প্রচার, নিউজলেটার, বিজ্ঞপ্তি, এবং প্রতিদিন আপনার ইনবক্সে উড়ে আসা অন্য সবকিছুর মধ্যে, অনেকগুলি ইমেল জমা করা খুব সহজ। যদি আপনার কাছে এটি মোকাবেলা করার সময় না থাকে, তাহলে আপনি 20 থেকে 30 হাজারের বেশি বার্তা সহ একটি ইনবক্সে বসে থাকতে পারেন৷
সেখানে কোথাও, আপনি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পেয়েছেন যা আপনি হারাতে চান না৷ কিন্তু গোসলের পানি দিয়ে শিশুকে না ফেলে কীভাবে আপনি বিশৃঙ্খলা দূর করবেন?
আপনি যদি এই নিবন্ধে বর্ণিত প্রক্রিয়াটি অনুসরণ করেন, তাহলে আপনি নিজেকে অন্তত 30 মিনিটের মধ্যে ইনবক্সে শূন্যে নামিয়ে আনতে পারেন। . সর্বাধিক, এক ঘন্টা। এইটা একবার চেষ্টা করে দেখতে চাও? আপনার ফুলে যাওয়া ইনবক্স খুলুন, এবং অনুসরণ করুন।
The Bloated Gmail Inbox
৷পরিচয় করিয়ে দিচ্ছি, একজন অত্যন্ত ব্যস্ত ব্যক্তির ইনবক্স।
সেটা ঠিক. প্রায় 20,000টি অপঠিত ইমেল বার্তা। তারা শুধুমাত্র অপঠিত বেশী. এই প্রক্রিয়া শুরু করার আগে আমার ইমেল অ্যাকাউন্টের মোট আকার 35,000 বার্তা পুশ করছিল৷
সুতরাং, প্রথম কাজটি হল কম ঝুলন্ত ফলটি কেটে ফেলা।
আবর্জনা ফেলে দিন
এটা বলার অপেক্ষা রাখে না যে আপনাকে প্রায়ই ট্র্যাশ বের করতে হবে, শুধু বাড়িতেই নয় আপনার Gmail ইনবক্সেও।
আপনার ট্র্যাশে ক্লিক করুন৷ বাম নেভিগেশন বারে, বার্তা তালিকার শীর্ষে "সব নির্বাচন করুন" বাক্সে ক্লিক করুন এবং তারপরে প্রথম ইমেলের আগে তালিকাভুক্ত "সমস্ত কথোপকথন" লিঙ্কে ক্লিক করুন৷
তারপর চিরদিনের জন্য মুছুন এ ক্লিক করুন .
এরপরে, Gmail স্প্যামের পরে যান। নেভিগেশন ক্ষেত্রে, স্প্যাম-এ ক্লিক করুন লিঙ্ক, এবং তারপর "এখনই সমস্ত স্প্যাম বার্তা মুছুন" এ ক্লিক করুন।
ভালো লাগছে, তাই না? আমরা এখনও ইনবক্সে কোনো ছিদ্র রাখিনি, কিন্তু আপনি ট্র্যাশ বের করার পরে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করা শুরু করার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত অনুভূতি৷
এখন নিম্ন ঝুলন্ত ফলের পরবর্তী স্তরের জন্য।
সামাজিক এবং প্রচার
আপনি যদি Google এর ডিফল্ট শৈলী জিমেইল ইনবক্স ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি সামাজিক দেখতে পাবেন এবং প্রচার আপনার ইনবক্সের শীর্ষে ট্যাব।
এইগুলির প্রতিটিতে ক্লিক করুন এবং সদৃশের বড় ভলিউম খুঁজছেন তালিকার মধ্য দিয়ে নীচে স্ক্রোল করুন৷
৷
এই অপরাধীরা প্রতিদিন আপনার ইনবক্স ভরে যাচ্ছে৷
৷যখন আপনি সেগুলি খুঁজে পান, তখন ইমেল খুলুন এবং আনসাবস্ক্রাইব করুন খুঁজুন৷ ইমেলের উপরের বা নীচের কাছে লিঙ্ক করুন৷
শুধুমাত্র সামাজিক এবং প্রচার পোস্টগুলির প্রথম কয়েকটি পৃষ্ঠার মাধ্যমে যান যা সদৃশের বড় গোষ্ঠীগুলি খুঁজছেন৷ শুধু আপনার ইমেল নিউজলেটার পরিষ্কার করলেই প্রতিদিন আপনার ইনবক্সে ইমেলের পরিমাণ ব্যাপকভাবে কমে যাবে।
এটি করতে খুব বেশি সময় ব্যয় করবেন না, কারণ এই মুহূর্তে ভাজার জন্য বড় মাছ রয়েছে। আপনি এই নিবন্ধটি শেষ করার পরে, আপনি জিমেইল ইনবক্স উদ্বেগকে আয়ত্ত করার বিষয়ে স্যান্ডির নিবন্ধটি দেখতে চাইবেন যাতে নিজেকে আবার এই ঝামেলায় না পড়তে হয়।
একবার আপনি সবচেয়ে সাধারণ ইমেলগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করলে, সব নির্বাচন করুন-এ ক্লিক করুন আবার উপরে আইকন, এবং উপরে "সমস্ত কথোপকথন নির্বাচন করুন" লিঙ্কে ক্লিক করুন।
সেগুলি সব মুছে ফেলতে ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন৷
৷প্রচার ট্যাবে একই প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি করুন। আপনি এই সব মুছে ফেলার সময়, আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যে আপনার ইনবক্স কয়েক হাজার কমিয়ে ফেলেছেন৷
এবং আপনি কেবল উষ্ণ হয়ে উঠছেন।
লেবেলযুক্ত ইমেলগুলি ব্যাকআপ এবং মুছুন
কয়েক বছর আগে, আমি এমন একটি দলের অংশ ছিলাম যা অনলাইন তদন্ত পরিচালনা করত। আমি সেখানে ছিলাম সময়ের সাথে সাথে আমি কয়েক হাজার ইমেল সংগ্রহ করেছি--- সেগুলির সবকটি আগত, লিঙ্কযুক্ত ইমেল ঠিকানার একটি বিশেষ Gmail লেবেল দিয়ে প্রয়োগ করা হয়েছে৷
ঠিকানাটি 2015 সালে বন্ধ হয়ে গেছে কিন্তু আমি কখনই সেই সমস্ত ইমেলগুলি মুছে ফেলতে বিরক্ত করিনি৷
৷আপনি সম্ভবত বছর আগে সব ধরণের লেবেল তৈরি করেছেন। হতে পারে আপনি ইনকামিং ইমেলগুলির জন্য ফিল্টার সহ প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করেছেন৷ এই সমস্ত ইমেলগুলি কেবল জায়গা নষ্ট করে বসে আছে৷
৷
আপনি কেবলমাত্র লেবেলযুক্ত ইমেলগুলিকে বাল্কে মুছতে পারবেন না, কারণ আপনি সেগুলিকে একটি কারণে লেবেল করেছেন৷ হতে পারে সেগুলিতে বহু বছরের গবেষণা রয়েছে, অথবা সেগুলি আপনার করা কিছু কাজের ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগার যা আপনি হারাতে চান না৷
গুরুত্বপূর্ণ লেবেলযুক্ত ইমেলগুলির ব্যাক আপ নিন
সৌভাগ্যবশত, Google-এর অ্যাকাউন্ট এক্সপোর্ট বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে এই সমস্ত ইমেলগুলিকে বাল্কে ব্যাক আপ করা খুবই সহজ৷
Google আপনার Google অ্যাকাউন্টের প্রতিটি পরিষেবার জন্য একটি ডাউনলোড আপনার ডেটা পৃষ্ঠা অফার করে৷
৷
আর্কাইভগুলি পরিচালনা করুন-এ ক্লিক করুন৷ লিঙ্ক, এবং তারপর নতুন সংরক্ষণাগার তৈরি করুন এ ক্লিক করুন .
আপনার অ্যাকাউন্টের তালিকায় নীচে স্ক্রোল করুন এবং কোনও নির্বাচন করুন না ক্লিক করুন৷ সমস্ত অ্যাকাউন্ট অনির্বাচন করতে৷
৷
তারপরে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে স্ক্রোল করুন, এবং শুধুমাত্র সেই পরিষেবাটি সক্ষম করতে সুইচটিতে ক্লিক করুন৷
৷ড্রপডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন, এবং লেবেল নির্বাচন করুন এ ক্লিক করুন৷ .
আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে আপনি যে লেবেলগুলি তৈরি করেছেন তার তালিকার নিচে যান, এবং আপনি যেগুলির সম্পূর্ণ ব্যাকআপ নিতে চান সেগুলিকে নির্বাচন করুন৷
তালিকার অধীনে, আপনি সংকুচিত ফাইল বিন্যাস এবং সর্বোচ্চ সংরক্ষণাগার আকার নির্বাচন করতে পারেন।
অবশেষে, আর্কাইভ তৈরি করুন ক্লিক করুন বোতাম।
Google আপনাকে ইমেল করবে যে এটি আপনার সংরক্ষণাগার নেওয়া শুরু করেছে৷ এটি কয়েক ঘন্টা বা এমনকি একটি দিনও নিতে পারে, কিন্তু শেষ পর্যন্ত, সংরক্ষণাগারটি ডাউনলোড করার জন্য প্রস্তুত হলে আপনি একটি ফলো-আপ ইমেল পাবেন৷ ডাউনলোড লিঙ্কটি ইমেল বার্তায় থাকবে।
একবার আপনি ডাউনলোড করে আপনার ইমেল সংরক্ষণাগারটি নিরাপদ কোথাও সংরক্ষণ করলে, আপনি লেবেলযুক্ত ইমেলগুলি মুছে ফেলা শুরু করতে প্রস্তুত৷
লেবেলযুক্ত ইমেল এবং লেবেলগুলি মুছুন
আপনার Gmail ইনবক্সে ফিরে আসুন, প্রতিটি লেবেলে ক্লিক করুন যাতে ইমেলগুলি প্রদর্শিত হয় এবং সমস্ত নির্বাচন করুন নির্বাচন তালিকা থেকে।
মনে রাখবেন সমস্ত কথোপকথন নির্বাচন করুন যেমনটা তুমি আগে করেছিলে।
সেই সব ইমেল মুছে ফেলতে ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন।
আপনি যদি ভাগ্যবান হন, আপনি হাজার হাজার ইমেল সহ লেবেল পাবেন যা আপনি এখন আপনার ইনবক্স থেকে পরিষ্কার করতে পারবেন যে আপনার কাছে একটি ব্যাকআপ আছে৷
একবার আপনি সমস্ত ইমেলগুলি পরিষ্কার করার পরে, সেই সমস্ত পুরানো লেবেলগুলি মুছতে ভুলবেন না৷ লেবেলের নামের ডানদিকের ড্রপডাউনে ক্লিক করুন এবং লেবেল সরান বেছে নিন তালিকা থেকে।
এই মুহুর্তে, আপনার ইতিমধ্যেই আপনার ইনবক্সের আকার উল্লেখযোগ্যভাবে কাটা উচিত ছিল৷ তবে আসুন পিছিয়ে নেই। আমরা আমাদের আস্তিনে আরও কিছু কৌশল পেয়েছি।
পুরানো ইমেল মুছুন
আপনার যদি কয়েক হাজার ইমেল থাকে, তবে সম্ভাবনা বেশ ভালো যে এমনকি চার বা পাঁচ বছর আগে যে ইমেলগুলি গুরুত্বপূর্ণ ছিল সেগুলি এখন আর খুব গুরুত্বপূর্ণ নয়৷
এখন সত্যিই গভীর এবং পরিষ্কার ঘর খনন করার সময়। চলুন সেই পুরানো ইমেলগুলি থেকে পরিত্রাণ করি৷
৷এটি করার জন্য, Gmail সার্চ ফিল্ডে শুধু "older_than:2y" টাইপ করুন। আপনি যেকোন সময় সীমা সেট করতে পারেন 2 পরিবর্তন করে আপনি যত বছরের ইমেল রাখতে চান।
শুধু মনে রাখবেন যে আপনি যে পরিমাণ ইমেল "রাখেন" না কেন, সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণগুলি বের করার জন্য আপনাকে শেষ পর্যন্ত বাছাই করতে হবে৷ তাই এই টাইমফ্রেমটিকে যতটা আপনি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন ততটাই ছোট করুন৷
৷সমস্ত নির্বাচন করুন ইমেল, এবং সমস্ত কথোপকথন নির্বাচন করুন , তারপর ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন ঠিক যেমনটা আপনি করে আসছেন।
এর পরে, আপনার দশ হাজারের ইমেল ইনবক্স শেষ পর্যন্ত একক হাজারে নেমে আসা উচিত।
এই মুহুর্তে, বাকি জগাখিচুড়ি পরিষ্কার করার জন্য একটু বেশি বেছে নেওয়ার সময় এসেছে।
পরিষ্কার করুন, সাজান এবং সংগঠিত করুন
প্রথমে, বিবেচনা করুন যে কোনো ইমেল যা আপনি আসলে কয়েক সপ্তাহ আগে খোলেননি, আপনি সম্ভবত কখনই খুলবেন না।
আপনি দশ দিনের বেশি পুরানো সমস্ত অপঠিত ইমেল অনুসন্ধান করে দ্রুত সেগুলি পরিষ্কার করতে পারেন৷
৷অনুসন্ধান ক্ষেত্রে, শুধু "is:unread older_than:10d" টাইপ করুন।
তালিকাভুক্ত সমস্ত ইমেল নির্বাচন করুন এবং মুছুন৷
৷ইমেলের অবশিষ্ট তালিকাকে আরও ছোট করার আরেকটি পদ্ধতি হল সাধারণ স্প্যাম বা প্রচারমূলক বিষয় লাইন অনুসন্ধান করা। আপনি "বিষয়:চুক্তি", "বিষয়:উপহার" বা "বিষয়:শেষ সুযোগ" এর মতো অনুসন্ধান টাইপ করে এটি করতে পারেন।
প্রতিটি অনুসন্ধানে একবারে 100 টিরও বেশি ইমেল পাওয়া উচিত। শুধু তাদের মুছে ফেলতে থাকুন।
আপনার ইনবক্স শেষ করুন
এই মুহুর্তে, আপনার হাজার হাজার ইমেলের পর্বতকে অনেক বেশি পরিচালনাযোগ্য আকারে কমিয়ে দেওয়া উচিত। আপনি এখন আপনার ইনবক্সকে বেশিরভাগ ইমেল বার্তাগুলিতে কেন্দ্রীভূত করেছেন যা আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনি রাখতে চান৷
এর পরে, অবশিষ্ট ইমেলগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল করা শুরু করুন। যখন আপনি রাখতে চান এমন গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি খুঁজে পান, তখন শুধু সেগুলিকে আপনি তাদের জন্য তৈরি করা লেবেলে টেনে আনুন (অথবা সেগুলি এখনও বিদ্যমান না থাকলে নতুন লেবেল তৈরি করুন)৷
এটি একটি কাজের মত শোনাচ্ছে, কিন্তু দৃশ্যত একটি সময়ে ইমেলগুলির একটি পৃষ্ঠা স্ক্যান করা কেবলমাত্র কয়েকটি চালু করা উচিত যা আপনি আসলে রাখতে চান৷ তারপরে আপনি সেই পৃষ্ঠায় সমস্ত ইমেল নির্বাচন করতে পারেন এবং সেগুলি মুছে ফেলতে পারেন। এটি একবারে 50 বা তার বেশি ইমেল মুছে ফেলবে৷
৷মনে রাখবেন, যখনই আপনি একটি পুনরাবৃত্ত প্রেরক দেখতে পাবেন, ইমেলটি খুলুন এবং উত্তর বোতামের পাশের ড্রপডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন৷ এই তালিকা থেকে "এই ধরনের বার্তাগুলি ফিল্টার করুন" ক্লিক করুন৷
৷
তারপরে সবগুলি নির্বাচন করুন এবং দেখা যায় এমন ইমেলগুলির তালিকা মুছুন৷
৷লেবেল, ফিল্টারিং এবং ইমেলের বড় ব্লক মুছে ফেলার মাধ্যমে, আপনার কাছে মাত্র 1,000টিরও বেশি ইমেলের তালিকাটি সেই অলৌকিক ইনবক্স শূন্যে নেমে আসবে।
ইনবক্সে সেই "খালি" নোটটি দেখে এটি একটি অসাধারণ অনুভূতি, বিশেষ করে যখন আপনি এটি না দেখে বহু বছর চলে গেছেন!
জানোয়ারকে বাড়তে দেবেন না
এখন যেহেতু আপনি অবশেষে একটি ইনবক্সের সেই দৈত্যাকার জন্তুটিকে আবার নিয়ন্ত্রণে আনতে সময় নিয়েছেন, এটিকে আবার খুব বড় হওয়া থেকে বিরত রাখা গুরুত্বপূর্ণ৷ এটি করার সর্বোত্তম উপায় হল জিমেইলের সমস্ত বৈশিষ্ট্যগুলিকে অধ্যয়ন করা যা জিনিসগুলিকে সংগঠিত এবং সুগঠিত রাখার জন্য উপলব্ধ রয়েছে৷
আপনি Gmail-এ আমাদের পাওয়ার ইউজার গাইডে সেই বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পর্কে জানতে পারবেন এবং আর কখনও এই প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যেতে হবে না৷
