Microsoft To-Do-র ৭টি টিপস যা আপনাকে বেশি কাজ সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে

আমরা সবাই ব্যস্ত, তাই আমাদের অধিকাংশ লোক সময় দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে এবং বেশি কাজ করায় কোনো সুবিধা খুঁজে পেতে চাই। গাণিতিকভাবে অসংখ্য পণ্যত্ব অ্যাপলিকেশন থাকা সত্ত্বেও, Microsoft To-Do বিনামূল্যে এবংhält সরল ব্যবহারের অ্যাপ খুঁজছেন তাদের জন্য একটি চমৎকার বিকল্প। আপনি যদি Microsoft To-Do ব্যবহার করেন, তবে এই সাতটি টিপস আপনাকে আরও বেশি কাজ সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে।

১. সময়মতো সম্পন্ন করার তারিখ নির্ধারণ করুন

Microsoft To-Do-তে আপনি কোনো শর্ত ছাড়া টাস্ক যোগ করতে পারেন, কিন্তু সাধারণত সময়মতো সম্পন্ন করার তারিখ অন্তর্ভুক্ত করা সহায়ক হয় যাতে আপনি টাস্কগুলো কাজ শেষ করার সময় অনুযায়ী অগ্রাধিকার দিতে পারেন। خوشবরিশব, কোনো টাস্ক তৈরি করার সময় বা তালিকায় যোগ করার পর এডিট করে যেকোনো টাস্কে সময়মতো তারিখ যোগ করা খুব সহজ।

নতুন টাস্ক যোগ করার সময়, আপনি বাম পাশের নিচে "Set Due Date" বাটন চাপে সময়মতো তারিখ যোগ করতে পারেন। আপনি টাস্কটিকে পুনরাবৃত্তিমূলকও করতে পারেন যাতে আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী সেটি বারবার তৈরি হয়, অথবা প্রয়োজনে রিমাইন্ডার সেট করতে পারেন।

যে টাস্ক ইতিমধ্যে তৈরি হয়েছে সেটিতে সময়মতো তারিখ যোগ বা এডিট করতে, টাস্কটিতে ক্লিক করুন, তারপর "Add Due Date"-এ ট্যাপ করে তারিখ বেছে নিন। যদি টাস্কে ইতিমধ্যে সময়মতো তারিখ থাকে, তবে সেটিতে ট্যাপ করে পরিবর্তন আনা যায়।

২. My Day ব্যবহার করে আগাম কল্পনা করুন

Microsoft To-Do অ্যাপে "My Day" নামে একটি অনন্য তালিকা রয়েছে। এই তালিকা আপনার যেকোনো তালিকার টাস্কগুলো এক জায়গায় সংগঠিত করতে সাহায্য করে - এছাড়া আপনি এককালীন টাস্কগুলো এই তালিকায় সরাসরি যোগ করতে পারেন অন্য কোথাও ইনপুট দিয়ে না। Microsoft To-Do-এ একাধিক টু-ডু তালিকা জামেলা দেন যারা, তাদের জন্য My Day সময় বুদ্ধিমানের সাথে পরিচালনা করতে বড় সাহায্য করে যাতে কোনো টাস্ক বাদ না পড়ে।

My Day-এ নতুন আইটেম যোগ করতে, সক্রীনের নিচে ডান পাশে প্লাস চিহ্ন (+) বাবলটিতে ক্লিক করুন। সেখান থেকে অন্য তালিকার মতোই টাস্ক যোগ করুন এবং সেভ করতে চেকমার্ক চাপুন। আপনি যদি এই টাস্ককে কোনো বিদ্যমান তালিকায় এসাইন না করেন, তবে অ্যাপটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Tasks" তালিকায় পাশাপাশি My Day তালিকায়ও সেভ করবে।

আপনি আপনার অন্যান্য টাস্ক তালিকা থেকে My Day-এ আইটেম যোগ করতে পারেন সক্রীনের নিচে মাঝপথে "Suggestions" বাটন চাপে। আপনি যে আইটেমটি My Day-এ যোগ করতে চান সেটি যদি "Suggested"-এর নিচে না থাকে, তবে আপনি যেখানে আইটেমটি সংরক্ষণ করেছেন সেই তালিকায় যান, টাস্কটি খুলুন, এবং টাস্কের শিরোনামের নিচে বিকল্প থেকে "Add to My Day" বেছে নিন।

আপনি যদি My Day ব্যবহার করেন, মনে রাখবেন তালিকা প্রতিদিন বান্ধবী রাত ১২টায় রিসেট হয়, তাই আপনি যে টাস্কগুলো সেদিন সম্পন্ন করতে পারেননি সেগুলো তালিকা থেকে বাদ পড়ে যাবে। তবে সেগুলো "Suggestions" বিভাগে দেখাবে যাতে আপনি সেগুলো আবার আপনার তালিকায় যোগ করতে পারেন।

৩. তালিকা কাস্টমাইজ করুন

কখনও কখনও দ্রুত নজর দিয়ে কোন টু-ডু তালিকা কোনটি বোঝা কঠিন হয়। যাহোক, Microsoft To-Do কিছু চমৎকার তালিকা কাস্টমাইজেশনের অপশন দিয়ে এই সমস্যা এড়াতে সাহায্য করে।

প্রথমত, আপনি প্রতিটি টাস্ক তালিকাকে আপনার ইচ্ছামতো নাম দিতে পারেন এবং শিরোনামে ইমোজিও ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনার কাজের টাস্ক তালিকাকে ঘরের কাজ বা বাজার করার তালিকা থেকে সহজে আলাদা করতে সাহায্য করবে। আপনি দুটি জায়গায় ইমোজি যোগ করতে পারেন: ডিফল্ট চেকলিস্ট আইকনের পরিবর্তে বা আপনার তালিকার শিরোনামের মধ্যে।

চেকলিস্ট আইকনে আইকন যোগ করতে, তালিকা রিনেম করার মেনু খুলুন, তারপর ইমোজি বাটন (প্লাস চিহ্নযুক্ত মুখ) চাপে তালিকার জন্য একটি ইমোজি বেছে নিন। শিরোনামে ইমোজি যোগ করতে, আপনার স্মার্টফোন কীবোর্ড থেকে ইমোজি খুলুন এবং সেগুলো অক্ষরের মতোই টাইপ করুন।

ইমোজির পাশাপাশি, আপনি প্রতিটি টাস্ক তালিকার থিমও কাস্টমাইজ করতে পারেন যাতে সেটি আলাদা দিয়ে থাকে। আপনি Microsoft-র দেওয়া ১৪টি রঙের অপশন থেকে তালিকার রঙ কাস্টমাইজ করতে পারেন বা ফটো থিম বেছে নিতে পারেন (কিন্তু শুধু Microsoft-র দেওয়া অপশন থেকে)।

৪. সাবটাস্ক তৈরি করে ট্র্যাকে থাকুন

আপনার টু-ডু তালিকার কিছু টাস্ক সহজ হতে পারে, অন্যগুলো একাধিক ধাপের জটিল হতে পারে। গবেষণা দেখায় বড় টাস্কগুলো ছোট ছোট ধাপে ভাগ করলে পণ্যত্ব বেড়ে। Microsoft To-Do সাবটাস্ক বা স্টেপস দিয়ে এই কাজটি খুব সহজ করে দিয়েছে।

একবার টাস্ক তৈরি হলে, এডিট করতে টাস্কটিতে ক্লিক করুন। এই মেনু থেকে "add step" অপশনটি বেছে নিন, যা টাস্কের ভিতরে সাবটাস্ক তৈরি করবে। আপনি যতগুলো ধাপ প্রয়োজন যোগ করতে পারেন, প্রতিটি ধাপ সম্পন্ন হলে চেক অফ করতে পারেন, এবং রানিং কাউন্টার দিয়ে কতগুলো ধাপ বনাম কতগুলো সম্পন্ন হয়েছে সেটি ট্র্যাক করতে পারেন।

সাবটাস্ক তৈরি করলে জটিল টাস্ক সম্পন্ন করার সময় কোনো ধাপ বাদ পড়েনা তা নিশ্চিত করতে সাহায্য मिलে। যাহোক, আপনি যখন একটি টাস্কের সকল ধাপ চেক অফ করবেন, Microsoft To-Do স্বয়ংক্রিয়ভাবে মূল টাস্কটি চেক অফ করবে না, তাই সকল ধাপ শেষ হলে আপনাকে টু-ডু তালিকা থেকে পুরো টাস্কটি ম্যানুয়ালি চেক অফ করতে হবে।

৫. ট্যাগ (#Tags) ব্যবহার করে টাস্ক সাজান

কখনও কখনও আলাদা আলাদা তালিকার টাস্কগুলো একই মনোযোগ, জিনিস বা জায়গা চায়। এ জাতীয় ক্ষেত্রে সেগুলো একসাথে করা বুদ্ধিমানের, কিন্তু সব তালিকা একসাথে না দেখলে বোঝা কঠিন। Microsoft To-Do হ্যাশট্যাগ দিয়ে এটি খুব সহজ করে দিয়েছে।

আপনি টাস্ক তৈরি করার সময় বা পরে এডিট করার সময় ট্যাগ যোগ করতে পারেন। ট্যাগ টাস্কের যেকোনো অংশে - শিরোনাম, নোট, বা মূল টাস্কের ভিতরের সাবটাস্কে - যোগ করা যায়। আপনি ট্যাগ কোথায় যোগ করলেন না কেন, অ্যাপের হোম পেজের উপরে ডান পাশে সার্চ দিয়ে ট্যাগ খুঁজলে টাস্কটি দেখাবে।

৬. আপনার Microsoft To-Do তালিকা শেয়ার করুন

আপনি একদল মানুষের সাথে কাজ করুন বা পরিবারের জন্য চলতি বাজার তালিকা রাখুন, Microsoft To-Do-এ তালিকা অন্যের সাথে শেয়ার করার প্রয়োজন পড়ে। خوشবরিশব, টেক্সট বা ইমেইল দিয়ে এটি খুব সহজে করা যায়।

তালিকা অন্যের সাথে শেয়ার করতে, তালিকার উপরে ডান পাশে "Share" আইকনে ক্লিক করুন। সেখান থেকে আপনি কারো ইমেইল, টেক্সট মেসেজ, বা সোশ্যাল মিডিয়া/ইন্সট্যান্ট মেসেঞ্জার অ্যাপ্লিকেশন যেন Slack-এর মাধ্যমে আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন।

তালিকা শেয়ার করলে অন্যদেরও টাস্ক যোগ করতে পারবে, অথবা আপনি তালিকার অ্যাকসেস পাওয়া ব্যক্তিদেরকে টাস্ক অ্যাসাইন করতে পারবেন। আপনি যেকোনো সময় "Manage Access" সেটিংস থেকে অ্যাকসেস বাতিল করতে পারবেন।

৭. Microsoft To-Do Siri শর্টকাট প্রোগ্রাম করুন (iPhone ব্যবহারকারীদের জন্য)

আপনি যদি সময়ের সংকটে পড়েন এবং iPhone ব্যবহার করেন, তবে Microsoft To-Do-এর জন্য একটি Siri শর্টকাট যোগ করে আপনার পণ্যত্ব আরও বেড়াতে পারেন। Siri শর্টকাট যোগ করতে এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. আপনার To-Do সেটিংস থেকে "Siri Shortcuts" বেছে নিন।
2. আপনি যে আইটেমের জন্য শর্টকাট যোগ করতে চান (যেমন টাস্ক যোগ করা বা তালিকা খোলা) তার পাশের প্লাস আইকন (+) চাপুন।
3. Siri-এর সাথে যা বাক্য ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিন, তারপর "to do"-র নিচে আপনি কোন তালিকায় আইটেমটি যোগ করতে চান সেটি বেছে নিন এবং "Show More" বাটনে অতিরিক্ত ধাপ সেট করুন।
4. সকল সেটিং বেছে নিলে "Back -> Add to Siri" ক্লিক করুন।

আমরা যা জানতে চাই

১. Microsoft To-Do কীভাবে আমাকে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে সাহায্য করতে পারে?

Microsoft To-Do একটি সহজ টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ যা বিনামূল্যে অনেক ফিচার দিয়ে থাকে। To-Do দিয়ে আপনি টাস্ক তালিকা তৈরি করতে পারেন, সাবটাস্ক যোগ করতে পারেন, তালিকা শেয়ার করে অন্যদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন, এবং আপনার To-Do তালিকাকে Outlook ক্যালেন্ডার বা অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সাথে ইন্টিগ্রেট করতে পারেন।

২. কোন অ্যাপগুলো Microsoft To-Do-এর সাথে ইন্টিগ্রেট হয়?

অন্যান্য Microsoft অ্যাপ্লিকেশনের মতোই, Microsoft To-Do Office 365 পরিবারের যেকোনো জিনিসের সাথে সহজে ইন্টিগ্রেট হয়। যাহোক, Microsoft পরিবারের বাইরের অধিকাংশ অ্যাপের সাথে ইন্টিগ্রেশনের জন্য Zapier-এর মত থার্ড-পার্টি অটোমেশন অ্যাপের প্রয়োজন হয়।

৩. Microsoft To-Do-এর সীমাবদ্ধতা কী?

Microsoft To-Do অনেক চমৎকার ফিচার দিয়ে থাকা সত্ত্বেও, এর কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, To-Do থার্ড-পার্টি অ্যাপের সাথে ইন্টিগ্রেশনের ক্ষেত্রে কম অপশন দেয়। উপরন্তু, আপনি সাবটাস্কে নোট বা সময়মতো তারিখ যোগ করতে পারবেন না, শুধু মূল টাস্কে যোগ করা যায়। এছাড়া আপনার পণ্যত্বের রিপোর্ট देखने কোনো উপায় নেই, যা কয়েকজন লোক উপকারী মনে করেন।