কেন আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণ করা উচিত এবং আপনি কীভাবে তা করতে পারেন

আমাদের প্রযুক্তিগত সমাধানগুলি শক্তিশালী ডিজিটাল সমাধান থেকে ভঙ্গুর ডিজিটাল সমস্যার দিকে কত দ্রুত যায় তা দেখতে মজার। উদাহরণ স্বরূপ ইমেইল নিন। একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকার মানে আপনি যে বার্তাটি আপনাকে পাঠানো হয়েছে তা কখনই হারাবেন না, তাই না? নেতিবাচক দিকগুলি হল যে একবার আপনার সঞ্চয় করা ইমেলের পরিমাণ বেড়ে গেলে আপনি কখনই কোনও বার্তা খুঁজে পাবেন না এবং মূলত সমস্ত মেল আপনার কম্পিউটারে একটি স্থানে সংরক্ষণ করা হয় এবং ক্ষতির ঝুঁকি থাকে৷

অবশ্যই এটা সম্ভব যে আপনার কম্পিউটার ব্যাক আপ করা হয়েছে (এবং আপনি যদি বুঝতে পারেন যে আপনি তা না করে থাকেন তবে আপনার সত্যিই এটি করা উচিত), তবে একটি ব্যাকআপ থাকা এক জিনিস - আপনার ইমেলগুলিকে আপনার ইমেল প্রোগ্রামে ফিরিয়ে আনা অন্য জিনিস।

হাতে করা

অত্যাবশ্যক ইমেলগুলির ব্যাক আপ করার দ্রুততম এবং সহজ উপায় হল, অবশ্যই, সেগুলিকে একটি ফোল্ডারে টেনে নিয়ে যাওয়া এবং একটি USB ড্রাইভে সংরক্ষণ করা৷ বেশিরভাগ প্ল্যাটফর্মের বেশিরভাগ ইমেল প্রোগ্রামগুলি একটি আলগা ইমেল খুলবে যা সম্ভবত কোনও সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করবে। এটি সবই ভাল এবং ভাল, তবে একটি ইমেল ক্লায়েন্ট সম্পর্কে জিনিসটি হল এটি আপনার ইমেলগুলিকে (তাত্ত্বিকভাবে) অনুসন্ধানযোগ্য ডাটাবেসে রাখে। একটি ফোল্ডারে ফাইলের একটি আলগা সংগ্রহ ডেটা সুরক্ষিত করে, কিন্তু এটি কোনওভাবেই অনুসন্ধানযোগ্য সংস্থান নয়৷

আপনি এটি সম্পর্কে একটু বেশি সংগঠিত হতে পারেন এবং অ্যাকাউন্ট অ্যাক্টিভেশন, পণ্যের সিরিয়াল নম্বর, কেনাকাটার রসিদ ইত্যাদি সম্পর্কে ইমেলগুলি টেনে আনতে পারেন, তবে সেগুলিকে ম্যানুয়ালি আপডেট রাখতে কিছুটা কষ্ট হয়৷

ফ্রিওয়্যার সমাধান

সমাধান হল একটি ইমেল সংরক্ষণাগার পরিষেবা। আপনি সেখানে অনেক পরিষেবা পাবেন, তবে বেশিরভাগই স্বরে খুব কর্পোরেট। কিছু কিছু আছে, বিশেষ করে জনপ্রিয় MailStore সমাধান, যা হোম ব্যবহারের জন্য তাদের কর্পোরেট সফ্টওয়্যারের একটি বিনামূল্যের সংস্করণ অফার করে৷

আপনার ইমেলগুলিকে নিরাপদ রাখার জন্য এটি একটি আরও ভাল সমাধান, এবং শুধু নিরাপদ নয় কিন্তু অ্যাক্সেসযোগ্য। দূরবর্তী ডিজিটাল অবস্থানে আপনার ইমেলগুলি অফসাইটে ব্যাক আপ করার পাশাপাশি, আপনি আপনার ইমেলগুলি আপনার ক্লায়েন্ট সফ্টওয়্যারে যেখান থেকে শুরু হয়েছিল সেখানে পুনরুদ্ধার করতে পারেন। আপনি প্রেরক এবং তারিখের মতো প্রাসঙ্গিক বিবরণের জন্য ব্যাকআপে ইমেলগুলি অনুসন্ধান করতে পারেন৷

একটি সাধারণ অফসাইট ব্যাকআপের পরিবর্তে একটি ডেডিকেটেড ইমেল আর্কাইভাল পরিষেবা ব্যবহার করার বা হাত দিয়ে করার সবচেয়ে বড় সুবিধা হল:আপনার ইমেলগুলি কেবল অনুসন্ধানযোগ্য নয় কিন্তু পুনরুদ্ধারযোগ্য। একটি পার্শ্ব সুবিধা হিসাবে, এর মানে হল যে আপনার ইমেলগুলি একটি বাহ্যিক ডাটাবেসে সংরক্ষণ করা আপনার ইমেলগুলিকে স্থানান্তরিত করা সহজ করে তোলে। আপনি যদি কম্পিউটার পরিবর্তন করেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার প্রধান ডেস্কটপ মেশিন আপগ্রেড করেন, ব্যথার সবচেয়ে বড় উত্সগুলির মধ্যে একটি হল আপনার উত্তরাধিকার মেইল ​​অ্যাক্সেস না করেই আপনার ইমেল ক্লায়েন্টকে স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করা।

একটি অফসাইট ব্যাকআপের সাথে যা যেকোনো ক্লায়েন্টের কাছে সহজেই পুনরুদ্ধার করা যায়, আপনি কেবল আপনার বস, আপনার স্ত্রী, আপনার প্রাথমিক সফ্টওয়্যার প্রদানকারীর সমস্ত ইমেলগুলি টানতে পারেন এবং চালিয়ে যেতে পারেন যেন কিছুই হয়নি৷ এটি ইমেল রপ্তানি এবং আমদানি সরঞ্জাম স্থাপন বা হাতে ডেটাবেস হ্যাক করার চেয়ে অনেক সহজ, যা দীর্ঘদিন ধরে আদর্শ সমাধান।

আমরা যখন ইমেলে আপনার পুরো কাজ এবং গৃহজীবন সংরক্ষিত হওয়ার সময়ে চলে যাই, তখন এটিকে সুরক্ষিত করার জন্য পদক্ষেপ নেওয়া বোধগম্য হয়৷

অনুশীলনে

একটি উদাহরণ হিসাবে Mailstore ব্যবহার করে, এটি ব্যবহার করা খুব সহজ। একবার সফ্টওয়্যারটি ডাউনলোড এবং ইনস্টল হয়ে গেলে, এটি চালানোর সময় আপনি একটি ড্যাশবোর্ডের মুখোমুখি হন৷

বাম দিকে আপনি করতে পারেন এমন সমস্ত প্রতিবেদনের একটি বিশদ তালিকা রয়েছে৷

কেন্দ্রে আপনার সাধারণ কাজের জন্য হটলিংক রয়েছে।

এবং ডানদিকে আপনার ড্যাশবোর্ড আছে৷

শুরু করার জন্য আপনাকে কেন্দ্রের কলামে "আর্কাইভ ইমেল" লিঙ্কে ক্লিক করতে হবে। এটি আপনাকে সংরক্ষণাগার ইমেল প্যানেলে নিয়ে আসে৷

সংরক্ষণাগারগুলি "প্রোফাইল" দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়, তাই আপনি ব্যাক আপ করতে চান এমন প্রতিটি ইমেল একটি প্রোফাইল তৈরি করতে হবে৷ আপনি প্রোফাইল তৈরি করুন ফিল্ডে আপনার ইমেল টাইপ করে বা উন্নত ড্রপ-ডাউন থেকে একটি নির্দিষ্ট প্রোটোকল নির্বাচন করে এটি করতে পারেন।

অ্যাক্সেস অনুমোদন করার জন্য আপনাকে আপনার পাসওয়ার্ড দিতে বলা হবে।

একবার সফ্টওয়্যারটি যাচাই করার জন্য আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টটি ইন্টারনেটে পোল করলে, আপনার নতুন প্রোফাইল তৈরি করা হবে৷

ড্যাশবোর্ডে একটি প্রোফাইল তৈরি করা হবে, এবং আপনি এখন সার্ভার থেকে আপনার মেশিনে আর্কাইভ করার জন্য এটিকে ডাবল-ক্লিক করতে পারেন৷

দ্রষ্টব্য:সফ্টওয়্যারটি সরাসরি আপনার মেল সার্ভারের সাথে কথা বলে, এই আর্কাইভ মেশিনটিকে আপনার ইমেল মেশিন হতে হবে না, যা অফ-সাইট ব্যাকআপের জন্য সহায়ক৷

এটি হয়ে গেলে, আপনার ইমেল ব্যাক আপ করা হবে এবং মেলস্টোর সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে অনুসন্ধানযোগ্য হবে৷

উপসংহার

আশা করি এটি আপনাকে কিছু ধারণা দিয়েছে যাতে আপনি অনুভব করতে পারেন যে আপনার ইমেলগুলি একটি সম্পদ এবং একটি আবর্জনা নয়। আপনি আপনার প্রয়োজনে পৌঁছাতে না পারলে তাদের চারপাশে পড়ে থাকা অর্থহীন, এবং ইমেল সংরক্ষণাগার অবশ্যই সঠিক দিকের একটি পদক্ষেপ।

আপনার যদি ইমেল সংরক্ষণাগার সম্পর্কে কোন চিন্তা থাকে, দয়া করে নীচের মন্তব্যে আমাদের জানান৷