আপনি যদি কর্মক্ষেত্রে একটি ম্যাক ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি সম্ভবত আপনার ইমেল যোগাযোগের জন্য মেল অ্যাপ ব্যবহার করবেন। এই বিল্ট-ইন macOS ইউটিলিটি নমনীয় বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে যা এটি পেশাদারদের জন্য একটি দরকারী টুল করে তোলে৷
হতে পারে আপনার কাছে এই বৈশিষ্ট্যগুলি অন্বেষণ করার সময় ছিল না বা সম্ভবত আপনি একজন নতুন ম্যাক ব্যবহারকারী। যেভাবেই হোক, ম্যাকের উপর মেইলের জন্য পেশাদার উত্পাদনশীলতার টিপসের এই তালিকা আপনাকে সাফল্যের জন্য অ্যাপ সেট আপ করতে সাহায্য করতে পারে৷
1. আপনার বস বা ক্লায়েন্টের জন্য ভিআইপি ব্যবহার করুন
মেলের ভিআইপি বৈশিষ্ট্য (ম্যাকের পাশাপাশি iOS এ উপলব্ধ) আপনাকে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পরিচিতিগুলি থেকে সহজেই ইমেলগুলি সনাক্ত করার একটি দুর্দান্ত উপায় দেয়৷ এটির ডেডিকেটেড মেলবক্সের কারণে, আপনি সর্বদা আপনার বস বা ক্লায়েন্টের বার্তাগুলি দ্রুত দেখতে পান তা নিশ্চিত করার এটি একটি সুবিধাজনক উপায়৷
আপনি আপনার ভিআইপি সেট আপ করতে পারেন এবং তারপর তাদের কাস্টম বিজ্ঞপ্তি শব্দ দিতে পারেন। এইভাবে, আপনি জানেন যে একটি ইনকামিং ইমেল ভিআইপি থেকে এসেছে, এমনকি যদি আপনার চোখ আপনার পর্দার পাশে থাকে।
মেলে একটি ভিআইপি সেট আপ করুন
একজন পরিচিতি বা ইমেল প্রেরককে ভিআইপি হিসাবে মনোনীত করা কয়েকটি ক্লিকের মতোই সহজ:
- আপনি যে প্রেরককে ভিআইপি করতে চান তার থেকে মেল অ্যাপে একটি ইমেল নির্বাচন করুন৷
- তাদের নামে ক্লিক করুন ইমেইল হেডারে।
- ভিআইপিদের মধ্যে যোগ করুন বেছে নিন শর্টকাট মেনু থেকে।
একবার আপনি এটি করলে, আপনি অবিলম্বে কিছু পরিবর্তন দেখতে পাবেন। প্রথমে, ইমেল হেডারে ব্যক্তির নামের পাশে এখন একটি তারকা থাকবে। দ্বিতীয়ত, তাদের নাম এবং ইমেলগুলি আপনার VIPs-এ উপস্থিত হবে৷ ডাকবাক্স।
একটি কাস্টম VIP বিজ্ঞপ্তি সেট আপ করুন
যদিও এই অংশটি ঐচ্ছিক, এটি বেশ সহজ হতে পারে। আপনি এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে আপনার ভিআইপি তালিকায় থাকা ইমেলগুলির জন্য একটি কাস্টম বিজ্ঞপ্তি শব্দ সেট আপ করতে পারেন:
- মেইল ক্লিক করুন> অভিরুচি আপনার মেনু বার থেকে এবং নিয়ম-এ যান ট্যাব
- নিয়ম যোগ করুন ক্লিক করুন .
- আপনার নিয়মের একটি নাম দিন এবং নিম্নলিখিত শর্তগুলির মধ্যে [যেকোন/সমস্ত] পূরণ হলে ছেড়ে দিন যে কোনো সেট করুন .
- শর্তের জন্য, প্রেরক ভিআইপি বেছে নিন .
- অ্যাকশনের জন্য, Play Sound বেছে নিন . তারপর ডানদিকে বাক্সে আপনি যে শব্দটি ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন . আপনার ইনবক্সের বার্তাগুলিতে আপনি নিয়মটি প্রয়োগ করতে চান কিনা তা জিজ্ঞাসা করার পরের বাক্সে, আপনি প্রয়োগ করবেন না বেছে নিতে পারেন .
এখন, যখন আপনার মাথা নিচু করে কোনো ডকুমেন্ট পর্যালোচনা করা হয়, তখন আপনি জানতে পারবেন কখন একটি VIP ইমেল আসে ঠিক শব্দের মাধ্যমে।
2. দল বা কর্মচারীদের জন্য ইমেল গ্রুপ তৈরি করুন
আপনি যদি প্রতিদিন একটি প্রকল্প দলের সাথে কাজ করেন বা আপনার কর্মীদের ঘন ঘন ইমেল করেন, তবে সেই পরিচিতিগুলির জন্য একটি গ্রুপ ব্যবহার করে তাদের সবাইকে একবারে ইমেল করা সহজ করে তোলে। আপনার গ্রুপ তৈরি করার জন্য আপনাকে পরিচিতি অ্যাপ ব্যবহার করতে হবে, তারপরে আপনি তাদের কাছে আপনার ইমেল পাঠাতে মেল অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার গ্রুপ তৈরি করুন
শুরু করতে, আপনার Mac এ পরিচিতি অ্যাপ খুলুন। তারপর আপনার গ্রুপ তৈরি করার জন্য আপনার কাছে কয়েকটি দ্রুত উপায় আছে:
- ফাইল এ ক্লিক করুন> নতুন গ্রুপ মেনু বার থেকে অথবা প্লাস চিহ্ন ক্লিক করুন যেটি iCloud বা Gmail এর মতো আপনার পরিচিতি বিভাগের যেকোনো একটির পাশে প্রদর্শিত হয়। নতুন গ্রুপের নাম দিন এবং রিটার্ন টিপুন . তারপরে আপনি পরিচিতিগুলিকে তাদের বিভিন্ন অবস্থান থেকে সেই নতুন গ্রুপে টেনে আনতে পারেন৷
- গ্রুপে আপনার পছন্দের সমস্ত পরিচিতি নির্বাচন করুন। আপনি প্রথমে ক্লিক করতে পারেন, তারপর কমান্ড এবং ক্লিক করুন ধরে রাখুন প্রতিটি অতিরিক্ত এক। তারপর ফাইল নির্বাচন করুন> নির্বাচন থেকে নতুন গ্রুপ মেনু বারে এবং আপনার গ্রুপের নাম দিন।
একটি গ্রুপ ইমেল তৈরি করুন
একবার আপনার পরিচিতি অ্যাপে আপনার গ্রুপ সেট আপ হয়ে গেলে, তাদের কাছে একটি ইমেল সম্বোধন করা একটি হাওয়া। এছাড়াও, আপনি এটি পরিচিতি বা মেল অ্যাপে করতে পারেন৷
৷পরিচিতিতে অ্যাপে, ইমেল গোষ্ঠীতে ডান-ক্লিক করুন এবং ইমেল পাঠান [গোষ্ঠীর নাম] বেছে নিন . মেল অ্যাপের নতুন বার্তা উইন্ডোটি তারপর সেই গোষ্ঠীর সাথে প্রতি খুলবে৷ ক্ষেত্র।
মেইলে অ্যাপ, T-এ আপনার গ্রুপের নাম টাইপ করা শুরু করুন o ক্ষেত্র। যখন গ্রুপটি পরামর্শের তালিকায় প্রদর্শিত হয়, তখন এটিতে ক্লিক করুন।
আপনি যেভাবেই সেই গ্রুপ ইমেলটি তৈরি করতে যান না কেন, এই টিপটি একাধিক ব্যক্তিকে একসাথে ইমেল করা সুবিধাজনক করে তোলে, বিশেষ করে যদি আপনি প্রায়ই একই ব্যক্তিদের কাছে বার্তা পাঠান।
3. প্রকল্প ইমেলের জন্য মেল নিয়ম সেট আপ করুন
আপনি যদি উপরে উল্লিখিত আপনার ভিআইপিদের জন্য কাস্টম নোটিফিকেশন সাউন্ড সেট আপ করেন, তাহলে আপনি ইতিমধ্যেই মেল অ্যাপে নিয়মগুলি ব্যবহার করতে পেরেছেন। কিন্তু আপনি শুধুমাত্র বিজ্ঞপ্তির শব্দ সেট করার চেয়ে আপনার ইমেলের জন্য সেই মেল নিয়মগুলির সাথে আরও অনেক কিছু করতে পারেন৷
৷একটি প্রকল্প বা এমনকি একটি নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কিত ইমেলের জন্য মেল নিয়ম সেট আপ করে, আপনি অ্যাপটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্রিয়া সম্পাদন করতে পারেন৷ এটি আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করার একটি দুর্দান্ত উপায় যা অনুরূপ বার্তাগুলিকে একসাথে রেখে বা একটি নির্দিষ্ট উপায়ে ইমেলগুলিকে চিহ্নিত করে দ্রুত খুঁজে বের করার জন্য৷
ইমেলগুলিকে একটি ফোল্ডারে সরান
এই প্রথম উদাহরণের জন্য, আমরা Project X-এর সমস্ত ইমেল Project X মেলবক্সে সরিয়ে দেব। এতে বিষয়ের "প্রজেক্ট এক্স" শব্দগুচ্ছের সাথে প্রজেক্ট এক্স গ্রুপ টিমের সদস্যদের বার্তা অন্তর্ভুক্ত থাকবে।
- মেইল ক্লিক করুন> অভিরুচি আপনার মেনু বার থেকে এবং নিয়ম-এ যান ট্যাব
- নিয়ম যোগ করুন ক্লিক করুন .
- আপনার নিয়মের একটি নাম দিন। আমাদের উদাহরণের জন্য, আমরা একে বলব প্রজেক্ট এক্স ইমেল .
- নিম্নলিখিত শর্তগুলির মধ্যে [যেকোন/সমস্ত] পূরণ হলে ছেড়ে দিন যে কোনো সেট করুন যাতে এটি আপনার সেট করা শর্তগুলির যেকোনো একটি ক্যাপচার করে।
- শর্তের জন্য, বিষয় নির্বাচন করুন প্রথম ড্রপডাউন বাক্সে, ধারণ করে দ্বিতীয়টিতে, এবং টেক্সট বক্সে "প্রকল্প X" টাইপ করুন।
- প্লাস সাইন ক্লিক করুন অন্য শর্ত যোগ করার জন্য ডানদিকে।
- পরবর্তী শর্তের জন্য, প্রেরক গোষ্ঠীর সদস্য নির্বাচন করুন প্রথম ড্রপডাউন বক্সে এবং প্রকল্প এক্স গ্রুপ (আমরা যে গ্রুপটি আগে তৈরি করেছি) দ্বিতীয়টিতে।
- কর্মের জন্য, বার্তা সরান নির্বাচন করুন প্রথম ড্রপডাউন বক্সে এবং প্রকল্প X দ্বিতীয় এক মধ্যে.
- ঠিক আছে ক্লিক করুন , তারপর প্রয়োগ করবেন না বাছাই করে আপনি নতুন নিয়মটি আপনার ইনবক্সে প্রয়োগ করতে চান কিনা তা স্থির করুন অথবা আবেদন করুন .
একটি রঙ বা পতাকা দিয়ে ইমেল চিহ্নিত করুন
হতে পারে আপনি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরাতে চান না, তবে আপনার ইনবক্সে দ্রুত সেগুলি দেখতে সক্ষম হবেন৷ এটি অর্জন করতে, আপনি মেইল নিয়মের সাথে রং, পতাকা বা উভয় ব্যবহার করতে পারেন।
উপরের আমাদের প্রজেক্ট এক্স উদাহরণ ব্যবহার করে, আপনার শর্ত সেট আপ করতে এক থেকে সাত ধাপ অনুসরণ করুন। আপনি যখন কর্মের জন্য আট ধাপে পৌঁছান, তখন নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি বা উভয়টি নির্বাচন করুন:
- একটি রঙ সেট করুন :প্রথম ড্রপডাউন বক্সে রঙ সেট করুন বেছে নিন , পরেরটিতে পটভূমি বেছে নিন অথবা পাঠ্য , এবং তারপর একটি রঙ বেছে নিন তৃতীয় মধ্যে
- পতাকাঙ্কিত হিসাবে চিহ্নিত করুন :প্রথম ড্রপডাউন বাক্সে পতাকাঙ্কিত হিসাবে চিহ্নিত করুন বেছে নিন এবং পরেরটিতে পতাকার রঙ বেছে নিন .
ঠিক আছে ক্লিক করে শেষ ধাপটি চালিয়ে যান এবং আপনি আপনার ইনবক্সে নিয়মটি প্রয়োগ করতে চান কিনা।
এই ধরনের নিয়ম সেট আপ করে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তাগুলি সরাতে পারেন বা আপনার ইনবক্সে এক নজরে সেই প্রজেক্ট ইমেলগুলি দেখতে পারেন৷
4. উত্তরহীন ইমেলের জন্য স্মার্ট মেইলবক্স তৈরি করুন
মেল অ্যাপে স্মার্ট মেলবক্সগুলি এক অর্থে নিয়মের মতো। আপনি ইনকামিং ইমেলগুলিতে প্রযোজ্য শর্তগুলি যোগ করেন, কিন্তু সরানো, চিহ্নিত করা বা শব্দ চালানোর পরিবর্তে, স্মার্ট মেলবক্সগুলি সেই ইমেলগুলিকে ধরে রাখে৷
ইমেলগুলি তাদের আসল ইনবক্সে থাকে, তাই তারা আসলে সেই নির্দিষ্ট ইমেল অ্যাকাউন্টটি ছেড়ে যায় না। যাইহোক, তারা তাদের নিজস্ব মেলবক্সে স্মার্ট মেলবক্স এলাকায় প্রদর্শন করে।
আপনি একটি স্মার্ট মেলবক্সে আবেদন করতে পারেন এমন শর্তগুলি দেখেন, আপনি সম্ভবত এমনগুলি খুঁজে পাবেন যা আপনার জন্য উপযোগী হবে। কিন্তু একটি চমৎকার উদাহরণ হল আপনার উত্তরহীন ইমেলের জন্য একটি মেলবক্স। আপনি যদি প্রতিদিন প্রচুর ইমেল পান যার জন্য একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, আপনি একটি স্মার্ট মেলবক্সের মাধ্যমে সেগুলিকে এক জায়গায় দেখতে পারেন৷
এটি সেট আপ করতে:
- মেইলবক্স ক্লিক করুন> নতুন স্মার্ট মেলবক্স মেনু বার থেকে এবং আপনার মেইলবক্সের একটি নাম দিন।
- নিম্নলিখিত শর্তগুলির মধ্যে [যেকোন/সমস্ত] মেলে এমন বার্তা রয়েছে , সমস্ত বেছে নিন . (আপনি যদি স্মার্ট মেলবক্স ভিন্নভাবে ব্যবহার করেন তবে এটি আপনার জন্য ভিন্ন হতে পারে।)
- শর্তের জন্য, বার্তাটির উত্তর দেওয়া হয়নি নির্বাচন করুন ড্রপডাউন বক্সে।
- প্লাস সাইন ক্লিক করুন অন্য শর্ত যোগ করার জন্য ডানদিকে।
- পরবর্তী শর্তের জন্য, প্রাপ্তির তারিখ বেছে নিন প্রথম ড্রপডাউন বক্সে এবং তারপর আজই নির্বাচন করুন৷ দ্বিতীয়টিতে (আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী গতকাল, এই সপ্তাহ বা গত সপ্তাহের মত বিকল্পগুলি থেকেও বেছে নিতে পারেন।)
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
এই স্মার্ট মেলবক্স সেটআপের মাধ্যমে, আপনি কোন ইমেলের উত্তর দেননি তা দেখতে প্রতিদিনের শেষে আপনি এটি দেখতে পারেন, তাই আপনি কখনই প্রতিক্রিয়া জানানোর সুযোগ মিস করবেন না।
ম্যাক মেল দিয়ে আরও কিছু করুন
ম্যাকের মেল অ্যাপের জন্য এই উত্পাদনশীলতা টিপসগুলি এটিকে আরও দক্ষতার সাথে ব্যবহার করার উপায়গুলির শুরু মাত্র৷ সামগ্রিকভাবে মেলকে আরও ভালো ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট বানানোর কিছু উপায়ও আপনি দেখতে পারেন।
কিন্তু আপনি যদি এখনও নিশ্চিত না হন এবং অন্যান্য ইমেল বিকল্পগুলি দেখতে চান, তাহলে আপনার Mac এবং iOS মেল পরিচালনার জন্য কেন স্পার্ক ব্যবহার করা উচিত তা দেখুন৷
