ইনবক্স জিরো প্রোডাক্টিভিটি কমিউনিটিতে সবচেয়ে জনপ্রিয় বাজওয়ার্ডের একটি। মেইলবক্স যেরকম পপুলার আইফোন ইমেইল ক্লায়েন্ট আপনার ইনবক্সের সব ইমেইল দ্রুত নিবেটাতে সাহায্য করে। আপনি যদি আসলেও ওভারলোডেড থাকেন, মেইলস্ট্রোম যেরকম সার্ভিস ব্যবহার করে বাল্ক ডিলিট করতে পারেন। ইমেইল ব্যাঙ্কрап্সি ঘোষণা — শুধু সব মুছে ফেলে নতুন করে শুরু করা — কিছু সার্কেলে গম্ভীরভাবে বিবেচনা করা হচ্ছে।
ইনবক্স খালি করার ওপর, অদ্ভুত ইনবক্স জিরো অর্জনের ওপর এই সব ফোকাস ইমেইল ওভারলোডের দুটি মৌলিক সমস্যা উপেক্ষা করে। আপনার ইমেইল সমস্যা আসলেই সমাধান করতে হলে ইনবক্স জিরোর বাইরে যেতে হবে এবং অন্তর্নিহিত সমস্যা সমাধান করতে হবে:
- আপনার ইনবক্স أولোেาล কেন 오ভারফ্লো হচ্ছে।
- ইমেইলের সাথে আপনার সম্পর্ক কেমন।
ইমেইল ওভারলোড সমস্যা
ইমেইল ওভারলোড নিয়ে অধিকাংশ কথা বলা চাহে চাইয়া এবং অচাহো ইমেইলের মধ্যে পার্থক্য করতে ব্যর্থ। আপনার ইনবক্সের প্রতিটি আইটেমকে ক্লিয়ার করার লক্ষ্য ধরে চলা বাস্তবতা উপেক্ষা করে। আপনার বসের প্রেজেন্টেশনের ওপর ফিডব্যাক ইমেইল স্পষ্টভাবে সেটি নয় যেটি গ্রুপন আপনার প্যাঁচ বছর আগে ছেড়ে আসা শহরের ডিল অফার করছে। একইভাবে, পুরনো বন্ধুর ইমেইল সম্ভবত স্বাগতযোগ্য, কিন্তু ফেসবুকের ইমেইল যেটি বলে সে বন্ধু আপনাকে ফটোতে ট্যাগ করেছে সেটি সম্ভবত নয়।
আপনার ইনবক্সে একশো ইমেইল থাকে যেগুলো আপনি পেতে চেয়েছিলেন কিন্তু এখনো নিবেটাতে পারেননি, তবে আপনার একটি টাইম ম্যানেজমেন্ট সমস্যা আছে যা কোনো ইমেইল অ্যাপ সমাধান করতে পারবে না। যদি সেখানে দশটি অচাহো ইমেইল থাকে, তবে আপনার একটি ইমেইল সমস্যা আছে, কিন্তু আবার কোনো ইমেইল অ্যাপ সেটি সমাধান করবে না।
ইমেইল ওভারলোড নিয়ে অধিকাংশ কথা বলা চাহো এবং অচাহো ইমেইলের মধ্যে পার্থক্য করতে ব্যর্থ
বেশির ভাগ মানুষের জন্য অচাহো ইমেইলের দুটি সবচেয়ে সচরাচর কারণ হলো সোশ্যাল মিডিয়া নোটিফিকেশন, ইমেইল নিউজলেটার এবং অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্ক ইমেইল। আপনি যদি পাবলিক ফিগার হন, আপনি অননুরোধ ফ্যান মেইল বা পরামর্শের অনুরোধের বড় পরিমাণও পেতে পারেন।
স্প্যাম আর সেই সমস্যা নয় যা একসময় ছিল, আপনি যদি জিমেইল যেরকম আধুনিক ইমেইল সার্ভিস ব্যবহার করেন, আপনার ইনবক্সে স্প্যাম খুব কম দেখবেন।
প্যাভলোভিয়ান ইমেইল
ইনবক্স জিরো, একটি কনসেপ্ট হিসেবে, অধিকাংশ মানুষের ইমেইলের সাথে সম্পর্কও সমাধান করতে ব্যর্থ। প্রতি ২০ মিনিটে বা প্রতিটি নোটিফিকেশনে ইনবক্স চেক করে এবং সবকিছুতে অবিলম্বে রিপ্লাই করে খালি ইনবক্স পাওয়া ভালো কিছু নয়। একইভাবে, আপনি যদি দিনে ৪ ঘণ্টা ইমেইল এক্সচেঞ্জে ব্যয় করেন, আপনি প্রোডাক্টিভ হচ্ছেন না যদি দিন শেষে ইনবক্স জিরো অর্জন করেন।
ইভান প্যাভলোভ একজন রাশিয়ান নোবেল প্রাইজ বিজয়ী বিজ্ঞানী যিনি ক্লাসিক্যাল কন্ডিশনিংয়ের ওপর কাজের জন্য বিখ্যাত। প্রতিবার কুকুরকে খাওয়ানোর সময় ঘণ্টা বাজিয়ে তিনি কুকুরকে খাওয়া ছাড়া লাল làm करके দেখিয়েছিলেন। মনোবিজ্ঞানের স্নাতক হবার কারণে, আমি প্যাভলোভের কথা বলতে গিয়ে লাল করি!
ক্লাসিক্যাল কন্ডিশনিংর সারমর্ম হলো একটি উদ্দীপন যতবার একটি প্রতিক্রিয়ার সাথে যৌগিক হয়, ততটাই আলাদা করা কঠিন হয়। আপনি প্রতি বার সকালে প্রথমে ইমেইল চেক করলেই বা নতুন নোটিফিকেশন আসলে চেক করলেই, আপনি নিজেকে একই কাজ বারবার করার জন্য কন্ডিশন করছেন।
সত্যিকারের ইনবক্স জিরোর বাইরে যেতে হলে, আপনাকে ইমেইল পাওয়া ও রিপ্লাই করার ওপর নিয়ন্ত্রণ অর্জন করতে হবে — আপনাকে প্যাভলোভিয়ান চক্র ভাঙতে হবে। একটি খালি ইনবক্স এই লক্ষ্য অর্জনের পথে একটি সম্ভাব্য ধাপ মাত্র।
পাঁচটি নীতি
শুক্রের কথা, অচাহো ইমেইল ওভারলোড ও প্যাভলোভিয়ান সম্পর্ক সমাধান সহজ। কিছু সহজ নীতি আছে যা আপনি প্র্যাকটিস করলে নিশ্চিত করবে আপনি প্রায় সব ইমেইল পেতে চাবেন, এবং আপনি কখন ও কোথায় চেক করবেন সেটি নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন।
নীতি এক: নন-ওভারল্যাপিং সাইলোস
সোশ্যাল মিডিয়া নোটিফিকেশন সমস্যা সমাধানের জন্য, আমি নন-ওভারল্যাপিং সাইলোস কনসেপ্ট ব্যবহার করি। সব ফেসবুক নোটিফিকেশন ফেসবুকে থাকা উচিত — কথা শেষ। সেগুলো আমার ইমেইল ইনবক্সে, ফোনের নোটিফিকেশন মেনুতে বা ফেসবুক ছাড়া যেকোনো জায়গায় আসা উচিত নয়। কোনো ফেসবুক নোটিফিকেশন আমার এডিটরের ইমেইল মতো গুরুত্বপূর্ণ হবে না, তাই একই চিকিৎসা পাওয়া উচিত নয়।
একশন স্টেপস
৩০ মিনিট খরচ করুন আপনার সকল সোশ্যাল মিডিয়া একাউন্টে লগইন করে এবং প্রতিটি নোটিফিকেশন ইমেইল থেকে আনসাবস্ক্রাইব করার জন্য। আপনি কতগুলো চেকবক্স আনচেক করতে হবে সেটি জানলে আপনি বিস্মিত হবেন। আমার সহ-লেখক জাস্টিন ফেসবুক ইমেইল বন্ধ করার একটি চমৎকার আর্টিকেল লিখেছেন নোটিফাইমিনট দিয়ে। নোটিফাইমিনট আপনাকে সকল বড় সোশ্যাল নেটওয়ার্ক সাইটের ইমেইল নোটিফিকেশন থেকে আনসাবস্ক্রাইব করার ধাপগুলো দেখিয়ে দেবে।
নীতি দুই: নিবেটান অথবা ডিলিট
নিউজলেটার সমস্যা কিছুটা কঠিন। সমস্যা হলো, অনেক কেসে, আপনি সক্রিয়ভাবে নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করেছেন কারণ সেটিতে আপনি যা পেতে চেয়েছিলেন সেটি ছিল। আপনি যদি আমার মতো ডিজিটাল হর্ডার হন, আপনি নিজেকে ব্যাপারে বুঝাতে পারেন যে আপনি এখনো ডেইলি গ্রুপন ডিল চান। নিবেটান অথবা ডিলিট নীতি আপনাকে এই হর্ডিং ইনস্টিংক্র থেকে মুক্ত করে।
একশন স্টেপস
প্রতিদিন ১৫ মিনিট বাদ দিন আপনার ইনবক্সের সকল ইমেইল নিউজলেটার পড়তে। প্রতিটির জন্য, আপনাকে পুরো পড়তে হবে, অথবা আনসাবস্ক্রাইব করতে হবে। আপনি যদি নির্ধারিত সময়ে সেটি না পড়েন, আপনি কখনো পড়বেন না।
দুই সপ্তাহের মধ্যে আমি সাবস্ক্রাইব করা নিউজলেটার প্রায় তিন চতুর্থাংশ থেকে আনসাবস্ক্রাইব করলাম। এখন যখনই অনরিড নিউজলেটার ইনবক্সে ঢুকে আসে, আমি নিবেটান অথবা ডিলিট পুনরায় প্রয়োগ করি।
নীতি তিন: मैক্স ইমেইল টাইম
অনেক মানুষের জন্য — আমারাও যখন সাবধান নই — ইমেইল চেক করা একটি রিফ্লেক্স অ্যাকশন। আপনি যদি সক্রিয়ভাবে কিছু করছেন না, বা এক মুহূর্তের জন্য ডিস্ট্র্যাক্ট হন, আপনি ইনবক্স খুলেন এবং ইমেইল চেক করেন। যেন বড় ব্যাপার না লাগে, এটি আপনার ফ্লো ভাঙে এবং আপনি চকিত হবেন কতটুকু সময় আপনি আসলে ইমেইল চেক করার পিছনে দিচ্ছেন।
বহুত ভালো, আমার সহ-লেখক আখশতা যেন সুপারিশ করেছেন, নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করে শুধু তখন ইমেইল চেক করা। আমি আরও এগিয়ে যাব এবং বলব, ইমেইল ওভারলোড ও প্যাভলোভিয়ান সম্পর্ক উভয় সমাধান করতে — একটি ম্যাক্স ইমেইল টাইম সেট করুন।
আপনি যদি একটি ইমেইল রিপ্লাই করার মাঝপথে আছেন যখন আপনার সময় শেষ, সেটি ড্রাফটে সেভ করুন এবং আগামী দিন নিন।
একশন স্টেপস
দিনে এক বা দুবার ইমেইল চেক করার সময় বেছে নিন এবং আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল নিবেটাতে কতক্ষণ লাগে সেটি বের করুন; সেটিই আপনার ম্যাক্স ইমেইল টাইম। ৪৫ মিনিটের বেশি হলে সম্ভবত খুব বেশি। শুধু সেই সময়গুলোতে ইমেইল চেক করুন এবং আপনার ম্যাক্স ইমেইল টাইম অতিক্রম করবেন না। আপনি যদি একটি ইমেইল রিপ্লাই করার মাঝপথে থাকেন যখন সময় শেষ, সেটি ড্রাফটে সেভ করুন এবং আগামী দিন নিন।
এটি একটি চরম সমাধান, কিন্তু আপনি যদি একটি যুক্তিসঙ্গত ম্যাক্স ইমেইল টাইম সেট করেন, আপনি সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো নিবেটাতে পারবেন এবং যেগুলো শুধু জরুরি মাত্র সেগুলো উপেক্ষা করবেন। আপনি যদি ইমেলের পরিমাণ নিবেটাতে না পারেন, এই আর্টিকেলের নীতিগুলো ব্যবহার করে আপনি যা পাচ্ছেন সেটি কমানো উচিত।
নীতি চার: নিজে থেকে জিজ্ঞাসা করুন "কেন?"
কিছু মানুষের সৌভাগ্য নেই যে তারা ঘোষণা করবে তারা নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল চেক করবে — আপনি যদি তাদের একজন হন, আপনি এখনো liên tục ইমেইল চেক করা সমাধান করতে পারেন। দিন भर এমন সময় হবে যখন আপনাকে অবশ্যই ইমেইল চেক করতে হবে; হয়তো আপনার বস জিজ্ঞেস করেছেন জন ইমেইল পাঠিয়েছে কিনা। কিন্তু এমন সময়ও হবে যখন আপনি বিনা কোনো কারণেই চেক করছেন।
একশন স্টেপস
আপনি যদি নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল চেক করতে না পারেন, আপনি যখনই ইনবক্সে তাকাবেন, নিজে থেকে জিজ্ঞাসা করুন কেন করছেন এবং উত্তরটি একটি টেক্সট ফাইলে বা কাগজে লিখে রাখুন। দিন শেষে সব ভালো কারণ — "বস বললেন", "ডেস্ক থেকে এক ঘণ্টা দূরে ছিলাম" — এবং সব খারাপ কারণ — "প্রক্রাস্তিনেটিং", "ফোনে কথা বলতেই ব্রাউজ করলাম", "নোটিফিকেশনের রিপ্লাই" — ট্যালি করুন। লক্ষ্য হলো খারাপ কারণগুলো কমাতে। একবার আপনি জানলে কেন আপনি ইমেইল চেক করছেন, আপনি নিশ্চিত করতে পারবেন আপনি শুধু তখন করবেন যখন স্পষ্ট কারণ থাকে।
নীতি পাঁচ: ইনপুটস মিনিমাইজ করা
আপনি যদি উপরের সকল নীতি প্র্যাকটিস করেও ইমেইলে ডুবিয়ে যান, আপনাকে ইনপুটস সমাধান করতে হবে। অবাঞ্ছিত ইমেইলের প্রধান বাকি উৎস হলো ট্রিগার-হ্যাপি সহকর্মীরা; এটার দুটি ধাপ আছে — প্রথমটি হলো আপনি যে ইমেইল পাঠান সেটি বদলান, দ্বিতীয়টি হলো সহকর্মীদের সাথে কথা বলুন।
একশন স্টেপস
আপনি যা লিখেন সেটি বিবেচনা করুন। এক শব্দের ইমেইল যেন "পারফেক্ট" বা "ধন্যবাদ" হলে পাঠাবেন না; আপনি পাওয়া ইমেইলের ইনফরমেশন অনুযায়ী কাজ করলে বুঝতে পারবে আপনি পড়েছেন এবং কনফার্মেশন দরকার নেই। যদি কোনো অস্পষ্টতা থাকে, সেটি দূর করুন; বাদে পূব্বাহ্নে ফ্রি কিনা জিজ্ঞেস করার বদলে, নির্দিষ্ট সময়ে ফ্রি কিনা জিজ্ঞেস করুন।
যদি বària-বারি রিপ্লাই করার সম্ভাবনা থাকে, ফোন তুলে কল করুন; যা পাঁচ ইমেইলে ঠিক করতে পারে সেটি ফোনে এক মিনিটের কম সময় লাগে।
আপনি যা লিখেন সেটি বিবেচনা করুন।
আপনার ইমেইলগুলো সমাপ্ত করুন প্রাপক থেকে আপনি কী আশা করেন সেটি বলে। তাদের জানান আপনি রিপ্লাই চেক করবেন না কিন্তু অনুমান করবেন যে তারা আপনি পাঠানো কাজ শুরু করবে। তাদের যেসব জিনিস দরকার সেটি দিন যাতে আপনার কাছে ফিরে আসতে না হয়।
একবার আপনার ইমেইলগুলো এইভাবে স্ট্রাকচার করলে যেন আপনি অপ্রয়োজনীয় রিপ্লাই করছেন না এবং অন্যদের রিপ্লাই করার প্রয়োজন কমাচ্ছেন, সহকর্মীদের সাথে কথা বলার 시간। সবচেয়ে খারাপ অফেন্ডারদের সাথে শুরু করুন, বিনীতভাবে অনুরোধ করুন আপনাকে সিসি না দেয়া হোক যদি না গুরুত্বপূর্ণ ও প্রাসঙ্গিক হয়। একইভাবে, অনুরোধ করুন যে, যেখানে সম্ভব, লোকজন শুধু সেন্ডারের কাছে রিপ্লাই করুন রিপ্লাই অল চাপাতে না।
ফ্যান মেইল সম্পর্কে একটি নোট
আপনি যদি পরিচিত হন, বা বিশেষজ্ঞ মনে করা হয়, অজানা লোক থেকে পরামর্শের ইমেইল পাবেন। এই টাইপের ইমেইল নিয়ন্ত্রণের চাবি হলো চাহো বা অচাহো সেটি বিবেচনা করা; দিনে এক ঘণ্টা অননুরোধ পরামর্শের রিপ্লাই দিতে বাধ্য হলেও, যদি এই লোকগুলো পটেনশিয়াল বা বর্তমান কাস্টমার হন, তবে আপনি সম্ভবত তাদের কথা শুনতে চাবেন।
অন্যদিকে, আপনি যদি রিপ্লাই দিয়ে কিছু লাভ না করেন, আপনাকে বিবেচনা করতে হবে তাদের আপনার ইমেইল কীভাবে পেয়েছে। যদি আপনার ওয়েবসাইটে পাবলিকলি পোস্ট করা থাকে, সরিয়ে ফেলুন। আপনি যদি না পারেন, এবং ইমেলের পরিমাণ অনম্যানেজেবল হয়, আপনি সকল অগুরুত্বপূর্ণ ইমেইল টাস্ক একটি অ্যাসিস্ট্যান্টকে, ভার্চুয়াল অথবা অন্যথা, делеগেট করার কথা ভাবতে পারেন।
আমি অধিকাংশ দিন লোকদের ইমেইল পাই যারা আমার লেখা টিউটোরিয়াল পড়েছে। সকালে উঠে দেখলে কেউ সফটওয়্যার এক্স সফটওয়্যার ওয়াইसे ভালো এবং আমি ওয়াইর ওপর লিখে বোকা বলে যেন মনে হয় খারাপ, সামগ্রিকভাবে আমি আমার কাজ পড়ে ফিডব্যাক পাওয়া পছন্দ করি; তাদের প্রশ্ন থেকে ফলো-আপ টিউটোরিয়ালের চমৎকার আইডিয়া পাই।
উপসংহার
ইনবক্স জিরো সিদ্ধান্তে চমৎকার কিন্তু এটি ইমেইল সমস্যার মূল সমাধান করে না: নিশ্চিত করা যে আপনি শুধু চাহো ইমেইল পাচ্ছেন এবং আপনি আপনার নিজের শর্তে সেটি নিবেটাচ্ছেন। সোশ্যাল মিডিয়া নোটিফিকেশন, অনরিড নিউজলেটার এবং অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্ক ইমেইল ডিলিট করে ইনবক্স জিরো অর্জনে যেকোনো সময় বিতরন বেয়াদব; гораздо ভালো হবে প্রতিদিন কয়েক মিনিট এই টিউটোরিয়ালের নীতিগুলো প্রয়োগ করে একবারই আপনার ইমেইলের সাথে সম্পর্ক স্থায়ীভাবে সমাধান করা।
