একটি বিশৃঙ্খল ইনবক্সে কীভাবে আপনার ইমেল বার্তাটিকে আলাদা করা যায়

আপনি কি কখনও এমন একটি ইমেল পাঠিয়েছেন যা আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়েছে শুধুমাত্র অনেক দিন পরে উত্তর দেওয়া, বা আরও খারাপভাবে ভুলে গেছেন? ঠিক আছে, কখনও কখনও এটি আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে থাকে, তবে আপনার ইমেল খোলা, পড়া এবং উত্তর দেওয়ার সম্ভাবনাগুলিকে উন্নত করতে আপনি কিছু করতে পারেন৷

এই "কৌশলগুলি" সম্পর্কে দুর্দান্ত জিনিস হ'ল এগুলি আসলেই অত্যধিক জটিল নয় - এগুলি কেবল অভ্যাস যা কেবল অর্থবোধ করে। আমি প্রতিশ্রুতি দিতে পারি না যে এগুলি সর্বদা কাজ করবে, তবে আমি বলতে পারি যে তারা একটি পার্থক্য তৈরি করবে এবং সামগ্রিকভাবে আপনি আপনার ইমেল পরিচিতিগুলির সাথে যোগাযোগের উন্নতি দেখতে পাবেন৷

আপনার নাম হাইলাইট করুন

আমি আসলে এই পদ্ধতি সম্পর্কে খুব বেশি দিন আগে শুনিনি এবং আমি অবশ্যই ধারণাটির জন্য ক্রেডিট দাবি করতে পারি না। আমি ডার্টি মার্কেটিং সিক্রেটসে জোশ গ্রিলোর একটি নিবন্ধ পড়েছি যেটি কীভাবে এটি করা যায় সে সম্পর্কে কথা বলেছে। মূলত আপনি তীরগুলি অনুলিপি করুন (বা আপনি যে বস্তুটি চান) এবং আপনার নামের উভয় পাশে পেস্ট করুন। তারপর যখন আপনি একটি ইমেল পাঠান, তখন এটি এরকম কিছু দেখাবে:

আমার জন্য, এটি কিছুটা বিতর্কিত এবং এটি অন্যদের জন্যও হতে পারে। একদিকে এটি অবশ্যই কাজ করে এবং এটি খুব আক্রমণাত্মক নয়। স্পেকট্রামের অন্য দিকে, যদি এমন লোক থাকে যাদের সাথে আপনি নিয়মিত যোগাযোগ করছেন এবং যারা সর্বদা আপনার ইমেলের উত্তর দিচ্ছেন, এটি তাদের জন্য একটি উপদ্রব হতে পারে।

এটি সব বিষয় লাইন সম্পর্কে

যখন আপনার ইমেল "অপঠিত" থেকে "পড়া" স্থিতিতে আসে, তখন আমি বিষয় লাইনে সবচেয়ে বেশি ওজন রাখি। আপনি এটি তৈরি করতে পারেন এমন বিভিন্ন উপায় রয়েছে এবং অনেকগুলি, যদি বেশিরভাগ না হয়, আপনি একত্রিত করতে পারেন৷

1. সুনির্দিষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হোন

একটি অস্পষ্ট বিষয় লাইন খারাপ. এই ধরনের বিষয় যেমন "হাই আছে" বা খারাপ... "(কোন বিষয় নেই)" - যেটি আমি সত্যিই জানি না কেন এটি এখনও বিদ্যমান। আমার মনে আছে আমি যখন প্রথম ইমেল ব্যবহার করছিলাম, এটি মোটামুটি সাধারণ ছিল, কিন্তু ইমেল যেমন বিকশিত হয়েছে, আমাদেরও আছে – একটি বিষয় রাখুন, অন্যথায় এটি খোলার আগেই মুছে ফেলা হবে (বা ফিল্টার করা হবে)।

2. একটি বাক্য ব্যবহার করুন

এটা স্বাভাবিক নাও হতে পারে, কিন্তু সাবজেক্ট লাইনে একটি বাক্য রাখা আসলে খারাপ অভ্যাস নয়। আমাদের মন বাক্যে কাজ করে। আমরা বাক্যে যোগাযোগ করি। কেন একটি দিয়ে আপনার ইমেল শুরু করবেন না? "প্রশ্ন" বলে শুধুমাত্র একটি বিষয় লাইনের পরিবর্তে লিখুন "আমার [খালি] সম্পর্কে একটি দ্রুত প্রশ্ন আছে।" এটি এটিকে আরও ব্যক্তিগত করে তোলে এবং সম্ভবত আপনার ইমেলটি খোলার জন্য আরও আকর্ষণীয় করে তুলবে৷ আমি লক্ষ্য করব যে আপনি যে বাক্যটি বেছে নিয়েছেন তা আপনার ইমেলটি কী তা সংক্ষিপ্ত করা উচিত . এবং স্পষ্টতই আপনি একটি অস্পষ্ট বাক্য চান না, অন্যথায় এটি বিপরীতমুখী।

3. একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন

উপরে আমরা একটি বাক্য ব্যবহার করার কথা বলেছি - এটি মূলত সেইটির একটি এক্সটেনশন। সুতরাং "[খালি] সম্পর্কে আমার একটি দ্রুত প্রশ্ন আছে" বলার পরিবর্তে, আপনি যে প্রশ্নটি ভাবছেন সেই সঠিক প্রশ্নে আপনি এটিকে বাক্যাংশ করতে পারেন। তাই যদি প্রশ্ন করা হয় কিভাবে ইমেলগুলিকে আলাদা আলাদা করে তোলা যায়, তাহলে আপনি টাইপ করতে পারেন "কিভাবে আমি আমার ইমেলগুলিকে আরও ভাল করে তুলতে পারি?"

একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সুবিধা হল যে এটি একটি বাক্যের চেয়ে একটু বেশি শক্তিশালী এবং আকর্ষক। অবশ্যই যদি আপনার ইমেল একটি প্রশ্ন সম্পর্কে না হয়, তাহলে একটি প্রশ্ন উপযুক্ত হবে না। এটি অবশ্যই প্রাসঙ্গিক হতে হবে এবং এটি ইমেলের প্রাথমিক প্রশ্ন হওয়া উচিত৷

4. ব্যবহারকারী-নির্দিষ্ট শব্দ ব্যবহার করুন

আপনি যদি এমন একটি বিষয় সম্পর্কে ইমেল করেন যা আপনার পরিচিতির জন্য বিশেষভাবে আকর্ষণীয়, সেই শব্দটিকে বিষয় লাইনে রাখুন। সুতরাং আপনি যদি কাউকে সার্চ ইঞ্জিন অপ্টিমাইজেশান সম্পর্কিত একটি প্রশ্ন সম্পর্কে ইমেল করেন এবং তারা সেই ক্ষেত্রে বিশেষভাবে অনুরাগী বা দক্ষ হন (যদি আপনি তাদের এটি সম্পর্কে ইমেল করেন তবে তাদের হওয়া উচিত), বিষয়টিতে "SEO" অন্তর্ভুক্ত করুন। একটি উদাহরণ হতে পারে:"আমি ভাবছি কিভাবে আমার ব্লগে এসইও উন্নত করা যায়।"

5. "সাব-সাবজেক্ট"

আমি খুব ভালভাবে "সাব-সাবজেক্ট" শব্দটি তৈরি করতে পারতাম, কিন্তু আমার কাছে এটি অর্থপূর্ণ। মূলত আমি বিষয় লাইনে আরও ব্যাখ্যা তৈরি করার এবং প্রাথমিক বিষয় থেকে এটিকে আলাদা করতে বন্ধনী বা একটি কোলন ব্যবহার করার কথা বলছি। উদাহরণস্বরূপ, যদি আমরা একই উদাহরণে থাকতে চাই তবে আপনি বলতে পারেন "প্রশ্ন:আমি কীভাবে আমার ইমেলগুলিকে আরও ভাল করে তুলতে পারি?" অথবা "[প্রশ্ন] ইমেলগুলিকে আরও ভালভাবে আলাদা করা।"

একটু ব্যাকরণ পাঠ:আমার মতে কোলন এবং বন্ধনী একই রকম, কিন্তু ঠিক একই উদ্দেশ্য পূরণ করে না। একটি কোলন পাঠককে প্রস্তুত করে বা তাদের আরও ব্যাখ্যা করে যে তারা কী পড়তে চলেছে। বন্ধনী, অন্যদিকে, আমরা যা পড়ছি তা লেবেল করে। আমি সেগুলিকে এভাবেই দেখি এবং আমি সম্পূর্ণরূপে সঠিক নাও হতে পারি, তবে এটি আমার কাছে বোধগম্য বলে মনে হচ্ছে৷

6. ক্যাপগুলি ঠিক আছে, তবে অল্প ব্যবহার করুন

কখনও কখনও কোনও কিছুর উপর জোর দেওয়া বা মনোযোগ আকর্ষণ করার প্রয়োজন হয়, তবে এটি একটি বিষয় লাইনে থাকায় আপনার ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি সীমিত রয়েছে। এর অর্থ সাধারণত আপনাকে বড় অক্ষর ব্যবহার করতে হবে। এটি ভাল হতে পারে, তবে এটি খারাপও হতে পারে। আমরা সকলেই সেই ইমেলটি পেয়েছি যেখানে বিষয় এবং বার্তা সমস্ত ক্যাপ-এ ছিল - বিরক্তিকর। আমি তখনই এটি মুছে ফেলতে চাই, কিন্তু এটি সাধারণত বয়স্ক কেউ এবং আমার খারাপ লাগবে। তবে আপনি যদি অন্য কেউ হন তবে আপনাকে ক্ষমা করা হবে না তাই আপনি যদি দ্রুত উত্তর না পান তবে অবাক হবেন না, একেবারেই উত্তর দিন। নীচে ভাল এবং খারাপ উদাহরণ:

• খারাপ:"আমার অবিলম্বে সাহায্য দরকার"
• ভালো:“[জরুরী] আমার অ্যাকাউন্টে আপস করা হয়েছে – অনুগ্রহ করে সাহায্য করুন”

ক্যাপ ব্যবহারের সবচেয়ে বড় পতন হল এটি "স্প্যামি" জুড়ে আসতে পারে, যা আসলে আপনার বিষয় লাইন তৈরির চূড়ান্ত পয়েন্ট।

7. "স্প্যামি"

আমি মনে করি না যে ইমেল স্প্যাম কেমন হবে তার সংজ্ঞা আপনাকে দেওয়ার দরকার আছে – আমরা সবাই এটি পেয়েছি এবং আমরা সবাই এটিকে চিনতে পারি। তাহলে কেন কিছু লোক তাদের ইমেলগুলিকে স্প্যামি দেখানোর একই অভ্যাসের মধ্যে পড়ে? এটি আমাকে মারধর করে, তবে এখানে কয়েকটি জিনিস রয়েছে যা আপনি করতে পারেন এবং আপনার ইমেলগুলিকে এমনভাবে দেখাতে না দিতে পারেন... অজ্ঞাতভাবে স্প্যামি৷

• ক্যাপ ব্যবহার সীমিত করুন (ইতিমধ্যে উল্লেখ করা হয়েছে)
• সাধারণত ফিল্টার করা শব্দ যেমন “ফ্রি”
দেখুন
• অস্পষ্ট হবেন না – ইমেল করার কারণ দিন
• বিষয় লাইন থেকে "RE:" বা "FWD:" সরান
• প্রায় কখনই বিস্ময়বোধক বিন্দু ব্যবহার করবেন না
• আমি এইমাত্র উল্লেখ করেছি অন্য সব কিছু করুন

বার্তাটি নিজেই ভুলে যাবেন না

যদিও বিষয় লাইন টুইক করে ইমেলটি খোলার জন্য অনেক কিছু করা যেতে পারে, তবে বার্তাটি নিজেই গুরুত্বপূর্ণ এবং উপেক্ষা করা উচিত নয়। আপনার ইমেল খোলা থেকে রোধ করার জন্য আপনি অনেক কিছু করতে পারেন, স্কিম করা এবং পরে যত্ন নেওয়ার জন্য আলাদা করে রাখা। এখন মাঝে মাঝে আমি এটি করি কারণ আমার কাছে এমন কিছুর প্রতিক্রিয়া জানানোর সময় নেই যা আমি প্রথমে ভেবেছিলাম যে এটি আমার কাছে পরিণত হওয়ার চেয়ে বেশি প্রাসঙ্গিক ছিল। অন্য সময়, তবে, এটি কারণ ইমেলের বডিটি খুব দীর্ঘ, খারাপভাবে ফর্ম্যাট করা বা বিভ্রান্তিকর এবং কী বলা হচ্ছে তা বোঝার জন্য আরও প্রচেষ্টার প্রয়োজন। তাই অন্য কথায়:

• আপনার ইমেল অপ্রয়োজনীয়ভাবে দীর্ঘ করবেন না
• প্রাসঙ্গিক অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন
• পুঙ্খানুপুঙ্খ এবং বিন্দু বিন্দু
• ভূমিকা (বা ইমেলের যেকোনও) অস্পষ্ট করবেন না

এখন আমি বলছি না যে কখনো লম্বা ইমেল পাঠাবেন না। কখনও কখনও আপনাকে করতে হবে। কিন্তু অন্য সময় আপনি মনে করেন যে আপনাকে যা বলতে হবে তা প্রয়োজনের চেয়ে বেশি শব্দে ব্যাখ্যা করা দরকার। তাই চূড়ান্ত পয়েন্ট হল আপনার ইমেল প্রুফরিড করুন . Gmail এর একটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে একটি ইমেল "আনসেন্ড" করতে দেয়। কিছু প্রুফরিড করার পরেও আমি এই বৈশিষ্ট্যটি বহুবার ব্যবহার করেছি। আমি পাঠাতে ক্লিক করব, আমার ইমেলটিকে আরও একবার স্কিম করব কারণ এটি "পাঠাচ্ছে" এবং তারপরে এমন কিছু ধরব যা আমি সংশোধন করতে চাই৷ আমি দ্রুত পাঠানোর প্রক্রিয়া বাতিল করতে পারি, পরিবর্তন করতে পারি এবং আবার পাঠাতে ক্লিক করতে পারি। এটা বেশ সুন্দর।

উপসংহার

এগুলি হল সঠিক ইমেল শিষ্টাচারের প্রাথমিক ধাপ এবং আরও অনেক কিছু শেখার আছে৷ ব্লুমবার্গ বিজনেস উইক একটি দুর্দান্ত ছবি পোস্ট করেছে যা আমি এই নিবন্ধে কভার করেছি এমন অনেকগুলি বিষয় নির্দেশ করে এবং উদাহরণগুলিকে দৃশ্যমানভাবে নির্দেশ করে (যা সর্বদা সুন্দর)।

আপনি কি এমন কোন কৌশল আবিষ্কার করেছেন যা আপনার জন্য কাজ করে প্রমাণিত হয়েছে? অথবা সম্ভবত আমি শেয়ার করা কিছু সম্পর্কে আপনার একটি প্রশ্ন আছে? যেভাবেই হোক, আমরা মন্তব্যে আপনার কাছ থেকে শুনতে চাই!