কিভাবে ভাল ইমেল লিখতে হয় তা বোঝা একটি গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা, বিশেষ করে কাজের জন্য। আপনি একটি ছোট ব্যবসার মালিক হোন বা স্ব-নিযুক্ত হন না কেন, আপনি প্রতিদিন অসংখ্য ইমেল পরিচালনা করতে পারেন।
আপনি অন্যান্য ব্যবসা এবং গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগের আপনার প্রাথমিক পদ্ধতি হিসাবে ইমেলগুলি ব্যবহার করতে পারেন। এটি একটি ইমেল লেখা একটি সহজ কাজ বলে মনে হতে পারে, কিন্তু লোকেরা প্রায়ই ভুল যোগাযোগের শিকার হয়৷
৷এখানে কিছু টিপস আছে যা সাহায্য করতে পারে!
1. সুনির্দিষ্ট হোন
ইমেল যোগাযোগে, আপনি যা বলছেন তার সাথে আপনাকে সুনির্দিষ্ট হতে হবে। একটি সাধারণ ইমেল যেমন "আমার আগামীকালের মধ্যে এটি করা দরকার।" আপনি যদি একজন কর্মচারীকে বার্তা পাঠান তাহলে যথেষ্ট হবে না।
যদিও আপনার কর্মীদের আপনি যা বলছেন তার বেশিরভাগই বুঝতে হবে, আপনি যখন সরাসরি হতে পারেন তখন ভুল যোগাযোগের ঝুঁকি কেন নেবেন?
2. আপনার ইমেল সঠিকভাবে গঠন করুন
বিষয় লাইন অপ্টিমাইজ করা
আপনার ইমেলের সমস্ত দিক, বিষয় লাইন থেকে বডি পর্যন্ত, অপ্টিমাইজ করা উচিত।
আপনি প্রতিদিন অগণিত ইমেল পান, এবং তাদের মধ্যে কিছু আলাদা হয়ে যায়, তাই না? সাধারণত, যেগুলি একটি অপ্টিমাইজ করা বিষয় লাইন সহ। আপনার ইমেলের বিষয় লাইনটি ইমেলের সামগ্রিক বিষয়ের সাথে প্রাসঙ্গিক হওয়া উচিত।
যখন আমরা বিষয় লাইনটি চিনতে পারি না, বা এটি অপ্রাসঙ্গিক বলে মনে হয়, আমরা এটি পড়ার আগে ইমেলটি মুছে ফেলি। এটি এড়াতে, নিশ্চিত করুন যে আপনার বিষয় লাইন সঠিকভাবে গঠন করা হয়েছে।
ইমেল বডি
একটি অভিবাদন দিয়ে আপনার ইমেল শুরু করুন. ক্লায়েন্ট এবং ব্যবসায়িক অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করার সময় আনুষ্ঠানিক হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। উপযুক্ত হলে অনানুষ্ঠানিক বক্তৃতা ব্যবহার করা পুরোপুরি ঠিক, তবে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আনুষ্ঠানিক বক্তৃতা ব্যবহার করা ভাল।
আপনি বোঝাতে চেষ্টা করছেন প্রশ্ন বা কর্ম কি? অভিবাদনের পরে পয়েন্টে পৌঁছানো ভাল। সরাসরি হতে দ্বিধা করবেন না।
বন্ধ হচ্ছে
আপনার গ্রাহক বা ব্যবসায়িক অংশীদাররা যে শেষ জিনিসটি পড়তে চলেছেন তা হল আপনার ইমেলের সমাপ্তি। তারা আপনাকে প্রতিক্রিয়া দেয় বা না দেয় তা প্রভাবিত করতে পারে৷
আপনি একটি কথোপকথন মত ইমেল শেষ করার চেষ্টা করুন. আপনি যদি বন্ধুত্বপূর্ণ, পেশাদার এবং আপনার কল-টু-অ্যাকশনের সাথে পরিষ্কার হন তবে আপনি একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পাওয়ার আরও ভাল সুযোগ পাবেন৷
একটি সংযুক্তি পাঠানো হচ্ছে
৷যদি আপনার কাছে একটি বড় সংযুক্তি থাকে যা আপনি পাঠাতে চান তবে আপনার ইমেলের মাধ্যমে এটি করা উচিত নয়। পরিবর্তে, ফাইলটি একটি ফাইল-শেয়ারিং পরিষেবাতে আপলোড করুন এবং পরিবর্তে একটি লিঙ্ক পাঠান৷ এটি অনেক বেশি পেশাদার দেখায়৷
3. সম্পাদনা এবং প্রুফরিড!
আপনার ইমেইল প্রস্তুত করার সময়, কোম্পানির সবাই এটি পড়বে কল্পনা করার চেষ্টা করুন। ইমেলগুলি দ্রুত তৈরি করা যায়, কিন্তু তারা একটি স্থায়ী ছাপ রেখে যেতে পারে, তাই আপনি পাঠান ক্লিক করার আগে আপনার কাজ পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না .
অনেকগুলি বিনামূল্যের অনলাইন টুল রয়েছে যা আপনাকে নিশ্চিত করতে সাহায্য করতে পারে যে আপনার কাজটি ভালভাবে লেখা এবং ব্যাকরণগতভাবে সঠিক। এতে বাক্যের গঠন, বিরাম চিহ্ন, বানান ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
ব্যাকরণগতভাবে
গ্রামারলি আপনার লেখা পাঠ্যের একটি অংশ বিশ্লেষণ করবে এবং কোনো ব্যাকরণগত ত্রুটির জন্য পরীক্ষা করবে। আপনি এটিকে একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন হিসাবে ইনস্টল করতে পারেন, এবং এইভাবে আপনি যে ওয়েবসাইটটি ব্যবহার করছেন না কেন এটিতে আপনার অ্যাক্সেস রয়েছে৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি Gmail বা অন্যান্য ইমেল সাইটে আপনার ইমেল টাইপ করার সাথে সাথে গ্রামারলি আপনার ব্যাকরণ পরীক্ষা করতে পারে।
গ্রামারলি বিনামূল্যে পাওয়া যায়, তবে এর একটি প্রিমিয়াম সংস্করণও রয়েছে। এর বিনামূল্যের সংস্করণটি মৌলিক এবং উন্নত ব্যাকরণ এবং বিরাম চিহ্নের ত্রুটি যেমন কমা, রান-অন বাক্য, অনুলিপি, খণ্ড, ইত্যাদি সনাক্ত করতে একটি ভাল কাজ করে৷
এটি বানান ত্রুটি, চুরি, এবং লেখার শৈলী পরীক্ষা করবে। Grammarly-এর প্রিমিয়াম সংস্করণ বিনামূল্যের সংস্করণ অফার করে এমন সবকিছুতে অতিরিক্ত স্পর্শ যোগ করে। যাইহোক, প্রিমিয়াম গ্রামারলি বেশিরভাগই তাদের জন্য যারা নিবন্ধ প্রকাশ করার পরিকল্পনা করেন।
হেমিংওয়ে সম্পাদক
হেমিংওয়ে এডিটর হল একটি বিনামূল্যের অনলাইন টুল যা আপনাকে আপনার লেখার স্টাইল উন্নত করতে সাহায্য করবে। প্ল্যাটফর্মটি ইমেলগুলির মতো ছোট অংশগুলি সম্পাদনা করার জন্য আদর্শ৷
৷এছাড়াও, হেমিংওয়ে সম্পাদক আপনাকে আপনার লেখায় স্পষ্ট এবং সরাসরি হতে উত্সাহিত করবে, এমনকি যদি আপনি জটিল বাক্য সহ দীর্ঘ নিবন্ধ লেখেন। আপনি আপনার কাজের জটিলতা এবং পঠনযোগ্যতা মূল্যায়ন করতে এই সম্পাদক ব্যবহার করতে পারেন।
মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং অন্যান্য সম্পাদনা সরঞ্জাম
আপনি কি জানেন যে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে দুর্দান্ত প্রুফিং বিকল্প রয়েছে? আপনি যখন Microsoft Word খুলবেন, তখন ফাইল> বিকল্প> প্রুফিং-এ ক্লিক করুন . আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড পরীক্ষা করতে চান এমন স্বয়ংক্রিয় সংশোধন এবং বানান বিকল্পগুলি চয়ন করতে পারেন৷
৷
এছাড়াও, Microsoft Microsoft Editor প্রদান করে, একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন যা আপনাকে ব্যাকরণের ভুল, শৈলী এবং আরও অনেক কিছুর জন্য আপনার নথিগুলি পরীক্ষা করতে সাহায্য করতে পারে৷
মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে আপনার ইমেল সম্পাদনা করার বিষয়ে দুর্দান্ত জিনিসটি হল সম্পাদনা/ফরম্যাটিং কিছু ইমেল অ্যাপ/সাইট, যেমন Gmail বা আউটলুক-এ দুর্দান্ত অনুবাদ করে৷
আজ, সর্বাধিক জনপ্রিয় ইমেল প্রদানকারীদের সমন্বিত সম্পাদনা বিকল্প থাকবে। তাদের মধ্যে অনেক ব্যাকরণের ভুলও পরীক্ষা করবে। Gmail ব্যতীত, Yahoo এবং Outlook-এও ইমেলের ফর্ম্যাটিং বিকল্প রয়েছে৷
শিখুন কিভাবে একটি নিখুঁত ইমেল গঠন করতে হয়
আমাদের বেশিরভাগই দিনের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ ইমেল রচনা এবং পড়তে ব্যয় করে। অনেক সময়, এই ইমেলগুলি অন্যদের কাছে বিভ্রান্তিকর হতে পারে। উপরে উল্লিখিত টিপস আপনাকে সংক্ষিপ্ত, পরিষ্কার এবং সহজে বোঝা যায় এমন ইমেল লিখতে সাহায্য করবে।
আপনার ইমেলগুলি আপনার পেশাদারিত্ব, বিশদে মনোযোগ এবং মূল্যবোধের প্রতিফলন। তাই অন্যরা কীভাবে আপনার ইমেলের টোন ব্যাখ্যা করতে পারে তা মনে রাখতে ভুলবেন না।
