ভালো ইমেল কীভাবে লিখবেন সেটি বুঝা একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ স্কিল, বিশেষ করে কাজের জন্য। আপনি একটি স্মল বিজনেসের মালিক হন কিনা বা সেলফ-এমপ্লয়ড হন, আপনি প্রতিদিন অনেক ইমেল হ্যান্ডেল করতে হয় বলে সম্ভাব্য।
আপনি অন্য বিজনেস এবং কাস্টমারদের সাথে যোগাযোগের জন্য ইমেলকে আপনার প্রাইমারি মেথড হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। ইমেল লিখা একটি সিম্পল টাস্ক মনে হয়তে পারে, কিন্তু মানুষ প্রায়শই মিসকমিউনিকেশনের শিকার হয়।
এখানে কয়েকটি টিপস আছে যা সাহায্য করতে পারে!
১. নির্দিষ্ট হোন
ইমেল কমিউনিকেশনে, আপনাকে যা বলছেন সেটি স্পেসিফিক হতে হবে। "আমি এটা কাল পূর্ণ করতে চাই" এমন একটি সিম্পল ইমেল যথেষ্ট নয় যদি আপনি একজন কর্মচারিকে মেসেজ করেন।
যদিও আপনার কর্মচারীরা আপনার কথার অধিকাংশ বুঝতে পারেন, কেন মিসকমিউনিকেশনের রিস্ক নেবেন যখন আপনি সরাসরি বলতে পারেন?
২. আপনার ইমেল সঠিকভাবে স্ট্রাকচার করুন
সাবজেক্ট লাইন অপ্টিমাইজ
আপনার ইমেলের সব দিক, সাবজেক্ট লাইন থেকে বডি পর্যন্ত, অপ্টিমাইজ করা উচিত।
আপনি প্রতিদিন অনেক ইমেল পান, এবং उनमें से কিছু আলাদা মনে হয়, ঠিক না? সাধারণত, সেগুলো সেগুলো যাদের একটি অপ্টিমাইজড সাবজেক্ট লাইন থাকে। আপনার ইমেলের সাবজেক্ট লাইনটি ইমেলের সামগ্রিক বিষয়ের সাথে রিলেভেন্ট হওয়া উচিত।
যখন আমরা সাবজেক্ট লাইন চেনি না, বা সেটি অপ্রাসঙ্গিক মনে হয়, আমরা সেটি পড়ার আগেই ডিলিট করে দেই। এটা এড়াতে, নিশ্চিত করুন আপনার সাবজেক্ট লাইন সঠিকভাবে স্ট্রাকচার করা আছে।
ইমেল বডি
আপনার ইমেল একটি গুডওয়িশ দিয়ে শুরু করুন। ক্লায়েন্ট এবং বিজনেস পার্টনারদের সাথে কমিউনিকেশন করার সময় অফিশিয়াল হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। উপযুক্ত হলে অনফিশিয়াল স্পিচ ব্যবহার করা ঠিক আছে, но অধিকাংশ কেসে অফিশিয়াল স্পিচ ব্যবহার করা ভালো।
আপনি কী প্রশ্ন বা অ্যাকশন কনভেয় করতে চাচ্ছেন? গুডওয়িশের পর সেটি সরাসরি বলা ভালো। সরাসরি হওয়াতে হিচকিচাবেন না।
ক্লোজিং
আপনার ইমেলের এন্ডিং হল শেষ জিনিস যা আপনার কাস্টমার বা বিজনেস পার্টনাররা পড়বে। এটি সেটি প্রভাবিত করতে পারে কি তারা আপনাকে রেসপন্স দেবে কিনা।
চেষ্টা করুন ইমেলটি এভাবে শেষ করুন যেন একটি কনভারসেশনের শেষ হচ্ছে। আপনি যদি বান্ধব, পেশাদার, এবং আপনার কল-টু-অ্যাকশন স্পষ্ট হন, তবে আপনি পজিটিভ রেসপন্স পাওয়ার চান্স বেশি পাবেন।
অ্যাটাচমেন্ট পাঠানো
আপনার কাছে একটি বড় অ্যাটাচমেন্ট থাকলে যা আপনি পাঠাতে চান, আপনি সেটি ইমেলের মাধ্যমে করবেন না। বরং, ফাইলটি একটি ফাইল-শেয়ারিং সার্ভিসে আপলোড করুন এবং লিংকটি পাঠান। এটি অনেক বেশি প্রফেশনাল দেখাবে।
৩. এডিট এবং প্রুফ্রিড করুন!
আপনার ইমেল প্রস্তুত করার সময়, চেষ্টা করুন ক্যালপ করুন কোম্পানির সবাই এটা পড়বে। ইমেল তৈরি করা দ্রুত, কিন্তু এটা একটি লাস্টিং ইমপ্রেশন ছেড়ে যেতে পারে, তাই Send ক্লিক করার আগে আপনার কাজ রিভিউ করতে ভুলবেন না।
অনেক ফ্রি অনলাইন টুল আছে যা আপনাকে নিশ্চিত করতে সাহায্য করতে পারে আপনার কাজ ভালো লিখা এবং গ্রামেটিক্যালি সঠিক। এতে সেন্টেন্স স্ট্রাকচার, পাঙ্কচুয়েশন, স্পেলিং, ইত্যাদি থাকে।
Grammarly
Grammarly আপনার লিখা একটি টেক্সট বিশ্লেষণ করে এবং যেকোনো গ্রামেটিক্যাল এরর চেক করে। আপনি এটিকে একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন হিসেবে ইনস্টল করতে পারেন, এবং তাহলে আপনি যেকোনো ওয়েবসাইট ব্যবহার করছেন না কেন সেটি আপনার কাছে উপলব্ধ থাকবে।
উদাহরণস্বরূপ, Grammarly আপনার গ্রামার চেক করতে পারে আপনি জিমেইল বা অন্যান্য ইমেল সাইটে ইমেল টাইপ করার সময়।
Grammarly ফ্রি উপলব্ধ, কিন্তু এর একটি প্রিমিয়াম ভার্সনও আছে। এর ফ্রি ভার্সন বেসিক এবং অ্যাডভান্সড গ্রামার এবং পাঙ্কচুয়েশন এরর ডিটেক্ট করার চমৎকার কাজ করে, যেমন কমা, রান-অন সেন্টেন্স, অ্যালিটারেশন, ফ্র্যাগমেন্ট, ইত্যাদি।
এটি স্পেলিং এরর, প্লেজিয়ারিজম, এবং রাইটিং স্টাইলও চেক করে। Grammarly-এর প্রিমিয়াম ভার্সন ফ্রি ভার্সন যা অফার করে সেটির পাশাপাশি এক্সট্রা টাচ যোগ করে। যাইহোক, প্রিমিয়াম Grammarly অধিকাংশადে তাদের জন্য উদ্দেশ্য করা হয়েছে যারা আর্টিকেল পাবলিশ করার প্ল্যান করেন।
Hemingway Editor
The Hemingway Editor একটি ফ্রি অনলাইন টুল যা আপনার রাইটিং স্টাইল উন্নত করতে সাহায্য করবে। প্ল্যাটফর্মটি শর্ট পিস যেমন ইমেল এডিট করার জন্য আইডিয়াল।
অধিকন্তু, Hemingway Editor আপনাকে আপনার রাইটিং-এ ক্লিয়ার এবং ডায়রেক্ট হতে উৎসাহিত করবে, এমনকি আপনি যদি জটিল সেন্টেন্সের সাথে লম্বা আর্টিকেল লিখেন। আপনি এই এডিটর ব্যবহার করতে পারেন আপনার কাজের কমপ্লেক্সিটি এবং রিডেবিলিটি অ্যাসেস করতে।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং অন্যান্য এডিটিং টুলস
আপনি কি জানেন মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের চমৎকার প্রুফিং অপশন আছে? আপনি যখন মাইক্রোসফট ওয়ার্ড খুলবেন, File > Options > Proofing-এ ক্লিক করুন। আপনি আপনি যে অটোকারেক্ট এবং স্পেলিং অপশনগুলো চেক করতে চান মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে সেগুলো বেছে নিন।
অধিকন্তু, মাইক্রোসফট Microsoft Editor প্রদান করে, একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন যা আপনার ডকুমেন্ট গ্রামার মিসটেক, স্টাইল, এবং আরও চেক করতে সাহায্য করতে পারে।
আপনার ইমেল মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে এডিট করার চমৎকার দিক হল এডিট/ফরম্যাটিং কিছু ইমেল অ্যাপ/সাইটে চমৎকার ট্রান্সলেট হয়, যেমন জিমেইল বা আউटलুক।
আজকাল, অধিকাংশ জনপ্রিয় ইমেল প্রোভাইডার ইন্টিগ্রেটেড এডিটিং অপশন দেয়। उनमें से অনেক গ্রামার মিসটেক চেক করেও করে। জিমেইলের পাশাপাশি, ইয়াহু এবং আউटलুকও ইমেলের জন্য ফরম্যাটিং অপশন দেয়।
একটি পারফেক্ট ইমেল স্ট্রাকচার করতে শিখুন
আমাদের অধিকাংশ দিনের önemli অংশ ইমেল কম্পোজ এবং পড়তে কাটায়। অনেক সময়, এই ইমেলগুলো অন্যদের কাছে কনফিউজিং হয়। উপরে উল্লিখিত টিপসগুলো আপনাকে সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট, এবং বোঝা সহজ ইমেল লিখতে সাহায্য করবে।
আপনার ইমেলগুলো আপনার পেশাদারিত্ব, ডিটেইলে মনোযোগ, এবং মূল্যবোধের প্রতিবিম্ব। তাই মনে রাখবেন অন્યরা আপনার ইমেলের টোন কীভাবে ইন্টারপ্রেট করতে পারে।
