একজন পেশাদারের জন্য, ইমেল ছাড়া একটি দিনের কথা ভাবা অসম্ভব। অধ্যয়নগুলি দেখায় যে কর্পোরেট পেশাদাররা তাদের অফিস সময়ের প্রায় এক তৃতীয়াংশ তাদের ইনবক্স চেক করতে ব্যয় করে৷
ইমেলকে অগ্রাধিকার দিয়ে, আপনি আপনার উত্পাদনশীলতা, ফোকাস এবং সৃজনশীলতাকে ত্যাগ করতে পারেন। নিম্নলিখিত টিপস আপনার ইনবক্স চেক সময় নিয়ন্ত্রণে রাখতে সাহায্য করতে পারে৷
1. ইমেল চেকিং সীমাবদ্ধ করুন
আপনার ইনবক্সটি অসীম সংখ্যক বার চেক করা আপনাকে কোথাও নিয়ে যাবে না। অতএব, আপনার ইনবক্সে আপনি কতবার নতুন ইমেল চেক করতে চান তা সীমিত করুন৷
৷আপনার প্রয়োজন এবং কাজের চাপের উপর নির্ভর করে সীমা তৈরি করুন। কাজের সময়ের শুরুতে এবং শেষে ইমেল চেক করা ঠিক আছে। প্রয়োজনে, আপনি দুপুরের খাবারের পরে একবার এটিও পরীক্ষা করতে পারেন।
দিনের সবচেয়ে ফলপ্রসূ সময়, যেমন সকাল এবং সন্ধ্যা, বা যখন আপনি আপনার পরিবারের সাথে সময় কাটাচ্ছেন তখন আপনার ইনবক্স চেক করবেন না। আপনি নমনীয় হতে পারেন এবং উপযুক্ত কিছু না পাওয়া পর্যন্ত পরীক্ষা চালিয়ে যেতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সীমা সেট করতে পারেন যেমন:
- সকাল ১০টার আগে এবং সন্ধ্যা ৭টার পরে ব্যবসায়িক ইমেল চেক করবেন না। অথবা সপ্তাহান্তে।
- দিনে মাত্র দুবার বা তিনবার আপনার ইনবক্স চেক করুন।
- যে কোনো কাঠামোগত সিস্টেম ব্যবহার করুন যা শুধুমাত্র সাম্প্রতিক বা গুরুত্বপূর্ণ ইমেল দেখায়।
2. টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপে সরাসরি কাজগুলি পান
আপনি কি তাদের মধ্যে একজন যারা টাস্ক অ্যাসাইনমেন্টের জন্য ইমেলের উপর নির্ভর করে? যদি হ্যাঁ, এটি পরিবর্তন করার সময়। ক্রমাগত ইনবক্স চেক করার অন্যতম প্রধান কারণ হল অন্যরা আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে নতুন কাজগুলি বরাদ্দ করে বা আপনার কাজগুলি সেখানে রাখে৷
আপনার ইমেল ইনবক্স আপনার করণীয় তালিকা হিসাবে কাজ করতে হবে না. শুধুমাত্র যোগাযোগের উদ্দেশ্যে ইমেল ব্যবহার সীমাবদ্ধ করুন, টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপস বা করণীয় তালিকা অ্যাপ্লিকেশনগুলির প্রতিক্রিয়ার বাইরে যে কোনও পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় তা সরান৷ এই ধরনের অ্যাপ্লিকেশনগুলি তাত্ক্ষণিক যোগাযোগের বৈশিষ্ট্যগুলিও অফার করে যা প্রকল্প পরিচালনাকে নির্বিঘ্ন করে তুলবে৷
3. ইমেলগুলিতে অবিলম্বে কাজ করুন
আপনি যদি একটি ইমেল খোলেন এবং এটি পড়েন তবে পড়ার পরে এটি বন্ধ করবেন না এবং অন্যান্য ইমেলগুলিতে ব্যস্ত থাকবেন না। প্রতিক্রিয়া জানাতে আপনার ইনবক্সে ফিরে আসা এড়াতে অবিলম্বে সেই ইমেলটিতে কাজ করুন৷
যদি ইমেলের উত্তরের প্রয়োজন হয়, তা করুন। আপনার যদি ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য ইমেলের প্রয়োজন হয়:
- রাখো।
- যদি ইমেলটি ব্যবসা-সমালোচনা হয়, তাহলে তা তারকাচিহ্নিত করুন।
- আপনার যদি আর প্রয়োজন না হয়, তাহলে মুছে দিন।
আপনার পড়া প্রতিটি ইমেল দিয়ে সম্পন্ন করা আপনার ইনবক্স এবং মস্তিষ্ককে বিশৃঙ্খলা থেকে মুক্ত রাখার মূল চাবিকাঠি।
4. আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট বন্ধ করুন
হ্যাঁ, আপনি ইমেল অ্যাপ চালু না রেখে আপনার ডেস্কটপে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন। আপনার ইমেলগুলি চেক করার এবং উত্তর দেওয়ার পরে, অ্যাপটি বন্ধ করুন এবং আপনার কাজগুলি সম্পূর্ণ করার উপর ফোকাস করুন৷
৷আপনার পরিবার, বন্ধুবান্ধব, সহকর্মী এবং ক্লায়েন্টদের জানান যে তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়ার জন্য ইমেল আপনার কাছে পৌঁছানোর সেরা উপায় নয়৷
একবার তারা এটি সম্পর্কে সচেতন হলে, ইমেল প্রতিক্রিয়া সম্পর্কে তাদের সীমিত প্রত্যাশা থাকবে। আপনি আপনার পরিবার এবং সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ রাখতে আপনার ফোন বা ল্যাপটপে অন্যান্য বিভিন্ন তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে পারেন৷
5. ইমেলের উত্তর সংক্ষিপ্ত রাখুন
আপনার যদি দীর্ঘ ইমেল লেখার অভ্যাস থাকে তবে আপনার সময় নষ্ট করা বন্ধ করুন এবং সংক্ষিপ্ত ইমেল বার্তা লেখায় স্যুইচ করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেলগুলি পয়েন্টে রয়েছে এবং আপনার প্রশ্নটি কোনও বিভ্রান্তি এড়াতে প্রথম লাইনে বলা হয়েছে৷ আপনি কয়েকটি বাক্যে বেশিরভাগ ইমেল শেষ করতে পারেন, এবং এর সংক্ষিপ্ততা নির্দেশ করে যে আপনি আপনার নিজের সহ সকলের সময়কে মূল্য দেন।
শুধুমাত্র কয়েকটি ইমেলের একটি দীর্ঘ প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হবে এবং আপনি সহজেই সেগুলিকে "পরে প্রতিক্রিয়া জানান" বিভাগে রাখতে পারেন৷ যদি সম্ভব হয়, আপনি অডিও বার্তা আকারে এই ধরনের উত্তর পাঠাতে পারেন।
6. ইমেল বিজ্ঞপ্তিতে না বলুন
একজন আধুনিক পেশাদারের জন্য বিভ্রান্তির প্রধান কারণ হল বিজ্ঞপ্তি। এটি অনুমান করা ভুল হবে যে সমস্ত বিজ্ঞপ্তিগুলি সোশ্যাল মিডিয়া থেকে আসে৷
৷ইমেল সতর্কতাগুলি মাঝে মাঝে উপস্থিত হয়, যার ফলে আপনার নিয়মিত কর্মপ্রবাহ ব্যাহত হয়। ইমেল বিজ্ঞপ্তি সক্ষম হলে, অ্যাপ বা ট্যাব বন্ধ করা কোনো কাজে আসবে না।
আপনি যদি প্রতিটি নতুন ইমেল বিজ্ঞপ্তি দ্বারা বিভ্রান্ত হন এবং আপনার ইমেল ইনবক্স পরীক্ষা করতে ব্যস্ত থাকেন তবে নতুন ইমেল বিজ্ঞপ্তিটি অক্ষম করা ভাল। এটি আপনাকে হাতের কাজগুলিতে ফোকাস করতে সাহায্য করবে, বিশেষ করে যেগুলির সম্পূর্ণ মনোযোগ প্রয়োজন৷
7. উইকএন্ড অটোরেস্পন্ডার সক্রিয় করার চেষ্টা করুন
আপনি যদি একজন ফ্রিল্যান্সার বা একাকী হন তবে এই পদ্ধতিটি অপরিহার্য। আপনার মনের শান্তির জন্য ইমেলগুলি উপেক্ষা করার সময় অটোরেসপন্ডার আপনাকে সবার থেকে বিচ্ছিন্ন হওয়া থেকে বাঁচায়৷
কিছু চিন্তাশীল এবং তথ্যপূর্ণ স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতা তৈরি করুন যা সপ্তাহান্তে বা ছুটির সময় আপনার পাওয়া সমস্ত ইমেলের যত্ন নিতে পারে।
8. আপনার স্মার্টফোনে ইমেল চেক করা বন্ধ করুন
এই পয়েন্টটি আপনাকে FOMO দিয়ে ভয় দেখাতে পারে। যাইহোক, আপনার ফোনে ইমেল ক্লায়েন্ট ইনস্টল করা দরকার কিনা তা দুবার চিন্তা করুন। ইমেল পাওয়ার পরিবর্তে, আপনি আপনার ফোনে স্ল্যাকের মতো আরও তাত্ক্ষণিক যোগাযোগের অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন। আসুন আপনার ডেস্কটপের জন্য ইমেলটি ছেড়ে দিন এবং কোনো উদ্বেগ ছাড়াই আপনার ছোট বিরতি উপভোগ করুন।
9. আপনার ইনবক্স স্থানকে মূল্য দিন
আপনি হয়তো একটি বিনামূল্যের ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন, কিন্তু এর অর্থ এই নয় যে আপনি আপনার ইনবক্সে অবাঞ্ছিত ইমেলগুলিকে বিশৃঙ্খল হতে দেবেন৷ আপনি যদি এমন ওয়েবসাইটগুলিতে সাবস্ক্রাইব করে থাকেন যা সারাদিন আপনাকে বিক্রয় এবং প্রচারমূলক ডিল দিয়ে বোমা করে, তবে এটি কিছু পদক্ষেপ নেওয়ার সময়।
অনেক প্রচারমূলক ইমেল আপনার ইমেলে আসে কারণ আপনি তাদের প্রথম স্থানে অনুমতি দিয়েছেন। সুতরাং, আপনি আর আগ্রহী নন এমন ওয়েবসাইটগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন৷
৷এছাড়াও, পরের বার নিউজলেটারগুলিতে সাইন আপ করার আগে দুবার চিন্তা করুন। এর সাথে, আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি খুঁজে পেতে বা অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলি মুছতে সময় ব্যয় করতে হবে না৷
10. আপনার ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক ইমেল অ্যাকাউন্টগুলি আলাদা করুন
এটি আমাদের সকলের পরিচিত কিছুর মতো দেখতে হতে পারে, তবে সবসময় এমন কিছু লোক থাকবে যারা একই ইনবক্সে পেশাদার এবং ব্যক্তিগত উভয় ইমেল পাবেন। আপনি যদি তাদের মধ্যে একজন হন, তাহলে আপনার ব্যক্তিগত এবং পেশাগত উদ্দেশ্যে বিভিন্ন ইমেল তৈরি করার সময় এসেছে।
অফিস চলাকালীন আপনার ব্যক্তিগত ইমেল চেক না করার চেষ্টা করুন (যদি না আপনি কিছু গুরুত্বপূর্ণ ইমেল আসার আশা করছেন)। একইভাবে, অফিস সময়ের বাইরে অফিসিয়াল ইমেল চেক করা এড়িয়ে চলুন। এইভাবে, আপনি একটি স্বাস্থ্যকর কর্ম-জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখতে পারেন যা শেষ পর্যন্ত আপনার উত্পাদনশীলতায় অবদান রাখবে৷
আপনার ইনবক্সকে বাধা না দিয়ে উত্পাদনশীলভাবে কাজ করুন
যদিও ইমেল আমাদের যোগাযোগের পদ্ধতিতে একটি বৈপ্লবিক পরিবর্তন এনেছে, এটিতে খুব বেশি মনোযোগ দেওয়া বিভ্রান্তিকর এবং ধ্বংসাত্মক উভয়ই হতে পারে। আপনার ইনবক্সে আপনার মনোযোগ সীমিত করে, আপনি প্রতিদিনের কাজগুলিতে ফোকাস চালিয়ে যেতে পারেন।
