জিমেলের জন্য এই স্মার্ট ইমেল টুলগুলোর একটি আপনার ইনবক্স ফিক্স করতে পারে

অনেকের মত আপনিও প্রতিদিন ইন্টারনেট টাইমের একটি বড় অংশ ইমেল ম্যানেজ করতে কাটান। কখনো কি ভাবলেন আপনার করণীয় পদ্ধতির চেয়ে সহজ কোনো উপায় আছে কিনা?

خوشবস্তু, আছে, এবং সেটা হচ্ছে ইফিশিয়েন্ট ইমেল ম্যানেজমেন্টের জন্য একটি টুল ব্যবহার করা। কিছু ফ্রি, কিছু প্রিমিয়াম। নিচে তিনটি ফ্রি এবং তিনটি প্রিমিয়াম টুল দেখব এবং কোনগুলো ব্যবহার যোগ্য তা নির্ণয় করব।

নোট: এই সব টুল ব্রাউজারে কাজ করে, এবং কিছুর মোবাইল অ্যাপও আছে।

১. Sortd

Sortd আপনার জিমেল মেসেজগুলোকে সংগঠিত লিস্টে রূপান্তরিত করে। এটি জিমেলে বসে একটি "স্মার্ট লেয়ার" দিয়ে করে যা আপনি ইচ্ছামতো অন বা অফ করতে পারেন।

কাজের লিস্ট বানান এবং নির্দিষ্ট টপিকের ইমেলের জন্য আরেকটি লিস্ট। শুধু সহজ ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ ফাংশন ব্যবহার করুন। আপনি যেকোনো লিস্ট ফরম্যাট পছন্দ করুন, Sortd সাহায্য করবে।

ফ্রি ভার্সনে আপনাকে চারটি লিস্ট মেলে, প্রতিটিতে ২৫টি অসম্পূর্ণ টাস্ক রাখার সুবিধা। ডিউ ডেট এবং রিমাইন্ডার ইমেলের সীমিত সংখ্যাও পাবেন।

আপনার কিছু মেসেজ স্নুজ করে ইমেল স্ট্রেস কমাতে পারেন। অন উপযুক্ত সময়ে আসলে পরে ফিরে আসতে পারেন।

Sortd-এর নো-কস্ট অপশন শপথ নিচ্ছে এটি সাদা জীবন ফ্রি থাকবে, তাই আজ সাইন আপ করলে পরের দিন সারপ্রাইজ ফিয়ের ইমেল আসবে না।

২. Boomerang for Gmail

রিমাইন্ডার বা জন্মদিনের শুভেচ্ছা পাঠাতে হলে শিডিউল্ড ইমেল পাঠাতে চাইতে পারেন। Boomerang জিমেলের সাথে ইন্টিগ্রেট হয়ে সেটা করতে দেয়, এবং আরও অনেক কিছু।

এতে ফলো-আপ রিমাইন্ডার আছে যা আপনাকে জবাব না দেয়া লোকদের কাছে পৌঁছানোর উত্সাহ দেয়। Boomerang রিড রিসিপ্টও দেয়, যা আপনার রিসিপিয়েন্ট ইমেল উপেক্ষা করেছে কিনা তা জানার কষ্ট দূর করে।

কোন পরিস্থিতিতে কী লিখবেন সেটা বুঝতে পারছেন না? Respondable সাহায্য করবে। এটি মিলিয়ন মিলিয়ন মেসেজের ডেটা ব্যবহার করে মেশিন লার্নিং-এইডেড ক্যাপাবিলিটি যা আপনি লিখতে লিখতে টোন, ওয়ার্ড চয়েস ইত্যাদি নিয়ে পরামর্শ দেবে।

এছাড়া একটি অত্যন্ত হ্যান্ডি Inbox Pause ফিচার আছে। এটি ব্যবহার করলে আপনি নতুন ইমেল আসা বন্ধ করে দিতে পারেন যতক্ষণ আপনি প্রস্তুত। তারপর ইনবক্স টিডি আপ করে নিতে পারেন।

৩. Yanado

Yanado আরেকটি টুল যা আপনার জিমেল ইনবক্সকে লিস্ট-মেকিং অপশনের সাথে কম্বাইন করে। প্রগতিশীল টাস্ক, সম্পন্ন কাজ, এবং হোল্ডে থাকা দায়িত্ব ট্র্যাক রাখুন।

কাস্টম স্ট্যাটাস যেকোনো ইমেল ওয়ার্কফ্লোতে ফিট হবে। আপনার আইডিয়ার লিস্ট বানানোর ওপশনও আছে যাতে সেগুলো হারিয়ে না যায়।

জিমেল ইন্টারফেসে একটি বিল্ট-ইন বাটন আছে যা Yanado ব্যবহার করে ইমেলকে টাস্কে রূপান্তরিত করতে দেয়। ক্লিক করুন এবং ড্রপডাউন মেনু থেকে add a task to a list বেছে নিন।

ট্রেডিশনাল লিস্ট নাকি কানবান-স্টাইল কার্ড—যেটা পছন্দ সেটা বেছে নিন। সাব-লিস্ট বানানো এবং লিস্ট ট্যাগ করা দ্রুত শনাক্তের জন্য সম্ভব।

Yanado লুক এবং ফিলে ইন্টিগ্রেটেড ফিচারের মত লাগে। আপনি জিমেলে সরাসরি Yanado নোটিফিকেশন পাবেন। এটি ব্যবহার করা ভিজুয়ালি জারিং নয়, এবং শেখার কর্ভ নেই।

Yanado-এ ফ্রি সাইন আপ করলে সার্ভিস আপনাকে আনলিমিটেড টাস্ক এবং লিস্ট তৈরি দেয়। কমপ্লিমেন্টারি ভার্সনে Reminders ফিচারও আছে। Yanado রিমাইন্ডার গুগল ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট হিসেবে যোগ করে, তাই আপনি এক পরিচিত সিস্টেমের সাথে কাজ করছেন।

৪. ActiveInbox

ActiveInbox আরেকটি সার্ভিস যা টু-ডু লিস্টকে ইমেলের সাথে ব্লেন্ড করে। এই প্রিমিয়াম সার্ভিস ইমেল লিখতে লিখতে বিদ্যমান টাস্কের রিমাইন্ডার দেয়।

তারপর আপনি সেগুলো এক নজরে দেখে নিতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন মেসেজে সব প্রাসঙ্গিক ডিটেইল আছে। ActiveInbox-এ "send later" অপশনও আছে, ফলো-আপ নোটিফিকেশনও।

কোম্পানিটি প্রাথমিকভাবে ফ্রি ভার্সন অফার করেছিল কিন্তু বন্ধ করে দিল। একজন প্রতিনিধি ব্যাখ্যা করলেন প্রমাণ দেখায় ফ্রি ব্যবহারকারীরা সাধারণত প্রোডাক্ট ব্যবহার বন্ধ করে দেয়।

আপনার ইনবক্সে একটি Today লিস্টও আছে, যা সবচেয়ে টাইম-সেনসিটিভ টাস্কে ফোকাস করতে সাহায্য করে। দায়িত্বগুলো ম্যানেজেবল সেগমেন্টে সোর্ট করুন এবং পারসন বা প্রজেক্ট অনুযায়ী গ্রুপ করুন।

সাব-লিস্ট সুবিধা নিয়ে বড় দায়িত্বগুলো কম ভয়ঙ্কর করুন। নোট লিখুন গুরুত্বপূর্ণ ডিটেইল মনে রাখতে। আপনি ইমেলকে প্রজেক্ট-ভিত্তিক ফোল্ডারে রাখুন এবং ট্র্যাক রাখুন।

৫. Right Inbox

লিস্টের অন্য টুলের মত Right Inbox শিডিউল্ড ইমেল, রিমাইন্ডার, এবং নোট অফার করে। কিন্তু সার্ভিসটি নিজেকে একটি কুল রিকারিং ইমেল ফিচারের মাধ্যমে আলাদা করে। আপনি মেসেজের জন্য ফ্রিকোয়েন্সি এবং টাইম অফ ডে বেছে নিতে পারেন।

এটি কাজে লাগে যখন আপনাকে লোকেদের ইনভয়েস বা ডিজিটাল টাইমশিট পে পেরিয়ডের আগে সাবমিট করার রিমাইন্ডার দিতে হয়। ওপারু, আপনি যদি কোয়ার্কারদের মেন্টর করেন, তবে সেই ফিচার ব্যবহার করে পিরিয়ডিক চেক-ইন পাঠাতে পারেন।

অনাবশ্যক ধাপ অপসারণ করা ইমেল ম্যানেজমেন্টে আরও প্রোডাক্টিভ হতে একটি চমৎকার উপায়। রিকারিং ইমেল ফাংশনালিটি দিয়ে আপনি সহজে বুঝতে পারেন মেসেজ টেমপ্লেট দিয়ে কতটুকু সময় বাঁচাতে পারেন।

Right Inbox-এর একটি ফ্রি ভার্সন আছে, যা প্রোফেশনালি ইমেল পাঠাতে এবং শিডিউল করতে দেয় এবং রিমাইন্ডার পাওয়া যায়। কিন্তু রিকারিং মেসেজ অফার করে না।

এছাড়া, কমপ্লিমেন্টারি অপশন আরেকটি কারণেও কামালে বceptive: এটি মাত্র মাসে ১০টি ইমেল পাঠাতে দেয়। এটি একটি ভয়াবহ সীমাবদ্ধতা।

তবে, প্রিমিয়াম প্ল্যানে আপনিRight Inbox দেয়া মাসে যতটুকু প্রয়োজন ততটুকু ব্যবহার করতে পারেন। আপনি মাসিক পেমেন্ট বা انুয়াল বিলিং সাইকেল বেছে নিতে পারেন।

৬. SaneBox

এতক্ষণে কভার করা ইমেল অর্গানাইজিং টুলগুলো আপনাকে মেসেজের সাথে আরও অনেক কিছু করার ক্ষমতা দিয়েছে। SaneBox সেটা করে এবং এক ধাপ aurrগে যায়। এতে ইন্টেলিজেন্ট অ্যালগরিদম আছে যা অনাবশ্যক জিনিস ফিল্টার আউট করে একটি ডেডিকেটেড ফোল্ডারে রাখে। আপনি চাইলে পরে সেটা দেখতে পারেন।

এছাড়া, ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ ক্যাপাবিলিটি দিয়ে অ্যালগরিদমকে ট্রেন করুন যাতে মেসেজগুলো সঠিক জায়গায় যায়। আপনার প্রায়োরিটি ইনবক্স-এ বা সেটা যা জরুরি নয় সেখানে সরান।

নিউজলেটার এবং মেইলিং লিস্ট কন্টেন্টের জন্য আরেকটি ফোল্ডার আছে। কাস্টম ট্রেনিং ফোল্ডার বানান। এগুলোতে নির্ভর করে অ্যালগরিদম শিখান অন্যান্য অ্যাকশন নেওয়ার জন্য। আপনি মেসেজ ক্লাউডে সরাতে পারেন, বা অটোমেটিক অন্য অ্যাড্রেসে ফরওয়ার্ড করতে পারেন।

SaneBox আপনার ইমেলের স্প্যাম ফিল্টারও অভাররাইড করতে পারে প্রয়োজনে। এটি সন্তত আপনার মেসেজ কালেকশন মনিটর করে জাঙ্কের জন্য। যদি কিছু জরুরি মনে হয়, তবে SaneBox সেটা অন্য ফোল্ডারে রেখে আপনার রিভিউয়ের জন্য দেয়।

যেসব লোকের মেসেজ আপনি কখনো শুনতে চান না? সেগুলো যাবে উপযুক্ত নামক SaneBlackHole ফোল্ডারে। SaneNoReplies ফোল্ডারও চেক করুন। নাম অনুযায়ী, এতে সে মেসেজগুলো থাকে যা আপনি পাঠিয়েছেন কিন্তু লোকেরা এখনো অ্যাকশন নিয়েনি।

Sanebox-এ তিনটি প্রিমিয়াম প্রাইসিং টিয়ার আছে। সबচেয়ে সস্তা একটি একটি ইমেল অ্যাড্রেসের সাথে কাজ করে। মাসে ১০টি SaneReminders অনুমতি দেয়, যা লোকেরা জবাব না দিলে হেডস-আপ দেয়। সেটাও মাসে ১০টি SaneAttachments অনুমতি দেয়, যা ইমেলের সাথে আসা ফাইলগুলো আপনার পছন্দের ক্লাউড সার্ভিসে অটোমেটিক পাঠায়।

উপরোক্ত ফোল্ডার-স্পেসিফিক সার্ভিসগুলো অধিকাংশ অপশনাল ফিচার। সবচেয়ে সস্তা SaneBox ভার্সনে আপনি একটি পাবেন। অন্য প্রাইসিং প্ল্যানগুলো আরও অপশনাল ফিচার এবং কম পরিমান-ভিত্তিক সীমাবদ্ধতা দেয়।

পেইড ইমেল অ্যাপ কি વärt?

ফ্রি প্ল্যান নাকি প্রিমিয়াম সার্ভিস—সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এই তিনটি ফ্যাক্টর বিবেচনা করুন:

ইন্টেন্ডেড ইউজ বিষয়ে চিন্তা করুন। আপনার জিমেল ইনবক্স টু-ডু লিস্ট হিসেবে ডাবল হয়ে কাজ করলে আকর্ষণীয় লাগে, তবে কমপ্লিমেন্টারি প্ল্যান সম্ভবত পর্যাপ্ত। একই কথা শিডিউল্ড ইমেল এবং টার্গেটেড নোটিফিকেশনের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।

আপনি কতটুকু ইমেল পাঠান সেটা চিন্তা করুন। হয়তো আপনাকে প্রতি মাসে বড় পরিমানে ইমেল বারবার পাঠাতে হয়। সেক্ষেত্রে Right Inbox-এর রিকারিং ফিচার সম্ভবত মানদান্দ। এটার দাম বড় একটি স্পেশালিটি কফি 정도였다।

আপনার প্রোডাক্টিভিটিতে স্মার্ট অ্যালগরিদমের ভূমিকা চিন্তা করুন। SaneBox যুক্তিসঙ্গত দামে অনেক অপশন এবং কাস্টমাইজেবল ফিচার দেয়। আপনি মাসিক প্ল্যানে সাইন আপ করে প্রথমে টেস্ট করতে পারেন। SaneBox-এর সব প্ল্যান নো-অবলিগেশন, যেকোনো সময় ক্যান্সেল করা যায়।

মনে রাখবেন, এখানে কভার করা ফ্রি প্ল্যানগুলোরও প্রিমিয়াম অপশন আছে। আপনি যদি একটি কমপ্লিমেন্টারি সার্ভিস ব্যবহার শুরু করেন যা ফিচার কম লাগে, তবে আপগ্রেড করা সহজ।

এই টুলগুলো আপনার ইনবক্সকে টাইম সিংক থেকে টাইম সেভারে রূপান্তরিত করে টু-ডু লিস্ট এবং ইনবক্স ওভারলোড দিয়ে স্ট্রেস কমিয়ে। একবার ব্যবহার করলে আপনি চিন্তা করবেন কেন इतদিন স্ট্যান্ডার্ড ইমেলের সাথে আটকে থাকলেন।