সব পেশাদারের জানা দরকার ৪টি Mac Mail প্রোডাক্টিভিটি টিপস

আপনি যদি কর্মক্ষেত্রে Mac ব্যবহার করেন, তবে আপনি আপনার ইমেইল কমিউনিকেশনের জন্য Mail অ্যাপটি ব্যবহার করেন সম্ভবত। এই বিল্ট-ইন macOS ইউটিলিটি পেশাদারদের জন্য একটি উপকারী টুল করে তোলে ফ্লেক্সিবল ফিচার অফার করে।

হয়তো আপনি সımlি এই ফিচারগুলো এক্সপ্লোর করার সময় পাননি অথবা আপনি একজন নতুন Mac ব্যবহারকারী। যেকোনো ভাবে, Mac-এ Mail-এর জন্য পেশাদার প্রোডাক্টিভিটি টিপসের এই লিস্ট আপনাকে অ্যাপটি সাক্সেসের জন্য সেট আপ করতে সাহায্য করতে পারে।

১. আপনার বস বা ক্লায়েন্টের জন্য VIPs ব্যবহার করুন

Mail-এর VIP ফিচার (Mac এবং iOS উভয়ে উপলব্ধ) আপনাকে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কন্ট্যাক্ট থেকে ইমেইল সহজে স্পট করার একটি চমৎকার উপায় দেয়। এর ডেডিকেটেড মেইলবক্সের কারণে, এটি আপনার বস বা ক্লায়েন্ট থেকে মেসেজ দ্রুত দেখার একটি সুবিধাজনক পদ্ধতি।

আপনি আপনার VIP সেট আপ করতে পারেন এবং তারপর তাদের কাস্টম নোটিফিকেশন সাউন্ড দিতে পারেন। এইভাবে, আপনি জানবেন যে একটি ইনকামিং ইমেইল VIP থেকে এসেছে, এমনকি আপনার চোখ আপনার স্ক্রিনের বাইরে কোথাও থাকা সত্ত্বেও।

Mail-এ VIP সেট আপ করুন

একটি কন্ট্যাক্ট বা ইমেইল সেন্ডারকে VIP হিসেবে ডেজিগনেট করা কয়েকটি ক্লিকের মতো সহজ:

1. Mail অ্যাপে সেন্ডার থেকে একটি ইমেইল নির্বাচন করুন যাকে আপনি VIP বানাতে চান।
2. ইমেইল হেডারে তাদের name-এ ক্লিক করুন।
3. শর্টকাট মেনু থেকে Add to VIPs বেছে নিন।

এটি করলে, আপনি তাত্ক্ষণিক কিছু পরিবর্তন দেখবেন। প্রথম, ইমেইল হেডারে ব্যক্তির নামের পাশে এখন একটি স্টার থাকবে। দ্বিতীয়, তাদের নাম এবং ইমেইল আপনার VIPs মেইলবক্সে দেখাবে।

একটি কাস্টম VIP নোটিফিকেশন সেট আপ করুন

এই অংশটি অপশনাল হলেও, এটি কফি হ্যান্ডি হতে পারে। আপনি VIP লিস্টের লোকেরা থেকে আসা ইমেইলের জন্য একটি কাস্টম নোটিফিকেশন সাউন্ড সেট আপ করতে পারেন এই ধাপগুলো অনুসরণ করে:

1. মেনুবার থেকে Mail > Preferences-এ ক্লিক করুন এবং Rules ট্যাবে যান।
2. Add Rule-এ ক্লিক করুন।
3. আপনার রুলের একটি name দিন এবং If [any/all] of the following conditions are met কে any-এ রেখে দিন।
4. কন্ডিশনের জন্য, Sender is VIP বেছে নিন।
5. অ্যাকশনের জন্য, Play Sound বেছে নিন। তারপর ডান পাশের বক্সে আপনি যে সাউন্ড ব্যবহার করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
6. OK-এ ক্লিক করুন। পরবর্তী বক্সে আপনি যদি আপনার ইনবক্সের মেসেজে রুলটি অ্যাপ্লাই করতে চান, তবে Don't Apply বেছে নিন।

এখন, যখন আপনার মাথা নিচে একটি ডকুমেন্ট রিভিউ করছে, আপনি শুধু সাউন্ড শুনে বুঝতে পারবেন একটি VIP ইমেইল এসেছে।

২. টিম বা কর্মীদের জন্য ইমেইল গ্রুপ তৈরি করুন

আপনি যদি একটি প্রজেক্ট টিমের সাথে দিনের প্রতে কাজ করেন বা আপনার কর্মীদের ঘন ঘন ইমেইল করেন, সেই কন্ট্যাক্টগুলোর জন্য একটি গ্রুপ ব্যবহার করা সকলকে একসাথে ইমেইল করা সহজ করে দেয়। আপনি Contacts অ্যাপ ব্যবহার করে আপনার গ্রুপ তৈরি করতে হবে, কিন্তু তারপর আপনি Mail অ্যাপ ব্যবহার করে সেদের ইমেইল পাঠাতে পারেন।

আপনার গ্রুপ তৈরি করুন

শুরু করতে, আপনার Mac-এ Contacts অ্যাপ খুলুন। আপনার গ্রুপ তৈরি করার দুটি দ্রুত উপায় আছে:

• মেনুবার থেকে File > New Group ক্লিক করুন বা আপনার কন্ট্যাক্ট ক্যাটাগরির পাশে দেখানো plus sign-এ ক্লিক করুন যেমন iCloud বা Gmail। নতুন গ্রুপের নাম দিন এবং Return চাপুন। আপনি তারপর তাদের বিভিন্ন লোকেশন থেকে কন্ট্যাক্টগুলো সেই নতুন গ্রুপে ড্র্যাগ করতে পারেন।
• আপনি গ্রুপে যেসব কন্ট্যাক্ট চান সেগুলো 모두 সিলেক্ট করুন। আপনি প্রথমটিতে ক্লিক করতে পারেন, তারপর Command ধরে রেখে প্রতিটি অতিরিক্তটিতে ক্লিক করুন। তারপর মেনুবার থেকে File > New Group from Selection নির্বাচন করুন এবং আপনার গ্রুপের নাম দিন।

একটি গ্রুপ ইমেইল তৈরি করুন

একবার আপনার Contacts অ্যাপে গ্রুপ সেট আপ হলে, সেদের ইমেইল অ্যাড্রেস করা একটি ব্রিজ। প্লাস, আপনি এটি Contacts বা Mail অ্যাপ যেকোনো একটি থেকে করতে পারেন।

Contacts অ্যাপে, ইমেইল গ্রুপে রাইট-ক্লিক করুন এবং Send Email to [group name] বেছে নিন। Mail অ্যাপে নতুন মেসেজ উইন্ডো তখন খুলবে সেই গ্রুপ To ফিল্ডে।

Mail অ্যাপে, আপনার গ্রুপের নাম To ফিল্ডে টাইপ করা শুরু করুন। গ্রুপটি সাজেশন লিস্টে ডিসপ্লে হলে, সেটিতে ক্লিক করুন।

আপনি যেভাবেই সেই গ্রুপ ইমেইল তৈরি করেন, এই টিপ এটি nhiều ব্যক্তিকে একসাথে ইমেইল করা সুবিধাজনক করে দেয়, বিশেষ করে আপনি যদি একই লোকেদের ঘন ঘন মেসেজ পাঠান।

৩. প্রজেক্ট ইমেইলের জন্য মেইল রুল সেট আপ করুন

আপনি যদি উপরে আপনার VIP-দের জন্য কাস্টম নোটিফিকেশন সাউন্ড সেট আপ করেছেন, তবে আপনি ইতিমধ্যে Mail অ্যাপে রুল ব্যবহার করার世界に ডুব দিয়েছেন। কিন্তু আপনি আপনার ইমেইলগুলোর জন্য সেই মেইল রুল দিয়ে আরও অনেক কিছু করতে পারেন শুধু নোটিফিকেশন সাউন্ড সেট করার বদলে।

একটি প্রজেক্ট, বা এমনকি একটি নির্দিষ্ট টপিকের জন্য ইমেইলগুলোর মেইল রুল সেট আপ করলে, আপনি অ্যাপকে অটোমেটিক্যালি অ্যাকশন নিতে বাধ্য করতে পারেন। এটি আপনার ইনবক্স সংগঠিত রাখার একটি চমৎকার উপায় সিমিলার মেসেজগুলো একসাথে রাখা বা ইমেইলগুলো একটি নির্দিষ্টভাবে মার্ক করা যাতে সেগুলো দ্রুত স্পট করা যায়।

ইমেইলগুলো একটি ফোল্ডারে সরান

এই প্রথম উদাহরণে, আমরা Project X-এর সকল ইমেইল Project X মেইলবক্সে সরাব। এতে সাবজেক্টে "Project X" ফ্রেজ থাকা মেসেজ এবং Project X Group টিম মেম্বারদের থেকে আসা মেসেজ দুটোই থাকবে।

1. মেনুবার থেকে Mail > Preferences-এ ক্লিক করুন এবং Rules ট্যাবে যান।
2. Add Rule-এ ক্লিক করুন।
3. আপনার রুলের একটি নাম দিন। আমাদের উদাহরণে, আমরা এটিকে Project X Emails বলব।
4. If [any/all] of the following conditions are met কে any-এ রেখে দিন যাতে এটি আপনার সেট করা যেকোনো কন্ডিশন ক্যাচ করে।
5. কন্ডিশনের জন্য, প্রথম ড্রপডাউন বক্সে Subject নির্বাচন করুন, দ্বিতীয়ে contains, এবং টেক্সট বক্সে "Project X" লিখুন।
6. ডান পাশের plus sign-এ ক্লিক করুন আরেকটি কন্ডিশন যোগ করতে।
7. পরবর্তী কন্ডিশনের জন্য, প্রথম ড্রপডাউন বক্সে Sender is member of group নির্বাচন করুন এবং দ্বিতীয়ে Project X Group (আমরা আগে তৈরি 했던 গ্রুপ) নির্বাচন করুন।
8. অ্যাকশনের জন্য, প্রথম ড্রপডাউন বক্সে Move Message নির্বাচন করুন এবং দ্বিতীয়ে Project X নির্বাচন করুন।
9. OK-এ ক্লিক করুন, তারপর ডিসাইড করুন আপনি নये রুলটি আপনার ইনবক্সে অ্যাপ্লাই করতে চান কিনা Don't Apply বা Apply বেছে নিয়ে।

ইমেইলগুলো রঙ বা ফ্ল্যাগ দিয়ে মার্ক করুন

হয়তো আপনি ইমেইলগুলো কোনো নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে চান না, কিন্তু বরং আপনার ইনবক্সে সেগুলো দ্রুত স্পট করতে চান। এটি অর্জন করতে, আপনি মেইল রুল দিয়ে রঙ, ফ্ল্যাগ, বা দুটোই ব্যবহার করতে পারেন।

উপরোক্ত Project X উদাহরণ ব্যবহার করে, ধাপ এক থেকে সাত অনুসরণ করুন আপনার কন্ডিশন সেট আপ করতে। আপনি ধাপ আটে অ্যাকশনের জন্য পৌঁছালে, নিচের এক বা উভয়টি নির্বাচন করুন:

• Set a color: প্রথম ড্রপডাউন বক্সে Set Color বেছে নিন, পরবর্তীতে Background বা Text বেছে নিন, এবং তারপর তৃতীয়ে একটি color বেছে নিন।
• Mark as flagged: প্রথম ড্রপডাউন বক্সে Mark as Flagged বেছে নিন এবং পরবর্তীতে flag color বেছে নিন।

OK-এ ক্লিক করুন এবং আপনি আপনার ইনবক্সে রুলটি অ্যাপ্লাই করতে চান কিনা সেটি বেছে নিয়ে শেষ ধাপটি চালিয়ে যান।

এই ধরনের রুল সেট আপ থাকলে, আপনি মেসেজ অটোমেটিক্যালি সরাতে পারেন বা আপনার ইনবক্সে এক নজরে প্রজেক্ট ইমেইলগুলো স্পট করতে পারেন।

৪. আনসওয়ার্ড ইমেইলের জন্য স্মার্ট মেইলবক্স তৈরি করুন

Mail অ্যাপে স্মার্ট মেইলবক্স রুলের মতো, এক সেন্সে। আপনি ইনকামিং ইমেইলগুলোর জন্য কন্ডিশন যোগ করুন, কিন্তু সরানো, মার্ক করা, বা সাউন্ড প্লে করার বদলে, স্মার্ট মেইলবক্স সেই ইমেইলগুলো ধরে রাখে।

ইমেইলগুলো তাদের মূল ইনবক্সে থাকে, তাই সেগুলো সেটি নির্দিষ্ট ইমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে আসলে যাবে না। তবে, সেগুলো স্মার্ট মেইলবক্স এরিয়ায় তাদের নিজস্ব মেইলবক্সে ডিসপ্লে হয়।

আপনি স্মার্ট মেইলবক্সে অ্যাপ্লাই করতে পারা কন্ডিশনগুলো দেখলে, আপনি সম্ভবত কিছু খুঁজে পাবেন যা আপনার জন্য উপকারী হবে। কিন্তু একটি চমৎকার উদাহরণ হলো আপনার আনসওয়ার্ড ইমেইলের জন্য একটি মেইলবক্স। আপনি যদি প্রতিদিন রিপ্লাই আপেক্ষার অনেক ইমেইল পান, তবে আপনি সেগুলো এক জায়গায় একটি স্মার্ট মেইলবক্স দিয়ে দেখতে পারেন।

এটি সেট আপ করতে:

1. মেনুবার থেকে Mailbox > New Smart Mailbox-এ ক্লিক করুন এবং আপনার মেইলবক্সের একটি নাম দিন।
2. Contains messages that match [any/all] of the following conditions-এ, all বেছে নিন। (এটি আপনার জন্য ভিন্ন হতে পারে আপনি স্মার্ট মেইলবক্স ভিন্নভাবে ব্যবহার করলে।)
3. কন্ডিশনের জন্য, ড্রপডাউন বক্সে Message was not replied to নির্বাচন করুন।
4. ডান পাশের plus sign-এ ক্লিক করুন আরেকটি কন্ডিশন যোগ করতে।
5. পরবর্তী কন্ডিশনের জন্য, প্রথম ড্রপডাউন বক্সে Date received নির্বাচন করুন এবং তারপর দ্বিতীয়ে is today বেছে নিন। (আপনি yesterday, this week, বা last week-এর মতো অপশনও বেছে নিতে পারেন আপনার পছন্দ অনুযায়ী।)
6. OK-এ ক্লিক করুন।

এই স্মার্ট মেইলবক্স সেটআপের সাথে, আপনি প্রতিদিন শেষে এতে লুকিয়ে দেখতে পারেন কোন ইমেইলগুলোর রিপ্লাই আপনি দিনি, যাতে আপনি কখনো রেসপন্ড করার সুযোগ মিস করবেন না।

Mac Mail-এ আরও অনেক কিছু করুন

Mac-এ Mail অ্যাপের এই প্রোডাক্টিভিটি টিপসগুলো শুধু শুরু। আপনি কিছু ওয়ে লুকিয়ে দেখতে পারেন কীভাবে Mail কে একটি ভালো ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্ট বানানো যায়।

তবে আপনি যদি এখনো নিশ্চিত নন এবং অন্যান্য ইমেইল অপশন দেখতে চান, তবে কেন Spark ব্যবহার করা উচিত আপনার Mac এবং iOS মেইল ম্যানেজ করার জন্য সেটা চেক করুন।