7টি মাইক্রোসফ্ট টু-ডু টিপস আপনাকে আরও সম্পন্ন করতে সহায়তা করতে

আমরা সবাই ব্যস্ত, যার মানে আমাদের বেশিরভাগই যে কোনো ধরনের লিভারেজ খুঁজছি যা আমরা আমাদের সময়কে আরও দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে এবং আরও কাজ করতে পারি। যদিও সেখানে অগণিত উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে, মাইক্রোসফ্ট টু-ডু একটি বিনামূল্যের, তুলনামূলকভাবে সহজে-ব্যবহারযোগ্য অ্যাপ খুঁজছেন এমন লোকদের জন্য একটি দুর্দান্ত বিকল্প। আপনি যদি মাইক্রোসফট টু-ডু ব্যবহার করেন, তাহলে আরও কাজ করতে আপনি এই সাতটি টিপস ব্যবহার করতে পারেন।

1. নির্ধারিত তারিখের সময়সূচী

আপনি অন্য কোনো শর্ত ছাড়াই আপনার Microsoft টু-ডু তালিকায় কাজগুলি যোগ করতে পারেন, এটি সাধারণত নির্ধারিত তারিখগুলি অন্তর্ভুক্ত করা সহায়ক যাতে আপনি কখন সেগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে তার উপর ভিত্তি করে আইটেমগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে পারেন। সৌভাগ্যবশত, আপনি যখন এটি তৈরি করেন বা আপনার তালিকায় যোগ করার পরে কাজটি সম্পাদনার মাধ্যমে উভয়ই যেকোন টাস্কে নির্ধারিত তারিখ যোগ করা সহজ।

একটি নতুন টাস্ক যোগ করার সময়, আপনি নীচে বাম দিকে "সেট ডিউ ডেট" চাপিয়ে একটি নির্দিষ্ট তারিখ যোগ করতে পারেন। আপনি যতবার প্রয়োজন ততবার পুনরাবৃত্তি করার জন্য টাস্কটিকে পুনরাবৃত্তি করতে পারেন বা প্রয়োজনে একটি অনুস্মারক সেট করতে পারেন।

একটি নির্ধারিত তারিখ যোগ করতে বা ইতিমধ্যে তৈরি করা একটি টাস্কে একটি সম্পাদনা করতে, টাস্কটিতে ক্লিক করুন, তারপর একটি তারিখ নির্বাচন করতে "অন্য তারিখ যোগ করুন" এ আলতো চাপুন৷ যদি টাস্কটির ইতিমধ্যেই একটি নির্দিষ্ট তারিখ থাকে, আপনি পরিবর্তন করতে এটিতে ট্যাপ করতে পারেন।

2. সামনের পরিকল্পনা করতে আমার দিন ব্যবহার করুন

মাইক্রোসফ্ট টু-ডু অ্যাপটিতে "আমার দিন" লেবেলযুক্ত একটি অনন্য তালিকা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই তালিকাটি আপনাকে আপনার যেকোনো তালিকা থেকে কাজগুলিকে একক জায়গায় সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে - এছাড়াও, আপনি অন্য কোথাও ইনপুট না করে এই তালিকায় এক-একটি কাজ যোগ করতে পারেন৷ যে কেউ Microsoft টু ডু অ্যাপে একাধিক করণীয় তালিকা নিয়ে কাজ করে, মাই ডে সত্যিই আপনাকে আপনার সময় বুদ্ধিমানের সাথে পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারে যাতে কোনো কাজ ফাটল না পড়ে।

মাই ডে-তে একটি নতুন আইটেম যোগ করতে, স্ক্রিনের নীচে ডানদিকে প্লাস চিহ্ন (+) বুদ্বুদে ক্লিক করুন। সেখান থেকে, অন্য যেকোন তালিকায় আপনার মত একটি টাস্ক যোগ করুন এবং সংরক্ষণ করতে চেকমার্ক টিপুন। আপনি যদি একটি বিদ্যমান তালিকায় এই টাস্কটি বরাদ্দ না করেন, তাহলে অ্যাপটি আপনার আমার দিনের তালিকা ছাড়াও এটিকে "টাস্ক" তালিকায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করবে৷

আপনি স্ক্রিনের নীচের কেন্দ্রে "পরামর্শ" বলে বোতাম টিপে আপনার অন্যান্য টাস্ক তালিকা থেকে আইটেমগুলিকে মাই ডে-তে যোগ করতে পারেন৷ আপনি যদি আমার দিবসে যোগ করতে চান এমন একটি আইটেম "প্রস্তাবিত" এর অধীনে প্রদর্শিত না হয়, আপনি যে তালিকায় আইটেমটি সংরক্ষণ করেছেন সেখানে যেতে পারেন, কাজটি খুলতে পারেন এবং নীচে তালিকাভুক্ত বিকল্পগুলি থেকে "আমার দিনে যোগ করুন" নির্বাচন করতে পারেন। টাস্ক শিরোনাম।

আপনি যদি আমার দিন ব্যবহার করেন, মনে রাখবেন যে তালিকাটি প্রতিদিন মধ্যরাতে পুনরায় সেট করা হয়, তাই আপনি সেই দিন সম্পন্ন না করলে যে কোনও কাজ তালিকা থেকে পড়ে যাবে। যাইহোক, সেগুলি "পরামর্শ" বিভাগের অধীনে প্রদর্শিত হবে যাতে আপনি সেগুলিকে আপনার তালিকায় যোগ করতে পারেন৷

3. কাস্টমাইজ তালিকা

কখনও কখনও সহজে পার্থক্য করা কঠিন যে কোন করণীয় তালিকাটি আপনি যখন দ্রুত তাদের দিকে তাকান। যাইহোক, মাইক্রোসফ্ট টু-ডু আপনাকে সেই সমস্যা এড়াতে সাহায্য করার জন্য কিছু দুর্দান্ত তালিকা কাস্টমাইজেশন বিকল্প অফার করে।

প্রথম এবং সর্বাগ্রে, আপনি প্রতিটি টাস্ক তালিকার নাম দিতে পারেন যা আপনি চান এবং এমনকি শিরোনামে ইমোজিও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার বাড়ির কাজের তালিকা বা মুদি কেনাকাটার তালিকা থেকে আপনার কাজের টাস্ক লিস্টকে সহজেই বোঝাতে সাহায্য করতে পারে। আপনি দুটি জায়গায় আপনার তালিকায় ইমোজি যোগ করতে পারেন:ডিফল্ট চেকলিস্ট আইকনের জায়গায় বা আপনার তালিকার শিরোনামের মধ্যে।

চেকলিস্ট আইকনে আইকন যোগ করতে, তালিকার নাম পরিবর্তন করতে মেনু খুলুন, তারপর তালিকার জন্য একটি ইমোজি নির্বাচন করতে ইমোজি বোতামে (একটি প্লাস চিহ্ন সহ মুখ) ক্লিক করুন। পরিবর্তে আপনার শিরোনামে একটি ইমোজি যোগ করতে, কেবল আপনার স্মার্টফোন কীবোর্ড থেকে ইমোজিগুলি খুলুন এবং সেগুলিকে আপনি অক্ষরের মতো টাইপ করুন৷

ইমোজি ব্যবহার করার পাশাপাশি, আপনি প্রতিটি টাস্ক লিস্টের থিম কাস্টমাইজ করতে পারেন যাতে এটিকে আলাদা করে তোলা যায়। আপনি হয় তালিকার রঙ কাস্টমাইজ করতে পারেন 14টি রঙের বিকল্পগুলির মধ্যে একটি দিয়ে যা Microsoft প্রদান করে বা একটি ফটো থিম বেছে নিতে পারেন (কিন্তু শুধুমাত্র Microsoft প্রদান করে বিকল্পগুলি থেকে)।

4. ট্র্যাকে থাকার জন্য সাবটাস্ক তৈরি করুন

যদিও আপনার করণীয় তালিকায় আপনার কিছু কাজ সহজ হতে পারে, অন্যরা বেশ কয়েকটি ধাপ জড়িত হতে পারে। অধ্যয়নগুলি দেখায় যে সেই বৃহত্তর কাজগুলিকে ছোট ছোট ধাপে ভেঙে ফেলা আসলে আপনার উত্পাদনশীলতাকে বাড়িয়ে তোলে। সৌভাগ্যক্রমে, মাইক্রোসফ্ট টু-ডু এই প্রক্রিয়াটিকে সাবটাস্ক বা ধাপগুলির সাথে সহজ করে তোলে৷

একবার আপনি একটি টাস্ক তৈরি করলে, এটি সম্পাদনা করতে টাস্কটিতে ক্লিক করুন। এই মেনু থেকে, আপনার কাছে "পদক্ষেপ যোগ করার" বিকল্প রয়েছে যা টাস্কের মধ্যে সাবটাস্ক তৈরি করে। আপনি যতগুলি প্রয়োজন ততগুলি ধাপ যোগ করতে পারেন, প্রতিটি ধাপ সম্পূর্ণ করার সাথে সাথে তা পরীক্ষা করে দেখতে পারেন এবং আপনি কতগুলি সম্পন্ন করেছেন এবং কতগুলি ধাপ রয়েছে তার চলমান কাউন্টার দিয়ে আপনার অগ্রগতি ট্র্যাক করতে পারেন৷

সাবটাস্কগুলি তৈরি করা আপনাকে আরও জটিল কাজগুলি সম্পূর্ণ করার সময় প্রক্রিয়ার মধ্যে কোনও পদক্ষেপ মিস করবেন না তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে। যাইহোক, আপনি একটি টাস্কের সমস্ত পদক্ষেপগুলি চেক করার পরেও, মাইক্রোসফ্ট টু-ডু স্বয়ংক্রিয়ভাবে মূল কাজটি চেক করবে না, তাই সমস্ত পদক্ষেপগুলি হয়ে গেলে আপনাকে এখনও আপনার করণীয় তালিকা থেকে সম্পূর্ণ কাজটি পরীক্ষা করতে হবে সম্পন্ন।

5. কাজগুলি সাজানোর জন্য ট্যাগ (#ট্যাগ) ব্যবহার করুন

কখনও কখনও বিভিন্ন তালিকার কাজগুলির জন্য একই ঘনত্ব, আইটেম বা অবস্থানের প্রয়োজন হয়। এই ক্ষেত্রে, একই সময়ে সেগুলি করা আপনার পক্ষে বোধগম্য, তবে আপনি যদি আপনার সমস্ত টাস্ক তালিকা একসাথে দেখতে না পারেন তবে এটি উপলব্ধি করা কঠিন হতে পারে। যাইহোক, মাইক্রোসফ্ট টু-ডু আসলে হ্যাট্যাগ ব্যবহারের মাধ্যমে এটিকে বেশ সহজ করে তোলে।

আপনি ট্যাগ যোগ করতে পারেন যখন আপনি প্রথম টাস্ক তৈরি করেন বা কাজটি তৈরি করার পরে সম্পাদনা করে। এছাড়াও, আপনি টাস্কের যেকোনো অংশে ট্যাগ যোগ করতে পারেন, যেমন শিরোনাম, নোট, এমনকি মূল টাস্কের মধ্যে সাবটাস্ক। আপনি ট্যাগটি যেখানেই যোগ করুন না কেন, অ্যাপের মূল পৃষ্ঠার উপরের ডানদিকে অনুসন্ধান ব্যবহার করে ট্যাগটি অনুসন্ধান করার সময় আপনি এখনও কাজটি দেখতে পাবেন।

6. আপনার Microsoft টু-ডু তালিকা শেয়ার করুন

আপনি লোকেদের একটি সম্পূর্ণ দলের সাথে কাজ করুন বা আপনার পরিবারের জন্য একটি চলমান মুদির তালিকা থাকুক না কেন, এমন সময় আছে যখন আপনাকে Microsoft টু-ডু-এ অন্য কারো সাথে একটি তালিকা ভাগ করতে হবে। ভাগ্যক্রমে, এটি পাঠ্য বা ইমেলের মাধ্যমে করা মোটামুটি সহজ৷

আপনার তালিকাটি অন্য কারো সাথে ভাগ করতে, তালিকার উপরের ডানদিকে "ভাগ করুন" আইকনে ক্লিক করুন৷ সেখান থেকে, আপনার কাছে ইমেল, টেক্সট মেসেজ, এমনকি সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাপ্লিকেশান বা স্ল্যাকের মতো ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার অ্যাপের মাধ্যমে কাউকে আমন্ত্রণ পাঠানোর বিকল্প থাকবে৷

একবার আপনি অন্যদের সাথে তালিকাটি ভাগ করলে, তারা নিজেরাই কাজগুলি যোগ করতে সক্ষম হবে, অথবা আপনি তালিকায় অ্যাক্সেস আছে এমন যেকোন ব্যক্তিকে কাজগুলি অর্পণ করতে পারেন৷ এছাড়াও আপনি "অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন" সেটিংসের মধ্যে যে কোনো সময় তালিকার অ্যাক্সেস প্রত্যাহার করতে পারেন৷

7. একটি মাইক্রোসফ্ট টু-ডু সিরি শর্টকাট প্রোগ্রাম করুন (আইফোন ব্যবহারকারীদের জন্য)

আপনি যদি সময় কম করেন এবং একটি আইফোন ব্যবহার করেন, আপনি Microsoft টু-ডু-এর জন্য একটি সিরি শর্টকাট যোগ করে আপনার উত্পাদনশীলতা আরও বাড়িয়ে তুলতে পারেন। একটি Siri শর্টকাট যোগ করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

1. আপনার করণীয় সেটিংস থেকে, "Siri শর্টকাট" নির্বাচন করুন৷
৷
2. আপনি যে আইটেমের জন্য একটি শর্টকাট যোগ করতে চান তার পাশে প্লাস আইকনে (+) ট্যাপ করুন (যেমন একটি টাস্ক যোগ করা বা একটি তালিকা খোলা)।
3. টাস্কটি চালানোর জন্য আপনি Siri-এর সাথে যে বাক্যাংশটি ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিন, তারপর "করতে হবে"-এর অধীনে আপনি যে আইটেমটি যোগ করতে চান সেই তালিকাটি নির্বাচন করুন এবং "আরো দেখান" সহ যেকোনো অতিরিক্ত পদক্ষেপ সেট করুন। বোতাম
4. আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত সেটিংস বেছে নেওয়ার পরে, "ব্যাক -> সিরিতে যোগ করুন" এ ক্লিক করুন।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

1. কিভাবে Microsoft To-Do আমাকে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে সাহায্য করতে পারে?

মাইক্রোসফ্ট টু-ডু হল একটি সাধারণ টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ যা বিনামূল্যে অনেক বৈশিষ্ট্য অফার করে। করণীয়-এর সাহায্যে, আপনি কার্য তালিকা তৈরি করতে পারেন, সাবটাস্ক যোগ করতে পারেন, তালিকা শেয়ার করতে পারেন এবং অন্যদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন এবং Outlook ক্যালেন্ডার বা অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সাথে আপনার করণীয় তালিকাকে একীভূত করতে পারেন৷

2. মাইক্রোসফ্ট টু-ডু-এর সাথে কোন অ্যাপগুলি একত্রিত হতে পারে?

অন্যান্য মাইক্রোসফ্ট অ্যাপ্লিকেশনগুলির মতো, Microsoft টু-ডু সহজেই Office 365 পরিবারের যেকোনো কিছুর সাথে একীভূত হয়। যাইহোক, মাইক্রোসফ্ট পরিবারের বাইরে বেশিরভাগ অ্যাপের সাথে একীকরণের জন্য Zapier-এর মতো তৃতীয় পক্ষের অটোমেশন অ্যাপের প্রয়োজন হয়।

3. Microsoft টু-ডু-এর সীমাবদ্ধতাগুলি কী কী?

যদিও মাইক্রোসফ্ট টু-ডু অনেকগুলি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে, এটি কিছু সীমাবদ্ধতার সাথে আসে। উদাহরণস্বরূপ, থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশানগুলির সাথে ইন্টিগ্রেশনের ক্ষেত্রে টু-ডু খুব বেশি অফার করে না। উপরন্তু, আপনি সাবটাস্কে নোট বা নির্ধারিত তারিখ যোগ করতে পারবেন না, শুধুমাত্র মূল কাজটিতে। এছাড়াও আপনার উত্পাদনশীলতার প্রতিবেদনগুলি অ্যাক্সেস করার কোনও উপায় নেই, যা কিছু লোক উপকারী বলে মনে করে।