পেশাগত বা ব্যক্তিগত যেকোনো ক্ষেত্রে, ইমেইল যোগাযোগের সবচেয়ে বিশ্বস্ত মাধ্যম। বাজারনामा করতে মার্কেটাররা এই মাধ্যমটি ব্যবহার করলে আমাদের ইনবক্সে প্রচুর ইমেইল জমা হয়। কি কখনো এক মাস পর ইনবক্স খুললে ইমেইলের বाढ़ দেখতে পান? হ্যাঁ, সবসময়ই হয়!
এই পরিস্থিতিতে ইনবক্স ম্যানেজ করা কঠিন কাজ এবং সব ইমেইল ফোল্ডারে সুন্দরভাবে সংগঠিত করতে প্রায় চিরকাল লাগে। ধন্যবাদ মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে যারা কনভার্সেশন ক্লিনার টুল দিয়েছে, এটি কনভার্সেশন থেকে feles ইমেইল ডিলিট বা সরিয়ে ইনবক্সকে আরও সংগঠিত করে। আপনি এই টুলটি একক কনভার্সেশন, ফোল্ডার বা সাবফোল্ডারে যেকোনোভাবে ব্যবহার করতে পারেন।
যদি একই মেসেজের একাধিক কপি থাকে, কনভার্সেশন ক্লিনার টুল কাজে লেগে আউটলুক অ্যাকাউন্ট থেকে সব feles কপি সরিয়ে দেবে। আউটলুকে কনভার্সেশন ক্লিনআপ টুল কীভাবে ব্যবহার করবেন তার দ্রুত গাইড এখানে দেওয়া হল।
শুরু করি! এখানে কীভাবে কাজ করে।
আউটলুকে কনভার্সেশন ক্লিনআপ টুল কীভাবে ব্যবহার করবেন
এমএস আউটলুক চালু করুন এবং File > Options > Mail-এ যান তারপর নিচে স্ক্রল করে "Conversation Clean Up" সেকশনটি খুঁজুন।
এখন "Browse" বাটনে ক্লিক করে আপনার হার্ড ড্রাইভ থেকে সেই ফোল্ডারটি বেছে নিন যেখানে feles ইমেইল আইটেমগুলো সরানো হবে। আপনি তালিকা থেকে যেকোনো অপশন চেক বা আনচেক করতে পারেন যেমন ফ্ল্যাগড কনভার্সেশন, ক্যাটাগরাইজড মেসেজ ইত্যাদি সরানো হবে কিনা। পছন্দমত প্যারামিটার অন বা অফ করুন।
সব অপশন সেট হলে "Ok"-এ ক্লিক করুন।
আগে বাড়ি, আউটলুক হোম স্ক্রিনে ফিরে হোম ট্যাবে "Clean up" বাটনটি খুঁজুন।
এখন ড্রপ-ডাউন বক্সে তিনটি অপশন দেখবেন: একটি কনভার্সেশন, একটি ফোল্ডার বা একটি সাবফোল্ডার ক্লিন আপ করতে চান কিনা। আপনার পছন্দ বেছে নিয়ে এগিয়ে যান।
ফোল্ডার অপশন চাইলে বিকল্প পথ: Folder > Clean Up Folder।
আউটলুকে কনভার্সেশন ক্লিনার টুল প্রথমবার চালালে একটি পপ-আপ সতর্কতা আসবে যা পুছবে এই অ্যাকশন চালিয়ে যেতে চান কিনা। "Cleanup folder" অপশনে ক্লিক করে এগিয়ে যান।
"Don't want to see this message again in future"-ও চেক করুন।
এখন কনভার্সেশন ক্লিনার টুল কাজ শুরু করবে। পুরো ইমেইল স্ক্যান করে feles আইটেম খুঁজে বের করবে। প্রথমবার চালালে পুরো ইনবক্স স্ক্যান করতে কিছুক্ষণ লাগতে পারে।
ভালো কথা হলো এই প্রক্রিয়াটি ব্যাকগ্রাউন্ডে চালাতে পারেন এবং একই সাথে আউটলুক ব্যবহার করতে পারেন। স্ক্যান শেষ হলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধ হয়ে যাবে আপনার কাজ বাধা না দিতে। যদি কোনো feles ইমেইল না পাওয়া যায় তবে "No messages were cleaned up" নোটিফিকেশন দেখাবে।
মোটামুটি এটি আউটলুকের জন্য অত্যন্ত কার্যকর একটি টুল। আপনার ইনবক্সে অবশ্যই কিছু feles ইমেইল থাকবে যা কনভার্সেশন ক্লিনার টুল দিয়ে পরিষ্কার করা উচিত।
আশা করি এই ব্লগ আপনার আউটলুকে কনভার্সেশন ক্লিনআপ টুল ব্যবহারের সন্দেহ দূর করেছে। সময়ে সময়ে এই টুল ব্যবহার করে শুধু অনন্য কপি রাখে ইনবক্সকে সুন্দর ও সংগঠিত রাখুন।
