ইমেলের বস बनুন: এটাকে সারাদিন নষ্ট করতে দবেন না

১৮২,৯০০,০০০,০০০ ইমেল।

১৮২.৯ বিলিয়ন।

গ্রহের প্রতিটি মানুষের পিছনে ২৫টিরও বেশি ইমেল।

এবং এটা শুধু এক দিনে যা আমরা পাঠাই (PDF)।

প্রতিদিন যাতে পরিমাণে ইমেল পাঠানো ও পাওয়া হয়, সেটা देखकर আশ্চর্য নয় যে এই ইলেকট্রনিক যোগাযোগ এতগুলো মানুষের জন্য হাত থেকে বের হয়ে গেছে। কিন্তু চিন্তা করবেন না, এখানে কিছু প্রোডাক্টিভিটি সিক্রেট দেওয়া হলো যা এই بیশাল কাকে বশে আনতে সাহায্য করবে।

ক্যান্ড রেসপন্স (Canned Responses) ব্যবহার করুন

এটির গুরুত্ব বলার উপায় নেই। সম্ভবত আপনি অনেক ইমেল একইভাবে রিপ্লাই করেন, হয় সেটা একটি সাবমিশন অস্বীকার করা, সহকর্মীর প্রচেষ্টা স্বীকৃতি দেওয়া, অথবা একটি সাধারণ অভিবাদন। আপনাকে অবশ্যই আপনার সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ইমেলগুলির জন্য ক্যান্ড রেসপন্স তৈরি করতে হবে।

জিমেইল বা যেকোনো অন্য ইমেল ক্লায়েন্টে ক্যান্ড রেসপন্স সেট আপ করা খুব সহজ। আপনি কতটুকু দ্রুত টাইপ করুন, আপনি দুটি মাউস ক্লিকের চেয়ে দ্রুত নন। আপনার সময় বাঁচান এবং এখনই এটি করুন।

ফিল্টার এবং লেবেল/ফোল্ডার সেট আপ করুন

অতিরিক্ত লোড মোকাবিলার সেরা উপায় হলো প্রথমে সেটাকে সাজানো। এতে আপনার ইনবক্সে ফিল্টার এবং লেবেল/ফোল্ডার ব্যবহার করা সario। আউटलുക്കে ফোল্ডার আছে, জিমেইলে লেবেল, এবং উভয়েই ফিল্টার আছে যা আপনি সেট আপ করে আপনার ইমেল সেসব ফোল্ডার ও লেবেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে পারেন। আপনি জিমেইলে আপনার কাস্টম প্রয়োজন অনুযায়ী অ্যাডভান্সড ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন। আসলে, জিমেইল তার নতুন Priority Inbox (প্রায়োরিটি ইনবক্স) দিয়ে আপনার ইমেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু শৃঙ্খলা আনার চেষ্টা করে।

এগুলো সেট আপ এবং ভালোভাবে ক্যাটাগরাইজ করতে কিছু সময় লাগে, এবং প্রথম মাসে আপনার নিরবরণ ইনপুট লাগে। কিন্তু দীর্ঘমেয়াদে এটি আপনার সময়ের মতো,value দেয়। শুধু হড়বড়ি করে জিনিসগুলো লেবেল ও ফিল্টারের নিচে না দিন, ভাবুন এবং ভালোভাবে ক্যাটাগরাইজ করুন কারণ এই অটোমেশন আপনার ইনবক্স আজীবন ব্যবহার করবে।

আমি একটি ইমেল ফিল্টার করার আগে ৩-স্টেপ চেক করার পক্ষে:

1. আপনার থেকে পূচ্ছুন এই মেসেজের জন্য সেরা লেবেল/ফোল্ডার নাম (চায়ে বিদ্যমান হোক বা না) কী হবে।
2. চেক করুন সেই নামটি ইতিমধ্যে আছে কিনা, এবং না থাকলে তৈরি করুন।
3. আপনার থেকে পূচ্ছুন সেই নামটি একটি পৃথক এন্টিটি হবে কিনা অথবা বিদ্যমান ফোল্ডারগুলির যেকোনো একটির অধীনে সাব-ক্যাটাগরাইজড হবে।

এটি নিয়মিত করলে আপনার ইনবক্স জাদুয়ভাবে পরিষ্কার থাকবে।

আপনার টু-ডু লিস্ট অন্য কোথাও নিন

আমার সাথে বলুন: "আপনার ইনবক্স আপনার টু-ডু লিস্ট নয়।" গুগলের ভিবেক হলদার এটা কিছুদিন আগে লিখেছিলেন এবং আমি পুরোপুরি সম্মত। হলদারনার মতামত:

ইমেল একটি টু-ডু লিস্টের জন্য ভয়ানক জায়গা। আমি বুঝতে পারছি না কেউ কীভাবে GTD কে ইমেলের সাথে जोড়ে দেয়। একটি ইমেল অ্যাকশনযোগ্য নয়। একবার আপনি সেটি পড়ে বুঝলে, আপনি একটি স্পষ্ট অ্যাকশনে পৌঁছাতে পারেন, কিন্তু আপনার ইনবক্স সেটাকে ঠেলে দিতে উপযুক্ত জায়গা নয়।

আপনার ইমেল যোগাযোগের জন্য, তাই সেটাকে সেটাই থাকতে দিন। টু-ডু লিস্টের জন্য অসংখ্য চমৎকার অ্যাপ আছে, এবং আমি Any.do বা Wunderlist সুপারিশ করব।

জাঙ্ক (Junk) থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন

আপনি বিশ্বাস করবেন না কতগুলো নিউজলেটার এবং অন্যান্য জাঙ্ক ইমেল আপনার ইনবক্স বাঁধা দিয়েছে, স্প্যাম ফিল্টার থাকারপরেও। এবং একবার ভাঁজ álbumes জমা হলে, সেটা দ্রুত বेकাবু হতে পারে। এটাকে থামাতে, আপনাকে আনসাবস্ক্রাইব করা শুরু করতে হবে এবং এর জন্য একটি খুব সহজ ট্রিক আছে।

আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে, শুধু "unsubscribe" শব্দটি সার্চ করুন। এটি প্রতিটি নিউজলেটারের শেষে থাকে, তাই আপনি হঠাৎ আপনার ইনবক্সে সকল মাস মেইল দেখতে পাবেন। এখন সেগুলো একে একে খুলুন এবং আনসাবস্ক্রাইব করুন। আমি জিমেইলের Preview Pane (প্রিভিউ পেন) ব্যবহার করার পরামর্শ দিই এতে দ্রুততা থাকবে।

মেইলিং লিস্ট থেকে দ্রুত আনসাবস্ক্রাইব করার বা সেগুলো ইমেল ডাইজেস্টে বান্ডেল করার জন্য এড-অন এবং সার্ভিসও আছে।

প্রতিটি ইমেলের জন্য পূচ্ছা উচিত সোনার প্রশ্ন

এটা বড় টিপস এবং গত বছর আমার ইনবক্স ওভারলোড কন্ট্রোল করতে এই টিপসটাই সাহায্য করেছে। BBC Future-এর টম স্ট্যাফর্ড একটি সোনার প্রশ্ন প্রস্তাব করেছেন যেটি যেকোনো মেসেজ খোলার সময় আপনাকে নিজে থেকে পূচ্ছা উচিত:

"যদি এই তথ্য আমার ইনবক্সে না থাকত, তবে কি আমি এটি খুঁজে বের করতে বাইরে যেতাম?"

উত্তর না হলে, রিপ্লাই দাবেন না বা খোলাও না করে ডিলিট করুন। এটাই সেটা। না, আপনি কিছু বড় মিস করবেন না — আমি এক سال করছি এবং এটি আসলে কাজ করে। এখানে স্ট্যাফর্ডের ব্যাখ্যা:

এটি গ্রুপ ইমেল এবং তা থেকে অবিচলিত রিপ্লাই ঝড়ে নিখুঁতভাবে বোঝানো যায়। প্রতিবাদ করুন নিজেকে মনে করিয়ে যে সব ইমেলের রিপ্লাই দরকার নয়, অনেক সমস্যা অন্যরা সমাধান করবে এবং করা উচিত। নিজে থেকে পূচ্ছুন: "যদি এই তথ্য আমার ইনবক্সে না থাকত, তবে কি আমি এটি খুঁজে বের করতে বাইরে যেতাম?" অধিকাংশ সময় উত্তর "না" হয়, এবং সেটা একটি সংকেত যে কেউ অন্য আপনার মনোযোগ নিয়ন্ত্রণ করছে।

আপনার ইমেল হ্যাক শেয়ার করুন

প্রত্যেকের নিজস্ব ইমেল হ্যাক থাকে গুঞ্জন ম্যানেজ করার জন্য এবং সেখানোর সেরা উপায় হচ্ছে শেয়ার করা। আমাদের সবার জন্য একটি জিমেইল গাইডও আছে। এটি সাহায্য করে, প্রো ব্যবহারকারীদের পরামর্শও। স্ট্যাফর্ড যদি ওই আর্টিকেল না লিখতেন, তবে আমি এখনো মেসেজের স্রোতে ডুবে থাকতাম এবং আমি সেখানে চিরকাল আভاری থাকব।

তো বলুন, আপনি আপনার ইমেল ওভারলোড কীভাবে হ্যান্ডেল করেন? এখানে কোনো ভুল উত্তর নেই, বন্ধুরা।