এটি পেশাদার বা ব্যক্তিগত হোক, ইমেলগুলি যোগাযোগের সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য উত্স হতে পারে৷ যেহেতু বিপণনকারীরাও প্রচারমূলক উদ্দেশ্যে যোগাযোগের এই উত্সটি ব্যবহার করে, তাই আমরা আমাদের ইনবক্সে প্রচুর পরিমাণে লোড পাওয়ার প্রবণতা রাখি। এটা কি কখনও ঘটে, যখন আপনি এক মাস পর আপনার ইমেইল ইনবক্স খুলবেন এবং আপনি আপনার স্ক্রীনে ইমেইলের বন্যা দেখতে পাচ্ছেন? হ্যাঁ, সব সময় ঘটে!
এই বিশেষ ক্ষেত্রে ইনবক্স পরিচালনা করা একটি ক্লান্তিকর কাজ হতে পারে এবং ফোল্ডারে সমস্ত ইমেল সুন্দরভাবে সংগঠিত করতে প্রায় চিরতরে সময় নিতে পারে। ঠিক আছে, কথোপকথন ক্লিনার টুল হিসাবে পরিচিত একটি সহজ টুল অফার করার জন্য মাইক্রোসফ্ট আউটলুককে ধন্যবাদ যা কার্যকরভাবে একটি কথোপকথন থেকে অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলি মুছে দেয় বা সরিয়ে দেয়, যার ফলে আমাদের ইনবক্সকে আরও সংগঠিত করে। আপনি চাইলে এই কথোপকথন টুলটি একক কথোপকথনে, ফোল্ডারে, এর সাবফোল্ডারে ব্যবহার করতে পারেন।
সুতরাং, যদি আপনার কাছে একই বার্তার একাধিক কপি থাকে, কথোপকথন ক্লিনার টুলটি কাজ করবে এবং আপনার Outlook অ্যাকাউন্ট থেকে সমস্ত অপ্রয়োজনীয় কপি সরিয়ে ফেলবে। আউটলুকে কথোপকথন ক্লিনআপ টুল কীভাবে ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে এখানে একটি দ্রুত নির্দেশিকা রয়েছে।
চল শুরু করি! এটি কিভাবে কাজ করে তা এখানে।
আউটলুকে কথোপকথন ক্লিনআপ টুল কিভাবে ব্যবহার করবেন
এমএস আউটলুক চালু করুন এবং ফাইল> বিকল্প> মেল-এ যান এবং তারপরে আপনি "কথোপকথন ক্লিন আপ" বিভাগটি না পাওয়া পর্যন্ত নীচে স্ক্রোল করুন৷
এখন, আপনার হার্ড ড্রাইভ থেকে ফোল্ডারটি নির্বাচন করতে "ব্রাউজ" বোতামে আলতো চাপুন যেখানে সমস্ত অপ্রয়োজনীয় ইমেল আইটেম সরানো হবে। এছাড়াও আপনি তালিকা থেকে যেকোনো অপশন চেক বা আনচেক করতে পারেন যেমন আপনি ফ্ল্যাগ করা কথোপকথন, শ্রেণীবদ্ধ বার্তা ইত্যাদি স্থানান্তর করতে চান কিনা। আপনার পছন্দ অনুযায়ী প্যারামিটারগুলি চালু বা বন্ধ করুন, তবে পরিস্থিতির চাহিদা।
একবার আপনি সমস্ত বিকল্প সেট করার পরে, "ঠিক আছে" এ আলতো চাপুন৷
৷এগিয়ে চলুন, আপনি একবার আউটলুক হোম স্ক্রিনে ফিরে গেলে, হোম ট্যাবে "ক্লিন আপ" বোতামটি সন্ধান করুন৷
এখন, আপনি একটি কথোপকথন, একটি ফোল্ডার বা একটি সাবফোল্ডার পরিষ্কার করতে চান কিনা তা ড্রপ-ডাউন বক্সে তিনটি বিকল্প দেখতে পাবেন। আরও এগিয়ে যাওয়ার জন্য আপনার পছন্দ করুন৷
আপনি যদি ফোল্ডার বিকল্পের জন্য যেতে চান তবে বাছাই করার একটি বিকল্প উপায় হল ফোল্ডার> ক্লিন আপ ফোল্ডারের মাধ্যমে। সেটা যেমন হতে পারে তাই হোক।
আপনি যদি প্রথমবারের মতো আউটলুকে কথোপকথন ক্লিনার টুলটি চালান, তাহলে আপনি একটি পপ-আপ সতর্কতা দেখতে পাবেন যা আপনাকে জিজ্ঞাসা করবে আপনি এই ক্রিয়াটি চালিয়ে যেতে চান কিনা। এগিয়ে যেতে "ক্লিনআপ ফোল্ডার" বিকল্পে আলতো চাপুন৷
৷
সেইসাথে "ভবিষ্যতে এই বার্তাটি আবার দেখতে চাই না" চেক করতে ভুলবেন না৷
৷এখন, কথোপকথন ক্লিনার টুল কাজ করবে। অপ্রয়োজনীয় ইমেল আইটেমগুলি পরীক্ষা করতে আপনার সম্পূর্ণ ইমেলগুলি স্ক্যান করুন৷ এবং বিশেষ করে, আপনি যদি আপনার সিস্টেমে প্রথমবারের মতো এই টুলটি চালান তবে আপনার সমস্ত ইনবক্স স্ক্যান না হওয়া পর্যন্ত এটি একটু সময় নিতে পারে৷
তবে ভাল, ভাল জিনিস হল আপনি এই প্রক্রিয়াটিকে পটভূমিতে চলতে দিতে পারেন এবং এর মধ্যে আউটলুক ব্যবহার করতে পারেন। টুলটি আপনার ইমেলগুলি স্ক্যান করার সাথে সাথেই এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার কাজে বাধা না দিয়ে পটভূমিতে বন্ধ হয়ে যাবে। যাইহোক, যদি আপনার ইমেল ফোল্ডারে এই ধরনের কোনো ইমেল পাওয়া না যায় তাহলে এটি অবশ্যই আপনাকে "কোনও বার্তা পরিষ্কার করা হয়নি" বিজ্ঞপ্তি দিয়ে জানাবে।
সুতরাং, সর্বোপরি এটি আউটলুকের জন্য একটি যোগ্য টুল ব্যবহার করা আবশ্যক। আমরা নিশ্চিত যে আপনি আপনার ইনবক্সে অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলির একটি ভগ্নাংশ খুঁজে পাবেন যেগুলি অবশ্যই কথোপকথন ক্লিনার টুল দ্বারা যত্ন নেওয়া প্রয়োজন৷
আশা করি এই ব্লগটি আউটলুকে কথোপকথন ক্লিনআপ টুল ব্যবহার করার বিষয়ে আপনার সমস্ত সন্দেহ দূর করেছে? আপনার ইনবক্সকে সুন্দর ও সংগঠিত রাখার জন্য আপনি এই টুলটি একবারে চেষ্টা করে দেখতে পারেন এবং ইমেলের অনন্য অনুলিপি দিয়ে ব্যবহার করতে পারেন।
