গুলগুলিয়ুক্ত ইনবক্সে আপনার ইমেইল আউটস্ট্যান্ডিং করার উপায়

আপনি কি কখনো একটি ইমেইল পাঠিয়েছেন যা আপনি মনে করেন গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু খুব দের পর জবাব এসেছে, বা বদতর ভুলে যাওয়া হয়েছে? মঞ্জুর, কখনো কখনো এটি আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে, কিন্তু কিছু জিনিস রয়েছে যা আপনি করতে পারেন আপনার ইমেইল খোলা, পড়া এবং জবাব দেওয়ার সম্ভাবনা বাড়াতে।

এই "ট্রিক্স" গুলোর চমৎকার দিক হচ্ছে এগুলো আসলেই একটুও জটিল নয় – এগুলো সিম্পলি অভ্যাস যেগুলো ঠিক মানে করে। আমি গ্যারান্টি দিতে পারি না যে এগুলো সবসময় কাজ করবে, কিন্তু আমি বলতে পারি এগুলো পার্থক্য তৈরি করবে এবং সামগ্রিকভাবে আপনি আপনার ইমেইল কন্টাক্টের সাথে কমিউনিকেশনে উন্নতি দেখবেন।

আপনার নাম হাইলাইট করুন

আসলে আমি এই মেথডটি খুব недавно পর্যন্ত শুনিনি এবং আমি নিশ্চিতভাবে ক্রেডিট দাবি করতে পারি না। আমি জош গ্রিলোর ডার্টি মার্কেটিং সিক্রেটস-এ একটি আর্টিকেল পড়েছিলাম যা এই সম্পর্কে বলেছিল। বেসিক্যালি আপনি অ্যারো (যা আপনি পছন্দ করুন) কপি করুন এবং আপনার নামের দুপাশে পেস্ট করুন। তারপর আপনি ইমেইল পাঠালে, সেটি এরকম দেখাবে:

আমার জন্য, এটি কিছুটা বিবাদাস্পদ এবং অন্যদের জন্যও হতে পারে। একদিকে এটি নিশ্চিতভাবে কাজ করে এবং খুব ইনভেসিভ নয়। অন্যদিকে, যারা আপনার সাথে নিয়মিত কমিউনিকেট করেন এবং সবসময় আপনার ইমেইলের জবাব দেন, তাদের জন্য এটি একটি নויז হতে পারে।

সবকিছু সাবজেক্ট লাইনের ওপর

যখন আপনার ইমেইলকে "আনরিড" থেকে "রিড" স্ট্যাটাসে নিয়ে আসার কথা, আমি সবচেয়ে বেশি ওয়েট দিই সাবজেক্ট লাইনে। এটিকে তৈরি করার কয়েকটি ভিন্ন উপায় রয়েছে এবং অধিকাংশ, যেকোনো, আপনি কয়েকটি একসাথে ব্যবহার করতে পারেন।

১. স্পেসিফিক এবং সংক্ষিপ্ত হোন

একটি অস্পষ্ট সাবজেক্ট লাইন সবচেয়ে খারাপ। যেসব সাবজেক্ট "হাই দেয়ের" বা বদতর… "(নো সাবজেক্ট)" – সেটি আমি বুঝি না কেন এখনও এক্সিস্ট করে। আমি মনে করি যখন আমি প্রথম ইমেইল ব্যবহার করতাম, এটি খুব সাধারণ ছিল, কিন্তু ইমেইল ইভলভ করেছে, আমরাও – একটি সাবজেক্ট দিন, অন্যথায় এটি খোলা হওয়ার আগে ডিলিট (বা ফিল্টার আউট) হয়ে যাবে।

২. একটি বাক্য ব্যবহার করুন

এটি স্বাভাবিক নাও হতে পারে, কিন্তু সাবজেক্ট লাইনে একটি বাক্য রাখা আসলে খারাপ প্র্যাক্টিস নয়। আমাদের মস্তিষ্ক বাক্যে চিন্তা করে। আমরা বাক্যে কমিউনিকেশন করি। কেন না আপনার ইমেইল একটা বাক্য দিয়ে শুরু করুন? শুধু "প্রশ্ন" লেখার বদলে, লিখুন "আমার [খালি] সম্পর্কে একটি দ্রুত প্রশ্ন রয়েছে।" এটি আরও পারসোনাল করে এবং আপনার ইমেইল খোলা আরও আকর্ষণীয় করে। আমি নোট করছি যে আপনি যে বাক্যটি বেছে নেবেন সেটি আপনার ইমেইল কী বিষয়ে সেটি সারমর্ম করবে। এবং স্বভাবিকভাবেই আপনি একটি অস্পষ্ট বাক্য চান না, অন্যথায় এটি কাউন্টারপ্রোডাক্টিভ।

৩. একটি প্রশ্ন করুন

উপরে আমরা বাক্য ব্যবহার করার কথা বলেছিলাম – এটি মূলত সেটির এক্সটেনশন। তাই "আমার [খালি] সম্পর্কে একটি দ্রুত প্রশ্ন রয়েছে" বলার বদলে, আপনি আপনার যে প্রশ্নটি করছেন সেটি সঠিকভাবে ফ्रेज করতে পারেন। তাই যদি প্রশ্নটি হয় ইমেইল আউটস্ট্যান্ডিং করার কথা, আপনি টাইপ করতে পারেন "আমি আমার ইমেইল কীভাবে ভালো আউটস্ট্যান্ডিং করব?"

প্রশ্ন করার সুবিধা হচ্ছে এটি একটি বাক্যের চেয়ে কিছুটা বেশি পাওয়ারফুল এবং এনগেজিং। অবশ্য আপনার ইমেইল যদি কোনো প্রশ্নের বিষয়ে না হয়, তবে একটি প্রশ্ন উপযুক্ত নয়। এটি প্রাসঙ্গিক হতে হবে এবং ইমেইলের প্রাথমিক প্রশ্ন হওয়া উচিত।

৪. ইউজার-স্পেসিফিক শব্দ ব্যবহার করুন

আপনি যদি এমন কোনো বিষয়ে ইমেইল করেন যা আপনার কন্টাক্টের জন্য স্পেসিফিক্যালি আকর্ষণীয়, সেই শব্দটি সাবজেক্ট লাইনে রাখুন। তাই আপনি যদি সার্চ ইঞ্জিন অপ্টিমাইজেশন সম্পর্কে কাউকে ইমেইল করেন এবং সে সেটি বিষয়ে বিশেষভাবে আগ্রহী বা দক্ষ (যা সে হওয়া উচিত যদি আপনি সেটি সম্পর্কে ইমেইল করেন), "SEO" সাবজেক্টে ইনক্লুড করুন। একটি উদাহরণ হতে পারে: "আমার ব্লগে SEO উন্নত করার উপায় জানতে চাই।"

৫. ব্র্যাকেট এবং কোলন ব্যবহার করুন "সাব-সাবজেক্ট" তৈরি করতে

আমি খুব ভালো "সাব-সাবজেক্ট" শব্দটি बनाয়েছি হতে পারে, কিন্তু আমার কাছে এটিক মানে রয়েছে। বেসিক্যালি আমি সাবজেক্ট লাইনে আরও ব্যাখ্যা তৈরি করার কথা বলছি এবং ব্র্যাকেট বা কোলন ব্যবহার করে সেটিকে প্রাইমারি সাবজেক্ট থেকে আলাদা করছি। উদাহরণস্বরূপ একই উদাহরণে থাকলে আপনি বলতে পারেন "প্রশ্ন: আমি আমার ইমেইল কীভাবে ভালো আউটস্ট্যান্ডিং করব?" বা "[প্রশ্ন] ইমেইল আউটস্ট্যান্ডিং করুন ভালোভাবে।"

একটু গ্রামার লেসন: আমার মতামতে কোলন এবং ব্র্যাকেট একসাথে, কিন্তু একই উদ্দেশ্যে সার্ভ করে না। একটি কোলন পাঠককে প্রস্তুত করে বা তাদের আরও ব্যাখ্যা করে যে সেগুলো কী পড়বে। ব্র্যাকেটগুলো, অন্যদিকে, লেবেল করে যে আমরা কী পড়ছি। এগুলো আমি যেভাবে দেখি এবং আমি পুরোপুরি সঠিক নাও হইতে পারি, কিন্তু আমার কাছে মানে পড়েছে।

৬. ক্যাপস ঠিক আছে, কিন্তু কম ব্যবহার করুন

কখনো কখনো কিছু জিনিস এমফাসাইজ বা চোখআকর্ষণ করার দরকার পড়ে, কিন্তু যেহেতু এটি সাবজেক্ট লাইনে আপনার লিমিটেড ফরম্যাটিং অপশন রয়েছে। এতে সাধারণত আপনাকে ক্যাপিটাল লেটার ব্যবহার করতে হয়। এটি ভালো হতে পারে, কিন্তু খারাপও হতে পারে। আমরা সবাই সেই ইমেইল পেয়েছি যেটির সাবজেক্ট এবং মেসেজ অল ক্যাপসে ছিল – বিরক্তিকর। আমি তৎক্ষণাৎ ডিলিট করতে চাই, কিন্তু এটি সাধারণত কোনো বৃদ্ধ লোক, এবং আমি বুরো লাগব। কিন্তু আপনি অন্য কেউ হলে আপনি এক্সকিউসড নন, তাই আশ্চর্য করবেন না আপনি প্রম্পট রিপ্লাই পাওয়া নাও যেতে পারে, জবাব পাওয়া যাওয়ার কথা দূরে। নিচে ভালো এবং খারাপ উদাহরণ:

• খারাপ: "আমাকে তৎক্ষণে সাহায্য দরকার"
• ভালো: "[URGENT] আমার একাউন্ট কম্প্রোমাইজ্ড হয়েছে – দয়া করে সাহায্য করুন"

ক্যাপস ব্যবহার করার সবচেয়ে বড় ডাউনফল হচ্ছে এটি "স্প্যামি" দেখাতে পারে, যা আসলে আপনার সাবজেক্ট লাইন তৈরির চূড়ান্ত পয়েন্ট।

৭. "স্প্যামি" হবেন না

আমি মনে করি আমাকে ইমেইল স্প্যাম কী দেখতে হয় সেটির ডেফিনিশন দিতে হবে না – আমরা সবাই পাই এবং সকলেই চিনি। তাই কেন কিছু লোক একই অভ্যাসে পড়ে তাদের ইমেইল স্প্যামি দেখাতে? আমার বুঝতে পারলাম না, কিন্তু এখানে কিছু জিনিস আপনি করতে ও না করতে পারেন আপনার ইমেইলগুলোকে এত… অনঅবদাত স্প্যামি দেখানোর থেকে বাঁচাতে।

• ক্যাপস ব্যবহার সীমিত রাখুন (ইতিমধ্যে বলা হয়েছে)
• সাধারণ ফিল্টার হওয়া শব্দগুলো যেমন "ফ্রি" এর জন্য সতর্ক থাকুন
• অস্পষ্ট হবেন না – ইমেইল করার কারণ দিন
• সাবজেক্ট লাইন থেকে "RE:" বা "FWD:" সরিয়ে ফেলুন
• প্রায় কখনো এক্সক্লামেশন পয়েন্ট ব্যবহার করবেন না
• আমি যা যাবতীয় বললাম সব করুন

মেসেজটিই ভুলবেন না

যদিও সাবজেক্ট লাইন টুইক করে ইমেইল খোলা করানো যাবে অনেক কিছু, মেসেজটিই গুরুত্বপূর্ণ এবং এটিকে উপেক্ষা করা উচিত নয়। আপনার ইমেইলকে খোলা, স্কিম, এবং তারপর পরে দেখার জন্য বাদ দেওয়া থেকে বাঁচাতে আপনি অনেক কিছু করতে পারেন। কখনো কখনো আমি এটা করি শুধু কারণ আমার সময় নেই কোনো কিছুর জবাব দিতে যা আমি প্রথমে মনে করেছিলাম আমার জন্য বেশি প্রাসঙ্গিক। অন্য সময়, যেহেতু ইমেইল বডি খুব লম্বা, খারাপ ফরম্যাট করা বা গুলগুলিয়ুক্ত এবং বুঝতে বেশি’effort দরকার। তাই অন্য কথায়:

• আপনার ইমেইল অপ্রয়োজনীয়ভাবে লম্বা করবেন না
• প্রাসঙ্গিক প্যারাগ্রাফে ভাগ করুন
• সক্রিয় এবং টু দ্য পয়েন্ট হন
• ইন্ট্রোডাকশন (বা ইমেইলের যেকোনো অংশ) অস্পষ্ট করবেন না

আমি কখনো না বলছি লম্বা ইমেইল পাঠাবেন না। কখনো কখনো আপনাকে পাঠাতে হয়। কিন্তু অন্য সময়, আপনি মনে করেন যা আপনি বলবেন সেটি আপনার প্রয়োজনীয় চেয়ে বেশি শব্দে ব্যাখ্যা করতে হবে। তাই চূড়ান্ত পয়েন্ট হচ্ছে আপনার ইমেইল প্রুফরিড করুন। জিমেইলে একটি চমৎকার ফিচার রয়েছে যা আপনাকে একটি দেয়া সময়ের মধ্যে ইমেইল "আনসেন্ড" করতে দেয়। আমি প্রুফরিড করার পরেও এই ফিচারটি ননাবার ব্যবহার করেছি। আমি সেন্ড ক্লিক করি, একবার আর স্কিম করি যেতে যাওয়ার সময়, এবং তারপর কিছু বুঝতে পারি যা আমি সংশোধন করতে চাই। আমি দ্রুত সেন্ডিং প্রক্রিয়া ক্যन्सেল করি, পরিবর্তন করি, এবং আবার সেন্ড ক্লিক করি। এটি খুব সুন্দর।

উপসংহার

এইগুলো কেবল সঠিক ইমেইল এটিকেটের প্রাথমিক ধাপ এবং শিখতে আরও অনেক কিছু বাকি। ব্লুমবার্গ বিজনেসউইক একটি চমৎকার ইমেজ পোস্ট করেছিল যা আমি এই আর্টিকেলে কভার করা অনেক টপিক ইন্ডিকেট করে এবং ভিজুয়ালি উদাহরণ দেখিয়ে (যা সবসময় সুন্দর)।

আপনি কি এমন কোনো টেকনিক খুঁজে পেয়েছেন যা আপনার জন্য প্রমাণিত হয়েছে কাজ করে? অথবা আপনার কি আমি শেয়ার করা কিছুর ওপর কোনো প্রশ্ন রয়েছে? যাই হোক, আমরা আপনার মতামত কমেন্টে শুনতে চাই!