প্রোমোশন, নিউজলেটার, নোটিফিকেশন এবং প্রতিদিন ইনবক্সে আসা অনন্য কন্টেন্টের মাঝে খুব সহজে অনেক ইমেল জমা হয়ে যায়। আপনার যদি এটা হ্যান্ডেল করার টাইম না থাকে, তবে আপনি ২০ থেকে ৩০ হাজার মেসেজের ওপর বসে থাকতে পারেন।
সেখানে কোথাও আপনার গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো রয়েছে যেগুলো আপনি হারাতে চান না। কিন্তু কীভাবে কচরা বাদ দিয়ে গুরুত্বপূর্ণ গুলো রক্ষা করবেন?
এই আর্টিকেলে বর্ণিত প্রক্রিয়া ফলো করলে আপনি কমপক্ষে ৩০ মিনিটে ইনবক্স জিরো পেয়ে যাবেন। সর্বোচ্চ এক ঘণ্টা। ট্রাই করতে চান? আপনার ফুলে ফেলা ইনবক্স খুলুন এবং সাথে সাথে ফলো করুন।
ফুলে ওঠা জিমেইল ইনবক্স
একজন খুব ব্যস্ত ব্যক্তির ইনবক্সের পরিচিতি।
ঠিক আছে। প্রায় ২০,০০০ আনরিড ইমেল মেসেজ। এগুলো শুধু আনরিড موارد। এই প্রক্রিয়া শুরু করার আগে মোট ইমেল একাউন্টের সাইজ ৩৫,০০০ এর দিকে ধাক্কা দিচ্ছিল।
তাহলে, প্রথম কাজ হলো নিচের ফলগুলো কেটে ফেলা।
কচরা বের করুন
বাসায় না, জিমেইল ইনবক্সেও কচরা নিয়মিত বের করা উচিত, শুধু কখনো কখনো নয়।
বাম নেভিগেশন বারে আপনার Trash (ট্র্যাশ)-এ ক্লিক করুন, মেসেজ লিস্টের টপে "select all" বক্সে ক্লিক করুন, এবং তারপর প্রথম ইমেলের আগে থাকা "All conversations" লিংকে ক্লিক করুন।
তারপর Delete Forever (সবসময়ের জন্য মুছুন) ক্লিক করুন।
এরপর জিমেইল স্প্যামের পেছনে লাগুন। নেভিগেশন ফিল্ডে Spam লিংকে ক্লিক করুন, এবং "Delete all spam messages now" ক্লিক করুন।
ভালো লাগছে, ঠিক? আমরা এখনো ইনবক্সে বড় ডেন্ট করিনি, কিন্তু কচরা বের করার পর ইনবক্স সাফ করা শুরু করার ফিলিং চমৎকার।
এখন পরবর্তী লেভেলের লো হ্যাঙ্গিং ফ্রুট।
Social এবং Promotions
আপনি যদি গুগলের ডিফল্ট স্টাইল জিমেইল ইনবক্স ব্যবহার করেন, তবে ইনবক্সের টপে Social এবং Promotion ট্যাব দেখবেন।
এই দুটোতে ক্লিক করুন এবং লিস্ট স্ক্রোল ডাউন করুন বড় ভলিউমের ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করতে।
এইগুলোই المجرম যারা প্রতিদিন আপনার ইনবক্স জামায়।
যদি পান, ইমেল খুলুন এবং টপ বা বOTTOM-এ Unsubscribe লিংক খুঁজুন।
Social এবং Promotion পোস্টের প্রথম কয়েক পেইজই ঘুরুন বড় গ্রুপের ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করতে। শুধু ইমেল নিউজলেটার ক্লিন আপ করলে প্রতিদিন ইনবক্সে জমা হওয়া ইমেলের পরিমাণ 劇的に কমবে।
এখানে অনেক সময় খরচ করবেন না, কারণ এখন বড় মাছ ধরতে বাকি। এই আর্টিকেল পড়া শেষ হলে, Sandy-এর জিমেইল ইনবক্স অ্যানজায়েটি মাস্টার করার আর্টিকেল পড়ুন যাতে আপনি আবার এই মেসে না পড়েন।
সবচেয়ে কমন ইমেলগুলো থেকে আনসাবস্ক্রাইব করার পর, আপনার Select All আইকনে আবার ক্লিক করুন, এবং টপে "Select all conversations" লিংকে ক্লিক করুন।
ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন সব ডিলিট করতে।
Promotions ট্যাবে একই প্রক্রিয়া রিপিট করুন। এই সব ডিলিট করা শেষ হলে, আপনি ইতিমধ্যে ইনবক্স কয়েক হাজার কমানো সফল হয়েছেন।
এবং আপনি এখনো ওয়ার্ম আপ হচ্ছেন।
লেবেলড ইমেল ব্যাকআপ এবং ডিলিট করুন
কয়েক বছর আগে, আমি একটি টিমের অংশ ছিলাম যা অনলাইন إنভেস্টিগেশন করত। সেই সময়ে আমি কয়েক হাজার ইমেল জমা করেছিলাম — সবগুলো একটি স্পেশাল জিমেইল লেবেল দিয়ে ট্যাগ করাथा ইনকামিং, লিংকড ইমেল ঠিকানার।
ঠিকানাটি ২০১৫ সালে বন্ধ হয়েছিল কিন্তু আমি কখনো সেসব ইমেল ডিলিট করতে পারিনি।
আপনিও প্রায়শই বছরের পর বছর লেবেল বানিয়েছেন। হয়তো ফিল্টার দিয়ে অটোমেট করেছেন ইনকামিং ইমেলের জন্য। সেই সব ইমেল কেবল জায়গা বর্জনা করছে।
আপনি লেবেলড ইমেল বাল্কে ডিলিট করতে পারবেন না, কারণ আপনি সেগুলো লেবেল করেছিলেন কোনো কারণেই। হয়তো সেগুলোতে বছরের রিসার্চ রয়েছে, অথবা আপনার করা কাজের একটি ইতিহাস সংরক্ষণ যা আপনি হারাতে চান না।
গুরুত্বপূর্ণ লেবেলড ইমেল ব্যাকআপ করুন
শুক্রের কথা, গুগলের একাউন্ট এক্সপোর্ট ফিচার দিয়ে সকল ইমেল বাল্কে ব্যাকআপ নেওয়া খুব সহজ।
গুগল আপনার গুগল একাউন্টের প্রতিটি সার্ভিসের জন্য Download Your Data পেজ অফার করে।
Manage Archives লিংকে ক্লিক করুন, এবং তারপর Create New Archive ক্লিক করুন।
অ্যাকাউন্ট লিস্টে স্ক্রোল ডাউন করুন এবং Select None ক্লিক করুন সব অ্যাকাউন্ট ডিসিলেক্ট করতে।
তারপর আপনার জিমেইল একাউন্টে স্ক্রোল ডাউন করুন, এবং সвич অন করুন শুধু সেই সার্ভিসের জন্য।
ড্রপডাউন অ্যারো ক্লিক করুন, এবং Select labels ক্লিক করুন।
আপনার জিমেইল একাউন্টে তৈরি করা লেবেলের লিস্টে নিচে যান, এবং যেসব লেবেলের ফুল ব্যাকআপ নিতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
লিস্টের নিচে, আপনি কমপ্রেসড ফাইল ফরম্যাট এবং ম্যাক্স আর্কাইভ সাইজ সিলেক্ট করতে পারেন।
শেষে Create Archive বাটনে ক্লিক করুন।
গুগল আপনাকে ইমেল করবে যে আর্কাইভ শুরু হয়েছে। কয়েক ঘণ্টা বা একদিন লাগতে পারে, কিন্তু শেষে আর্কাইভ রেডি হলে একটি ফলো-আপ ইমেল আসবে। ডাউনলোড লিংক ইমেইল মেসেজে থাকবে।
এমেইল আর্কাইভ ডাউনলোড করে কোথাও সেফ plek-এ সেভ করলে, আপনি লেবেলড ইমেলগুলো মুছে ফেলতে প্রস্তুত।
লেবেলড ইমেল এবং লেবেল ডিলিট করুন
আপনার জিমেইল ইনবক্সে ফিরে, প্রতিটি লেবেলে ক্লিক করুন যাতে ইমেলগুলো দেখায়, এবং সিলেক্ট লিস্ট থেকে All সিলেক্ট করুন।
select all conversations সিলেক্ট করুন যেমন আগে করেছিলেন।
ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন সেই সব ইমেল ডিলিট করতে।
আপনি যদি লাকি হন, তবে হাজার হাজার ইমেল থাকা লেবেল পাবেন যেগুলো আপনি এখন ব্যাকআপ নেওয়ার পর ইনবক্স থেকে বের করতে পারবেন।
সব ইমেল ক্লিন আপ করার পর, সেই পুরনো লেবেলগুলোও ডিলিট করতে ভুলবেন না। লেবেল নামের ডান পাশে ড্রপডাউন ক্লিক করুন এবং লিস্ট থেকে Remove label বেছে নিন।
এই পয়েন্টে, আপনার ইনবক্সের সাইজ উল্লেখযোগ্যভাবে কমে যাচ্ছে। কিন্তু রুকব না। আমাদের হাতে আরও কিছু ট্রিক বাকি।
পুরনো ইমেল ডিলিট করুন
আপনার যদি দশ হাজার ইমেল থাকে, তবে সম্ভাবনা বেশি যে চার-পাঁচ বছর আগে গুরুত্বপূর্ণ ছিল সেগুলো এখন তত গুরুত্বপূর্ণ নয়।
এখন সত্যিকারের ডিপ ক্লিন করার সময়। খুব পুরনো ইমেলগুলো বের করি।
এটি করতে জিমেইল সার্চ ফিল্ডে শুধু "older_than:2y" টাইপ করুন। ২ কে আপনার পছন্দের যেকোনো বছর বদলে দিয়ে আপনি কত বছর ইমেল রাখতে চান সেটি ঠিক করতে পারেন।
মনে রাখবেন, আপনি যে ভলিউমের ইমেল "রাখবেন", সেগুলো শেষে সর্ট করে সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ গুলো বের করতে হবে। তাই এই টাইমফ্রেম যত ছোট রাখতে পারেন তত ভালো।
All ইমেল সিলেক্ট করুন, এবং select all conversations, তারপর ট্র্যাশ আইকনে ক্লিক করুন যেমন আগে করতেন।
এতে, আপনার দশ হাজার ইমেলের ইনবক্স এখন এক হাজারের মধ্যে নামালে আসছে।
এই পয়েন্টে, অবশিষ্ট গুলো ক্লিন আপ করার জন্য কিছুটা সিলেক্টিভ অপ্রোচ নেওয়ার সময়।
ক্লিন, সর্ট, এবং অর্গানাইজ
প্রথমে মনে করুন, যেকোনো ইমেল যেটি আপনি কয়েক সপ্তাহ আগে খোলেননি, সেটি আপনি কখনো খুলবেন না।
দশ দিনের পুরনো সব আনরিড ইমেল সার্চ করে সেগুলো দ্রুত ক্লিন করতে পারেন।
সার্চ ফিল্ডে শুধু "is:unread older_than:10d" টাইপ করুন।
লিস্ট করা সব ইমেল সিলেক্ট করে ডিলিট করুন।
অবশিষ্ট ইমেল লিস্ট আরও ছোট করার আরেকটি অ্যাপরোচ: স্প্যাম বা প্রোমোশনাল সাবজেক্ট লাইন সার্চ করুন। "subject: deal", "subject: giveaway" বা "subject: last chance" টাইপ করে সার্চ করুন।
প্রতিটি সার্চে ১০০+ ইমেল আসবে। সেগুলো মুছে ফেলতে থাকুন।
ইনবক্স শেষ করুন
এই পয়েন্টে, আপনার দশ হাজার ইমেলের পাহাড় একটি অনেক ম্যানেজেবল সাইজে নামিয়ে এসেছে। আপনি এখন আপনার ইনবক্সকে প্রায়শই আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং রাখতে চাওয়া ইমেল মেসেজগুলোতে কনসেন্ট্রেট করেছেন।
এখন অবশিষ্ট ইমেলগুলো স্ক্রোল শুরু করুন। গুরুত্বপূর্ণ ইমেল দেখলে সেগুলো আপনার বানানো লেবেলগুলোতে ড্র্যাগ করুন (নয় থাকলে নতুন লেবেল বানান)।
এটা চোরা লাগতে পারে, কিন্তু ভিজুয়ালি একটি পেইজ ইমেল স্ক্যান করলে কিছুই রাখার লायक মिलेगा। তারপর সেই পেইজের সব ইমেল সিলেক্ট করে ডিলিট করুন। এতে একবারে ৫০ বা তার বেশি ইমেল মুছে যাবে।
মনে রাখবেন, যখনই কোনো রিপিট সেন্ডার দেখেন, ইমেল খুলুন এবং রিপ্লাই বাটনের পাশের ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। লিস্ট থেকে "Filter messages like this" ক্লিক করুন।
তারপর সিলেক্ট অল করে मैचিং ইমেলের লিস্ট ডিলিট করুন।
লেবেলিং, ফিল্টারিং, এবং বড় ব্লকে ইমেল ডিলিট করে আপনার ১,০০০ এর ঠিক উপরের লিস্ট স ত্বরিত গতিতে ইনবক্স জিরোতে চলে যাবে।
বছর বছর পর "empty" নোট ইনবক্সে দেখতে পাওয়া এক অদ্ভুত অনুভূতি, বিশেষ করে যখন আপনি বছরের পর বছর সেটি দেখতে পাননি!
রক্ষা করুন যেন বিস্ট আবার বড় না হয়
এখন আপনি সময় দিয়ে সেই বিশাল ইনবক্স বistas কন্ট্রোল করতে পেরেছেন, সেটি আবার বড় হয়ে যাওয়া থেকে রক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। সেটির সেরা উপায়: জিমেইলের সব ফিচার যা জিনিসগুলো অর্গানাইজড এবং স্ট্রিমলাইন রাখে সেগুলো পড়ুন।
আপনি সেই ফিচারগুলো আমাদের Power User Guide to Gmail-এ শিখতে পারেন, এবং এই প্রক্রিয়া আবার দোहरাতে হবে না।
