একজন পেশাদারের জন্য, ইমেইল ছাড়া এক দিন চিন্তাও করা যায় না। অধ্যয়ন দেখায় কর্পোরেট পেশাদাররা তাদের অফিস আওয়ারের প্রায় এক-তৃতীয়াংশ ইনবক্স চেক করার পেছনে ব্যয় করে।
ইমেইলকে প্রায়োরিটি দিয়ে, আপনি আপনার উৎপাদনশীলতা, ফোকাস, এবং সৃজনশীলতা বিনিময় করছেন। নিচের টিপসগুলো আপনার ইনবক্স চেক করার সময় নিয়ন্ত্রণে রাখতে সাহায্য করবে।
১. ইমেইল চেক সীমাবদ্ধ করুন
অসীমবার ইনবক্স চেক করলে আপনি কোথাও যাবেন না। তাই, আপনি কতবার নতুন ইমেইল চেক করবেন সেটি সীমাবদ্ধ করুন।
আপনার প্রয়োজন ও ওয়ার্কলোড অনুযায়ী সীমা নির্ধারণ করুন। কাজের শুরু ও শেষে ইমেইল চেক করা ঠিক আছে। প্রয়োজনে লাঞ্চের পর একবার চেক করতে পারেন।
দিনের সবচেয়ে উৎপাদনশীল ঘন্টাগুলোতে—যেমন সকাল ও সন্ধ্যা, বা পরিবারের সাথে সময় কাটার সময়—ইনবক্স চেক করবেন না। আপনি ফ্লেক্সিবল হতে পারেন এবং thí করুন যতক্ষণ না আপনার জন্য উপযুক্ত কিছু পান। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সীমা নির্ধারণ করতে পারেন যেন:
- সকাল ১০টা থেকে पहले এবং সন্ধ্যা ৭টা পর এবং উইকেন্ডে বিজনেস ইমেইল চেক করবেন না।
- দিনে শুধু দুবার বা তিনবার ইনবক্স চেক করবেন।
- যেকোনো স্ট্রাকচার্ড সিস্টেম ব্যবহার করুন যা শুধু সাম্প্রতিক বা গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল দেখাবে।
২. টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপে সরাসরি টাস্ক পান
আপনি কি তাদের মধ্যে একজন যারা টাস্ক অ্যাসাইনমেন্টের জন্য ইমেইলের ওপর নির্ভরশীল? যদি হ্যাঁ, তবে এখন পরিবর্তন আনতে হবে। ইনবক্স বারবার চেক করার শীর্ষ কারণগুলোর একটি হলো অন্যদের আপনাকে ইমেইলের মাধ্যমে নতুন টাস্ক অ্যাসাইন করে বা আপনার টাস্কগুলো সেখানে রাখে।
আপনার ইমেইল ইনবক্স আপনার টু-ডু লিস্ট হিসেবে কাজ করতে হবে না। ইমেইল ব্যবহার শুধু যোগাযোগের উদ্দেশ্যে সীমাবদ্ধ রাখুন, যেকোনো একশন নেওয়ার প্রয়োজনীয় বিষয়গুলো টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ বা টু-ডু লিস্ট অ্যাপ্লিকেশনে সরান। এ ধরনের অ্যাপ্লিকেশনগুলোর ইনস্ট্যান্ট কমিউনিকেশন ফিচারও থাকে যা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সুমুখ করে।
৩. ইমেইল পড়ার সাথে সাথে কর্ম করুন
আপনি একটি ইমেইল খুললেন এবং পড়লেন, শুধু পড়ে বন্ধ করে অন্য ইমেইলে ব্যস্ত হবেন না। সেই ইমেইলটিতে অবিলম্বে কর্ম করুন যাতে আবার ইনবক্সে ফেরত যেতে না হয় রিপ্লাই দিতে।
যদি ইমেইলে রিপ্লাই দরকার হয়, তা করুন। আপনি যদি ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য ইমেইলটি রাখতে চান:
- রাখুন।
- যদি ইমেইল বিজনেস-ক্রিটিক্যাল হয়, স্টার (star) করুন।
- আপনার দরকার নেই, মুছে ফেলুন।
আপনি যা পড়েন সেটি সাথে সাথে করে ফেলা আপনার ইনবক্স ও মস্তিষ্ককে গুলগুলি থেকে মুক্ত রাখার চাবি।
৪. ইমেইল ক্লায়েন্ট বন্ধ রাখুন
হ্যাঁ, আপনি আপনার ডেস্কটপে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন ইমেইল অ্যাপ খোলা রেখে না। ইমেইল চেক ও রিপ্লাই করার পর অ্যাপটি বন্ধ করুন এবং আপনার টাস্কগুলো সম্পন্ন করতে ফোকাস করুন।
আপনার পরিবার, বন্ধু, সহকর্মী, এবং ক্লায়েন্টদের জানান যে ইমেইল তাৎক্ষণিক রেসপন্স পাওয়ার সেরা উপায় নয়।
একবার তারা এটা জানলে, তারা ইমেইল রেসপন্স নিয়ে আপনার থেকে কম এক্সপেক্টেশন রাখবে। আপনি আপনার ফোন বা ল্যাপটপে বিভিন্ন ইনস্ট্যান্ট মেসেজিং অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে পারেন পরিবার ও সহকর্মীদের সাথে টাচে থাকতে।
৫. ইমেইল রিপ্লাই সংক্ষিপ্ত রাখুন
আপনার লম্বা ইমেইল লেখার অভ্যাস থাকলে, সময় বর্জন বন্ধ করুন এবং সংক্ষিপ্ত ইমেইল মেসেজ লেখার দিকে স্যুইচ করুন। নিশ্চিত করুন আপনার ইমেইলগুলো পয়েন্টে পয়েন্টে, এবং আপনার প্রশ্ন প্রথম লাইনেই থাকে যাতে কোনো বিভ্রান্তি না হয়। আপনি অধিকাংশ ইমেইল কিছু বাক্যে শেষ করতে পারেন, এবং এর সংক্ষিপ্ততা বোঝায় আপনি সবার সময় আপনার নিজস্ব সময়সহ মূল্য জানেন।
কেবল কিছু ইমেইল হবে যেগুলোর লম্বা রেসপন্স দরকার, এবং সেগুলো আপনি সহজে "respond later" ক্যাটাগরিতে রাখতে পারেন। সম্ভব হলে, সেসব রিপ্লাই অডিও মেসেজ হিসেবে পাঠাতে পারেন।
৬. ইমেইল নোটিফিকেশনে না বলুন
নোটিফিকেশন আধুনিক পেশাদারের জন্য ধ্যানভাঙনের প্রধান কারণ। সোশ্যাল মিডিয়া থেকে সকল নোটিফিকেশন আসে ধরে নেওয়া ভুল হবে।
ইমেইল অ্যালার্টও মাঝেমধ্যে আসে, আপনার নিয়মিত ওয়ার্কফ্লো ব্যাঘাত করে। ইমেইল নোটিফিকেশন চালু থাকলে, অ্যাপ বা ট্যাব বন্ধ করলেও কোনো উপকার নেই।
যদি আপনি প্রতিটি নতুন ইমেইল নোটিফিকেশনে বিভ্রান্ত হয়ে ইনবক্স চেক করতে ব্যস্ত হন, তবে নতুন ইমেইল নোটিফিকেশন ডিজেবল করুন ভালো। এটি আপনাকে কাজে ফোকাস করতে সাহায্য করবে, বিশেষ করে যেসব কাজ পুরো মনোযোগ চায়।
৭. উইকেন্ড অটোরেসপন্ডার চালু করার চেষ্টা করুন
এই পদ্ধতি ফريل্যান্সার বা সোলোপ্রেনিউরের জন্য অত্যন্ত জরুরি। অটোরেসপন্ডার আপনাকে সবার থেকে আলাদা না হলে আপনার শান্তির জন্য ইমেইল বাদ দিতে সাহায্য করে।
কিছু চিন্তা এবং তথ্যবহুল অটোরেসপন্ডার তৈরি করুন যা উইকেন্ড বা ছুটির সময় আসা সকল ইমেইল যত্ন নিতে পারে।
৮. স্মার্টফোনে ইমেইল চেক বন্ধ করুন
এই পয়েন্টটি FOMO (Fear Of Missing Out) দিয়ে আপনাকে ভয় পেতে পারে। কিন্তু দুবার চিন্তা করুন আপনার ফোনে ইমেইল ক্লায়েন্ট ইনস্টল করা কি আসলেই দরকার। ইমেইল পাওয়ার বদলে, আপনি আপনার ফোনে আরও ইনস্ট্যান্ট কমিউনিকেশন অ্যাপ যেমন Slack ব্যবহার করতে পারেন। ইমেইল ডেস্কটপের জন্য রাখুন এবং কোনো চিন্তা ছাড়া আপনার ছোট ব্রেক উপভোগ করুন।
৯. আপনার ইনবক্স স্পেস মান দিন
আপনি হয়তো ফ্রি ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন, কিন্তু এটা মানে নয় আপনার ইনবক্সকে অনিচ্ছাকৃত ইমেইল দিয়ে গুলগুলি করবেন। আপনি যদি এমন ওয়েবসাইটে সাবস্ক্রাইব করেছেন যারা সারাদিন সেলস ও প্রোমোশনাল ডিল দিয়ে বমবারা করে, তবে এখন কিছু ক البحرين নেওয়ার সময়।
প্রচারমূলক ইমেইলগুলো আপনার ইমেইলে পড়ে কারণ আপনি সেগুলোকে প্রথমে অনুমতি দিয়েছিলে। তাই, যেসব ওয়েবসাইটে আপনার আগ্রহ নেই সেগুলো থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন।
এছাড়া, পরবর্তী বার নিউজলেটার সাইন আপ করার আগে দুবার চিন্তা করুন। তখন আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল খুঁজে বের করতে বা অপ্রয়োজনীয় ইমেইল মুছে ফেলতে সময় ব্যয় করতে হবে না।
১০. ব্যক্তিগত এবং বিজনেস ইমেইল অ্যাকাউন্ট আলাদা রাখুন
এটা যেন আমরা সবাই জানি এমন লাগতে পারে, কিন্তু সবসময় এমন লোক থাকবে যারা পেশাদার ও ব্যক্তিগত ইমেইল একই ইনবক্সে পান। আপনি যদি তাদের একজন হন, তবে এখন খুব দেরি হয়েছে আলাদা ইমেইল বানাতে ব্যক্তিগত ও পেশাদার উদ্দেশ্যে।
অফিস আওয়ারের время ব্যক্তিগত ইমেইল চেক করবেন না (যদি আপনি কোনো অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল আশা না করেন)। একইভাবে, অফিস আওয়ারের বাইরে অফিসিয়াল ইমেইল চেক এড়িয়ে চলুন। এইভাবে, আপনি একটি সুস্থ ওয়ার্ক-লাইফ ব্যালেন্স রক্ষা করতে পারবেন যা চরম পর্যায়ে আপনার উৎপাদনশীলতায় অবদান রাখবে।
ইনবক্স বাধা দিয়ে না—উৎপাদনশীলতার সাথে কাজ করুন
ইমেইল যোগাযোগ পদ্ধতিতে বিপ্লবী পরিবর্তন আনে যদিও, এটিতে অত্যধিক মনোযোগ দেওয়া একই সাথে ধ্যানভাঙনকারী এবং ধ্বংসাত্মক হতে পারে। আপনার ইনবক্সের প্রতি মনোযোগ সীমাবদ্ধ করে, আপনি দিনต่อ দিনের কাজে ফোকাস চালিয়ে যেতে পারেন।
