উৎপাদনশীলতার টুল হলেও, ইমেইল কাজের সময় একটি বড় ধ্যানভাঙনের কারণ হয় এবং আপনাকে আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো করতে বাধা দেয়। হয়তো আপনার অভ্যাস আছে বিজ্ঞপ্তি আসার সাথে সাথে ইমেইল চেক করার।
এই প্রথাগুলো আপনার পারফরম্যান্সে বাধা দেয় এবং লক্ষ্য অর্জনের পথে বাধা সৃষ্টি করে। উৎপাদনশীলতা সর্বাধিক করার জন্য, ইমেইল ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ করার জন্য নিচের পদ্ধতিগুলো আপনাতে পারেন।
১. সকালে ইনবক্স দিয়ে দিন শুরু ن করুন
সকালে, আপনাকে আপনার প্রায়োরিটি বিবেচনা করতে হবে, দিন भरের টু-ডু লিস্ট বানাতে হবে, এবং অন্যের অনুরোধের চিন্তা ছাড়া সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজে ফোকাস করতে হবে। সকালে সকালে ইমেইল চেক করার 흡引力 হলেও, এটি আপনার মনোযোগ বণ্টন করে।
আপনার মনে ইমেইলগুলোর সম্ভাব্য রিপ্লাই নিয়ে গুলগুলি শুরু হয়, ফলে আপনার আসল কাজ ভোগে। সকালে ইমেইল রিপ্লাই করলে লোকেরা জানে আপনি ইতিমধ্যে উপলব্ধ। তাই আপনাকে দিন শুরু করতে হবে কাজে ফোকাস করে, ইমেইলে নয়।
২. নিয়মিত ইনবক্স খালি রাখুন
আপনার পাওয়া প্রতিটি ইমেইলে রিপ্লাই দিতে হবে এমন নয়। কিন্তু, আপনাকে প্রতিটি ইমেইল প্রসেস করতে হবে ইনবক্সকে আনরিড ইমেইল থেকে ভরা রাখতে না देने। অন্যথায়, আপনি ضرুরী ইমেইলটি খুঁজে পাবেন না। নিচের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করে ইনবক্সকে বাল্ক আনরিড মেসেজ থেকে মুক্ত রাখুন:
- Do (করুন): যদি ইমেইলে যেকোনো একশনযোগ্য কাজ থাকে যেটি দু মিনিটের কম সময় নেবে, তা অবিলম্বে করুন।
- Delegate (নিযুক্ত করুন): এটি বাধ্যতামূলকভাবে কারো অন্যদের দায়িত্ব দাওয়ার ব্যাপার নয়। আপনি সঠিক ব্যক্তির কাছে কাজটি ফরওয়ার্ড করতে পারেন।
- Defer (স্থগিত করুন): যদি ইমেইলে জরুরি রিপ্লাই দরকার না হয়, তবে রিপ্লাই দিন একটি ভালো সময়ে।
- Delete (মুছুন): অন্যের কাছে ডেলিগেট করা বা নন-ক্রিটিক্যাল ইমেইলগুলো অবিলম্বে মুছে ফেলুন যাতে বিভ্রান্তি ও গুলগুলি না হয়।
৩. প্রতিটি ইমেইল সবার সাথে সিসি (CC) না করুন
ইমেইল সিসি (CC) করা কখনো কখনো প্রয়োজনীয় হতে পারে, কিন্তু সাধারণত এর মানে আপনার সাথে সম্পর্কিত নয় এমন রিপ্লাইগুলোর বর্ষণ পাওয়া। ইমেইল পাঠানোর সময়, সিসি (CC) ফিল্ডে দুজনের বেশি ব্যক্তি যোগ করবেন না।
যদি আপনার সহকর্মীরা আপনাকে এমন ইমেইলে সিসি (CC) করে যেটিতে আপনার জানার দরকার নেই এমন তথ্য থাকে, তবে আপনও অপ্রয়োজনীয় ইমেইল পাবেন। সেক্ষেত্রে, আপনার টিমকে জানাতে হবে সবার কাছে রিপ্লাই (Reply All) করার বদলে আলাদা আলাদা রিপ্লাই (Reply) দিতে, যদি না সে এমন কিছু তথ্য শেয়ার করে যা সবার জানার দরকার।
৪. ব্যাচে ইমেইল চেক করুন
ইমেইল ব্যবহারকারী দু প্রকারের: প্রথম প্রকার বিজ্ঞপ্তির ওপর নির্ভর করে এবং ইমেইল আসার সাথে সাথে চেক করে। দ্বিতীয় প্রকারের ব্যবহারকারীরা তাদের নির্দিষ্ট সময়ে সব ইমেইল একসাথে ব্যাচে চেক করে যাতে বাকি দিনটা সেটা ভুলে যান।
আপনাকে দ্বিতীয় প্রকারের হতে হবে আপনার কাজগুলো কার্যকরভাবে করতে। ইমেইল চেক করার সময় নিয়ে নিজের নিজের নিয়ম বানান।
৫. ইমেইল ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করুন
আপনার ইমেইল ইনবক্সকে বेकাবু হওয়া থেকে রক্ষা করা এবং আপনার মূল্যবান সময় বাঁচাতে বাহ্যিক সহায়তা নেওয়া সেরা পদ্ধতির একটি। ইমেইল ম্যানেজ করার জন্য Sanebox বা Unroll.me-এর মতো টুল ব্যবহার করা একটি স্মার্ট অপশন।
Sanebox আপনার ইমেইল ইনবক্স সর্ট ও ডিক্লাটার করতে সাহায্য করে এবং শুধু গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলোর পথ সুগম করে। অন্য যেকোনো ইমেইল আপনার ঠিকানায় আসলে সেগুলো ট্র্যাশ বা আর্কাইভে চলে যাবে। Unroll.Me-এর মাধ্যমে, আপনি অপ্রয়োজনীয় ইমেইল সাবস্ক্রিপশন বাতিল করতে পারেন।
৬. যোগাযোগের জন্য নতুন অপারেটিং মডেল বেছে নিন
টিম মেম্বারদের মধ্যে একটি নতুন যোগাযোগ মডেল চালু করে, আপনি ইমেইলের ওপর কম নির্ভরশীল হতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, গ্রুপ যোগাযোগের জন্য একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করতে পারেন বা একটি সংক্ষিপ্ত মিটিং বिझাতে পারেন। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলের মাধ্যমে, আপনি একটি প্রজেক্টের সাথে সমস্ত প্রয়োজনীয় পয়েন্টে লিস্ট করতে পারেন।
এছাড়াও, আপনি ফোনে এক-নেটওয়ান কথা বলার সময় নির্ধারণ করতে পারেন লম্বা ইমেইল থ্রেড এড়াতে। সহযোগিতা ও রিয়েল-টাইম যোগাযোগের জন্য, Slack, Flock, Yammer-এর মতো মেসেজিং সার্ভিস ব্যবহার করতে পারেন টিমের সাথে দ্রুত সংযোগ স্থাপন করতে যেকোনো প্রয়োজনের জন্য।
৭. আপনার ইমেইল শিষ্টাচার উন্নত করুন
ব adina বাধা ছাড়া বেশি কাজ সম্পন্ন করার জন্য সফল হতে, নিচের টিপসগুলো মেনে আপনার ইমেইল শিষ্টাচার ফাইন-টিউন করুন:
- সবসময় একটি স্পষ্ট সাবজেক্ট লাইন লিখুন যা ইমেইলের বিষয়বস্তু নির্দিষ্ট করে। ফলে প্রাপক ইমেইলটি উপেক্ষা করবে না, এবং আপনাকে রিপ্লাই পাওয়ার জন্য অতিরিক্ত ইমেইল পাঠাতে হবে না।
- সেন্ড (Send) বাটন চাপার আগে আপনার ইমেইল প্রুফরিড করা কখনো ভুলবেন না। এটি নিশ্চিত করবে টাইপোয়ের কারণে কোনো গলতফহমির সুযোগ নেই।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেইল সিগনেচারে আপনার যোগাযোগের তথ্য আছে, যেমন ফোন নম্বর। ফলে প্রাপক প্রয়োজনে সরাসরি আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারবেন।
৮. বিলম্বিত রিপ্লাই দিন
আপনি প্রায়ই ইমেইল আসার সাথে সাথে রিপ্লাই দিতে পারেন। কিন্তু, এটি কেবল আপনার কনসেনট্রেশন আপনার প্রাইমারি টাস্ক থেকে বিচ্যুত করবে। ইমেইল রিপ্লাই দিতে হরিব করবেন না। বরং, এক ঘন্টা বা তারও বেশি সময় নিন এবং আপনার শিডিউল অনুযায়ী রিপ্লাই দিন ইনবক্স ম্যানেজ করতে।
যদি আপনি জরুরি ইমেইল মিস করার চিন্তায় চিন্তিত হন, তবে সেক্ষেত্রে আপনাকে ইমেইল পাবেন না। যেকোনো জরুরি বিষয়ে, আপনাকে ফোন কল আসবে, ইমেইল নয়।
৯. "Yesterbox" পদ্ধতি চেষ্টা করুন
টনি হশিয়ার সৃষ্ট এই পদ্ধতিতে, গতকাল আসা ইমেইলগুলোকে রিপ্লাই দেওয়া প্রচার করা হয়—যদি সেগুলো জরুরি না হয়। এই টেকনিকের মুল নিয়ম হলো আজকের ইনবক্সের বদলে গতকালের ইনবক্স প্রসেস করা। অবশ্যই, আপনি জরুরি কাজের জন্য স댁্ষম ইমেইল পড়বেন, কিন্তু অধিকাংশ ইমেইল সেই ক্যাটাগরিতে পড়ে না।
১০. নিউজলেটারকে বিদায় দিন
আপনার ইনবক্সে আসা প্রতিটি ইমেইল একটা ধ্যানভাঙনের মুহূর্তের সমান। আপনি প্রতিদিন পাওয়া ইমেইলের বড় অংশ নিউজলেটার। অধিকাংশ ক্ষেত্রে, আপনি মনে করবেন না কখন এবং কেন আপনি নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করেছিলেন।
আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে এবং অদ্ভুত সময়ে অপ্রয়োজনীয় বিজ্ঞপ্তি এড়াতে, যেসব নিউজলেটার আপনার দরকার নেই সেগুলো থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন। এই আনসাবস্ক্রিপশনে কিছু সময় লাগতে পারে, কিন্তু আপনি চিরকালের জন্য অনিচ্ছাকৃত ইমেইল থেকে মুক্ত হবেন। আপনি ইমেইলের বদলে সবসময় RSS ফিড ব্যবহার করতে পারেন যদি আপনি কোনো পোস্ট মিস করতে না চান।
আপনার উৎপাদনশীলতা আপনার ইমেইল চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ
ইমেইলের কখনো শেষ ন হওয়া ঢের আপনাকে চিন্তিত ও বিভ্রান্ত করার জন্য যথেষ্ট। আপনার ইমেইল অভ্যাস এই পদ্ধতিগুলো দিয়ে পরিবর্তন করে, আপনি ইমেইলকে ধ্যানভাঙনের কারণ হতে দিতে বন্ধ করতে পারেন এবং অত্যধিক উৎপাদনশীল হতে পারেন।
