ইমেলে একজন বস হয়ে উঠুন:এটিকে সারাদিন নিতে দেবেন না

182,900,000,000 ইমেল।

182.9 বিলিয়ন।

এটি গ্রহের প্রতিটি মানুষের মন প্রতি 25টিরও বেশি ইমেল৷

এবং এটিই আমরা একদিনে (পিডিএফ) পাঠাই।

প্রতিদিন যে পরিমাণ ইমেল পাঠানো এবং গৃহীত হয় তার পরিপ্রেক্ষিতে, এতে অবাক হওয়ার কিছু নেই যে এই ইলেকট্রনিক যোগাযোগ আমাদের অনেকের জন্য পরিচালনা করা খুব কঠিন হয়ে পড়েছে। তবে চিন্তা করবেন না, এখানে কিছু উত্পাদনশীলতার গোপনীয়তা রয়েছে যা আপনাকে জন্তুটিকে নিয়ন্ত্রণ করতে সাহায্য করতে পারে।

টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করুন

আমি এর গুরুত্ব জোর দিতে পারি না। সম্ভাবনা হল, আপনি একইভাবে অনেক ইমেলের উত্তর দেন, তা জমা দেওয়ার প্রত্যাখ্যান হোক, সহকর্মীর প্রচেষ্টার স্বীকৃতি হোক বা সাধারণ অভিবাদন হোক। আপনাকে একটি জিনিস যা করতে হবে তা হল আপনার সর্বাধিক ব্যবহৃত ইমেলের জন্য টিনজাত প্রতিক্রিয়া তৈরি করা৷

Gmail বা অন্য কোনো ইমেল ক্লায়েন্টে ক্যানড প্রতিক্রিয়া সেট আপ করা সত্যিই সহজ। আপনি যত দ্রুত টাইপিস্ট হন না কেন, আপনি আপনার মাউসের দুই ক্লিকের চেয়ে দ্রুত নন, তাই না? নিজেকে কিছু সময় বাঁচান এবং এখনই এটি করুন৷

ফিল্টার এবং লেবেল/ফোল্ডার সেট আপ করুন

একটি ওভারলোড মোকাবেলা করার সর্বোত্তম উপায় হল প্রথমে এটি বাছাই করা। তার মানে আপনার ইনবক্সে ফিল্টার এবং লেবেল/ফোল্ডার ব্যবহার করা। আউটলুকের ফোল্ডার রয়েছে, Gmail এর লেবেল রয়েছে এবং উভয়েরই ফিল্টার রয়েছে যা আপনি এই ফোল্ডার এবং লেবেলে আপনার ইমেলটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুট করতে সেট আপ করতে পারেন৷ আপনি আপনার কাস্টম প্রয়োজন অনুযায়ী Gmail এ উন্নত ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন। আসলে, Gmail এর নতুন অগ্রাধিকার ইনবক্সের সাথে আপনার ইমেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু অর্ডার আনার প্রস্তাব দেয়।

তারা সেট আপ করতে এবং ভালভাবে শ্রেণীবদ্ধ করতে কিছু সময় নেয় এবং প্রথম মাসে আপনার কাছ থেকে ধ্রুবক ইনপুট প্রয়োজন। তবে এটি দীর্ঘমেয়াদে আপনার সময়ের জন্য উপযুক্ত। শুধু তাড়াহুড়ো করে জিনিসগুলিকে লেবেল এবং ফিল্টারের অধীনে রাখবেন না, এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং ভালভাবে শ্রেণীবদ্ধ করুন কারণ এটিই অটোমেশন যা আপনার ইনবক্স আপনার বাকি জীবনের জন্য ব্যবহার করবে৷

আপনি একটি ইমেল ফিল্টার করার আগে একটি 3-পদক্ষেপ পরীক্ষা করা আমার কাছে সেরা মনে হয়:

1. নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন এই বার্তাটির জন্য সর্বোত্তম লেবেল/ফোল্ডারের নাম (বিদ্যমান হোক বা না হোক) কী হবে৷
2. সেই নামটি আগে থেকেই আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন, এবং যদি না থাকে তবে এটি তৈরি করুন।
3. নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে নামটি একটি পৃথক সত্তা বা বিদ্যমান ফোল্ডারগুলির মধ্যে একটির অধীনে উপ-শ্রেণীবদ্ধ করা উচিত কিনা৷

এটি নিয়মিত করুন এবং আপনার ইনবক্স জাদুকরী পরিষ্কার হবে৷

আপনার করণীয় তালিকা অন্য কোথাও নিয়ে যান

আমার সাথে এটি বলুন:"আপনার ইনবক্স আপনার করণীয় তালিকা নয়।" গুগলের বিবেক হালদার কিছুক্ষণ আগে এই বিষয়ে লিখেছিলেন এবং আমি এর বেশি একমত হতে পারিনি। এখানে হালদারের গ্রহণ:

ইমেল একটি করণীয় তালিকা জন্য একটি ভয়ানক জায়গা. আমি সত্যিই বুঝতে পারছি না যে কীভাবে একজন জিটিডি-তে ইমেল করতে পারে। একটি ইমেল কর্মযোগ্য নয়। একবার আপনি এটি পড়ে এবং বুঝতে পারলে, আপনি একটি স্পষ্ট পদক্ষেপ নিয়ে শেষ করতে পারেন, কিন্তু আপনার ইনবক্স এটিকে ধাক্কা দেওয়ার জায়গা নয়৷

আপনার ইমেল যোগাযোগ সম্পর্কে, তাই এটি সম্পর্কে হতে দিন. করণীয় তালিকার জন্য প্রচুর চমত্কার অ্যাপ রয়েছে এবং আমি Any.do বা Wunderlist সুপারিশ করব৷

জাঙ্ক থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন

স্প্যাম ফিল্টার থাকা সত্ত্বেও আপনি বিশ্বাস করবেন না যে কতগুলি নিউজলেটার এবং অন্যান্য জাঙ্ক ইমেল আপনার ইনবক্সকে আটকে রাখছে। এবং একবার বিশৃঙ্খলতা তৈরি হতে শুরু করলে, এটি দ্রুত নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যেতে পারে৷ এটিকে এর ট্র্যাকে থামাতে, আপনাকে সদস্যতা ত্যাগ করতে হবে এবং এটি করার জন্য একটি সত্যিই সহজ কৌশল রয়েছে৷

আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে, শুধু "আনসাবস্ক্রাইব" শব্দটি অনুসন্ধান করুন৷ এটি প্রতিটি নিউজলেটারের শেষে যুক্ত করা হয়, তাই আপনি হঠাৎ আপনার ইনবক্সে সমস্ত গণ মেইলের একটি তালিকা দেখতে পাবেন। এখন একে একে খুলুন এবং সদস্যতা ত্যাগ করুন। আমি জিমেইলের পূর্বরূপ ফলক ব্যবহার করার পরামর্শ দিই যখন আপনি জিনিসগুলিকে গতি বাড়ানোর জন্য এটি করেন৷

মেইলিং তালিকা থেকে দ্রুত সদস্যতা ত্যাগ করার জন্য বা ইমেল ডাইজেস্টে তাদের গুচ্ছ করার জন্য অ্যাড-অন এবং পরিষেবাও রয়েছে।

প্রতিটি ইমেল জিজ্ঞাসা করার জন্য সুবর্ণ প্রশ্ন

এটিই বড় কথা এবং এটিই আমাকে গত এক বছরে আমার ইনবক্স ওভারলোডের শীর্ষে রাখতে সাহায্য করেছে। বিবিসি ফিউচারের টম স্টাফোর্ড কোনো বার্তা খোলার সময় নিজেকে জিজ্ঞাসা করার জন্য একটি সুবর্ণ প্রশ্ন দিয়েছেন:

"যদি আমার ইনবক্সে এই তথ্য না থাকে, আমি কি এটি খুঁজতে বের হব?"

উত্তর না হলে, রিপ্লাই টিপুন না বা না খুলেও ডিলিট টিপুন। এটা যে সহজ. না, আপনি বিশাল কিছু মিস করবেন না -- আমি এক বছর ধরে এটি করছি এবং এটি আসলে কাজ করে। এটির জন্য স্ট্যাফোর্ডের ব্যাখ্যা এখানে:

গোষ্ঠী ইমেল এবং উত্তরগুলির তুষারপাতের চেয়ে এটি কোথাও স্পষ্ট নয় যা সর্বদাই ঘটে। নিজেকে মনে করিয়ে দিয়ে ফিরে স্ট্রাইক করুন যে সমস্ত ইমেলের উত্তর দিতে হবে না, যে প্রচুর সমস্যা অন্য লোকেদের দ্বারা মোকাবেলা করা হবে – এবং হওয়া উচিত। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:"যদি আমার ইনবক্সে এই তথ্য না থাকে, আমি কি এটি খুঁজতে বের হব?" বেশিরভাগ সময় উত্তর সম্ভবত "না" হয় এবং এটি একটি চিহ্ন যে অন্য কেউ আপনার মনোযোগ নিয়ন্ত্রণ করছে।

আপনার ইমেল হ্যাক শেয়ার করুন

বিশৃঙ্খলা পরিচালনা করার জন্য প্রত্যেকের নিজস্ব ইমেল হ্যাক রয়েছে এবং শেখার সর্বোত্তম উপায় হল সেগুলি ভাগ করে নেওয়া৷ আমাদের প্রত্যেকের জন্য আমাদের নিজস্ব Gmail গাইড রয়েছে। এটি সাহায্য করে, যেমন প্রো ব্যবহারকারীদের পরামর্শ। যদি স্টাফোর্ড সেই নিবন্ধটি না লিখত, আমি এখনও বার্তাগুলিতে ডুবে থাকতাম এবং আমি তার জন্য চিরকাল কৃতজ্ঞ।

তাহলে আমাকে বলুন, আপনি কীভাবে আপনার ইমেল ওভারলোড পরিচালনা করবেন? এখানে কোন ভুল উত্তর নেই, লোকেরা।