পেপারলেস থাকা কম ঝামেলা। কিন্তু এমন সময় আসে যখন একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলের ফিজিক্যাল প্রিন্টআউট দরকার হয়। সেটিতে একটি কনট্রাক্ট বা ইনভয়েস আটাচড থাকতে পারে। হার্ডকপি এখনও একটি ফেইলসেফ হিসেবে গুরুত্বপূর্ণ। তাহলে, আপনি কীভাবে একটি ইমেইল প্রিন্ট করতে পারেন এবং আপনি কোথা থেকে এটি করতে পারেন যখন আপনি আপনার ডেস্কে বাঁধা নন?
আসুন আপনার ইনবক্স এবং প্রিন্টারের মধ্যে আসা সকল প্রশ্নের উত্তর দেই।
ইমেইল প্রিন্ট করার পদ্ধতি?
"কেন" আপনি ইমেইল প্রিন্ট করতে চান সেটির অনেক কারণ হতে পারে। "কীভাবে" আজকের ফিচার-রিচ টুলসে ঠিক ততটুকু সহজ যেগুলো আপনাকে শুধু একটি ফিজিক্যাল প্রিন্টার দেয় না, ব্লকি ক্লাউড প্রিন্টিং এবং ভার্চুয়াল প্রিন্টার সলিউশন যেমন Print to PDF এবং Send to OneNote।
জিমেইল তার ব্রাউজার-ডিপেন্ডেন্ট প্রিন্ট কন্ট্রোলস দিয়ে বেসিক। একটি ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্ট যেমন মাইক্রোসফট আউটলুক ৩৬৫ এবং ২০১৯ ম্যানুয়াল উপায় এবং আউটলুক রুলস দিয়ে অটোম্যাটিক ওয়ার্কফ্লো দিয়ে ইমেইল প্রিন্ট করার সুবিধা দেয়।
আসুন ওয়েব-ভিত্তিক জিমেইল প্রথমে দেখি ডেস্কটপ অ্যাপ আউটলুক লঞ্চ করার আগে।
জিমেইল থেকে ইমেইল প্রিন্ট করার পদ্ধতি
জিমেইল থেকে একটি একক মেসেজ প্রিন্ট করা সহজ। আপনার জিমেইল খুলুন এবং যে মেইল প্রিন্ট করতে চান সেটিতে যান।
স্টেপ ১: নির্দিষ্ট মেইল খুলুন বা এক্সপ্যান্ড করুন যদি এটি একটি দীর্ঘ কথোপকথন থ্রেডের অংশ হয়।
স্টেপ ২: উপরের ডানে যান এবং Printer আইকন ক্লিক করুন। আপনি মেইলের ওপর রাইট-ক্লিক করে কন্টেক্সট মেনু থেকে Print বেছে নিতে পারেন। বিকল্পভাবে, Ctrl + P শর্টকাট ব্যবহার করুন।
স্টেপ ৩: Print ডায়ালগ এখন প্রদর্শিত হবে। আপনি যে প্রিন্টারে প্রিন্ট করতে চান সেটি বেছে নিন। মনে রাখবেন, আপনি আপনার ইলেকট্রনিক প্রিন্টার, একটি ক্লাউড প্রিন্টার, PDF, বা শুধু OneNote-এ "প্রিন্ট" করতে পারেন।
স্টেপ ৪: অন্যান্য প্রিন্টার সেটিংস বেছে নিন যেমন Layout এবং আপনি কত পৃষ্ঠা প্রিন্ট করতে চান সেটি যদি মেসেজ একাধিক পৃষ্ঠায় ফੈলে।
স্টেপ ৫: জিমেইলে প্রিন্টিং-এর জন্য উপলব্ধ অপশন প্রসারিত করতে More Settings ক্লিক করুন।
- পেপার বাঁচাতে, আপনি Choose Scale বেছে নিতে পারেন এবং একাধিক পৃষ্ঠা একটি শীটে সংকুচিত করতে পারেন।
- ইংক বাঁচাতে, আপনি Headers and Footers এবং Background graphics আনচেক করতে পারেন।
জিমেইলে একটি সম্পূর্ণ ইমেইল থ্রেড প্রিন্ট করার পদ্ধতি
জিমেইলের Conversation view ১০০টি ইমেইল চেইন এক লম্বা থ্রেডে দেখাতে পারে। সেগুলো সব প্রিন্ট করতে, আবার উপরের ডানে Printer আইকন ক্লিক করুন যা এখন Print All বলে।
আপনি একক ইমেইলও প্রিন্ট করতে পারেন ক্রোনোলজিকাল অর্ডার ফলো করে এবং সেই একক কথোপকথন খুলে। তারপর উপরের ধাপগুলো ফলো করে মেইল প্রিন্ট করুন।
Confidential Mode-এ ইমেইল প্রিন্ট করার বিষয়ে কী? সংক্ষিপ্ত উত্তর হলো আপনি পারবেন না। প্রেরক যদি এই প্রাইভেসি সেটিং অন করে থাকেন, তবে আপনি মেইল ফরওয়ার্ড, কপি, প্রিন্ট, বা ডাউনলোড করতে পারবেন না।
বিকল্প হলো মেইলের স্ক্রিনশট নিয়ে প্রিন্ট করা আপনি যদি মেইল এক্সপায়ার হওয়ার আগে কিছু ইনফরমেশন সংরক্ষণ করতে চান।
মাইক্রোসফট আউটলক থেকে ইমেইল প্রিন্ট করার পদ্ধতি
আউটলুক একটি একক ইমেইল বা আটাচমেন্টসহ একাধিক ইমেইল বাল্ক প্রিন্ট করার জন্য একটি ওয়ার্কহর্স হতে পারে। এন্টারপ্রাইজ প্রকৃতির অফিস সফ্টওয়্যার অগ্রণী থাকায়, আউটলুক থেকে ইমেইল প্রিন্ট করার এবং বাল্ক প্রিন্টিং জড়িত সময়ে আপনার সময় বাঁচাতে বেশ কয়েক উপায় রয়েছে।
মাইক্রোসফট আউটলক থেকে একটি একক ইমেইল প্রিন্ট করুন
স্টেপ ১: আউটলুক লঞ্চ করুন এবং যে একক ইমেইল প্রিন্ট করতে চান সেটি খুলুন।
স্টেপ ২: Ribbon > File > Print-এ যান এবং আপনি যে প্রিন্টার ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিন। বিকল্পভাবে, শর্টকাট Ctrl + P ব্যবহার করুন।
স্টেপ ৩: Settings-এ, Memo Style বেছে নিন।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আউটলুক আপনাকে দুটি প্রিন্ট স্টাইল অপশন দেয়—Table Style এবং Memo Style। Table Style-এ প্রিন্ট করলে আপনার ইনবক্সের সকল মেসেজের একটি লিস্ট দেখাবে। এবং Memo Style বেছে নিলে আসলে ইমেইলটি প্রিন্ট হবে।
স্টেপ ৪: আপনি ডায়ালগে প্রিন্ট ফাইনালাইজ করার আগে উভয় স্টাইল প্রিভিউ করতে পারেন এবং Print হিট করতে পারেন। Print Options আপনাকে একটি মেসেজের নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা সিলেক্ট করতে দেয় Page range সেটিং দিয়ে।
মাইক্রোসফট আউটলকে আটাচমেন্ট প্রিন্ট করুন
উপরের ধাপগুলো ফলো করুন এবং Print Options ডায়ালগ বক্সে Print attached files চেকবক্স সিলেক্ট করুন।
মাইক্রোসফট আউটলকে Quick Print ব্যবহার করুন
আউটলকের Quick Print ফিচার আপনাকে যেকোনো ইমেইল খোলা ছাড়া এক বা ব্যাচ ইমেইল প্রিন্ট করতে দেয়।
স্টেপ ১: একটি ইমেইল সিলেক্ট করুন বা Ctrl কী দিয়ে মাউস ব্যবহার করে একাধিক ইমেইল সিলেক্ট করুন। তারপর, রাইট-ক্লিক করুন এবং কন্টেক্সট মেনু থেকে Quick Print বেছে নিন।
স্টেপ ২: যদি Print attached files সেটিং চেক করা থাকে, তবে মেসেজগুলোর যেকোনো আটাচমেন্টও প্রিন্ট হবে।
নোট করুন যে Quick Print Print ডায়ালগে সেট করা ডিফল্ট প্রিন্টার ব্যবহার করবে। আপনি যদি অন্য প্রিন্টার ব্যবহার করতে চান, Print ডায়ালগ খুলুন এবং প্রিন্টার আপনার সিস্টেমের জন্য উপলব্ধ যেটি সেটি বেছে নিন।
মাইক্রোসফট আউটলকে একটি ইমেইল থেকে একটি সিলেকশন প্রিন্ট করুন
আপনি একটি ইমেইল থেকে একটি নির্দিষ্ট সেকশন প্রিন্ট করতে চান পুরো মেসেজ না? আপনি এটি আউটলকে সহজে করতে পারেন, কিন্তু আপনাকে ব্রাউজার ব্যবহার করতে হবে আউটলক এবং আপনার প্রিন্টারের মধ্যে ব্রিজ হিসেবে।
স্টেপ ১: ইমেইল খুলুন। Ribbon > Message tab > Move Group > Actions > View in Browser-এ যান।
স্টেপ ২: সিকিউরিটি মেসেজ বক্সে পপ আপ হবে সেটিতে OK ক্লিক করুন। ইমেইল আউটলকের জন্য সেট আপ করা ডিফল্ট ব্রাউজারে প্রদর্শিত হবে।
স্টেপ ৩: ব্রাউজার উইন্ডোতে সরাসরি মেসেজের টেক্সট বা সেকশন সিলেক্ট করুন।
স্টেপ ৪: ব্রাউজারের Print ফিচারে যান বা সিলেকশনের ওপর রাইট-ক্লিক করে Print বেছে নিন।
স্টেপ ৫: Page Range > আপনি Selection ক্লিক করুন > তারপর Print ক্লিক করুন।
এটি কাগজ এবং প্রিন্টার 잉ক বাঁচাতে একটি উপযোগী অভ্যাস হতে পারে যখন আপনি শুধু ইমেইলের একটি অংশ সংরক্ষণ করতে চান পুরো মেসেজ না।
আইফোন বা অ্যান্ড্রয়েড থেকে ইমেইল প্রিন্ট করার পদ্ধতি?
আপনার ডেস্কটপ প্রিন্টার সাথে টেদার্ড থাকায় প্রিন্টআউট মাত্র কয়েক ক্লিক দুরে। কিন্তু মোবাইল ফোন থেকে প্রিন্ট করার বিষয়ে কী?
আপনি Print to PDF ব্যবহার করতে পারেন এবং ডকুমেন্টটি আপনার ফোনে PDF ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন যতক্ষণ না আপনি একটি প্রিন্টার পান।
অ্যান্ড্রয়েড এবং আইফোন ব্যবহারকারীদের জন্য, যেকোনো মোবাইল ব্রাউজার আপনাকে আপনার ইমেইল মেসেজ প্রিন্ট করতে সাহায্য করতে পারে। আপলের AirPrint সার্ভিস একটি ওয়ায়ারলেস সমাধান যা ড্রাইভার ইনস্টল করার প্রয়োজন নেই। এটি অ্যান্ড্রয়েড ব্যবহারকারীদের জন্য গুগলের Cloud Print-এর মতো। এবং দুটোই আপনাকে কোথাও থেকে ইমেইল, ডকুমেন্ট, এবং ছবি প্রিন্ট করতে সাহায্য করে।
আমার ইমেইল থেকে ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার জন্য আর কোথাও যেতে পারি?
আপনার নিজের কম্পিউটার, মোবাইল ডিভাইস, এবং একটি প্রিন্টার সুবিধাজনক। কিন্তু আপনি বাইরে বেড়াতে বেড়াতে আপনার নিজের প্রিন্টার ছাড়া থাকলে কী?
আজকের হাইপার-কানেক্টেড বিশ্বে এটি কোনো সমস্যা নয়। অফিস সাপ্লাই স্টোর, পাবলিক লাইব্রেরি, বিজনেস সার্ভিস সেন্টার, হোটেল, এবং রেস্টুরেন্ট সেগুলো উৎস হতে পারে। এমনকি FedEx এবং UPSও ব্যক্তি, ছোট বিজনেস, এবং বড় এন্টারপ্রাইজের জন্য প্রিন্ট এবং কপি সার্ভিস অফার করে বলে জানা যায়।
Google Maps-এ "places to print near me" টাইপ করুন এবং এটা আপনাকে অনেক অপশন দিতে পারে। বাইরে থাকলে প্রিন্টার খুঁজে পাওয়ার আরও অনেক জায়গা রয়েছে। সব ফেললে, অজানাদের কин্ডনেসের উপর নির্ভর করুন।
ইমেইল থেকে কিছু প্রিন্ট করার কখন উচিত?
Think Before Printing ক্যাম্পেইন কয়েক বছর আগে শুরুর হয়েছিল। আমাদের ইকো-কনশাসনেস আশা করি এখন আরও ভালো হয়েছে। সাস্টেনেবল প্রিন্টিং অভ্যাস (উদাহরণস্বরূপ, ডাবল-সাইডেড প্রিন্টিং) এবং প্রোডাক্টস (রিসাইকেল্ড পেপার এবং পাওয়ার সেভিং চয়েস) উন্নত হয়েছে।
এছাড়া, ইমেইল ক্লায়েন্টগুলো উদার ক্লাউড স্টোরেজ এবং ইনবক্স ম্যানেজমেন্ট ফিচার দিয়ে থাকে। ইমেইল অর্গানাইজেশনের সেরা প্র্যাক্টিস অ্যাপ্লাই করুন এবং ডেটার যেকোনো স্নিপেট যেকোনো ডিভাইসে অ্যাক্সেসযোগ্য।
তাই ইমেইল প্রিন্ট আউট করুন যখন পরম আবশ্যক। অন্যথায়, যেকোনো জায়গা থেকে Print to PDF ব্যবহার করুন এবং ক্লাউডে সংরক্ষণ করুন বা Evernote বা OneNote-এর মতো নোট-টেকিং সলিউশনে এক্সপোর্ট করুন।
