আপনি: আমি একবার পর ইমেইল চেক করি।
সেই বিষয়কাতর অন্তরের কণ্ঠস্বর: আবার?
ইমেইল আপনার দিনগুলো হাইজ্যাক করছে, এবং চোरी ছিপে। কিন্তু কে বলেছে আপনি আপনার সময়ের ওপর নিয়ন্ত্রণ ফিরে পাতে পারবেন না? আপনাকে শুধু বের করতে হবে আপনি এখন ইমেইলের পিছনে কতটুকু সময় দিচ্ছেন এবং তারপর সেটি কমানোর উপায় খুঁজে বের করতে হবে।
মেইলস্ট্রোম যেরকম অ্যাপের কারণে কামনা করা ইনবক্স জিরো আর কঠিন নয়। আমি অনেক দিন আগে অর্জন করলাম। কিন্তু সেটি আমাকে সারাদিন খালি ইনবক্সে তাকিয়ে থাকতে বাধ্য করলো না, এক্সপেক্টেন্সি আরাম্ব করে পরবর্তী ইমেইলের জন্য, সেটি দ্রুত ザップ করে ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে। এটি আণ্ড-রিটেনটিভ লাগে, কিন্তু এই ধরনের ইমেইল অবসেশন আমাদের অনেকের জন্য খুব সাধারণ। যতটুকু আমরা অস্বীকার করি, অ্যাডিকশন শব্দটিই সেটি ফিট করে।
অন্য অ্যাডিকশনের মতো, এটিও ট্যাকল করা যায়, যদি আপনি বুঝতে পারেন কী ট্রিগার করে এবং সেটি কাউন্টার করার জন্য কিছু করেন।
সময় বাঁচানো = সময় উপার্জন
আপনি জানেন কোনো কিছু আপনার জন্য খারাপ। কিন্তু যতক্ষণ আপনি নেতিবাচক প্রভাবগুলো পরিমাপ করবেন না, ভালো অভ্যাসে শিফট করা আপনার জন্য কঠিন হবে।
ইমেইল ক্ষেত্রে, আপনি যদি কাজের মাঝপথে চেক করেন, এটা নন-টাস্ক মনে হয়। এই পদ্ধতিতে বিতারিত সময় শুধু কয়েক মিনিট পিরিয়ডিক্যালি, যা এর ক্যুমুলেটিভ প্রভাব উপেক্ষা করা সহজ করে তোলে। ইমেইল এই যুগে ضرুরী কস্ট মনে হয়, কিন্তু এটা মানে নয় আপনি এটাকে আপনার জীবন চালাতে দেবেন বা সেটি থেকে সেরা আউটপুট নিতে পারবেন না।
যদি আপনি সেই হারানো সময়কে পারস্পেক্টিভে না রাখেন, আপনার ইমেইল চেক করার রুটিন বড় চিত্রে হানিকারক মনে হবে না। ইমেইল টাইম লগ করার জন্য অ্যাপ আছে কি? আমি মনে করতাম আপনি কখনো না জিজ্ঞাসা করবেন। অবশ্যই আছে।
অনলাইনে ব্যক্তিগত অ্যাক্টিভিটিতে বিতরিত সময় ট্র্যাক করার জন্য বিভিন্ন অ্যাপ ডিজাইন করা আছে। সেগুলো ব্যবহার করুন আপনার ইমেইল অভ্যাসে নজর রাখতে এবং হার্ড নাম্বারে ফলাফল দেখতে। সেগুলো আপনাকে বলবে আপনি কোথায় ভালো করছেন এবং কোথায় গড়বড় করছেন।
এখানে কিছু অ্যাপ যা আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে আপনার দিন কীভাবে উড়িয়ে যাচ্ছে যখন আপনি ইনবক্সের সাথে কথা বলতে লিপ্ত থাকেন।
ক্রিসপলি
যদি অতিরিক্ত বারি-বারি ইমেইলিং আপনার টিমের ওয়ার্ক আওয়ার খায়, অটোমেটেড টাইম-ট্র্যাকিং টুল ক্রিসপলি আপনার টিমের জন্য যা দরকার সেটি হতে পারে। আপনার টিম মেম্বাররা ইনবক্সের মধ্য দিয়ে যাওয়ার জন্য বাধ্য হয় কতটুকু সময় সেটি ট্র্যাক করুন, এবং সেই ডেটা ব্যবহার করুন একটি ভালো ওয়ার্কফ্লো বের করার জন্য যেটিতে ইমেইল কম থাকে। আরও ভালো, স্ল্যাক যেরকম টিম কোলাবরেশন সার্ভিসে স্যুইচ করুন, যেন আমরা মেকইউজঅফে করেছি।
ক্রিসপলি পারসোনাল ইউজের জন্য ফ্রি। টিম ও এন্টারপ্রাইজ ভার্সন পেইড।
পোমোডোরো টাইমার
আপনি যদি পোমোডোরো টেকনিকের ফ্যান হন, আপনি এটিকে আপনার ইমেইল অভ্যাস ট্র্যাক করতে ব্যবহার করতে পারেন আপনার প্রতিটি ইমেইল-চেকিং সেশনের টাইমিং করে এবং তাদের ডিউরেশন যোগ করে। ওয়েবে অসংখ্য চমৎকার পোমোডোরো অ্যাপ আছে। আমরা টোমেটো.ইএস রিকমেন্ড করি, একটি ব্রাউজার-ভিত্তিক পোমোডোরো টাইমার যা টাইম ম্যানেজমেন্ট সরল করে। এতে রেজিস্ট্রেশন লাগে না, কিন্তু আপনি যদি আপনার টুইটার একাউন্ট লিংক করেন, আপনি আপনার পোমোডোরো সেশনের বিস্তারিত স্ট্যাট পাবেন। সেই স্ট্যাটগুলো বিশ্লেষণ করুন দেখতে আপনি ইমেইল পড়া ও রিপ্লাই করার পিছনে কতটুকু সময় দিচ্ছেন।
টগল
উইন্ডোজ। ম্যাক। লিনাক্স। অ্যান্ড্রয়েড। আইওএস। আপনি জনপ্রিয় টাইম-ট্র্যাকিং অ্যাপ টগল এই সব প্ল্যাটফর্মে ইনস্টল করতে পারেন বা এর অনলাইন ইন্টারফেস থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন। সাইন আপ করুন আপনার ইমেইল ব্যবহার পরিমাপ শুরু করতে।
রেসকিউটাইম
রেসকিউটাইম (আমাদের রিভিউ) আরেকটি চমৎকার ক্রস-প্ল্যাটফর্ম টাইম-ট্র্যাকিং টুল। এটি আপনাকে আপনার কম্পিউটার অভ্যাসের ওপর বিস্তারিত রিপোর্ট দেয়। সেগুলো পড়ুন বুঝতে আপনি কী আপনার মনে করা প্রোডাক্টিভ হচ্ছেন। আপনার ইমেইল ব্যবহার কেমন দেখাচ্ছে? আপনার ইচ্ছামতো মিনিমাল নয়? একটি গোল সেট করুন কমানোর জন্য এবং পরবর্তী সেকশনের সহজ টিপস ব্যবহার করে আপনার ইমেইল অভ্যাসে কাজ করুন।
এখন কী?
একবার আপনি বুঝতে পারলেন আপনি প্রতিদিন ইমেইলের পিছনে কতটুকু সময় দিচ্ছেন এবং আপনার বিবেচনা অনুযায়ী প্রয়োজনীয়তঃ চেয়ে কতটুকু বেশি, তখন আপনি কার্যকর পদক্ষেপ নিতে পারেন একটি স্মার্টার ইমেইল ওয়ার্কফ্লোতে ট্রানজিশন করার জন্য। শুরুতে সাহায্য করার কিছু স্টেপ এখানে।
ওই ইনবক্স বন্ধ করুন ৫, ৪, ৩...
আপনি যদি সারাদিন ইনবক্স খোলা রাখেন, আপনি কাজের মাঝপথে সেটিতে যাওয়া থেকে বিরত থাকতে পারবেন না। চাংকিং কনসেপ্ট আপনার ইমেইল-রিলেটেড টাস্কে প্রয়োগ করুন এবং নির্দিষ্ট সময়ে সেগুলো নিবেটান। দিনে একবার চমৎকার যদি আপনি পারেন, দুবার যুক্তিসঙ্গত, তিনবার হয়তো কিছুটা বেশি। আপনার দৈনিক ইমেইল পরিমাণের গড় অনুযায়ী আপনার ইনবক্স-চেকিং সেশনে টাইম লিমিট ফিক্স করুন। ইনবক্সে ডুবার আগে একটি অ্যালার্ম সেট করুন যাতে আপনাকে মনে পড়ে যাক আপনার সময় শেষ, এবং অনির্বচনে সেটি মেনে চলুন।
জাগরণের পর দু-এক ঘণ্টা এবং ঘুমের আগে দু-এক ঘণ্টা ইনবক্স থেকে দূরে থাকুন। আপনার ইমেইল এক্টিভিটি সংরক্ষণ করুন সেই সময়ের জন্য যেন দুপুরের খাবারের পর আপনার আউটপুটের একটি চাঙ্ক পেছনে রেখে আপনি আসল কাজে ফোকাস করার জন্য পর্যাপ্ত ألার্ট নন।
ডেস্কটপ নোটিফিকেশন অন করবেন? না, ধন্যবাদ।
লাইভ নোটিফিকেশন আপনার ফ্লো ভাঙে, অনপ্ল্যানড ব্রেক বাধ্য করে, এবং কাজে ফিরে যাওয়া অনিচ্ছুক করে। আপনার কৌতূহলে দোষ দিন যা জানতে চায় আপনার ইনবক্সে কী আছে। নিজেকে আপনার ইনবক্সের দয়ায় থাকতে দেওয়ার বদলে, আপনি সিদ্ধান্ত নিন আপনি কখন সেটি যে তথ্য ধারণ করে সেটি পেতে চান।
ডেস্কটপে ফিরে যান
ইমেইল মার্কেটাররা তাদের স্ট্র্যাটেজি টিউন করছেন মোবাইল গ্যাজেটের জন্য ইমেইল অপ্টিমাইজ করতে, কারণ ডেস্কটপ বাদ দিয়ে মোবাইল ডিভাইসে ইমেইল পড়ার লোকের সংখ্যা প্রতিদিন বেড়ছে।
আপনি যদি সেই σταটিস্টিকের অংশ হন এবং ইমেইল অ্যাডিকশন জয় করতে চান, আপনার স্মার্ট ডিভাইস থেকে মেইল অ্যাপ আনইনস্টল করুন এবং ইমেইল চেক করার জন্য ডেস্কটপে ফিরে যান। এটি একটি এফোর্ট লেভেল যোগ করতে পারে যা আপনার স্মার্টফোন যেরকম গ্যাজেটের সাথে নেই, এবং সেটি আপনার ইমেইল অভ্যাসে পজিটিভ প্রভাব ফেলতে পারে। জেক ন্যাপের জন্য এটি ভালো কাজ করেছে, যিনি এক বছর আগে ডিসট্র্যাকশন-ফ্রি আইফোন এক্সপেরিমেন্ট শুরু করেছিলেন।
আপনার মস্তিষ্ক প্রোগ্রাম করুন
তার বই হাউ টু ফেইল অ্যাট অলমোস্ট এवरीথিং অ্যান্ড স্টিল উইন বিগ-এ ডিলবার্টের সৃষ্টিকর্তা স্কট অ্যাডামস মানব মনকে একটা ময়слава রোবট বলে জানিয়েছেন যাকে প্রোগ্রাম করা যায়। আপনি আপনার মনে প্রোগ্রাম করতে চাইবেন ইমেইল চেক করা মিনিমাম রাখতে। সেটি করুন আপনার ইমেইল অ্যাডিকশনকে আরেকটি অ্যাডিকশন দিয়ে সোয়াপ করে, যদিও সেটি আপনার জীবনে পজিটিভ প্রভাব ফেলবে। আমি হ্যাবিটআরপিজি বলছি। দেখুন হ্যাবিটআরপিজি কীভাবে নিজেকে উন্নত করাকে অ্যাডিক্টিভ বানায়, এবং এটা ব্যবহার করুন আপনার ইমেইল অভ্যাস গেমিফাই করে সেগুলো সুস্থ দিককে मोড়ানোর জন্য।
তয়ার কঠিন নাল কাটার জন্য?
সবার জন্য অ্যাক্সেসIBLE পদ্ধতির কারণে, ইমেইল ভৌগোলিক বাধা দূর করতে একটি বড় ভূমিকা পালন করেছে, কিন্তু এটা একটি ফলাফলমূলক ডিস্ট্র্যাকশনে রূপ নিয়েছে যা আপনাকে জীবনে আরও গুরুত্বপূর্ণ জিনিস থেকে বাঁচিয়ে রাখে। ভালো খবর হলো আপনি যদি ইমেইল নাল কাটতে পারেন, আপনি আপনার দিন থেকে বেশি সময় রিকভার করবেন, এবং পারসোনাল প্রজেক্টের জন্যও সময় বানাতে পারবেন।
আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্স অভ্যাস ট্র্যাক করেন? সেগুলো কি ভালো দিকে যাচ্ছে?
