Gmail হল লক্ষ লক্ষ মানুষের পছন্দের ইমেল পরিষেবা—এবং একটি ভাল কারণে৷ এটি নিরাপদ, ব্যবহার করা সহজ এবং আপনার ইনবক্স পরিচালনার জন্য প্রচুর বিল্ট-ইন টুল অফার করে। দুর্ভাগ্যবশত, আপনার ইনবক্স এখনও ভয়ের উৎস হতে পারে, বিশেষ করে যখন এটি অসংগঠিত এবং কানায় কানায় পূর্ণ।
আপনি কি আপনার ইনবক্সে একটি হ্যান্ডেল পেতে চেষ্টা করে খুব বেশি সময় ব্যয় করছেন? যদি তাই হয়, এটা সম্পর্কে কিছু করার সময়. এই 8টি উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধিকারী Gmail হ্যাক সাহায্য করতে পারে৷
1. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন
কীবোর্ড শর্টকাট একটি কম্পিউটার ব্যবহারকারীর সেরা বন্ধু, বিশেষ করে যখন এটি আপনার ইনবক্স নিষ্কাশনের ক্ষেত্রে আসে। Gmail দ্রুত নেভিগেশন থেকে ইমেল বিন্যাস সবকিছুর জন্য বিস্তৃত কীবোর্ড শর্টকাট অফার করে। এখানে আমাদের কিছু প্রিয় শর্টকাট রয়েছে যা আপনি এখনই ব্যবহার করতে পারেন:
- Shift + I পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে
- ⌘ অথবা Ctrl + Enter একটি ইমেল পাঠাতে
- ⌘ বা Ctrl + K একটি লিঙ্ক ঢোকাতে
- C রচনা করতে
- / আপনার ইমেইল অনুসন্ধান করতে
- D একটি নতুন ট্যাবে রচনা করতে
- Shift + Ctrl + B BCC প্রাপকদের যোগ করতে
2. টেমপ্লেট তৈরি করুন
নিজেকে প্রতিদিন একই ইমেল পাঠাচ্ছেন? আপনি কাস্টমাইজড ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করে এই প্রক্রিয়াটিকে ত্বরান্বিত করতে পারেন। এটি ঘটতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- কম্পোজ নির্বাচন করুন .
- ইমেল ক্ষেত্রে আপনি আপনার টেমপ্লেটের জন্য যে পাঠ্যটি ব্যবহার করতে চান তা লিখুন।
- তিন-বিন্দু মেনু এবং তারপরে টেমপ্লেট নির্বাচন করুন .
- টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন এবং তারপর নতুন টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন .
আপনি যখন আপনার টেমপ্লেট ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত হন, তখন কেবল টেমপ্লেট নির্বাচন করুন৷ এবং তারপর টেমপ্লেট সন্নিবেশ করুন .
3. কথোপকথন নিঃশব্দ করুন
আপনি যদি একটি দীর্ঘ ইমেল থ্রেডের অংশ হন যা আর আপনার সাথে সম্পর্কিত নয়, আপনি কেবল এটিকে নিঃশব্দ করতে পারেন। নিঃশব্দ আপনার ইনবক্সের বাইরে থ্রেডের ভবিষ্যত প্রতিক্রিয়া রাখে। এবং আপনি এখনও সমস্ত মেলের মধ্যে আপনার নিঃশব্দ মেল খুঁজে পেতে পারেন৷
৷একটি কথোপকথন নিঃশব্দ করতে, আপনি যে ইমেলটি নিঃশব্দ করতে চান তার ভিতরে, তিন-বিন্দু মেনু নির্বাচন করুন এবং তারপরে নিঃশব্দ নির্বাচন করুন . এটাই।
4. আপনার ছুটির উত্তরদাতা ব্যবহার করুন
আপনি যদি শহরের বাইরে যাচ্ছেন বা আপনার ডেস্ক থেকে কিছু সময়ের প্রয়োজন হলে, আপনার অবকাশকালীন উত্তরদাতা ব্যবহার করুন। যখন আপনার ছুটির উত্তরদাতা চালু থাকে, যে কেউ আপনাকে একটি ইমেল পাঠাবে আপনার অফিসের বাইরে অবস্থান সম্পর্কে আপনার দ্বারা সেট করা একটি টিনজাত প্রতিক্রিয়া পাবেন। এটি আপনার ইনবক্স আটকে রাখে এমন অতিরিক্ত ইমেল পাঠানো থেকে প্রেরকদের বাধা দিতে সাহায্য করতে পারে৷
৷আপনার ছুটির উত্তরদাতা ব্যবহার করতে:
- Gmail খুলুন এবং সেটিংস নির্বাচন করুন> দেখুন সমস্ত সেটিংস .
- যতক্ষণ না আপনি অবকাশে উত্তরদাতা দেখতে পান ততক্ষণ স্ক্রোল করুন .
- অবকাশে উত্তরদাতা এর পাশে রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন৷ .
- আপনার তারিখ, একটি বিষয় লাইন, এবং তারপর আপনার বার্তা লিখুন। অবশেষে, পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন৷ .
5. আপনার ইনবক্স লেআউট কাস্টমাইজ করুন
আপনার ইনবক্সে একটি হ্যান্ডেল পাওয়ার সর্বোত্তম উপায় হল আপনার লেআউট কাস্টমাইজ করা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে প্রথমে তালিকাভুক্ত করা বা এমনকি আপনার অপঠিত ইমেলগুলি প্রথমে তালিকাভুক্ত করা চয়ন করতে পারেন৷ এটি আপনাকে আপনার ইমেলগুলি কীভাবে দেখাতে চান তাতে নমনীয়তা দেয়৷ আপনার লেআউট পরিবর্তন করতে:
- সেটিংস-এ যান .
- যতক্ষণ না আপনি ইনবক্স প্রকার দেখতে পান ততক্ষণ স্ক্রোল করুন .
- আপনি যে ধরনের ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করুন।
ইনবক্স লেআউটের প্রকারগুলি নিম্নরূপ:
- গুরুত্বপূর্ণ প্রথম: আপনার ইনবক্সকে দুটি ভাগে বিভক্ত করে:গুরুত্বপূর্ণ এবং অন্য সবকিছু।
- অপঠিত প্রথম: আপনার ইনবক্সের শীর্ষে আপনার অপঠিত বার্তাগুলি দেখায়৷
- প্রথম তারকাচিহ্নিত: তারকাচিহ্নিত বার্তাগুলি প্রথমে আপনার ইনবক্সে উপস্থিত হয়৷
- একাধিক ইনবক্স: অতিরিক্ত বিভাগগুলি আপনার ইনবক্সের মধ্যে উপলব্ধ হবে, যাতে আপনি অনুসন্ধান অপারেটরগুলি ব্যবহার করতে পারেন বা কাস্টম লেবেল তৈরি করতে পারেন৷
- অগ্রাধিকার ইনবক্স: আপনার ইনবক্সকে একাধিক বিভাগে বিভক্ত করে, যাতে আপনি তারকাচিহ্নিত, গুরুত্বপূর্ণ বা অপঠিত সহ কোন বিভাগগুলি দেখাবেন তা চয়ন করতে পারেন৷
6. ইমেল ফিল্টার তৈরি করুন
স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু ইমেল ট্র্যাশ বিনে পাঠাতে চান? একটি তারকা দিয়ে চিহ্নিত করে গুরুত্বপূর্ণ ইমেল সংরক্ষণ করতে চান? আপনি ইমেল ফিল্টার তৈরি করে এই এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন। এটি করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- সেটিংস নির্বাচন করুন Gmail সার্চ বারের ভিতরে আইকন।
- উইন্ডোতে তালিকাভুক্ত তথ্য পূরণ করুন। Gmail আপনাকে এখানে বা মৌলিকভাবে আপনার ইমেলগুলিতে খুব নির্দিষ্ট করার বিকল্প দেয়৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি কেবল নির্দিষ্ট শব্দ আছে এমন বার্তাগুলিকে তারকাচিহ্নিত করতে পারেন৷
- আপনি খুশি হলে, ফিল্টার তৈরি করুন নির্বাচন করুন .
- তারপর, আপনি ফিল্টার অনুসরণ করতে চান এমন আচরণ নির্বাচন করুন। তারপর, ফিল্টার তৈরি করুন নির্বাচন করুন৷ .
7. ইন্টিগ্রেশন ব্যবহার করুন
সম্ভবত আপনার দলের সাথে যোগাযোগ করতে, আপনার প্রকল্পগুলি পরিচালনা করতে এবং আরও অনেক কিছু করার জন্য আপনি প্রতিদিন ব্যবহার করেন এমন অনেকগুলি অন্যান্য অ্যাপ রয়েছে৷ এই অ্যাপগুলির মধ্যে কিছু সম্ভবত কোনওভাবে জিমেইলের সাথে একত্রিত হয়। ইন্টিগ্রেশন অতিরিক্ত পদক্ষেপগুলি বাদ দিয়ে আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে পারে৷
Gmail এর জন্য উপলব্ধ কিছু ইন্টিগ্রেশনের মধ্যে রয়েছে:
- স্ল্যাক: আপনি কি দলের যোগাযোগের জন্য স্ল্যাক ব্যবহার করেন? যদি তাই হয়, আপনি স্ল্যাকের মধ্যেও জিমেইল ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আলোচনার জন্য সরাসরি স্ল্যাকে ইমেল পাঠাতে পারেন।
- জুম: আপনি সরাসরি ইমেল থেকে সরাসরি মিটিং শিডিউল করতে বা অবিলম্বে একটি মিটিং শুরু করতে Zoom-এর সাথে Gmail সংহত করতে পারেন। একটি নতুন উইন্ডো খোলার প্রয়োজন নেই.
- ট্রেলো: Trello ইন্টিগ্রেশনের মাধ্যমে, আপনি আপনার ইনবক্স ছাড়াই নতুন Trello কার্ড তৈরি করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি আপনার ইমেলগুলির মাধ্যমে জুম করার সময় একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ মিস করবেন না।
উপলব্ধ শত শত একীকরণের মধ্যে এটি মাত্র কয়েকটি। আপনি যদি একটি কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে চান, Gmail সম্ভবত সাহায্য করতে পারে। আরও অ্যাপের জন্য Google Workspace Marketplace দেখুন।
8. অব্যবহৃত ফোল্ডার লুকান (স্প্যামের মতো)
যদি আপনার Gmail ইনবক্সের সাইডবার পুরানো এবং নতুন ফোল্ডারগুলি দ্বারা সম্পূর্ণরূপে প্লাবিত হয়, তবে আপনি যেগুলি আর ব্যবহার করেন না সেগুলিকে লুকিয়ে রেখে আপনি সেগুলির একটি হ্যান্ডেল পেতে পারেন৷ ফোল্ডার বা লেবেল লুকানোর সময়, এটি ভিতরের সামগ্রী মুছে দেয় না। পরিবর্তে, এটি কেবল ফোল্ডারগুলিকে দৃশ্য থেকে লুকিয়ে রাখে৷
৷এটি চিরতরে সরিয়ে না দিয়ে আপনি প্রায়শই ব্যবহার করেন না এমন সামগ্রী থেকে "পরিত্রাণ" করার একটি দুর্দান্ত উপায়৷ অব্যবহৃত ফোল্ডার লুকানোর জন্য:
- সেটিংস নির্বাচন করুন এবং তারপর সমস্ত সেটিংস দেখুন .
- লেবেল নির্বাচন করুন উপরের মেনু থেকে।
- মাধ্যমে যান এবং লুকান নির্বাচন করুন সমস্ত ফোল্ডারের জন্য যা আপনি দৃশ্য থেকে লুকাতে চান।
এটি শুধুমাত্র Gmail যা করতে পারে তার একটি স্ন্যাপশট
এই আটটি টিপস আপনার Gmail ইনবক্স পরিচালনা করার সময় আপনার উত্পাদনশীলতাকে সুপারচার্জ করার জন্য আপনি কী করতে পারেন তার উপরিভাগ স্ক্র্যাচ করছে৷
আপনার ইনবক্সকে আপনার প্রয়োজন অনুসারে কাস্টমাইজ করা হোক বা Chrome এক্সটেনশন ব্যবহার করা হোক না কেন, সেখানে প্রচুর টিপস এবং কৌশল রয়েছে৷
