৮টি জিমেইল হ্যাক যা আপনাকে আরও বেশি কাজ করতে সাহায্য করবে

জিমেইল লক্ষ লক্ষ মানুষের পছন্দের ইমেল সার্ভিস — এবং সেটির ठोस কারণ রয়েছে। এটি সিকিউর, ব্যবহার করা সহজ, এবং ইনবক্স ম্যানেজ করার জন্য ბিল্ট-ইন টুলস দিয়ে আসে। দুর্ভাগ্যবশত, ইনবক্স এখনও আতঙ্কের কারণ হতে পারে, বিশেষ করে যখন এটি অনর্গল এবং ভরা পড়া থাকে।

আপনি কি ইনবক্স কন্ট্রোল করতে অতিরিক্ত সময় খরচ করছেন? যদি হ্যাঁ, তবে এখন কিছু করার সময়। এই ৮টি প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর জিমেইল হ্যাক আপনাকে সাহায্য করবে।

১. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন

কীবোর্ড শর্টকাট কম্পিউটার ইউজারের সেরা বন্ধু, বিশেষ করে ইনবক্স খালি করার সময়। জিমেইল কুইক নেভিগেশন থেকে ইমেল ফরম্যাটিং পর্যন্ত সবার জন্য শর্টকাট দিয়ে আসে। কিছু ফেভারিট শর্টকাট যেগুলো এখনই ব্যবহার করতে পারেন:

• Shift + I — রিড হিসেবে মার্ক করুন
• ⌘ or Ctrl + Enter — ইমেল পাঠান
• ⌘ or Ctrl + K — লিংক ইনসার্ট করুন
• C — কম্পোজ করুন
• / — ইমেল সার্চ করুন
• D — নতুন ট্যাবে কম্পোজ করুন
• Shift + Ctrl + B — BCC প্রাপক যোগ করুন

২. টেমপ্লেট তৈরি করুন

প্রতিদিন একই ইমেল বারবার পাঠাতে হয়? কাস্টোমাইজড ইমেল টেমপ্লেট বানিয়ে এই প্রক্রিয়া দ্রুত করুন। ধাপগুলো:

1. Compose (কম্পোজ) সিলেক্ট করুন।
2. ইমেল ফিল্ডে টেমপ্লেটের জন্য টেক্সট লিখুন।
3. থ্রি-ডট মেনু ক্লিক করে Templates (টেমপ্লেট) সিলেক্ট করুন।
4. Save draft as template (ড্রাফট টেমপ্লেট হিসেবে সেভ করুন) ক্লিক করে Save as new template (নতুন টেমপ্লেট হিসেবে সেভ করুন) সিলেক্ট করুন।

টেমপ্লেট ব্যবহার করতে Templates ক্লিক করে Insert Template (টেমপ্লেট ইনসার্ট করুন) সিলেক্ট করুন।

৩. কনভারসেশন মিউট করুন

আপনি যদি একটি দীর্ঘ ইমেল থ্রেডের অংশ হন যা আপনার সাথে আর জড়িত নয়, তবে সেটি মিউট করুন। মিউট করলে ভবিষ্যতে সে থ্রেডের রিপ্লাই ইনবক্সে আসবে না। এবং আপনি All Mail-এ মিউট করা মেইল পেয়ে যাবেন।

কনভারসেশন মিউট করতে: ইমেলের ভেতর থ্রি-ডট মেনু ক্লিক করে Mute (মিউট) সিলেক্ট করুন। बस।

৪. ভ্যাকেশন রেসপন্ডার ব্যবহার করুন

আপনি যদি বাইরে যান বা ডেস্ক থেকে সময় কাটাতে চান, তবে ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অন করুন। এটি অন থাকলে আপনাকে ইমেল পাঠানোর যেকোনো লোক আপনার সেট করা ক্যান্ড রেসপন্স পাবে আপনার out-of-office স্ট্যATUS সম্পর্কে। এটি প্রেরকদের আরও ইমেল পাঠাতে বিরত রাখতে পারে যা ইনবক্স জাম করত।

ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অন করার পদ্ধতি:

1. জিমেইল খুলুন Settings > See all settings সিলেক্ট করুন।
2. স্ক্রোল করে Vacation responder (ভ্যাকেশন রেসপন্ডার) খুঁজুন।
3. Vacation responder on রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন।
4. তারিখ, সাবজেক্ট লাইন এবং মেসেজ লিখুন। শেষে Save changes ক্লিক করুন।

৫. ইনবক্স লেআউট কাস্টোমাইজ করুন

ইনবক্স কন্ট্রোল করার সেরা উপায় হলো লেআউট কাস্টোমাইজ করা। উদাহরণস্বরূপ, গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলো প্রথমে দেখান বা আনরিড ইমেলগুলো প্রথমে। এটি আপনাকে ফ্লেক্সিবিলিটি দেয় ইমেল কীভাবে দেখাবে সেটি ঠিক করতে। লেআউট চেঞ্জ করতে:

1. Settings-এ যান।
2. Inbox Type (ইনবক্স টাইপ) পাওয়া যাওয়া পর্যন্ত স্ক্রোল করুন।
3. পছন্দের টাইপ সিলেক্ট করুন।

ইনবক্স লেআউটের টাইপগুলো:

• Important First (গুরুত্বপূর্ণ প্রথমে): ইনবক্স দুভাগে ভাগ করে — গুরুত্বপূর্ণ এবং বাকি সব।
• Unread First (অনরিড প্রথমে): আনরিড মেসেজগুলো ইনবক্সের 탑ে দেখাবে।
• Starred First (স্টারড প্রথমে): স্টার করা মেসেজগুলো প্রথমে দেখাবে।
• Multiple Inboxes (মাল্টিপল ইনবক্স): ইনবক্সের ভেতর অতিরিক্ত সেকশন তৈরি হবে, সার্চ অপারেটর বা কাস্টম লেবেল দিয়ে।
• Priority Inbox (প্রায়ориটি ইনবক্স): ইনবক্স একাধিক সেকশনে ভাগ করে, যাতে আপনি বেছে নেবেন কোন সেকশন দেখাবেন (Starred, Important বা Unread)।

৬. ইমেল ফিল্টার তৈরি করুন

কিছু ইমেল অটোমেটিক্যালি ট্র্যাশে পাঠাতে চান? গুরুত্বপূর্ণ ইমেল স্টার দিয়ে সেভ করতে চান? ইমেল ফিল্টার বানিয়ে এই সব এবং আরও অনেক কিছু করা যায়। ধাপগুলো:

1. জিমেইল সার্চ বারের Settings (সেটিংস) আইকন সিলেক্ট করুন।
2. উইন্ডোতে তথ্য পূরণ করুন। জিমেইল খুব স্পেসিফিক হতে দেয় বা বেসিক। উদাহরণ: নির্দিষ্ট শব্দ থাকলে মেসেজ স্টার করুন।
3. খুশি হলে Create filter (ফিল্টার তৈরি করুন) ক্লিক করুন।
4. ফিল্টার কোন আচরণ মেনে চলবে সেটি সিলেক্ট করুন। আবার Create filter ক্লিক করুন।

৭. ইন্টিগ্রেশন ব্যবহার করুন

দৈনন্দিনে আপনি যে অনেক অ্যাপ ব্যবহার করেন টিমের সাথে কমিউনিকেশনে, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে — সেগুলোর অনেক গুলো জিমেইলের সাথে ইন্টিগ্রেটেড। ইন্টিগ্রেশন এক্সট্রা স্টেপ বাদ দিয়ে প্রোডাক্টিভিটি বাড়ায়।

জিমেইলের জন্য কিছু ইন্টিগ্রেশন:

• Slack: টিম কমিউনিকেশনে Slack ব্যবহার করেন? তবে Slack-এও জিমেইল ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণ: ইমেল সরাসরি Slack-এ পাঠিয়ে আলোচনা করুন।
• Zoom: জিমেইল Zoom-এর সাথে ইন্টিগ্রেট করলে ইমেলের ভেতর থেকে মিটিং শিডিউল করুন বা তৎক্ষণাৎ মিটিং শুরু করুন। নতুন উইন্ডো খোলার প্রয়োজন নেই।
• Trello: Trello ইন্টিগ্রেশন দিয়ে ইনবক্স ছাড়া Trello কার্ড তৈরি করুন। ইমেল জুম করতেও কритিক্যাল টাস্ক মিস হবে না।

এটি শুধু কিছু উদাহরণ। সैंकড়ো ইন্টিগ্রেশন রয়েছে। টাস্ক অটোমেট করতে চাইলে জিমেইল সাহায্য করবে। Google Workspace Marketplace-এ আরও অ্যাপ খুঁজুন।

৮. অনাবশ্য ফোল্ডার লুকান (যেমন Spam)

জিমেইল ইনবক্সের সাইডবার পুরনো এবং নতুন ফোল্ডার দিয়ে জাম থাকলে, যেগুলো আপনি ব্যবহার করেন না সেগুলো লুকিয়ে দিয়ে কন্ট্রোল পান। ফোল্ডার বা লেবেল লুকালে কন্টেন্ট ডিলিট হয় না, শুধু ভিউ থেকে লুকিয়ে দেয়।

এটি ব্যবহার না করা কন্টেন্ট "বিমুচত" করার চমৎকার উপায় বিনা সেটি সবসময়ের জন্য মুছে ফেলা। অনাবশ্য ফোল্ডার লুকাতে:

1. Settings এবং See all settings সিলেক্ট করুন।
2. উপরের মেনু থেকে Labels (লেবেল) সিলেক্ট করুন।
3. যেসব ফোল্ডার ভিউ থেকে লুকাতে চান সেগুলোর জন্য Hide (লুকান) সিলেক্ট করুন।

এটি জিমেইল যা করতে পারে তার সামান্য একটি ঝলক

এই আট টিপস জিমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করার প্রোডাক্টিভিটি সুপারচার্জ করার সারফেস মাত্র ছুঁয়েছে।

ইনবক্স নিজের দরকার অনুযায়ী কাস্টোমাইজ করতে থেকে ক্রোম এক্সটেনশন ব্যবহার করতে — আরও অনেক টিপস এবং ট্রিকস রয়েছে।