মজার ব্যাপার হলো আমাদের টেক সমাধান কত দ্রুত সुदৃঢ় ডিজিটাল সমাধান থেকে ভঙ্গুর ডিজিটাল সমস্যায় পরিণত হয়ে যায়। ইমেইলকে নেওয়া যাক। একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট থাকলে মনে হয় আপনি কখনো পাঠানো মেসেজ হারাবেন না, ঠিক না? সমস্যাগুলো হলো—যখন সংরক্ষিত ইমেইলের পরিমাণ বেড়ে যায়, তখন একটি মেসেজ খুঁজে পাওয়া প্রায় অসম্ভব হয়ে যায়, এবং প্রায় সব মেইল আপনার কম্পিউটারের একই লোকেশনে থাকে যা ক্ষতিগ্রস্ত হয়ে যাওয়ার ঝুঁকি থাকে।
বেশक আপনার কম্পিউটার ব্যাকআপ থাকতে পারে (যদি আপনি বুঝতে পারেন যে আপনার ব্যাকআপ নেই, তবে অবশ্যই করা উচিত), কিন্তু ব্যাকআপ থাকা একটা ব্যাপার—ইমেইলগুলো আবার আপনার ইমেইল প্রোগ্রামে রিস্টোর করা আরেকটা ব্যাপার।
হাতেই করা
জরুরি ইমেইলগুলো ব্যাকআপ করার সবচেয়ে দ্রুত এবং সহজ উপায় হলো সেগুলো ড্র্যাগ করে একটি ফোল্ডারে রেখে পেনড্রাইভে সংরক্ষণ করা। অধিকাংশ ইমেইল প্রোগ্রাম (প্রায় সব প্ল্যাটফর্মে) একটি লুজ ইমেইল ফাইল খুলতে পারে যাতে আট্যাচমেন্টও থাকে। এটা ঠিক আছে, কিন্তু ইমেইল ক্লায়েন্ট তোমার ইমেইলগুলো একটি (সিদ্ধান্তমূলকভাবে) সার্চযোগ্য ডাটাবেসে রাখে। একটি ফোল্ডারে ফাইলগুলোর সমষ্টি ডাটা সুরক্ষিত করে, কিন্তু এটি কোনো মানে সার্চযোগ্য রিসোর্স নয়।
আপনি কিছুটা সংগঠিতভাবে একাউন্ট এক্টিভেশন, প্রোডাক্ট সিরিয়াল নম্বর, ক্রয়ের রিসিপ্ট সংক্রান্ত ইমেইলগুলো আলাদা করে রাখতে পারেন, কিন্তু তা ম্যানুয়ালি আপডেট রাখতে হলে অনেক কষ্ট।
ফ্রিওয়ার সমাধান
সমাধান হলো একটি ইমেইল আর্কাইভিং সার্ভিস। আপনি অনেক সার্ভিস পাবেন, কিন্তু অধিকাংশ কর্পোরেট টোনের। 그중 কিছু, বিশেষত জনপ্রিয় মেইলস্টোর সমাধান, ঘরোয়া ব্যবহারের জন্য তাদের কর্পোরেট সফ্টওয়ারের ফ্রি ভার্সন অফার করে।
এটি আপনার ইমেইল সুরক্ষিত রাখার জন্য অনেক ভালো সমাধান—ন শুধু সুরক্ষিত, বরং অ্যাক্সেসযোগ্যও। ইমেইলগুলো অফসাইটে একটি দূরবর্তী ডিজিটাল লোকেশনে ব্যাকআপ নেওয়ার পাশাপাশি, আপনি সেগুলো আপনার ক্লায়েন্ট সফ্টওয়ারের মূল অবস্থানে রিস্টোর করতে পারেন। আপনি ব্যাকআপের মধ্যে প্রেরক এবং তারিখের মতো প্রাসঙ্গিক ডিটেইলস দিয়ে ইমেইল সার্চও করতে পারেন।
সাধারণ অফসাইট ব্যাকআপ বা হাতের কাজের চেয়ে ডেডিকেটেড ইমেইল আর্কাইভাল সার্ভিসের সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো: আপনার ইমেইলগুলো শুধু সার্চযোগ্য নয়, রিস্টোরযোগ্যও। পার্শ্বপ্রಯোজন হিসেবে, এটি ইমেইল মাইগ্রেশনও সহজ করে দেয়। যদি আপনি কম্পিউটার পরিবর্তন করেন—যেমন আপনার প্রধান ডেস্কটপ আপগ্রেড করেন—তবে সবচেয়ে বড় ব্যাথা হলো লিগ্যাসি মেইল অ্যাক্সেস ছাড়া ইমেইল ক্লায়েন্ট নये सिरে থেকে শুরু করা।
একটি অফসাইট ব্যাকআপ যা সহজে যেকোনো ক্লায়েন্টে রিস্টোর করা যায়, সেটি থাকলে আপনি আপনার বস, স্ত্রী, প্রাইমারি সফ্টওয়্যার প্রোভাইডারের সব ইমেইল খीঁচে আনতে পারেন এবং যেন কিছুই হয়নি এমনভাবে চালিয়ে যেতে পারেন। এটি ইমেইল এক্সপোর্ট/ইম্পোর্ট টুল বা হাতেই ডাটাবেস হ্যাক করার চেয়ে অনেক সহজ, যা বহুদিন ধরে стандарт সমাধান ছিল।
যখন আমাদের সারা কাজ এবং ঘরোয়া জীবন ইমেইলে সংরক্ষিত হচ্ছে, তখন সেটি সুরক্ষিত রাখতে পদক্ষেপ নেওয়া বুদ্ধিমানের কাজ।
বাস্তব ব্যবহার
মেইলস্টোরকে উদাহরণ হিসেবে নিলে, এটি ব্যবহার করা খুব সহজ। সফ্টওয়্যার ডাউনলোড ও ইনস্টল হয়ে গেলে, চালানোর সময় আপনাকে একটি ড্যাশবোর্ড দেখায়।
বাম পাশে আপনি কি কি রিপোর্ট করতে পারেন তার বিস্তারিত তালিকা আছে।
মাঝপথে সাধারণ কাজের জন্য হটলিংক রয়েছে।
ডান পাশে আপনার ড্যাশবোর্ড।
শুরু করতে মাঝপথের "archive email" লিংকে ক্লিক করতে হবে। এতে আপনি আর্কাইভ ইমেইল প্যানেলে যাবেন।
আর্কাইভ "প্রোফাইল" দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়, তাই আপনি যেকোনো ইমেইল ব্যাকআপ করতে চান, তার জন্য একটি প্রোফাইল তৈরি করতে হবে। আপনি এটি আপনার ইমেইল টাইপ করে "create profile" ফিল্ডে করতে পারেন বা অ্যাডভান্সড ড্রপ-ডাউন থেকে নির্দিষ্ট প্রোটোকল বেছে নিয়ে।
আপনাকে এক্সেস অনুমোদনের জন্য পাসওয়ার্ড দিতে বলা হবে।
সফ্টওয়্যার ইন্টারনেটে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট পোল করে ভেরিফাই করলে, আপনার নতুন প্রোফাইল তৈরি হবে।
ড্যাশবোর্ডে একটি প্রোফাইল তৈরি হবে, এবং আপনি সেটি ডাবল-ক্লিক করে সার্ভার থেকে আপনার মেশিনে আর্কাইভ করতে পারেন।
দ্রষ্টব্য: যেহেতু সফ্টওয়্যার সরাসরি আপনার মেইল সার্ভারের সাথে কথা বলে, এই আর্কাইভ মেশিন আপনার ইমেইল মেশিন হofib নাও হতে পারে, যা অফ-সাইট ব্যাকআপের জন্য উপকারী।
এটি হলে আপনার ইমেইল ব্যাকআপ হবে এবং মেইলস্টোর সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে সার্চযোগ্য থাকবে।
উপসংহার
আশা করি এই আর্টিকেল আপনাকে কিছু আইডিয়া দিয়েছে যাতে আপনি অনুভব করেন যে আপনার ইমেইলগুলো একটি রিসোর্স, জ্যাঙ্ক পাইল নয়। যেসব ইমেইল আপনার প্রয়োজন, সেগুলো খুঁজে না পেলে তাদের রাখার কোনো অর্থ নেই, এবং ইমেইল আর্কাইভিং নিশ্চিতভাবেই সঠিক দিকে একটি পদক্ষেপ।
ইমেইল আর্কাইভিং সম্পর্কে আপনার কোনো মতামত থাকলে নিচে কমেন্টে জানান।
