ইমেইল মाने একটি সুবিধাজনক কমিউনিকেশন মেথড, কিন্তু আমাদের মধ্যে অনেকেই আমাদের চেয়ে অনেক বেশি সময় ব্যয় করি আমাদের ইনবক্স বুঝতে চেষ্টা করতে। সঠিক অর্গানাইজেশন ছাড়া, আপনি কখনো কখনো পাবেন যে ইমেইল আপনাকে বাঁচানো সময়ের চেয়ে বেশি সময় খাচ্ছে।
মাইক্রোসফ্ট আউटलুক বেশ কিছু ফিচার ধারণ করে যা এই সমস্যা সমাধান করতে পারে, কিন্তু অনেক ইউজার সিস্টেমের ফিচারগুলোর существ জানেন না। এই ফাংশনালিটি ব্যবহার করুন নিশ্চিত করতে যে আপনার ইনবক্স যতটা সম্ভব ভালো রক্ষণাবেক্ষণ করা থাকে, যাতে আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে ফোকাস করতে পারেন।
আপনার জন্য উপযুক্ত ভিউ খুঁজুন
এক্সপার্ট আউटलুক ইউজার হতে तरफে প্রথম ধাপ হচ্ছে প্রোগ্রামকে আপনার ওয়ার্কফ্লোর সাথে টেইলর করা। প্রায় সবাই আজকাল ইমেইল ব্যবহার করে, কিন্তু সেটি মানে না যে আমরা সবাই একইভাবে করি। যেটি কারো জন্য কাজ করে সেটি আপনার জন্য কাজ নাও করতে পারে, এবং সেটিই কেন ডিফল্ট লেআউট আউटलুক কাস্টমাইজ করা একটি ভালো আইডিয়া আপনার ব্যবহার অনুযায়ী।
ভিউ ট্যাবে যান দেখতে কী অপশন উপলব্ধ। কারেন্ট ভিউ সেকশনে চেঞ্জ ভিউ বাটন আপনাকে কয়েকটি ভিন্ন চয়েস দেবে, কিন্তু অ্যারেন্জমেন্ট এবং লেআউট সেকশনে গভীরে যেতে মানানসই কাস্টমাইজেশনের জন্য।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি চাইতে পারেন মেসেজ প্রিভিউ-কে ৩ লাইন-এ পরিবর্তন করা, যা আপনাকে একবারে কম ইমেইলের আরও ডিটেইলড প্রিভিউ দেবে। অথবা, আপনি চাইতে পারেন রিডিং পেন-কে অফ সেট করা, যা আপনাকে কিছু যেনережন্ড স্ক্রিন স্পেস বাঁচাবে আলাদা উইন্ডোতে ইমেইল খুলে পড়ার সscriptstyle。
খুঁজে বের করার কী হলো কী আপনার আউटलুক ব্যবহার পদ্ধতির জন্য সেরা সুট করে। জিনিসগুলো ট্রাই করুন—এটি ডিফল্টে ফিরে আনা খুব সহজ যদি আপনি মনে করেন সেগুলো আপনার আশা অনুযায়ী ভালো কাজ করে না।
নियम ব্যবহার করে প্রক্রিয়া অটোমেট করুন
নियम আপনার ইমেইল অর্গানাইজ করার একটি দারুণ ফাস্ট স্টেপ, কারণ একবার সেগুলো জায়গা পেলে, আপনি আপনার ইনবক্স চেক করার আগে সেগুলো বেশিরভাগ লেগওয়ার্ক কেয়ার করবে। রুলস দিয়ে শুরু করতে, আউटलুকে হোম ট্যাবে যান এবং নেভিগেট করুন রুলস > ম্যানেজ রুলস অ্যান্ড অ্যালার্টস।
এখান থেকে, নিউ রুল-এ ক্লিক করুন। আপনি টেমপ্লেটের একটি সিলেকশন দেখবেন, সেইসাথে স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করার অপশন। মুহূর্তের জন্য, অফার করা টেমপ্লেটগুলোতে থাকা ভালো—নেক্সট স্ক্রিনে রুল কাস্টমাইজ করার আপার সুযোগ রয়েছে। এই ডেমোনের জন্য, আমরা মুভ মেসেজ फ्रম সামিওন টু আ ফোল্ডার সিলেক্ট করছি।
এখন, রুলটিকে একটি উদ্দেশ্যে লাগাতে হবে। আমি একটি সিস্টেম সেট আপ করতে চাই যেখানে আমি মেকইউজঅফের অন্য লেখকরা থেকে যেকোনো মেইল পাই, সেটি সরাসরি একটি প্রায়োরিটি ফোল্ডারে চলে যায়। সেটির জন্য, কন্ডিশন উইন্ডোতে যে বক্সে লেখা আছে ওইথ স্পেসিফিক ওয়ার্ডস ইন দ্য সেন্ডার'স অ্যাড্রেস সেটি টিক করুন। তারপর, নিচের সেকশনে স্পেসিফিক ওয়ার্ডসে ক্লিক করুন—আমি makeuseof সেট করলাম যাতে সাইটের ইমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে পাঠানো ইমেইলগুলোর সাথে রেসপন্ড করে, কিন্তু অবশ্যই এটি যেকোনো কিছু হতে পারে যা আপনি চান—এবং তারপর একটি সেন্সিবল ফোল্ডার সিলেক্ট করুন স্পেসিফাইড-এ ক্লিক করুন এবং সেটি নেভিগেট করে।
পরবর্তী, আপনি এই রুল দ্বারা বিছানো মেসেজগুলোয় কী করতে চান সেটি বেছে নিন, এবং সতর্কতার সাথে বিবেচনা করুন কিনা আপনি স্টপ প্রসেসিং মোর রুলস চান। আপনার অন্যান্য এক্টিভ রুলের উপর নির্ভর করে, এই অপশন টিক রাখা পরে অর্গানাইজেশনাল ইস্যু সৃষ্টি করতে পারে। তারপর, আপনার এক্সসেপশন সিলেক্ট করুন, এবং আপনি আপনার রুল নাম দিয়ে এক্টিভেট করতে পারবেন। সেখান থেকে, এটি আপনার মেইল অটোমেটিক্যালি সোর্ট করে চলবে যতক্ষণ না আপনি এটিকে অফ করেন।
ক্যাটেগরি দিয়ে ডিভাইড অ্যান্ড কঙ্কার করুন
যেখানে রুলস আপনার ইমেইলের বাল্ক ডিল করার একটি দারুণ উপায়, কিছু অর্গানাইজেশনাল টাস্ক মানব চোখ দরকার করে। ক্যাটেগরির কঠোর ব্যবহার এই প্রসেস স্ট্রীমলাইন করতে পারে, আপনাকে দ্রুত এবং সঠিকভাবে মেইল ক্লাসিফাই করতে দিয়ে। আপনার ক্যাটেগরি সেট আপ করতে, আউटलুকে হোম ট্যাবে ট্যাগস সেকশনে যান এবং নেভিগেট করুন ক্যাটেগরাইজ > অল ক্যাটেগরি।
এখানে, আপনি বর্তমান সব ক্যাটেগরির একটি রানডাউন দেখবেন। সেগুলো ডিফল্টভাবে একটি সিম্পল কালার সিস্টেমে থাকবে, তাই আপনি সেগুলো এডিট করে শুরু করতে পারেন। সেগুলোকে একটু আরও উপকারী করতে, একটি ক্যাটেগরিতে ক্লিক করুন হাইলাইট করতে, সেটিকে আপনি যে সর্ট অফ মেইল পাবেন সেটির সাথে পেরটিনেন্ট কিছু রিনেম করুন, এবং ড্রপডাউন থেকে একটি শর্টকাট কী এসাইন করুন যা আপনি মনে রাখবেন।
এই সেটিংস inplace থাকলে, আপনি আপনার ইমেইলগুলো রিসিভ করার সাথে সাথে দ্রুত এবং সহজে অর্গানাইজ করতে পারবেন। শুধু আপনার ইনবক্সে একটি নির্দিষ্ট মেসেজ হাইলাইট করুন এবং আপনি যেটি এসাইন করেছেন সেটি শর্টকাট ব্যবহার করুন। আপনি এখন একটি নির্দিষ্ট ক্যাটেগরির অধীনে ট্যাগ করা সকল মেসেজ দেখতে পারবেন শুধু সেই ক্যাটেগরির নাম আউटलুক সার্চ বারে এন্টার করলে।
সার্চ বার ব্যবহার করুন
আপনার ইমেইল অর্গানাইজড রাখার সিক্রেট হলো ফরওয়ার্ড প্ল্যানিং—थোড়া কাজ আগে থেকে করা পরে হেডএক उठতে বাধা দেয়। তবে, অবশ্যই এমন সময় আসবে যখন একটি ইমেইল পথ ভুলিয়ে যাবে এবং আপনার যত্নশীলতার সাথে রক্ষিত ফোল্ডার বা ক্যাটেগরিতে কোনো সাইন থাকবে না। সেক্ষেত্রে, সার্চ বারের সাহায্য নেওয়া বুদ্ধিমানের কাজ।
আউटलুকস সার্চ ফাংশনালিটি ততটুকু থোরো যেন নিম্বল। আপনার ইনবক্সের উপরের ফিল্ডে একটি সার্চ টার্ম ইনপুট করুন, এবং এটি দ্রুত সেই শব্দের সকল উদাহরণ প্রেজেন্ট করবে যা সেটি খুঁজে পায়, চাহে সেটি সাবজেক্ট হেডিং-এ হোক বা ইমেইলের বডিতে। এটি বিশেষভাবে উপকারী যদি আপনি একটি স্পেসিফিক ইমেইলের একটি নির্দিষ্ট ডিটেইল মনে করতে পারেন যা নরম্যাল মিন্স দিয়ে খুঁজে বের করা যায় না।
মনে রাখা উচিত সার্চ স্পিড ফুল ইনবক্সের সাথে স্লো হবে। যদি সেটি আপনার সিচুয়েশন হয়, তবে প্রতিটি একক ইমেইল আউटलুক এক্সেস করে সেটির চেয়ে নির্দিষ্ট ফোল্ডার সার্চ করা বুদ্ধিমানের কাজ। সেটি করতে, সার্চ বারের ডান পাশের ড্রপডাউন মেনু ব্যবহার করুন আপনার লক্ষ্য সংকীর্ণ করতে। আরও গভীর টুইکسের জন্য, রিফাইন সেকশনে যান সার্চ ট্যাবে।
আউटलুক.কম ব্যবহার করা মনে রাখুন
আউटलুকের অনলাইন ভার্সনে ডেস্কটপ ভার্সনের সকল বেলস অ্যান্ড হুইসেল নাও থাকতে পারে, কিন্তু এটি যেকোনো ডিভাইস থেকে সহজে এক্সেসযোগ্য যেটিতে ওয়েব ব্রাউজার রয়েছে, এর মানে এটিকে অগ্রাহ্য করা উচিত নয়। আপনি যদি আপনার ওয়ার্ক স্টেশন থেকে দূরে থাকার সময় মুহূর্তে আপনার ইমেইল এক্সেস করতে চান, তবে এটি একটি পারফেক্টলি অ্যাক্সেপ্টেবল অপশন।
তবে, ওয়েব-বেসড আউटलুক শুধু ইমেইল চেক করার চেয়ে বেশি কিছু অফার করে। আপনার স্ক্রিনের টপ রাইট-হ্যান্ড কনার সেটিংস কগ-এ ক্লিক করলে, আপনি একটি কাফি কমপ্রিহেনসিভ সেট অপশনস এক্সেস করতে পারবেন যা যেতে থাকার সময় খুব হ্যান্ডি হতে পারে। প্লাস সেই ড্রপডাউন মেনু আপনাকে আপনার রুলস এবং ক্যাটেগরি-এ এক্সেস দেবে।
আপনি যেকোনো জায়গা থেকে আপনার আউटलুক ইমেইল এক্সেস করতে পারেন জানা সেটি একটি রুল-এর সাথে কম্বাইন করা যায় আপনার ইনবক্স আরও থিন আউট করতে আপনার কম্পিউটারের দূরে থাকার সময়ও। আপনার যদি একটি রেগুলার কমিউট থাকে, তবে আপনার বাস বা ট্রেনের যাত্রাকে একটি সুবিধাজনক টাইমে রূপান্তর করা সম্ভব আপনার ইনবক্স অसेস করার জন্য দিন শুরু হওয়ার আগে।
আউटलুক ব্যবহার করে ইমেইল অর্গানাইজড রাখার আপনার কী সেরা টিপস রয়েছে? কমেন্ট সেকশনে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।
