ইনবক্স জিরো হল প্রোডাক্টিভিটি সম্প্রদায়ের সবচেয়ে জনপ্রিয় বাজ শব্দগুলির মধ্যে একটি৷ জনপ্রিয় আইফোন ইমেল ক্লায়েন্ট, মেলবক্সের মতো অ্যাপগুলি আপনার ইনবক্সের সমস্ত ইমেলগুলির সাথে দ্রুত ডিল করা আপনার জন্য সহজ করে তোলে৷ আপনি যদি সত্যিই ওভারলোড হয়ে থাকেন, আপনি এমনকি ইমেল মুছে ফেলার জন্য Mailstrom এর মতো একটি পরিষেবা ব্যবহার করতে পারেন। ইমেল দেউলিয়া ঘোষণা করার ধারণা — কেবল সবকিছু মুছে ফেলা এবং আবার শুরু করা — কিছু চেনাশোনাতে গুরুত্বের সাথে বিবেচনা করা হচ্ছে৷
৷আপনার ইনবক্স সাফ করার উপর এই সমস্ত ফোকাস, অর্জনের উপর, অধরা, ইনবক্স জিরো, ইমেল ওভারলোডের সাথে দুটি মৌলিক সমস্যা মিস করে। আপনার ইমেল সমস্যাগুলি সত্যিকারের সমাধান করতে আপনাকে ইনবক্স জিরোর বাইরে যেতে হবে এবং অন্তর্নিহিত সমস্যাগুলি সমাধান করতে হবে:
- কেন আপনার ইনবক্স প্রথম স্থানে উপচে পড়ছে।
- ইমেইলের সাথে আপনার সম্পর্ক কেমন।
ইমেল ওভারলোড সমস্যা
ইমেল ওভারলোডের আশেপাশে বেশিরভাগ কথোপকথন কাঙ্ক্ষিত এবং অবাঞ্ছিত ইমেলের মধ্যে পার্থক্য করতে ব্যর্থ হয়। আপনার ইনবক্সের প্রতিটি আইটেমকে সাফ করার লক্ষ্য হিসাবে বিবেচনা করা পরিস্থিতির বাস্তবতাকে উপেক্ষা করে। আপনার বসের একটি ইমেল যেটি একটি উপস্থাপনা সম্পর্কে আপনাকে প্রতিক্রিয়া জানায় তা স্পষ্টতই গ্রুপনের একটি ইমেলের মতো নয় যেটি আপনি গত বছর যে শহর ছেড়েছিলেন সেখানে ডিল অফার করে৷ একইভাবে, একটি পুরানো বন্ধুর কাছ থেকে একটি ইমেল সম্ভবত স্বাগত, যখন Facebook থেকে একটি ইমেল আপনাকে বলছে যে একই বন্ধু আপনাকে একটি ফটোতে ট্যাগ করেছে।
যদি আপনার ইনবক্সে বসে থাকা একশোটি ইমেল থাকে, যার সবকটি আপনি পেতে চেয়েছিলেন কিন্তু এখনও মোকাবিলা করেননি, আপনার একটি সময় ব্যবস্থাপনা সমস্যা রয়েছে যা কোনো ইমেল অ্যাপ সমাধান করতে পারে না। এর পরিবর্তে যদি আপনার কাছে দশটি অবাঞ্ছিত ইমেল থাকে, তবে আপনার একটি ইমেল সমস্যা আছে, কিন্তু আবার, কোনো ইমেল অ্যাপ আপনার জন্য এটি সমাধান করবে না।
ইমেল ওভারলোডের আশেপাশে বেশিরভাগ কথোপকথন কাঙ্ক্ষিত এবং অবাঞ্ছিত ইমেলের মধ্যে পার্থক্য করতে ব্যর্থ হয়
বেশিরভাগ মানুষের জন্য, অবাঞ্ছিত ইমেলের দুটি ঘন ঘন কারণ হল সামাজিক মিডিয়া বিজ্ঞপ্তি, ইমেল নিউজলেটার এবং অপ্রয়োজনীয় কাজের ইমেল। আপনি যদি একজন পাবলিক ফিগার হন তাহলে আপনাকে উল্লেখযোগ্য পরিমাণে অযাচিত ফ্যান-মেইল বা পরামর্শের জন্য অনুরোধ করা হতে পারে।
স্প্যাম আর আগের সমস্যা নেই, আপনি যদি Gmail এর মতো একটি আধুনিক ইমেল পরিষেবা ব্যবহার করেন, আপনি খুব কমই আপনার ইনবক্সে স্প্যাম দেখতে পাবেন৷
পাভলোভিয়ান ইমেল
ইনবক্স জিরো, একটি ধারণা হিসাবে, ইমেলের সাথে বেশিরভাগ লোকের সম্পর্ককেও সমাধান করতে ব্যর্থ হয় . একটি খালি ইনবক্স থাকা কারণ আপনি এটি প্রতি 20 মিনিটে চেক করেন, বা প্রতিবার যখন আপনি একটি বিজ্ঞপ্তি পান, এবং অবিলম্বে সবকিছুতে প্রতিক্রিয়া জানান খুব কমই একটি ভাল জিনিস। একইভাবে, আপনি যদি দিনে 4 ঘন্টা ইমেল আদান-প্রদানে ব্যয় করেন, তাহলে আপনি দিন শেষে ইনবক্স শূন্যে পৌঁছলেও আপনি ফলপ্রসূ হবেন না।
ইভান পাভলভ একজন রাশিয়ান নোবেল পুরস্কার বিজয়ী বিজ্ঞানী ছিলেন যা ক্লাসিক্যাল কন্ডিশনার বিষয়ে তার কাজের জন্য বিখ্যাত। প্রতিবার একটি কুকুরকে খাওয়ানোর সময় একটি ঘণ্টা বাজানোর মাধ্যমে, তিনি সেখানে খাবার না থাকলেও কুকুরটিকে লালা দিতে সক্ষম হন। একজন মনোবিজ্ঞানের স্নাতক হিসেবে, আমি এখন প্রতিবার পাভলভের কথা বলি!
শাস্ত্রীয় কন্ডিশনিংয়ের মূল বিষয় হল যে যতবার একটি উদ্দীপনা একটি প্রতিক্রিয়া দ্বারা অনুসরণ করা হয়, তাদের আলাদা করা তত কঠিন। আপনি যখনই সকালে প্রথম জিনিস আপনার ইমেল চেক করেন, বা যখন একটি নতুন বিজ্ঞপ্তি আসে, আপনি একই জিনিসটি চালিয়ে যাওয়ার জন্য নিজেকে কন্ডিশন করছেন৷
সত্যিকার অর্থে ইনবক্স শূন্যের বাইরে যেতে, আপনি কীভাবে ইমেল গ্রহণ করবেন এবং প্রতিক্রিয়া জানাবেন তার উপর নিয়ন্ত্রণ অর্জন করতে হবে—আপনাকে পাভলোভিয়ান চক্র ভাঙতে হবে। একটি খালি ইনবক্স এটি অর্জনের পথে একটি সম্ভাব্য পদক্ষেপ মাত্র৷
৷পাঁচটি নীতি
সৌভাগ্যবশত, অবাঞ্ছিত ইমেল ওভারলোড এবং পাভলোভিয়ান সম্পর্ক সমাধান করা সহজে সম্পন্ন হয়। কিছু সাধারণ নীতি আছে যেগুলো আপনি যদি বাস্তবে করেন তাহলে নিশ্চিত হবে যে আপনি প্রায় সমস্ত ইমেল পেতে চান এবং কখন এবং কোথায় আপনি এটি চেক করবেন তার উপর আপনার নিয়ন্ত্রণ থাকবে।
মূলনীতি এক:অ-ওভারল্যাপিং সাইলোস
সোশ্যাল মিডিয়া বিজ্ঞপ্তি সমস্যা সমাধানের জন্য, আমি নন-ওভারল্যাপিং সাইলোর ধারণা ব্যবহার করি। সমস্ত Facebook বিজ্ঞপ্তি Facebook-এ থাকা উচিত—গল্পের শেষ। সেগুলি আমার ইমেল ইনবক্সে, আমার ফোনের বিজ্ঞপ্তি মেনুতে বা Facebook ছাড়া অন্য কোথাও উপস্থিত হওয়া উচিত নয়। কোনো Facebook বিজ্ঞপ্তি আমার সম্পাদকের ইমেলের মতো গুরুত্বপূর্ণ হবে না, তাই তাদের সাথে একই আচরণ করা উচিত নয়।
অ্যাকশন ধাপ
আপনার সমস্ত সামাজিক মিডিয়া অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে এবং প্রতিটি বিজ্ঞপ্তি ইমেল থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে 30 মিনিট ব্যয় করুন। আপনি কতগুলো চেকবক্স আনচেক করতে হবে তাতে অবাক হতে পারেন। আমার সহকর্মী MakeUseOf লেখক জাস্টিন কীভাবে NotifyMeNot-এর মাধ্যমে বিরক্তিকর সোশ্যাল মিডিয়া ইমেলগুলি বন্ধ করবেন সে সম্পর্কে একটি দুর্দান্ত নিবন্ধ লিখেছেন৷ NotifyMeNot আপনাকে সমস্ত প্রধান সামাজিক নেটওয়ার্কিং সাইটের ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করার পদক্ষেপগুলি নিয়ে যায়৷
মূলনীতি দুই:ডিল বা মুছুন
নিউজলেটার সমস্যা মোকাবেলা করা একটু কঠিন. সমস্যা হল, অনেক ক্ষেত্রে, আপনি সক্রিয়ভাবে একটি নিউজলেটারের জন্য সাইন আপ করেছেন কারণ এতে এমন তথ্য রয়েছে যা আপনি পেতে চান। আপনি যদি আমার মতো একজন ডিজিটাল হোর্ডার হন, আপনি নিজেকে বোঝানোর চেষ্টা করতে পারেন যে আপনি এখনও সেই দৈনিক গ্রুপন ডিলগুলি পেতে চান। ডিল বা ডিলিট করার নীতি আপনাকে এই হোর্ডিং প্রবৃত্তিগুলি কাটিয়ে উঠতে সাহায্য করে।
অ্যাকশন ধাপ
আপনার ইনবক্সের সমস্ত ইমেল নিউজলেটারগুলির মাধ্যমে যেতে প্রতিদিন 15 মিনিট আলাদা করুন৷ প্রত্যেকের জন্য, আপনাকে এটি সম্পূর্ণ পড়তে হবে, অথবা সদস্যতা ত্যাগ করতে হবে। আপনি যদি এটি করার জন্য নির্ধারিত সময়ের মধ্যে এটি না পড়েন তবে আপনি কখনই পড়বেন না।
দুই সপ্তাহের মধ্যে আমি যে নিউজলেটারগুলিতে সাবস্ক্রাইব করেছি তার প্রায় তিন চতুর্থাংশ থেকে আমি সদস্যতা ত্যাগ করেছি। এখন যখনই আমি দেখি অপঠিত নিউজলেটারগুলি আমার ইনবক্সে আসতে শুরু করে তখনই আমি চুক্তি পুনঃস্থাপন করি বা মুছে ফেলি৷
নীতি তিনটি:সর্বাধিক ইমেল সময়
অনেক লোকের জন্য — আমি সহ যখন আমি সতর্ক থাকি না — ইমেল চেক করা একটি রিফ্লেক্সিভ অ্যাকশন। আপনি যদি সক্রিয়ভাবে কিছু না করেন, বা বিভক্ত সেকেন্ডের জন্য বিভ্রান্ত না হন, আপনি আপনার ইনবক্স খুলুন এবং আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করুন। যদিও এটি একটি বড় চুক্তি বলে মনে নাও হতে পারে, এটি আপনার প্রবাহকে ভেঙে দেয় এবং আপনি ইমেল চেক করার জন্য কতক্ষণ ব্যয় করছেন তা ভেবে আপনি হতবাক হতে পারেন৷
আরও ভাল, আমার সহকর্মী লেখক অক্ষতার পরামর্শ অনুযায়ী, নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করা এবং শুধুমাত্র তারপর ইমেল চেক করা। আমি আরও এগিয়ে গিয়ে পরামর্শ দেব যে, ইমেল ওভারলোড এবং পাভলোভিয়ান সম্পর্ক উভয়ই সমাধান করার জন্য --একটি সর্বাধিক ইমেল সময় সেট করুন .
আপনার সময় শেষ হয়ে গেলে আপনি যদি কোনো ইমেলের উত্তর দেওয়ার মাঝপথে থাকেন, তাহলে এটি ড্রাফ্টে সংরক্ষণ করুন এবং পরের দিন তুলে নিন।
অ্যাকশন ধাপ
প্রতিদিন ইমেল চেক করতে এক বা দুই বার বেছে নিন এবং আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি মোকাবেলা করতে আপনার কতক্ষণ সময় লাগবে তা নির্ধারণ করুন; এটি আপনার সর্বাধিক ইমেল সময়। 45 মিনিটের বেশি কিছু সম্ভবত খুব দীর্ঘ। শুধুমাত্র সেই সময়ে ইমেল চেক করুন এবং আপনার ইমেইলের সর্বোচ্চ সময় অতিক্রম করবেন না। আপনার সময় শেষ হয়ে গেলে আপনি যদি কোনো ইমেলের উত্তর দেওয়ার মাঝপথে থাকেন, তাহলে এটি ড্রাফ্টে সংরক্ষণ করুন এবং পরের দিন তুলে নিন।
যদিও এটি একটি চরম সমাধান, আপনি যদি একটি যুক্তিসঙ্গত সর্বাধিক ইমেল সময় সেট করেন, আপনি শুধুমাত্র জরুরি ইমেলগুলিকে উপেক্ষা করে সমস্ত সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির সাথে মোকাবিলা করতে সক্ষম হবেন৷ আপনি যদি ইমেলের ভলিউম মোকাবেলা করতে অক্ষম হন, তাহলে আপনি যে পরিমাণ পাচ্ছেন তা কমাতে আপনাকে এই নিবন্ধে কিছু নীতি ব্যবহার করতে হবে৷
নীতি চার:নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন "কেন?"
কিছু লোকের কাছে ঘোষণা করার বিলাসিতা থাকবে না যে তারা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সময়ে ইমেল চেক করে — আপনি যদি তাদের মধ্যে একজন হন, আপনি এখনও অবিরাম ইমেল চেকিংকে সম্বোধন করতে পারেন। সারা দিন এমন সময় আসবে যখন আপনাকে অবশ্যই আপনার ইমেল চেক করতে হবে; সম্ভবত আপনার বস জিজ্ঞাসা করেছেন যে জন একটি প্রতিবেদন পাঠিয়েছেন কিনা। কিন্তু এমন সময়ও আসবে যখন আপনি কোনো বাস্তব কারণ ছাড়াই এটি পরীক্ষা করছেন।
অ্যাকশন ধাপ
আপনি যদি ইমেল চেক করার জন্য সময় নির্ধারণ করতে না পারেন, প্রতিবার যখন আপনি আপনার ইনবক্সে তাকান তখন নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন কেন আপনি এটি করছেন এবং উত্তরটি একটি টেক্সট ফাইলে বা কাগজের শীটে লিখুন৷ সমস্ত ভাল কারণগুলি মিলিয়ে নিন — "বস আমাকে করতে বলেছেন", "এক ঘণ্টার জন্য ডেস্ক থেকে দূরে" — এবং সমস্ত খারাপ কারণগুলি— "বিলম্বিত করা", "ফোনে এবং ব্রাউজ করা", "একটি বিজ্ঞপ্তির প্রতিক্রিয়া" — দিনের শেষে. উদ্দেশ্য খারাপ কারণের সংখ্যা কমিয়ে আনা। একবার আপনি কেন সম্পর্কে সচেতন হন আপনি ইমেল চেক করছেন, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি এটি শুধুমাত্র তখনই করবেন যখন এটি করার একটি সুস্পষ্ট কারণ আছে৷
৷
মূলনীতি পাঁচ:ইনপুট মিনিমাইজ করা
আপনি যদি পূর্ববর্তী সমস্ত নীতিগুলি অনুশীলন করে থাকেন এবং আপনি এখনও ইমেলগুলির সাথে তুষারপাত করছেন, তাহলে আপনাকে ইনপুটগুলিকে সম্বোধন করতে হবে। অবাঞ্ছিত ইমেলের মূল অবশিষ্ট উৎস হল ট্রিগার-হ্যাপি সহকর্মীদের কাছ থেকে; এটি মোকাবেলার জন্য দুটি ধাপ রয়েছে -- প্রথমটি হল আপনার পাঠানো ইমেলগুলি পরিবর্তন করা , দ্বিতীয়টি হল আপনার সহকর্মীদের সাথে কথা বলা .
অ্যাকশন ধাপ
আপনার লেখা প্রতিটি ইমেল বিবেচনা করুন। যদি এটি "নিখুঁত" বা "ধন্যবাদ" এর মতো এক-শব্দের ইমেল হয় তবে এটি পাঠাবেন না; আপনি যদি প্রাপ্ত ইমেলের তথ্যের উপর কাজ করেন তবে এটি স্পষ্ট হবে যে আপনি এটি পড়েছেন এবং তাই নিশ্চিতকরণের প্রয়োজন নেই। কোন অস্পষ্টতা থাকলে তা দূর করুন; বিকেলে কেউ ফ্রি আছে কিনা জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে, তারা একটি নির্দিষ্ট সময়ে ফ্রি আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
যদি সামনে পিছনের সম্ভাবনা থাকে, তবে আপনার ফোনটি তুলে নিন এবং পরিবর্তে কল করুন; পাঁচটি ইমেল আউট করতে ফোনে এক মিনিটেরও কম সময় লাগতে পারে।
আপনার লেখা প্রতিটি ইমেল বিবেচনা করুন৷
আপনি প্রাপকের কাছ থেকে কী আশা করেন তা বলে আপনার ইমেলগুলি শেষ করুন৷ তাদের জানান যে আপনি একটি উত্তরের জন্য পরীক্ষা করবেন না কিন্তু আপনি যা পাঠিয়েছেন তার উপর তারা কাজ শুরু করবে বলে ধরে নেবে। তাদের যা প্রয়োজন তা নিশ্চিত করুন যাতে তাদের আপনার কাছে ফিরে আসতে না হয়।
একবার আপনি আপনার ইমেলগুলিকে এমনভাবে গঠন করে ফেলেছেন যাতে আপনি অপ্রয়োজনীয়ভাবে সাড়া দিচ্ছেন না এবং অন্যদের প্রতিক্রিয়া জানানোর প্রয়োজনীয়তা কমিয়ে দিচ্ছেন, এখন আপনার সহকর্মীদের সাথে কথা বলার সময়। সবচেয়ে খারাপ অপরাধীদের থেকে শুরু করে, বিনয়ের সাথে ইমেলগুলিতে CC'd না করার জন্য বলুন যদি না সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রাসঙ্গিক হয়৷ একইভাবে, জিজ্ঞাসা করুন, যেখানে সম্ভব, লোকেরা সমস্ত উত্তর দেওয়ার পরিবর্তে শুধুমাত্র প্রেরককে উত্তর দেয়৷
ফ্যান-মেইলে একটি নোট
আপনি যদি সুপরিচিত হন, বা একজন বিশেষজ্ঞ হিসাবে বিবেচিত হন, তাহলে আপনি পরামর্শের জন্য অপরিচিতদের কাছ থেকে ইমেল পাবেন। এই ধরণের ইমেলগুলির সাথে মোকাবিলা করার চাবিকাঠি হল সেগুলি চাওয়া বা অবাঞ্ছিত কিনা তা বিবেচনা করা; যদিও পরামর্শের জন্য অযাচিত অনুরোধের উত্তর দিতে দিনে এক ঘন্টা ব্যয় করা একটি বোঝা হতে পারে, এই লোকেরা যদি সম্ভাব্য বা বর্তমান গ্রাহক হয়, তাহলে আপনি সম্ভবত তাদের কাছ থেকে শুনতে চান৷
অন্য দিকে, যদি আপনি প্রতিক্রিয়া জানিয়ে কিছুই লাভ করতে না পারেন, তাহলে আপনাকে বিবেচনা করতে হবে যে তারা কীভাবে আপনার ইমেলে অ্যাক্সেস পেয়েছে। যদি এটি আপনার ওয়েবসাইটে সর্বজনীনভাবে পোস্ট করা হয় তবে এটি সরান। যদি আপনি না করতে পারেন, এবং ইমেলের পরিমাণ নিয়ন্ত্রণের অযোগ্য হয়, তাহলে আপনি একজন সহকারী, ভার্চুয়াল বা অন্যভাবে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ ইমেল কাজ অর্পণ করার কথা বিবেচনা করতে পারেন।
বেশিরভাগ দিন আমি এমন লোকদের কাছ থেকে ইমেল পাই যারা আমার লেখা টিউটোরিয়াল পড়েছে। সফ্টওয়্যার Y-এর থেকে কেন সফ্টওয়্যার X ভাল এবং Y সম্পর্কে লেখা অপ্রীতিকর, ভারসাম্যের ভিত্তিতে, আমি এমন লোকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে পছন্দ করি যারা আমার কাজটি পড়েছেন তা ব্যাখ্যা করার সময় একটি তির্যডে জেগে উঠে; আমি তাদের প্রশ্ন থেকে টিউটোরিয়াল অনুসরণ করার জন্য দুর্দান্ত ধারণা পেয়েছি।
উপসংহার
ইনবক্স জিরো নীতিগতভাবে একটি দুর্দান্ত ধারণা কিন্তু এটি ইমেল সমস্যার মূল সমাধান করতে ব্যর্থ হয়:নিশ্চিত করা যে আপনি শুধুমাত্র যে ইমেলটি পেতে চান এবং আপনি এটিকে আপনার নিজের শর্তে মোকাবেলা করতে চান। ইনবক্স জিরোতে পৌঁছানোর জন্য সোশ্যাল মিডিয়া বিজ্ঞপ্তি, অপঠিত ইমেল নিউজলেটার এবং অপ্রয়োজনীয় কাজের ইমেলগুলি মুছে ফেলার জন্য যে কোনও পরিমাণ সময় ব্যয় করা অর্থহীন; অল্প সময়ের জন্য দিনে কয়েক মিনিট সময় নেওয়া এবং এই টিউটোরিয়ালের কিছু নীতি প্রয়োগ করা এবং ইমেলের সাথে আপনার সম্পর্ককে একবার এবং সর্বদা সমাধান করা আরও ভাল।
