মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে আপনার ইমেলের মাধ্যমে কীভাবে বিস্ফোরণ করবেন

ইমেলগুলি যোগাযোগের একটি সুবিধাজনক পদ্ধতি বলে মনে করা হয়, কিন্তু আমাদের মধ্যে অনেকেই আমাদের ইনবক্সকে বোঝার চেষ্টা করার চেয়ে অনেক বেশি সময় ব্যয় করে। সঠিক সংগঠন না থাকলে, আপনি দেখতে পাবেন যে ইমেলগুলি আপনার সময় বাঁচানোর চেয়ে বেশি খরচ করছে৷

মাইক্রোসফ্টের আউটলুকে বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা এই সমস্যাটি উপশম করতে সহায়তা করতে পারে, তবে অনেক ব্যবহারকারী কেবল প্রোগ্রামটিতে লুকানো কার্যকারিতা সম্পর্কে সচেতন নন। আপনার ইনবক্স যতটা সম্ভব ভালভাবে রাখা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে কার্যকারিতার এই বিটগুলি ব্যবহার করুন, যাতে আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে ফোকাস করতে পারেন৷

আপনার জন্য উপযুক্ত এমন একটি দৃশ্য খুঁজুন

একজন বিশেষজ্ঞ আউটলুক ব্যবহারকারী হয়ে ওঠার প্রথম পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি হল আপনার কর্মপ্রবাহের সাথে প্রোগ্রামটিকে সাজানো। আজকাল প্রায় সবাই ইমেল ব্যবহার করে, কিন্তু এর মানে এই নয় যে আমরা সবাই একইভাবে তা করি। অন্য কারো জন্য যা কাজ করে তা আপনার জন্য কাজ নাও করতে পারে, এবং সেই কারণেই আপনার ব্যবহারের জন্য সর্বোত্তমভাবে আউটলুকের ডিফল্ট লেআউটকে পরিবর্তন করা একটি ভাল ধারণা৷

দেখুন-এ যান আপনার কাছে কোন বিকল্পগুলি উপলব্ধ তা দেখতে ট্যাব করুন৷ দর্শন পরিবর্তন করুন বোতাম৷ বর্তমান দৃশ্যে বিভাগটি আপনাকে কয়েকটি ভিন্ন পছন্দ দেবে, তবে এটি ব্যবস্থা-এ খনন করা ভালো। এবং লেআউট কাস্টমাইজেশনের নিটি-কঠোর মধ্যে পেতে বিভাগ।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি বার্তা পূর্বরূপ পরিবর্তন করতে চাইতে পারেন 3 লাইনে , যা আপনাকে যেকোনও সময়ে অল্প পরিমাণ ইমেলের আরও বিস্তারিত পূর্বরূপ দেবে। অথবা, আপনি পড়ার ফলক সেট করতে চাইতে পারেন বন্ধ করতে , যা আপনি যখন সেগুলি পড়তে চান তখন একটি নতুন উইন্ডো হিসাবে পৃথক ইমেলগুলি খোলার পক্ষে আপনাকে কিছু অত্যাবশ্যক স্ক্রীন স্পেস সংরক্ষণ করবে৷

আপনি যেভাবে আউটলুক ব্যবহার করেন তার জন্য কোনটি সবচেয়ে উপযুক্ত তা খুঁজে বের করাই এখানে মূল বিষয়। জিনিসগুলি চেষ্টা করে দেখুন — এই সেটিংসগুলিকে তাদের ডিফল্টে ফিরিয়ে আনার মতোই সহজ যদি আপনি দেখেন যে সেগুলি আপনার আশা অনুসারে কাজ করে না৷

প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে নিয়ম ব্যবহার করুন

নিয়মগুলি আপনার ইমেলগুলিকে সংগঠিত করার জন্য একটি দুর্দান্ত প্রথম পদক্ষেপ, কারণ সেগুলি একবার ঠিক হয়ে গেলে, আপনি আপনার ইনবক্স চেক করার আগে সেগুলি লেগওয়ার্কের অনেক যত্ন নেবে৷ নিয়মগুলি দিয়ে শুরু করতে, হোম-এ যান৷ Outlook-এ ট্যাব করুন এবং নিয়ম-এ নেভিগেট করুন> নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন .

এখান থেকে, নতুন নিয়মে ক্লিক করুন . আপনি টেমপ্লেটের একটি নির্বাচন দেখতে পাবেন, সেইসাথে স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করার বিকল্পগুলিও দেখতে পাবেন। এই মুহুর্তে, অফারে থাকা টেমপ্লেটগুলির সাথে লেগে থাকা ভাল — পরবর্তী স্ক্রিনে আপনার পছন্দ অনুযায়ী নিয়ম কাস্টমাইজ করার যথেষ্ট সুযোগ থাকবে৷ এই প্রদর্শনের উদ্দেশ্যে, আমরা কোনও ব্যক্তির কাছ থেকে একটি ফোল্ডারে বার্তা সরান নির্বাচন করতে যাচ্ছি .

এখন, নিয়মটিকে একটি উদ্দেশ্য পূরণ করার সময় এসেছে৷ আমি এমন একটি সিস্টেম সেট আপ করতে চাই যেখানে আমি অন্য MakeUseOf লেখকের কাছ থেকে প্রাপ্ত যে কোনো মেল সরাসরি অগ্রাধিকার ফোল্ডারে পাঠানো হয়। এটি করার জন্য, শর্ত উইন্ডোতে বাক্সে টিক দিন যেখানে লেখা আছে প্রেরকের ঠিকানায় নির্দিষ্ট শব্দ সহ . তারপর, নীচের বিভাগে নির্দিষ্ট শব্দগুলিতে ক্লিক করুন — আমি এটি makeuseof এ সেট করেছি তাই এটি শুধুমাত্র সাইট থেকে একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট থেকে প্রেরিত ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাবে, কিন্তু স্পষ্টতই এটি আপনি যা চান তা হতে পারে — এবং তারপরে নির্দিষ্ট -এ ক্লিক করে একটি সংবেদনশীল ফোল্ডার নির্বাচন করুন। এবং এটিতে নেভিগেট করা।

এরপর, এই বিধিটি যে বার্তাগুলিকে একপাশে রাখে সেগুলির সাথে আপনি কী করতে চান তা চয়ন করুন এবং আপনি আরো নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করতে চান কিনা তা সাবধানে বিবেচনা করুন . আপনার সক্রিয় অন্যান্য নিয়মের উপর নির্ভর করে, এই বিকল্পটি টিক দিয়ে রাখলে পরে সাংগঠনিক সমস্যা হতে পারে। তারপর, আপনার ব্যতিক্রমগুলি নির্বাচন করুন, এবং আপনি আপনার নিয়মের নাম দিতে এবং এটি সক্রিয় করতে প্রস্তুত হবেন৷ সেখান থেকে, আপনি এটি বন্ধ না করা পর্যন্ত এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার মেইলের মাধ্যমে সাজানো হবে৷

বিভাগ দিয়ে ভাগ করুন এবং জয় করুন

যদিও নিয়মগুলি আপনার ইমেলের একটি বড় অংশের সাথে মোকাবিলা করার একটি দুর্দান্ত উপায়, কিছু সাংগঠনিক কাজগুলির জন্য মানুষের দৃষ্টি প্রয়োজন৷ বিভাগগুলির কঠোর ব্যবহার এই প্রক্রিয়াটিকে স্ট্রিমলাইন করতে সাহায্য করতে পারে, আপনাকে দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে মেল শ্রেণীবদ্ধ করতে দেয়৷ আপনার বিভাগগুলি সেট আপ করতে, ট্যাগগুলি-এ যান৷ হোম এর বিভাগ Outlook-এ ট্যাব করুন এবং শ্রেণীভুক্ত করুন-এ নেভিগেট করুন> সমস্ত বিভাগ .

এখানে, আপনি বর্তমানে জায়গায় থাকা সমস্ত বিভাগের একটি রানডাউন দেখতে পাবেন। এগুলি রঙের একটি সাধারণ সিস্টেমে ডিফল্ট হবে, তাই আপনি শুরু করার জন্য সেই এন্ট্রিগুলি সম্পাদনা করতে চাইতে পারেন। এগুলিকে আরও কিছুটা উপযোগী করতে, এটিকে হাইলাইট করতে একটি বিভাগে ক্লিক করুন, আপনি যে ধরণের মেলটি পাবেন তার সাথে প্রাসঙ্গিক কিছুতে এটির নাম পরিবর্তন করুন এবং এটিকে একটি শর্টকাট কী বরাদ্দ করুন যা আপনি ড্রপডাউন থেকে মনে রাখবেন৷

এই সেটিংস থাকলে, আপনি আপনার ইমেলগুলি পাওয়ার সাথে সাথে দ্রুত এবং সহজে সংগঠিত করতে সক্ষম হবেন। আপনার ইনবক্সে কেবল একটি নির্দিষ্ট বার্তা হাইলাইট করুন এবং আপনার নির্ধারিত শর্টকাটটি ব্যবহার করুন৷ আপনি এখন আউটলুক সার্চ বারে সেই বিভাগের নামটি প্রবেশ করে একটি নির্দিষ্ট বিভাগের অধীনে ট্যাগ করা সমস্ত বার্তা দেখতে সক্ষম হবেন৷

সার্চ বার ব্যবহার করুন

আপনার ইমেলগুলিকে সংগঠিত রাখার গোপনীয়তা হল ফরোয়ার্ড প্ল্যানিং - সময়ের আগে একটু কাজ করলে পরবর্তীতে মাথাব্যথা হওয়া থেকে রক্ষা পাওয়া যায়। যাইহোক, এমন সময় থাকতে বাধ্য যখন একটি ইমেল বিপথে যায় এবং আপনার যত্ন সহকারে রক্ষণাবেক্ষণ করা ফোল্ডার বা বিভাগে এটির কোন চিহ্ন নেই। সেক্ষেত্রে, সার্চ বারে কল করাই বুদ্ধিমানের কাজ।

আউটলুক এর অনুসন্ধান কার্যকারিতা যতটা চটপটে ততটাই পুঙ্খানুপুঙ্খ। আপনার ইনবক্সের উপরে ক্ষেত্রটিতে একটি অনুসন্ধান শব্দ লিখুন, এবং এটি দ্রুত সেই শব্দের সমস্ত দৃষ্টান্ত উপস্থাপন করবে যা এটি খুঁজে পেতে পারে, তা একটি বিষয় শিরোনামে বা একটি ইমেলের মূল অংশে। এটি বিশেষভাবে উপযোগী হতে পারে যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট ইমেলের একটি নির্দিষ্ট বিবরণ মনে রাখতে পারেন যা আপনি স্বাভাবিক উপায়ে খুঁজে পাচ্ছেন না।

এটি মনে রাখা মূল্যবান যে অনুসন্ধানের গতি সম্পূর্ণ ইনবক্সের সাথে ধীর হয়ে যাচ্ছে। আপনি যে পরিস্থিতির সাথে কাজ করছেন তা যদি হয়, তবে আউটলুকের প্রতিটি ইমেল অ্যাক্সেসের পরিবর্তে নির্দিষ্ট ফোল্ডারগুলি অনুসন্ধান করা মূল্যবান হতে পারে। এটি করতে, আপনার দর্শনীয় স্থানগুলিকে সংকীর্ণ করতে অনুসন্ধান বারের ডানদিকে ড্রপডাউন মেনুটি ব্যবহার করুন৷ আরও গভীরতর পরিবর্তনের জন্য, পরিমার্জন-এ যান অনুসন্ধান এর বিভাগ ট্যাব।

Outlook.com ব্যবহার করতে মনে রাখবেন

আউটলুকের অনলাইন সংস্করণে ডেস্কটপ সংস্করণের সমস্ত ঘণ্টা এবং বাঁশি নাও থাকতে পারে, তবে ওয়েব ব্রাউজার সহ যে কোনও ডিভাইস থেকে এটি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়ার অর্থ হল এটিকে উপেক্ষা করা উচিত নয়। আপনি যখন আপনার ওয়ার্ক স্টেশন থেকে দূরে থাকেন তখন আপনি যদি মুহূর্তের নোটিশে আপনার ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করতে চান তবে এটি একটি সম্পূর্ণরূপে গ্রহণযোগ্য বিকল্প৷

যাইহোক, শুধু ইমেল চেক করার চেয়ে ওয়েব-ভিত্তিক আউটলুকে আরও অনেক কিছু আছে। সেটিংস কগ-এ ক্লিক করে আপনার স্ক্রিনের উপরের ডানদিকের কোণায়, আপনি বিকল্পগুলির একটি চমত্কার ব্যাপক সেট অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবেন আপনি যেতে হলে যে চমত্কার সহজ হতে পারে. এছাড়াও একই ড্রপডাউন মেনু আপনাকে আপনার নিয়ম-এ অ্যাক্সেস দেবে এবং বিভাগগুলি৷ .

আপনি যে কোনও জায়গা থেকে আপনার Outlook ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন তা জেনে একটি নিয়ম এর সাথে মিলিত হতে পারে আপনি আপনার কম্পিউটার থেকে দূরে থাকাকালীনও আপনার ইনবক্সকে পাতলা করতে সাহায্য করতে৷ আপনার যদি নিয়মিত যাতায়াত থাকে, তাহলে দিন শুরু হওয়ার আগে আপনার ইনবক্স মূল্যায়ন করার জন্য আপনার বাস বা ট্রেনের যাত্রাকে একটি সুবিধাজনক সময়ে রূপান্তর করা সম্ভব হতে পারে।

আপনার ইমেলগুলিকে সংগঠিত রাখতে Outlook ব্যবহার করার জন্য আপনার কাছে একটি দুর্দান্ত টিপ আছে? নীচের মন্তব্য বিভাগে এটি সম্পর্কে আমাদের জানান৷