আপনার মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ইমেলগুলিকে ব্যাক আপ করা সহজ হয়েছে৷

অনেক লোকের জন্য, পুরানো ইমেল সংরক্ষণাগার এবং ব্যাক আপ করা জটিল এবং অনতিক্রম্য বলে মনে হয়, তবে এটি সত্যিই খুব জটিল হতে হবে না, বিশেষ করে যদি আপনি একজন Outlook ব্যবহারকারী হন৷

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক একটি PST বা OST ফাইল নামে একটি ডেটা ফাইলে ইমেলগুলি সঞ্চয় করে। PST মানে ব্যক্তিগত স্টোরেজ টেবিল, এবং OST মানে অফলাইন স্টোরেজ টেবিল। উভয় ক্ষেত্রেই, এই ফাইলগুলিতে আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টে লোড করা অ্যাকাউন্টগুলি থেকে আপনার পাঠানো বা প্রাপ্ত সমস্ত ইমেল থাকে৷

ইমেল আর্কাইভ করা এবং ব্যাক আপ করা কেবলমাত্র একটি বিশেষ ফাইলে পুরানো ইমেলগুলি সংরক্ষণাগার করতে Outlook সেট আপ করা এবং তারপর দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজের জন্য কোনও নিরাপদ স্থানে সেই ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার জন্য একটি সময়সূচী সেট আপ করা। এই নিবন্ধে আপনি দেখতে পাবেন এই প্রক্রিয়াটি কতটা সহজ৷

আউটলুক একচেটিয়াভাবে ব্যবহার করা

আপনি অবশ্যই আপনার সারা জীবন শুধু Gmail এবং Yahoo-এর মতো অনলাইন ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেই যেতে পারেন এবং কখনই কোনো ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করবেন না। যাইহোক, আপনি যদি একজন খুব ব্যস্ত ব্যক্তি হন যার কাছে সেই অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলি পরিষ্কার করার জন্য খুব বেশি সময় না থাকে, তাহলে আপনার ইনবক্সে হাজার হাজার ইমেল থাকতে খুব বেশি সময় লাগবে না।

আউটলুকের মতো একটি ক্লায়েন্টের সৌন্দর্য হল যে আপনি আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টে সমস্ত ইমেল লোড করে সেই অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলি অফলোড করতে পারেন। এখানে এটি করার সুবিধা রয়েছে:

• আপনি যদি কখনই আপনার Outlook ক্লায়েন্ট না খোলেন, ইমেলগুলি আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টে থেকে যায়, এখনও আপনার মোবাইল ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য।
• আপনি যখন আউটলুক দিয়ে ইমেল খোলেন, তখন ইমেলটি স্থানীয় ডেটা ফাইলে ডাউনলোড ও সংরক্ষণ করা হয়।
• একবার ইমেলগুলি Outlook-এ হয়ে গেলে, গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে আপনি Outlook-এর স্বয়ংক্রিয় বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷

এটি Google এবং Yahoo-এর মতো আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলিকে খালি করতে পারে, আপনাকে ডেটা সঞ্চয়ের সীমা অতিক্রম করতে এবং সম্ভাব্য অতিরিক্ত স্টোরেজের জন্য অর্থ প্রদান করতে বাধা দেয়৷

আপনি ফাইল >-এ ক্লিক করে এই অ্যাকাউন্টগুলিকে আপনার Microsoft Outlook ক্লায়েন্টে যোগ করতে পারেন অ্যাকাউন্ট সেটিংস৷ , তারপর অ্যাকাউন্ট সেটিংস এ ক্লিক করুন বিকল্প যা এটির নিচে নেমে আসে।

ই-মেইল ট্যাবে, যতক্ষণ আপনি অ্যাকাউন্টের (বা এক্সচেঞ্জ সার্ভার) সমস্ত POP3 বা IMAP সেটিংস জানেন ততক্ষণ আপনি যত খুশি ততগুলি ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করতে পারেন। Outlook-এ সেগুলি সেট আপ করা এই নিবন্ধের সুযোগের বাইরে, কিন্তু ব্র্যাড সম্প্রতি কভার করেছেন যে আপনি কীভাবে আপনার Outlook ক্লায়েন্টকে ইমেলগুলির সাথে আরও কার্যকর হতে সেট আপ করতে পারেন৷

স্বয়ংক্রিয় ইমেল সংরক্ষণাগার তৈরি করুন

ধরে নিচ্ছি যে আপনি আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টে ইমেল প্রদানকারী আপনার বেশ কয়েকটি ইমেল অ্যাকাউন্ট পেয়েছেন, আপনার পরবর্তী পদক্ষেপ হল আপনি পুরানো ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করেছেন তা নিশ্চিত করা৷

এই উদাহরণে, আমি আমার সমস্ত MakeUseOf ইমেল সংরক্ষণ করতে যাচ্ছি যেগুলি এক বছরেরও বেশি পুরনো৷ এটি করার জন্য, আপনি ফাইল>-এ গিয়ে আর্কাইভ ফাইল তৈরি করুন যেখানে আপনি সেই ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান। অ্যাকাউন্ট সেটিংস৷ যেমন আপনি উপরে করেছেন, কিন্তু এবার ডেটা ফাইল-এ ক্লিক করুন ট্যাব।

যোগ করুন... এ ক্লিক করুন এবং আপনার নতুন ডেটা ফাইলের নাম দিন যেখানে আপনি আপনার পুরানো সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি সংরক্ষণ করবেন৷

আপনি যদি সেই পুরানো ইমেলগুলিকে সুরক্ষিত করতে চান যাতে কেউ স্নুপিং করতে না পারে এবং ফাইলটি খুলতে না পারে, এগিয়ে যান এবং পাসওয়ার্ড সুরক্ষা অন্তর্ভুক্ত করতে চেকবক্সে ক্লিক করুন৷ এটি একটি ভাল অভ্যাস, বিশেষ করে যদি সেই ইমেলগুলিতে ব্যবসার ডেটা বা আপনার পরিচিত ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত তথ্য থাকে৷

পুরানো ইমেলগুলির জন্য অটোআর্কাইভ সেট আপ করার দুটি উপায় রয়েছে৷ প্রথম উপায় হল ফাইল-এ যাওয়া ক্লিনআপ টুলস >  আর্কাইভ করুন...

এখানে আপনি ইনবক্সটি নির্বাচন করতে পারেন যেখানে আপনি ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান, আপনি যে বয়সের চেয়ে বেশি সংরক্ষণাগার করতে চান তা সংজ্ঞায়িত করতে পারেন এবং তারপরে উপরের ধাপে আপনার তৈরি করা সংরক্ষণাগার ডেটা ফাইলটি ব্রাউজ করতে পারেন৷

দ্বিতীয় পদ্ধতিটি হল Outlook ক্লায়েন্টের ভিতরে ইনবক্সে ডান ক্লিক করুন, প্রপার্টি-এ ক্লিক করুন , এবং AutoArchive-এ যান ট্যাব।

এই উইন্ডোতে, আপনি ইনবক্সে ইমেলগুলিকে মাসের মধ্যে একটি থ্রেশহোল্ড দিয়ে কখন সংরক্ষণাগার করতে হবে তাও কনফিগার করতে পারেন৷ পুরনো আইটেমগুলিকে এতে সরান... নির্বাচন করুন৷ এবং উপরের ধাপে আপনার তৈরি করা ডেটা ফাইলে ব্রাউজ করুন।

একটি নতুন আমদানি করা অ্যাকাউন্ট সংরক্ষণ করা হচ্ছে

উপরেরটি পড়ার পরে যে কেউ প্রথমে যা করতে যাচ্ছে তা হল অবিলম্বে Outlook ইনস্টল করা, ক্লায়েন্টে তাদের প্রিয় অ্যাকাউন্টগুলি যোগ করা এবং সময়ের সাথে সাথে সেই অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলিতে তৈরি হওয়া হাজার হাজার ইমেলগুলি আমদানি করা৷

দারুণ! ছাড়া... এটা কাজ করবে না।

এখানে জিনিসটি হল:অটোআর্কাইভ হল আপনি অটোআর্কাইভ সেট আপ করার মুহুর্ত থেকে প্রাপ্ত সমস্ত ইমেলের জন্য। কারণ আউটলুক ইমেলের "পরিবর্তন" তারিখ ব্যবহার করে। এবং অনুমান করুন যখন আপনি আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলি থেকে সেই 10,000+ ইমেলগুলি আমদানি করেন তখন কী হয়৷ আপনি এটি অনুমান করেছেন, প্রতিটি ইমেল আজকের একটি "পরিবর্তিত" তারিখ পায়৷

তাই আপনি যারা ইমেল সম্পর্কে কি করবেন? ঠিক আছে, আপনি সেগুলিকে ম্যানুয়ালি সংরক্ষণাগার ডেটা ফাইলে স্থানান্তর করতে পারেন৷

শুধু ইনবক্সে যান যেখানে আপনার কাছে সেই সমস্ত পুরানো ইমেল রয়েছে যা আপনি সংরক্ষণ করতে চান, সেগুলিকে হাইলাইট করুন এবং তারপরে আপনি তাদের জন্য তৈরি করা আর্কাইভে ক্লিক করুন এবং টেনে আনুন৷

আপনি কতগুলি ইমেল সংরক্ষণাগার করার চেষ্টা করছেন তার উপর নির্ভর করে এটি খুব দীর্ঘ সময় নিতে পারে৷ কিন্তু আপনি নীচের মত একটি স্ট্যাটাস উইন্ডো দেখতে পাবেন, তাই শুধু এক কাপ কফি পান এবং কিছু সময় দিন।

আপনার সংরক্ষণাগারগুলি পরিচালনা করুন

একবার আপনি সেই ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়ে গেলে, আপনি কীভাবে আপনার ইমেল সংরক্ষণাগারগুলিকে সংগঠিত করতে চান তার উপর নির্ভর করে আপনার কাছে অনেকগুলি বিকল্প উপলব্ধ রয়েছে৷

• বিকল্প 1 :আপনি যখন আর্কাইভ ফাইলের নাম দেন, তাদের বিগত বছরের নাম দিন। প্রতি বছরের শেষে, সংরক্ষণাগারটি বন্ধ করুন (নীচে দেখুন), এবং একটি নতুন সংরক্ষণাগার ফাইল তৈরি করুন।
• বিকল্প 2 :একটি একক সংরক্ষণাগার ফাইল তৈরি করুন, সেই সংরক্ষণাগারে 6 মাসের বেশি পুরানো কিছু সংরক্ষণ করতে অটোআর্কাইভ সেট আপ করুন এবং তারপরে এটি ভুলে যান৷

প্রতিটি পদ্ধতির সুবিধা এবং অসুবিধা আছে। দ্বিতীয় বিকল্পটি যখন আপনি কেবলমাত্র কয়েকটি ইমেল সংরক্ষণাগার রাখেন তখন আপনি সহজভাবে সেট করতে এবং ভুলে যেতে পারেন। তবে, যদি আপনার সংরক্ষণাগার ফাইলের জন্য স্টোরেজ স্পেস শেষ হয়ে যায় তবে এটি আপনাকে বিরক্ত করতে ফিরে আসবে। প্রথম বিকল্পের সাথে, আপনাকে প্রতি বছর মনে রাখতে হবে আপনার Outlook ক্লায়েন্টের আর্কাইভ ফাইলটিতে ডান ক্লিক করতে এবং সংরক্ষণাগারটি বন্ধ করতে হবে৷

তারপর আপনি এই PST ফাইলটিকে নিরাপদ রাখার জন্য অন্য কোনো স্থানে সরাতে পারেন। Outlook এর ডেটা ফাইলের ডিফল্ট অবস্থান /Documents/Outlook Files/-এ রয়েছে ফোল্ডার।

আপনি হয় বন্ধ আর্কাইভ ফাইলটিকে /Documents/Outlook Files/2014 Archives/-এ সরাতে পারেন -- অথবা, আরও ভালোভাবে, আপনার ড্রপবক্স বা Google ড্রাইভ অ্যাকাউন্টের মতো কিছু অফ-সাইট ক্লাউড স্টোরেজ অবস্থানে সেই পুরানো সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি অনুলিপি করুন৷ এটি একটি আরও ভাল বিকল্প কারণ আগুনের ক্ষেত্রে (বা যদি আপনার পিসি হার্ড ড্রাইভটি অন্যথায় ধ্বংস হয়ে যায়), আপনি সেই পুরানো ইমেলগুলি হারাননি৷

সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলিতে ভরা সেই ডেটা ফাইলগুলিকে আপনার কি কখনও স্মরণ করতে হবে, কেবল সেগুলিকে /ডকুমেন্টস/আউটলুক ফাইলগুলিতে/ কপি করুন৷ ডিরেক্টরিতে, Outlook এ যান এবং একই ডেটা ফাইলে যান ট্যাব যেখানে আপনি ডেটা ফাইল তৈরি করেছেন, আপনি যোগ করুন.. ব্যবহার করতে পারেন সেই সঞ্চিত আর্কাইভ ফাইলে ব্রাউজ করার জন্য বোতাম এবং এটিকে আপনার Outlook ক্লায়েন্টে আবার যোগ করুন, যেখানে আপনি আবার আপনার পুরানো সমস্ত ইমেল ব্রাউজ করতে পারবেন।

শুধুমাত্র একটি ব্যাক আপ করা ইমেল একটি নিরাপদ ইমেল

এখানে মূল বিষয় হল আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলিকে নিয়ন্ত্রণে রাখা এবং Outlook সাহায্য করতে পারে৷ প্রথম ধাপ হল আপনার আউটলুক ক্লায়েন্টকে সেই অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সংযুক্ত করুন। পরবর্তী ধাপটি হল ম্যানুয়ালি সেই সমস্ত পুরানো ইমেলগুলিকে কপি করা যা আপনি একটি আর্কাইভ ফাইলে সরিয়ে রেখেছিলেন এবং সেই ফাইলটিকে নিরাপদ জায়গায় সংরক্ষণ করুন৷

শেষ এবং চূড়ান্ত পর্যায় হল আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে আপনার Outlook ক্লায়েন্টে AutoArchive কনফিগার করা। এবং আপনার ক্লায়েন্ট ভালভাবে কাজ করছে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই পুরানো ইমেলগুলিকে একটি ভিন্ন ডেটা ফাইলে আর্কাইভ করে। একটি ছোট ডেটা ফাইল বন্ধ করা আপনার ইনবক্সকে দ্রুত এবং দক্ষ রাখে৷

আপনি কি কখনও আপনার প্রধান ইমেল ক্লায়েন্ট হিসাবে Outlook ব্যবহার করেছেন? এখন যেহেতু আপনি জানেন যে এটি আপনাকে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, সংরক্ষিত ইমেলগুলির ব্যাক আপ নিতে কতটা সহজে সাহায্য করতে পারে, আপনি কি এটি ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করবেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আমাদের সাথে আপনার চিন্তা শেয়ার করুন!