অনেক মানুষের জন্য, পুরনো ইমেল আর্কাইভ এবং ব্যাকআপ করা জটিল এবং অসম্ভব লাগে, কিন্তু আসলে এটো জটিল নয়, বিশেষ করে আপনি যদি একজন Outlook ইউজার হন।
Microsoft Outlook ইমেলগুলো একটি ডেটা ফাইলে সংরক্ষণ করে যাকে PST বা OST ফাইল বলা হয়। PST মানে Personal Storage Table, এবং OST মানে Offline Storage Table। দুটি কেসেই, এই ফাইলগুলো আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টে লোড করা অ্যাকাউন্টগুলো থেকে পাঠানো বা প্রাপ্ত সকল ইমেল ধারণ করে।
ইমেল আর্কাইভ এবং ব্যাকআপ করা সাধারনতই আউটলুক সেটআপ করার বিষয় পুরনো ইমেলগুলোর একটি স্পেশাল ফাইলে আর্কাইভ করা, এবং তারপর সেই ফাইলগুলোর লং-টার্ম স্টোরেজের জন্য একটি সেফ লোকেশনে আর্কাইভ করার শিডিউল সেট করা। এই আর্টিকেলে আপনি দেখবেন এই প্রক্রিয়া কতটা সহজ।
শুধু Outlook ব্যবহার করুন
আপনি নিশ্চিতভাবেই আপনার সারাজীবন শুধু Gmail এবং Yahoo-এর মতো অনলাইন ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে কাটাতে পারেন, এবং কখনো ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করবেন না। যাইহোক, আপনি যদি খুব ব্যস্ত হন যেন আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলো পরিষ্কার করার সময় নেই, তাহলে খুব দ্রুত আপনার ইনবক্সে হাজার হাজার ইমেল জমা হয়ে যাবে।
Outlook-এর মতো একটি ক্লায়েন্টের সৌন্দর্য হলো আপনি সেই অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলোর ভার কমাতে পারেন সকল ইমেল আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টে লোড করে। এখানে সুবিধাগুলো:
- আপনি যদি কখনো আউটলুক ক্লায়েন্ট খুলবেন না, ইমেলগুলো আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টে থাকবে, আপনার মোবাইল ডিভাইস থেকে এক্সেসযোগ্য।
- আপনি যখন আউটলুক দিয়ে ইমেল খুলবেন, ইমেলটি ডাউনলোড হবে এবং লোকাল ডেটা ফাইলে সংরক্ষিত হবে।
- একবার ইমেলগুলো আউটলুকে আসলে, আপনি আউটলুকের অটোমেটেড ফিচার ব্যবহার করে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলো আর্কাইভ করতে পারেন।
এটি আপনার Google এবং Yahoo-এর মতো অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলো ফ্রি আপ করবে, আপনাকে ডেটা স্টোরেজ লিমিট হিট করতে না দিয়ে এবং অতিরিক্ত স্টোরেজের জন্য টাকা দিতে হয় না।
আপনি এই অ্যাকাউন্টগুলো আপনার Microsoft Outlook ক্লায়েন্টে যোগ করতে পারেন File > Account Settings এ ক্লিক করে, তারপর ড্রপডাউন থেকে Account Settings অপশনটি ক্লিক করে।
E-mail ট্যাবে, আপনি যত চান ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করতে পারেন, যতক্ষণ না আপনি অ্যাকাউন্টের POP3 বা IMAP সেটিংস জানেন (অথবা এক্সচেঞ্জ সার্ভার)। আউটলুকে সেটআপ করা এই আর্টিকেলের স্কোপের বাইরে, কিন্তু ব্র্যাড সম্প্রতি কভার করেছেন কীভাবে আপনি আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টকে ইমেলের সাথে আরও কার্যকর করতে পারেন।
অটোমেটেড ইমেল আর্কাইভ তৈরি করুন
মান লিই আপনার কয়েকটি ইমেল অ্যাকাউন্ট আউটলুক ক্লায়েন্টে ইমেল ফিড করছে, আপনার পরবর্তী ধাপ হলো পুরনো ফাইলগুলো আর্কাইভ করা নিশ্চিত করা।
এই উদাহরণে, আমি আমার MakeUseOf ইমেলগুলোর যেগুলো এক বছরের বেশি পুরনো সেগুলো আর্কাইভ করব। এটি করতে, আপনি আর্কাইভ ফাইল তৈরি করবেন যেখানে আপনি সেই ইমেলগুলো রাখবেন, File > Account Settings এ যেয়ে (উপরের মতো), কিন্তু এইবার Data Files ট্যাবে ক্লিক করুন।
Add... এ ক্লিক করুন এবং আপনার নতুন ডেটা ফাইলকে নাম দিন যেখানে আপনি আপনার পুরনো আর্কাইভড ইমেলগুলো রাখবেন।
আপনি যদি সেই পুরনো ইমেলগুলো সিকিউর করতে চান যাতে কেউ স্নুপ করে ফাইলটি খুলতে না পারে, তবে পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন ইনক্লুড করার চেকবক্সে ক্লিক করুন। এটি ভালো অভ্যাস, বিশেষ করে যদি সেই ইমেলগুলোতে বিজনেস ডেটা থাকে, অথবা আপনার পরিচিত লোকদের ব্যক্তিগত তথ্য।
পুরনো ইমেলের জন্য AutoArchive সেটআপ করার দুটি উপায় রয়েছে। প্রথম উপায় হলো File > Cleanup Tools > Archive... এ যাওয়া।
এখানে আপনি সিলেক্ট করতে পারেন কোন ইনবক্স থেকে আর্কাইভ করবেন, আর্কাইভ করার বয়স সীমা ডিফাইন করবেন, এবং তারপর উপরের ধাপে তৈরি করা আর্কাইভ ডেটা ফাইলটি ব্রাউজ করবেন।
দ্বিতীয় পদ্ধতি হলো আউটলুক ক্লায়েন্টের ভেতর থেকে ইনবক্সে রাইট-ক্লিক করা, Properties এ ক্লিক করা, এবং AutoArchive ট্যাবে যাওয়া।
এই উইন্ডোতে, আপনি ইনবক্সের ইমেলগুলো কখন আর্কাইভ হবে সেটা কনফিগার করতে পারেন মাসের থ্রেশহোল্ড দিয়ে। Move old items to... সিলেক্ট করুন এবং উপরের ধাপে তৈরি করা ডেটা ফাইলটি ব্রাউজ করুন।
নতুন ইম্পোর্ট করা অ্যাকাউন্ট আর্কাইভ করুন
উপরের টেক্সট পড়ার পর সবার প্রথম কাজ হবে আউটলুক ইনস্টল করা, সব পছন্দের অ্যাকাউন্ট ক্লায়েন্টে যোগ করা, এবং অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলোতে যারা समयের সাথে জমা হয়েছে সে হাজার হাজার ইমেল ইম্পোর্ট করা।
বেশি! ছাড়া... এটা কাজ করবে না।
ব্যাপারটি হলো: AutoArchive সেটআপ করার মুহূর্ত থেকে আপনি যে সকল ইমেল পাবেন সেগুলোর জন্য বানানো। কারণ আউটলুক ইমেলের "modify" ডেট ব্যবহার করে। এবং অনুমান করুন কী হয় যখন আপনি অনলাইন অ্যাকাউন্ট থেকে ১০,০০০+ ইমেল ইম্পোর্ট করেন। আপনি ঠিক অনুমান করলেন, প্রতিটি ইমেল আজকের "modified" ডেট পাবে।
তাহলে সেই ইমেলগুলো সম্পর্কে কী করবেন? খুব সহজ, আপনি সেগুলো ম্যানুয়ালি আর্কাইভ ডেটা ফাইলে সরিয়ে ফেলতে পারেন।
শুধু সেই ইনবক্সে যান যেখানে আপনার সকল পুরনো ইমেল আছে যেগুলো আপনি আর্কাইভ করতে চান, সকল হাইলাইট করুন, এবং তারপর সিম্পলি ক্লিক অ্যান্ড ড্র্যাগ করে সেগুলো আপনার তৈরি করা আর্কাইভে নিয়ে যান।
এতে অনেক সময় লাগতে পারে, নির্ভর করে আপনি কতগুলো ইমেল আর্কাইভ করার চেষ্টা করছেন। কিন্তু আপনি নিচের মত একটি স্ট্যাটাস উইন্ডো দেখবেন, তাই এক কফি পিয়ে আসুন এবং কিছু সময় দিন।
আপনার আর্কাইভ ম্যানেজ করুন
এইমেলগুলো আর্কাইভ করা শেষ হলে, আপনার কাছে কয়েকটি অপশন আছে, নির্ভর করে আপনি কীভাবে আপনার ইমেল আর্কাইভগুলো অর্গানাইজ করতে চান।
- অপশন ১: আর্কাইভ ফাইল নেম দিতে পারেন গত বছরের নাম দিয়ে। প্রতি বছরের শেষে, আর্কাইভটি বন্ধ করুন (নিচে দেখুন), এবং একটি নতুন আর্কাইভ ফাইল তৈরি করুন।
- অপশন ২: একটি একক আর্কাইভ ফাইল তৈরি করুন, AutoArchive সেটআপ করুন যাতে ৬ মাসের পুরনো যেকোনো কিছু সেই আর্কাইভে যোগ হয়, এবং তারপর এর কথা ভুলে যান।
প্রতিটি পদ্ধতির প্লাস মাইনাস রয়েছে। দ্বিতীয় অপশনটি ভালো যখন আপনি কম ইমেল আর্কাইভ করেন কারণ আপনি সেট এন্ড ফরগেট করতে পারেন। তবে এটি আপনাকে ঘেরে ফেলবে যদি আর্কাইভ ফাইলের জন্য স্টোরেজ স্পেস শেষ হয়। প্রথম অপশনে, আপনাকে প্রতি বছর মনে রাখতে হবে আউটলুক ক্লায়েন্টে আর্কাইভ ফাইলে রাইট-ক্লিক করে, এবং আর্কাইভ বন্ধ করতে হবে।
তারপর আপনি এই PST ফাইলটি অন্য কোথাও নিরাপদ রাখতে সরিয়ে ফেলতে পারেন। আউটলুক ডেটা ফাইল ডিফল্ট লোকেশন হলো /Documents/Outlook Files/ ফোল্ডার।
আপনি বন্ধ আর্কাইভ ফাইলটি /Documents/Outlook Files/2014 Archives/ এ সরাতে পারেন — অথবা, আরও ভালো, সেই পুরনো আর্কাইভড ইমেলগুলো কোনো অফ-সাইট ক্লাউড স্টোরেজ লোকেশনে কপি করুন যেমন আপনার Dropbox বা Google Drive অ্যাকাউন্ট। এটি আরও ভালো অপশন কারণ আগুন লাগলে (অথবা আপনার পিসি হার্ড ড্রাইভ অন্যভাবে নষ্ট হলে), আপনি সেই পুরনো ইমেলগুলো হারাবেন না।
যদি কখনো আপনাকে আর্কাইভড ইমেল ভরে সেই ডেটা ফাইলগুলো রিকলে করতে হয়, শুধু সেগুলো কপি করে /Documents/Outlook Files/ ডিরেক্টরিতে ফেলুন, আউটলুক খুলুন, এবং একই Data Files ট্যাবে যেন (যেখানে আপনি ডেটা ফাইল তৈরি করেছিলেন), আপনি Add.. বাটন ব্যবহার করে সেই সংরক্ষিত আর্কাইভ ফাইলটি ব্রাউজ করুন এবং আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টে আবার যোগ করুন, যেখানে আপনি আপনার সকল পুরনো ইমেল আবার ব্রাউজ করতে পারবেন।
শুধু ব্যাকআপ করা ইমেলই সুরক্ষিত ইমেল
কীটি হলো আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলো কন্ট্রোলের আন্ডারে আনা, এবং আউটলুক সাহায্য করতে পারে। প্রথম ফেজ হলো আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টকে সেই অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলো সাথে কানেক্ট করা। পরবর্তী ফেজ হলো ম্যানুয়ালি সেই সকল পুরনো ইমেল जिन्हें আপনি সংরক্ষণ করেছেন আর্কাইভ ফাইলে কপি করা, এবং সেই ফাইলটি কোথাও নিরাপদ জায়গায় রাখা।
শেষ এবং চূড়ান্ত ফেজ হলো আউটলুক ক্লায়েন্টে AutoArchive কনফিগার করা যাতে এটি আপনার ইনবক্স শুদ্ধ রাখে এবং আপনার ক্লায়েন্ট ভালো চলে, পুরনো ইমেলগুলো অটোমেটিক্যালি একটি ভিন্ন ডেটা ফাইলে আর্কাইভ করে। ছোট ডেটা ফাইল দিয়ে কাজ করা আপনার ইনবক্স ফাস্ট এবং এফিশিয়েন্ট রাখে।
আপনি কি কখনো আউটলুককে আপনার মূল ইমেল ক্লায়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করেছেন? এখন আপনি জানেন এটি কত সহজে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, সংরক্ষিত ইমেলগুলো ব্যাকআপ করতে সাহায্য করে, কি আপনি এটি একবার ট্রাই করবেন? আপনার মতামত নিচে কমেন্ট সেকশনে শেয়ার করুন!
