আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করার জন্য সহজ কিন্তু কার্যকর টিপস

আমরা সবাই ইমেল স্কোর প্রাপ্ত. ম্যানেজার থেকে শুরু করে তাদের কর্মচারী, সহকর্মী, বিভিন্ন পরিষেবার নিউজলেটার যা আপনি সাবস্ক্রাইব করেছেন এবং কী নেই!

এই ধরনের বিশাল ইমেল ডেটার মাধ্যমে অপসারণ করা সময় এবং শক্তির অপচয়৷ আপনার ইমেলগুলি কীভাবে কার্যকরভাবে পরিচালনা করবেন তা কেন পুনরায় মূল্যায়ন করবেন না।

৷

আপনি কি জানেন যে আপনি কিছু সহজ কৌশলের মাধ্যমে আপনার ইমেলগুলি শিডিউল করতে পারেন?

৷

• আবর্জনা থেকে মুক্তি পান

ধরুন, আপনি প্রতিদিন গড়ে একশত ইমেল পান, যার মধ্যে মাত্র অর্ধেক ইমেল গুরুত্বপূর্ণ এবং বাকিগুলি 'জাঙ্ক'৷ আপনি যদি স্প্যাম/জাঙ্ক মেইলের পুনরাবৃত্তিমূলক ঘটনার সম্মুখীন হন, তাহলে বেশিরভাগ স্প্যাম ক্যাপচার করতে জাঙ্ক ফাইল ব্যবহার করুন এবং অবাঞ্ছিত ইমেল থেকে মুক্তি পেতে দিনে দুবার স্ক্যান করুন। এটি আপনার ইনবক্স থেকে আবর্জনার ত্রিশ শতাংশ কমিয়ে দেবে৷

৷

• স্মার্ট ফোল্ডার সেট আপ করুন

আপনি যখন আপনার ইনবক্স খুলবেন, তখন আপনি লক্ষ্য করবেন যে ইমেলের এক চতুর্থাংশ হল বিশেষ অফার, ডিসকাউন্ট অফার, ফরোয়ার্ড করা জোকস বা বিজ্ঞাপনের বিজ্ঞপ্তি৷ মূলত, ইমেইল মার্কেটিং স্টাফ। এটি আরও গ্রাহকদের আকর্ষণ করার জন্য একটি বিক্রয় কৌশল। সুতরাং, ইনবক্সকে সংগঠিত রাখতে উপশ্রেণীতে আপনার ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দিন৷ জরুরি অবস্থায় ইমেল খুঁজে বের করা বা একসাথে একাধিক ইমেল মুছে ফেলা সহজ হবে।

৷

• সমস্ত ইমেল বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করুন

ইমেল যোগাযোগের তাৎক্ষণিক মাধ্যম নয়৷ আমরা এর জন্য সেল ফোন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তা ব্যবহার করি। ইমেল ব্যবসার জন্য ভাল যেখানে আপনার অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় না। সুতরাং, অন্যদের আপনার কাজে বাধা দেওয়ার অনুমতি দেবেন না। ইমেল সতর্কতা এবং বীপ আপনার ঘনত্ব ব্যাহত করে, আপনাকে মিটিং এবং কথোপকথনে বিমুখ করতে পারে। প্রতিটি নতুন ইমেলের জন্য ফোনের ভাইব্রেশন বা শ্রবণযোগ্য ডিং বন্ধ করুন।

৷

• অবাঞ্ছিত প্রচারমূলক ইমেল থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন

৷

আপনি কখনই সমস্ত বিজ্ঞাপন এবং প্রচারমূলক ইমেল পড়তে চাইবেন না৷ অপ্রয়োজনীয় থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন. এটি একটি সহজ এবং দ্রুত প্রক্রিয়া। আপনি যে নিউজলেটারগুলি চান না সেগুলি আনসাবস্ক্রাইব করতে, আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে লগইন করুন এবং আপনি যে মেইলারগুলিতে বিরক্ত হয়েছেন তাদের মধ্যে 'আনসাবস্ক্রাইব' সন্ধান করুন৷ অনুসন্ধান ফলাফল পর্যালোচনা করুন এবং কোন ইমেলটি চালিয়ে যেতে চান তা স্থির করুন৷ এছাড়াও আপনি www.unroll.me পরিদর্শন করতে পারেন এবং আপনি যে নিউজলেটারগুলি ট্র্যাশ করতে চান সেগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে পারেন৷ এটি বিভিন্ন বিভাগ এবং ফোল্ডারগুলির সাথে ইনবক্সকে সংগঠিত করবে৷

৷

• ইমেল পড়ার এবং উত্তর দেওয়ার জন্য আপনার সময় নির্ধারণ করুন

একটি সতর্কতা বা বিজ্ঞপ্তি পাওয়া আপনাকে আপনার দায়িত্বের দিকে মনোযোগী করে তোলে৷ যদিও নির্ধারিত সময়ে আপনার ইমেলগুলি বিবেচনা করা আপনাকে জরুরী সহায়তার পাশাপাশি মিটিং সম্পর্কে আপনার ক্যালেন্ডার বজায় রাখতে এবং আপডেট করতে সহায়তা করবে৷
আপনি আপনার যোগাযোগ নম্বর আপডেট করে এবং উপযুক্ত সরবরাহ করে যেকোন জরুরি অবস্থার জন্য আপনার ইমেল খসড়া করতে পারেন আপনার কাছে পৌঁছানোর সময়। ভারী কাজের চাপের কারণে, আপনি প্রতি ঘন্টায় দশ থেকে পনের মিনিটের জন্য আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করতে পারেন বা আপনার ইমেল দিনে 3-4 বার চেক করতে পারেন, যেমন সকাল বিকেল এবং সন্ধ্যায়৷

৷

• বিভাগ অনুযায়ী ইমেল সাজানো

যখন আপনি একসাথে অনেকগুলি ইমেল পান, তখন আপনি গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিতে মনোযোগ দিতে ভুলে যেতে পারেন বা কখনও কখনও আপনি না পড়ে ভুল করে মুছে ফেলতে পারেন৷ এটি ঘটে যখন আপনি আপনার ইনবক্সে সমস্ত ইমেল পান এবং সংশ্লিষ্ট ফোল্ডারে ইমেল রাখার জন্য কোনও ফোল্ডার এবং বিভাগ পাওয়া যায় না। কখনও কখনও আপনি যখন আপনার ইনবক্স থেকে জাঙ্ক মুছে ফেলেন তখন আপনি কাজ সম্পর্কিত ইমেলগুলি মুছে ফেলেন। যাইহোক, আপনি ট্র্যাশ থেকে সেগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারেন তবে কখনও কখনও আপনি জানেন না যে আপনি এটি করেছেন কিনা!

প্রত্যেকেরই তাদের জিনিসপত্র পরিচালনা করার নিজস্ব উপায় আছে৷ এটি শুধুমাত্র একটি পরামর্শ কীভাবে আপনার ইমেলগুলি কার্যকরভাবে পরিচালনা করবেন এবং আপনি কীভাবে সহজ করতে পারেন। তবে আপনি এমন একটি সিস্টেম খুঁজে পেতে পারেন যা আপনার জন্য কাজ করে৷