একটি উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম হওয়া সত্ত্বেও, ইমেল কাজের সময় একটি প্রধান বিভ্রান্তি এবং আপনাকে আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজ করতে বাধা দেয়। এমনকি যখনই কোনো বিজ্ঞপ্তি আসে তখনই আপনার ইমেল চেক করার অভ্যাস থাকতে পারে।
এই ধরনের অনুশীলনগুলি আপনার কর্মক্ষমতাকে বাধাগ্রস্ত করে এবং আপনার লক্ষ্য অর্জনের পথে প্রতিবন্ধকতা সৃষ্টি করে। উত্পাদনশীলতা সর্বাধিক করতে, আপনি ইমেল ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ করতে নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলি গ্রহণ করতে চাইতে পারেন৷
1. ইনবক্স দিয়ে আপনার দিন শুরু করবেন না
সকালের সময়, আপনাকে আপনার অগ্রাধিকারগুলি বিবেচনা করা উচিত, দিনের জন্য একটি করণীয় তালিকা তৈরি করা উচিত এবং অন্য লোকেদের অনুরোধের বিষয়ে চিন্তা না করে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের উপর ফোকাস করা উচিত। সকালে প্রথমে আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করা যতটা লোভনীয় হতে পারে, এটি আপনার মনোযোগ সরিয়ে দেয়।
ইমেলগুলির সম্ভাব্য উত্তরগুলির সাথে আপনার মন বিশৃঙ্খল হয়ে যায় এবং ফলস্বরূপ, আপনার প্রকৃত কাজ ক্ষতিগ্রস্ত হয়। ভোরবেলা ইমেলের উত্তর দেওয়া লোকেদের জানতে দেয় যে আপনি ইতিমধ্যেই উপলব্ধ৷ তাই, আপনার দিনের শুরুটা করতে হবে কাজের দিকে মনোযোগ দিয়ে, ইমেইলে নয়।
2. নিয়মিত ইনবক্স খালি করুন
আপনার প্রাপ্ত প্রতিটি ইমেলের উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন নেই। যাইহোক, আপনার ইনবক্স অপঠিত ইমেলগুলিতে পূর্ণ রাখতে আপনাকে প্রতিটি ইমেল প্রক্রিয়া করতে হবে। অন্যথায়, আপনি প্রয়োজনীয় ইমেল পাবেন না। আপনি এই পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করে বাল্ক অপঠিত বার্তাগুলি থেকে ইনবক্সকে মুক্ত রাখতে পারেন:
- করুন: ইমেল যদি দুই মিনিটেরও কম সময় নিতে পারে এমন কোনো কাজ করার জন্য জিজ্ঞাসা করে, তা অবিলম্বে করুন।
- প্রতিনিধি: এটি অগত্যা অন্য কাউকে দায়িত্ব হস্তান্তর করার বিষয়ে নয়। সুতরাং, আপনি সঠিক লোকেদের কাছে কাজটি ফরোয়ার্ড করতে পারেন।
- বিলম্বিত করুন: ইমেলের জরুরী উত্তরের প্রয়োজন না হলে, আপনি উত্তরটি আরও ভালো সময়ের জন্য পিছিয়ে দিতে পারেন।
- মুছুন: বিভ্রান্তি এবং বিশৃঙ্খলতা এড়াতে আপনার অবিলম্বে অন্য কাউকে অর্পিত বা অ-সমালোচনামূলক ইমেলগুলি মুছে ফেলা উচিত।
3. প্রত্যেকের কাছে প্রতিটি ইমেল সিসি করা থেকে বিরত থাকুন
CCing ইমেলগুলি মাঝে মাঝে প্রয়োজনীয় হতে পারে, তবে এর অর্থ সাধারণত এমন উত্তর দিয়ে বোমাবাজি করা যা আপনার সাথে কোন সম্পর্ক নেই। একটি ইমেল পাঠানোর সময়, CC ফিল্ডে দুইজনের বেশি যুক্ত করবেন না৷
৷যদি আপনার সহকর্মীরা আপনাকে এমন ইমেলগুলিতে সিসি করে যেগুলিতে এমন তথ্য রয়েছে যা আপনার জানার প্রয়োজন নেই, আপনি অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলিও পেতে পারেন। সেক্ষেত্রে, আপনার টিমকে সবাইকে উত্তর না দিয়ে পৃথকভাবে উত্তর দিতে বলা উচিত, যদি না তারা এমন কিছু তথ্য শেয়ার করে যা সবার জানা দরকার।
4. ব্যাচে ইমেল চেক করা হচ্ছে
দুই ধরনের ইমেল ব্যবহারকারী রয়েছে:প্রথম প্রকারটি বিজ্ঞপ্তির উপর নির্ভর করে এবং ইমেলটি আসার সাথে সাথে তা পরীক্ষা করে। দ্বিতীয় ধরণের প্রেরকের কাছে একটি ব্যাচের সমস্ত ইমেল চেক করার জন্য তাদের নির্দিষ্ট সময় থাকে যাতে তারা বাকি দিন এটি ভুলে যেতে পারে৷
আপনার কাজগুলি কার্যকরভাবে সম্পন্ন করার জন্য আপনাকে দ্বিতীয় ধরনের হতে হবে। কখন সময় পরীক্ষা করতে হবে তার জন্য আপনার নিজের নিয়ম সেট করুন৷
5. লিভারেজ ইমেল ম্যানেজমেন্ট টুলস
আপনার ইমেল ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণের বাইরে যাওয়া এবং আপনার মূল্যবান সময় বাঁচানো থেকে বিরত রাখার সেরা পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি হল আপনার বার্তাগুলি স্ক্রীন করার জন্য বাহ্যিক সহায়তা নেওয়া। ইমেল পরিচালনা করার একটি স্মার্ট বিকল্প হল Sanebox বা Unroll.me এর মত টুল ব্যবহার করা।
Sanebox আপনাকে আপনার ইমেল ইনবক্স বাছাই এবং ডিক্লাটার করতে এবং শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির জন্য পথ তৈরি করতে সহায়তা করে। আপনার ইমেল ঠিকানায় পৌঁছানো অন্য কোনো ইমেল ট্র্যাশ বা সংরক্ষণাগারে যাবে। Unroll.Me এর মাধ্যমে, আপনি প্রয়োজনীয় নয় এমন ইমেল সদস্যতা বাতিল করতে পারেন।
6. যোগাযোগের জন্য একটি নতুন অপারেটিং মডেল চয়ন করুন
আপনার দলের সদস্যদের মধ্যে একটি অভিনব যোগাযোগ মডেল প্রবর্তন করে, আপনি ইমেলের উপর কম নির্ভরশীল হতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি গ্রুপ যোগাযোগের জন্য একটি প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জাম ব্যবহার করতে পারেন বা একটি সংক্ষিপ্ত বৈঠকের ব্যবস্থা করতে পারেন। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলের সাহায্যে, আপনি একটি প্রোজেক্টের সাথে তালিকাভুক্ত সমস্ত প্রয়োজনীয় পয়েন্টার রাখতে পারেন।
একইভাবে, আপনি দীর্ঘ ইমেল থ্রেড এড়াতে ফোনে একের পর এক কথোপকথনের সময়সূচী করতে পারেন। সহযোগিতা এবং রিয়েল-টাইম যোগাযোগের জন্য, আপনি যেকোন প্রয়োজনে আপনার দলের সাথে দ্রুত সংযোগ করতে স্ল্যাক, ফ্লক, ইয়ামার ইত্যাদির মতো মেসেজিং পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷
7. আপনার ইমেল শিষ্টাচার উন্নত করুন
বিঘ্ন ছাড়াই আরও অনেক কিছু সম্পন্ন করতে আরও সফল হতে, নিম্নলিখিত টিপস দিয়ে আপনার ইমেল শিষ্টাচার সূক্ষ্ম-টিউন করুন:
- সর্বদা একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন লিখুন যা ইমেলের বিষয়বস্তু নির্দিষ্ট করে। সুতরাং, প্রাপক ইমেলগুলিকে উপেক্ষা করবেন না এবং আপনাকে উত্তরের জন্য জিজ্ঞাসা করে অতিরিক্ত ইমেল পাঠাতে হবে না।
- পাঠান চাপার আগে আপনার ইমেলগুলি প্রুফরিড করা এড়িয়ে যাবেন না বোতাম এটা নিশ্চিত করবে যে টাইপোর কারণে ভুল বোঝাবুঝির কোন সুযোগ নেই।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেল স্বাক্ষরে আপনার যোগাযোগের তথ্য রয়েছে, যেমন ফোন নম্বর। এইভাবে, প্রয়োজনীয়তা দেখা দিলে প্রাপক সরাসরি আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
8. বিলম্বিত প্রতিক্রিয়ার জন্য যান
আপনি প্রায়ই ইমেল আসার সাথে সাথে তাদের প্রতিক্রিয়া শেষ করতে পারেন। যাইহোক, এটি শুধুমাত্র আপনার প্রাথমিক কাজ থেকে আপনার একাগ্রতা দূরে নিয়ে যাবে। একটি ইমেলের উত্তর দিতে তাড়াহুড়ো করা বন্ধ করুন। পরিবর্তে, আপনার ইনবক্স পরিচালনা করতে এক ঘন্টা বা তারও বেশি সময় নিন এবং আপনার সময়সূচী অনুযায়ী উত্তর দিন৷
৷আপনি যদি জরুরী ইমেলগুলি হারিয়ে যাওয়ার বিষয়ে উদ্বিগ্ন হন তবে আপনি সেই ক্ষেত্রে ইমেলগুলি পাবেন না। যেকোনো জরুরী অবস্থার জন্য, আপনি একটি ফোন কল পাবেন, একটি ইমেল নয়৷
৷9. "Yesterbox" পদ্ধতি ব্যবহার করে দেখুন
Tony Hsieh দ্বারা তৈরি, এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র গতকাল আসা ইমেলের উত্তর দেওয়ার প্রচার করে - যদি না তারা জরুরি হয়। এই কৌশলটির মৌলিক নিয়ম হল আজকের পরিবর্তে গতকালের ইনবক্স প্রক্রিয়া করা। অবশ্যই, আপনি একটি জরুরী ইমেল পড়বেন যার জন্য অবিলম্বে ব্যবস্থা নেওয়া দরকার, তবে অনেক ইমেল সেই বিভাগের অধীনে পড়বে না।
10. নিউজলেটারগুলিকে বিদায় বলুন
আপনার ইনবক্সে আসা প্রতিটি ইমেল বিভ্রান্তির এক মুহুর্তের সমান। আপনি প্রতিদিন যে ইমেলগুলি পান তার একটি বড় অংশ হল নিউজলেটার। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি কখন নিউজলেটারে সদস্যতা নিয়েছেন এবং কেন তা মনে রাখবেন না।
আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে এবং বিজোড় সময়ে অপ্রয়োজনীয় বিজ্ঞপ্তিগুলি এড়াতে, আপনার প্রয়োজন নেই এমন নিউজলেটারগুলিতে সদস্যতা ত্যাগ করুন৷ এই সদস্যতা ত্যাগ করতে কিছু সময় লাগতে পারে, কিন্তু আপনি অবাঞ্ছিত ইমেল থেকে চিরতরে মুক্ত থাকবেন। আপনি যদি কোনো পোস্ট মিস করতে না চান তাহলে আপনি সবসময় ইমেলের পরিবর্তে একটি RSS ফিড ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার ইমেলের চেয়ে আপনার উৎপাদনশীলতা বেশি গুরুত্বপূর্ণ
ইমেলের শেষ না হওয়া স্তূপ আপনাকে চাপ এবং বিভ্রান্ত করতে যথেষ্ট। এই পদ্ধতিগুলির সাথে আপনার ইমেলের অভ্যাস পরিবর্তন করে, আপনি ইমেলকে বিভ্রান্তি সৃষ্টি করা থেকে বিরত রাখতে পারেন এবং অত্যন্ত উত্পাদনশীল হয়ে উঠতে পারেন৷
