডকার্ড অক্ষর৷
৷
একটি উদাহরণ হল একটি ফিল্টার যা ইমেলকে ইনবক্স এড়িয়ে যেতে এবং বিবিধ লেবেল লেবেল দিয়ে ট্যাগ করতে বাধ্য করে৷ তারপর, যখন আপনি আপনার ইনবক্স খুলবেন, তখন আপনার ফিল্টারের বাইরে ডোমেন থেকে কোনো ইমেল আসবে না৷
একটি অ্যাকশন ফোল্ডারে সরাসরি টু-ডু ইমেল করার জন্য Gmail স্মার্ট ফিল্টার
আপনি যদি অনেক বেশি ইমেল পান, তাহলে সেগুলির ট্র্যাক হারানো সহজ যা আপনাকে আসলে পদক্ষেপ নিতে হবে৷ এটি যাতে না ঘটে তার জন্য, প্রেরক, বিষয় বা কীওয়ার্ডের উপর ভিত্তি করে করণীয় ইমেলগুলি ফিল্টার করুন এবং সেই ইমেলগুলিকে একটি পৃথক ফোল্ডারে নির্দেশ করুন৷
এই ধরনের একটি ফিল্টারের একটি উদাহরণ হল, আপনি আপনার সমস্ত কাজের ইমেলগুলিকে ওয়ার্ক নামক ফোল্ডারে যেতে সেট করতে পারেন। এটি শুধুমাত্র কাজের ইমেলগুলি থেকে আপনার ইনবক্সকে ডিক্লাটার করতে সাহায্য করবে না, তবে আপনার যখন প্রয়োজন হবে তখন আপনাকে সেই ইমেলগুলি আরও সহজে খুঁজে পেতে অনুমতি দেবে৷
ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার জন্য Gmail স্মার্ট ফিল্টার
ইমেল আপনার ইনবক্সে পৌঁছানো থেকে শুরু করার জন্য প্রতিরোধ করা এটি ইতিমধ্যেই পৌঁছে গেলে এটির সাথে মোকাবিলা করার চেয়ে অনেক ভাল। আমরা জিমেইলের ব্লক এবং আনসাবস্ক্রাইব বোতামগুলিকে উদারভাবে ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। আপনি চাইলে একটি স্মার্ট আনসাবস্ক্রাইব টুল ব্যবহার করতে পারেন।
মেইলিং তালিকা থেকে আসা ইমেলগুলির সাথে মোকাবিলা করার সর্বোত্তম উপায় কী যা সদস্যতা ত্যাগের অনুরোধগুলিকে সম্মান করে না, বা এমন লোকদের থেকে যাকে আপনি একেবারেই ব্লক করতে পারবেন না? একটি উপায় আছে:আপনি প্রেরকের ইমেল ঠিকানার উপর ভিত্তি করে ইমেল শনাক্ত করার জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন এবং সেই ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার জন্য Gmail কে নির্দেশ দিতে পারেন৷
আপনি যদি সেগুলি না দেখে ইমেলগুলি মুছে ফেলা পছন্দ না করেন তবে ইনবক্স এড়িয়ে যান (এটি সংরক্ষণ করুন) বেছে নিন ইমেল সংরক্ষণাগার করার বিকল্প। লেবেল প্রয়োগ করুন ব্যবহার করুন৷ বিকল্প যদি আপনি সব এক জায়গায় চান।
সমস্ত ইমেল পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে
ইনবক্স জিরো অর্জন করা প্রতি কয়েক মিনিটে আপনার ইমেল চেক করার তাগিদ প্রতিরোধ করার মতো গুরুত্বপূর্ণ নয়। পরবর্তীটি আরও সহজ হয়ে যায় যখন আপনি যখনই এটি খুলবেন তখন আপনার ইনবক্সে শূন্য অপঠিত ইমেল বসে থাকে। আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করে এটি ঘটতে পারেন যা সমস্ত আগত ইমেলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পড়া হিসাবে চিহ্নিত করে৷
৷ফিল্টার যোগ করার সময়, প্রথমে আপনার ইমেল ঠিকানাটি প্রতি ব্যবহার করুন৷ এটিতে পাঠানো সমস্ত ইমেল ফিল্টার করার জন্য ক্ষেত্র। তারপর, পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন ব্যবহার করুন৷ প্রতিটি ইমেল আসার সাথে সাথে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে চেকবক্স করুন। আপনি যদি অন্য অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেল পরিচালনার জন্য একই Gmail অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে সেই অন্যান্য ইমেল ঠিকানাগুলির জন্যও একই রকম ফিল্টার তৈরি করতে হবে।
এই কৌশলটির সাহায্যে, আপনি শীঘ্রই নতুন মেইলের জন্য আপনার ইনবক্স চেক করার আগ্রহ হারিয়ে ফেলবেন। মূলত, এটি এখন পর্যন্ত সবচেয়ে দরকারী Gmail ফিল্টার৷
৷সাইকেল থেকে পালান:পেশাদারদের মতো জিমেইলে ইমেল ফিল্টার করুন
আরও কয়েকটি কৌশল যা আমরা সুপারিশ করি:আপনার পছন্দের নিউজলেটারগুলিকে আপনার ফিড রিডারে স্থানান্তর করুন, পাশের তীরটিতে ক্লিক করে সাইডবার থেকে সমস্ত লেবেল লুকান (আপনার ইনবক্স থেকে!) এবং ব্যক্তিগত ইমেলটি কেটে দিন, যদি সব সম্ভব।
মূল বিষয় হল আপনার ইনবক্স থেকে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ ব্যতীত সমস্ত প্ল্যাটফর্মে স্থানান্তর করা যা আপনি হয় তেমন আসক্ত নন বা উপেক্ষা করার সামর্থ্য নেই৷ আপনি যদি ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য ইমেল ব্যবহার করেন, তাহলে Google ড্রাইভ বা অন্য কোনো ক্লাউড স্টোরেজ/শেয়ারিং পরিষেবার মাধ্যমে ফাইল এবং ফোল্ডার শেয়ার করার জন্য স্যুইচ করুন।
ইমেল ছেড়ে দেওয়া অসম্ভবের পাশে। সঠিক ইমেল ফিল্টারগুলির সাথে, আপনার মোকাবেলা করার জন্য অন্তত কিছুটা কম গোলমাল থাকবে। এবং এর অর্থ আপনার জীবনের অন্যান্য জিনিসের জন্য আরও বেশি সময়৷
