আমরা সবাই প্রতিদিন অংকনের ইমেইল পাই—বস থেকে কর্মচারী, সহকর্মীদের মেইল, বিভিন্ন সার্ভিসের নিউজলেটার এবং ন जाने কত ধরনের মেইল।
এত বিশাল পরিমাণ ইমেইল ছানবিন করা সময় ও শক্তির অপচয়। কেন না আপনার ইমেইল পরিচালনার পদ্ধতিকে পুনর্মূল্যায়ন করা যাক।
কি আপনি জানেন, কিছু সহজ ট্রিক দিয়ে ইমেইল শিডিউল করা যায়?
১. জাঙ্ক মেইল থেকে মুক্তি পান
ধরুন, আপনি প্রতিদিন গড়ে ১০০টি ইমেইল পান, যাদের মধ্যে শুধু ৫০টি গুরুত্বপূর্ণ এবং বাকিগুলো 'জাঙ্ক'। যদি আপনি বারবার স্প্যাম/জাঙ্ক মেইলের শিকার হন, তবে জাঙ্ক ফোল্ডার ব্যবহার করে অধিকাংশ স্প্যাম ক্যাচ করুন এবং দিনে দুবার স্ক্যান করে অনাকাঙ্ক্ষিত ইমেইল থেকে মুক্তি পান। এটি আপনার ইনবক্স থেকে ৩০% জাঙ্ক কমিয়ে দেবে।
২. স্মার্ট ফোল্ডার সেট আপ করুন
ইনবক্স খোলার সাথে সাথেই লক্ষ্য যাবে, প্রায় এক-চতুর্থাংশ ইমেইল বিশেষ অফার, ডিসকাউন্ট, ফরওয়ার্ডেড জোক বা বিজ্ঞাপনের বিজ্ঞপ্তি। মূলত ইমেইল মার্কেটিং スタッフ। এটি গ্রাহক আকর্ষণের একটি সেলস ট্রিক। তাই ইমেইলগুলো সাব-ক্যাটাগরিতে প্রায়োরিটি দিয়ে ইনবক্স সुसজ্জিত রাখুন। এতে জরুরি সময়ে ইমেইল খুঁজে পাওয়া বা একসাথে একাধিক ইমেইল ডিলিট করা সহজ হবে।
৩. সকল ইমেইল নোটিফিকেশন বন্ধ করুন
ইমেইল তাত্ক্ষণিক যোগাযোগের মাধ্যম নয়। সেটার জন্য সেলফোন ও ইনস্ট্যান্ট মেসেজিং আছে। ইমেইল ব্যবসায়ের জন্য ভালো যেখানে তাড়াতাড়ি উত্তর দরকার নয়। তাই অন্যরা আপনার কাজে বাধা না দিন। ইমেইল অ্যালার্ট ও বিপি আপনার একাগ্রতা ভঙ্গ করে, মিটিং ও কথোপকথনে বymethyl করতে পারে। ফোনের ভিব্রেশন বা নতুন ইমেইলের श्रবণযোগ্য সাউন্ড বন্ধ রাখুন।
৪. অপ্রয়োজনীয় প্রোমোশনাল ইমেইল থেকে আনসাবস্ক্রাইব হন
আপনি কখনো সকল বিজ্ঞাপন ও প্রোমোশনাল ইমেইল পড়তে চান না। অনাকাঙ্ক্ষিতগুলো থেকে আনসাবস্ক্রাইব হন। এটি সহজ ও দ্রুত প্রক্রিয়া। যেসব নিউজলেটার আপনার পছন্দ নয়, সেগুলোতে 'আনসাবস্ক্রাইব' লিংক খুঁজে বের করুন। সার্চ রিজাল্ট রিভিউ করুন এবং সিদ্ধান্ত নিন কোন ইমেইল রেখে যাবেন। আপনি www.unroll.me ভিজিট করেও অনুচ্ছেদ ও ফোল্ডারে ইমেইল সংগঠিত করতে পারেন।
৫. ইমেইল পড়া ও উত্তর দেওয়ার সময় নির্ধারণ করুন
অ্যালার্ট বা নোটিফিকেশন পাওয়া আপনাকে দায়িত্বের প্রতি অনায়াস করে। 반면, নির্ধারিত সময়ে ইমেইল চেক করলে জরুরি সাহায্য পাওয়া যাবে এবং ক্যালেন্ডার আপডেট রাখা সহজ হবে।
আপনি জরুরি聯絡ের জন্য ড্রাফট ইমেইলে কন্ট্যাক্ট নম্বর ও উপযুক্ত সময় যোগ করতে পারেন। ভারী ওয়ার্কলোডের কারণে প্রতি ঘণ্টে ১০-১৫ মিনিট বা দিনে ৩-৪ বার (সকাল, দুপুর, সন্ধ্যা) ইমেইল চেক করতে পারেন।
৬. ক্যাটাগরি অনুযায়ী ইমেইল সোর্ট করুন
অনেক ইমেইল একসাথে পাওয়ায় গুরুত্বপূর্ণ মেইলগুলো উপেক্ষা হয় বা ভুলে ডিলিট হয়ে যায়। এর কারণ হলো সকল ইমেইল ইনবক্সে পড়ে থাকা এবং ফোল্ডার/ক্যাটাগরি না থাকা। জাঙ্ক ডিলিট করার সময় কর্মসংক্রান্ত ইমেইল ডিলিট হয়ে যেতে পারে। যদিও ট্র্যাশ থেকে রিকভার করা যায়, কিন্তু অনেক সময় আমরা সেটা জানি না।
প্রত্যেকের নিজস্ব পদ্ধতি আছে। এটি শুধু একটি পরামর্শ যাতে আপনি কার্যকরভাবে ইমেইল ম্যানেজ করতে পারেন এবং জটিলতা কমাতে পারেন। আপনি নিজের উপযুক্ত সিস্টেম খুঁজে বের করুন।
