জিমেইল—আমাদের জীবনের ইনবক্স, আমাদের ব্যবসার পিজনহোল—লক্ষ লক্ষ মানুষের দৈনন্দিন বিষয়গুলো সুন্দরভাবে রাখতে অপরিহার্য। ইমেইল ক্লায়েন্ট হিসেবে, জিমেইল সাম্প্রতিক বছরে 꽤 ভালো হয়েছে আনারকল্প ইমেইল স্রোতকে ভিন্ন ট্যাগ এবং লেবেলে ভাগ করার ক্ষেত্রে, স্প্যাম দূর রাখার কথা বাদ দিয়ে।
তবুও, জিমেইল ভালো কাজ করলেও, আপনার ইনবক্সকে আরও সুন্দর ও টিডি করার জন্য আপনি অনেক এক্সট্রা ছোট ছোট কাজ করতে পারেন, নিশ্চিত করে যে সব ইমেইল সঠিক জায়গায় যাচ্ছে এবং আপনাকে কোনো অনিচ্ছাকৃত সারপ্রাইজ পেতে হচ্ছে না।
লেবেলকে ইনবক্সে পরিণত করা
আমার অনেক ইমেইল আসে যেগুলো আমি যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ মনে করি بعدে দেখার জন্য, কিন্তু সতটুকু গুরুত্বপূর্ণ নয় যে আমার "Primary" ইনবক্সের শীর্ষে সবসময় পপ আপ করবে। উদাহরণস্বরূপ, আমার গেমিং PR কোম্পানিগুলো থেকে প্রচুর ইমেইল আসে যেগুলো কখনো কখনো আমার সাথে সম্পর্কিত তথ্য থাকে, কিন্তু আমি সেগুলো আমার নিজের সময়ে ফিল্টার করতে চাই।
এই জন্য, আমি একটি "Games PR" লেবেল সেট আপ করি, এবং সেই ইমেইলগুলে ইনবক্স স্কিপ করি। এটি মূলত Games PR কে একটি আলাদা ইনবক্স বানিয়ে দেয় যেটি প্যাসিভলি সেই ইমেইলগুলো সংগ্রহ করে যাতে আমি সেগুলো আসার সময় নোটিফাইড না হই এবং আমার নিজের সময়ে সেগুলো দেখতে পারি।
এটি করতে, আপনি শুরু করতে পারেন যেসব ইমেইলের জন্য আপনি নতুন ইনবক্স তৈরি করতে চান সেগুলোর পাশের চেকবক্সে ক্লিক করে, তারপর জিমেইল সার্চ বক্সের ঠিক নিচে তিন-ডট মেনু আইকনে ক্লিক করুন এবং "Filter messages like these" সিলেক্ট করুন।
একটি বক্স পপ আপ হবে সেই ইমেইল সেন্ডারদের দেখাচ্ছে। আপনি এখানে আরও জটিল होতে পারেন সাবজেক্ট লাইন বা তাদের অন্তর্ভুক্ত শব্দের ভিত্তিতে ইমেইল ফিল্টার করে, কিন্তু এখন আমরা সাদা রাখছি এবং নির্দিষ্ট সেন্ডার থেকে আসা ইমেইলের জন্য ফিল্টার সেট আপ করছি।
যখন আপনি প্রস্তুত, "Create filter"-এ ক্লিক করুন যা আপনাকে সিলেক্ট করা ইমেইলগুলোর সাথে আপনি কী করতে চান সে সম্পর্কে অপশনগুলোর একটি गुच্ছো দেখাবে। আমার কেসে আমি "Skip the Inbox" বক্স এবং "Apply the label" বক্স টিক করি, তারপর "Apply the label"-এর পাশে, আমি "Games PR" লেবেলটি বেছে নিই। (আপনাকে এখানে নতুন লেবেল তৈরি করার অপশন মেলবে যদি এটি ইতিমধ্যে না থাকে।)
এই বক্সের নিচে আপনিCriteria-ফিট করা সব পূর্ববর্তী ইমেইলে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করার অপশনও সিলেক্ট করতে পারেন, যাতে এই রিসিপিয়েন্টদের সব অতীত ইমেইলও Games PR ইনবক্সে চলে যাবে।
নোট: শুধু লেবেল তৈরি করলেই ইমেইল "মুভ" হয় অন্য ইনবক্সে না। (এটি "Skip the Inbox" অপশনটিই কার্যকরভাবে করে।) আপনি নির্দিষ্ট ইমেইলের জন্য একাধিক লেবেল রাখতে পারেন, এবং এই লেবেলগুলো জিমেইলের বাম প্যানে দেখায়।
ইনবক্স এবং ফিল্টার সেটিংস ম্যানেজ করা
অনেক রহস্যময় অ্যালগরিদম আছে যেগুলো নিশ্চিত করে জিমেইল সেগুলো আপনার ইনবক্সে কোথায় রাখবে। কিন্তু আপনি কিছুটা সাহায্য করতে পারেন জিমেইলকে ইমেইলের পাশের ছোট "Important" লেবেল ব্যবহার করে। সেটা হলো স্টার এবং সেন্ডারের নামের মাঝপথে সেই হলুদ বা স্লেটি অ্যারো সিম্বল।
যদি সেটা হলুদ হয়, সেই ইমেইল গুরুত্বপূর্ণ বলে ধরা হয় এবং যেকোনো ফিল্টারের ওপর আওতা করতেও আপনার Primary ইনবক্সে আসবে। যদি সেটা স্লেটি হয়, মানে সেটা "not important" এবং আপনার ফিল্টার রুল অনুযায়ী কাজ করবে। আইকনে ক্লিক করে সেটাকে স্লেটি এবং হলুদ के মধ্যে টগল করুন, নির্ভর করে আপনি সেই ইমেইলকে গুরুত্বপূর্ণ মনে করেন কিনা। এটি গুগলকে ভবিষ্যতের ইমেইলের গুরুত্ব যাচাইতে সাহায্য করবে।
আপনি যদি চান গুগল ইমেইল গুরুত্ব নির্ণয় করতে তার নিজস্ব উদ্যম ব্যবহার না করে, "Settings -> Inbox"-এ ক্লিক করুন, এবং নিচে "Don't override filters" সিলেক্ট করুন। "Importance markers" হেডিং-এর পাশে, আপনি গুগলকে বলতে পারেন মার্কারগুলো সম্পূর্ণ ব্যবহার না করে এবং আপনার অতীত কার্যকলাপ ব্যবহার না করে ইমেইল গুরুত্ব প্রিডিক্ট করার জন্য।
সেটিংসে থাকাকালীন, "Filters and blocked addresses"-এ ক্লিক করুন আপনার সেট আপ করা সব ফিল্টার সেটিংস দেখতে। এখান থেকে আপনি আপনার সব বিদ্যমান ফিল্টার এডিট এবং ডিলিট করতে পারেন, যেটি আমরা "Turning Labels into Inboxes" হেডিং-এ আলোচনা করেছিলাম।
মার্কেটিং ইমেইল এবং নিউজলেটার থেকে আনসাবস্ক্রাইব করা
বছরের পর বছর আপনি সম্ভবত টনস মার্কেটিং ইমেইলে সাইন আপ করেছেন যেগুলো এত সাধারণ হয়ে গেছে যে সেগুলো আপনার ইনবক্সের অনিচ্ছাকৃত ব্যাকগ্রাউন্ড নয়জ बनেছে। এই ইমেইলগুলো একবার আসার পর সেটার সাথে কী করবেন সেটার রুল বানানোর পরিবর্তে (অটো-ডিলিট করার মত), আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে সেগুলো প্রথমে পাঠানো হয় না আনসাবস্ক্রাইব করে।
প্রতিটি মার্কেটিং/নিউজলেটার ইমেইলে নিচে একটি "Unsubscribe" অপশন থাকা উচিত। এটি সাধারণত খুব ছোট টেক্সটে থাকে এবং এতে ক্লিক করলে সেটি পাঠানোর সাইটে লিংক করে দেয়। সাধারণত, শুধু এই বাটনে ক্লিক করলেই আনসাবস্ক্রাইব হয়ে যায়, কিন্তু কিছু সাইট এটাকে নুইস্যান্স বানাতে আপনাকে সাইন ইন করতে বাধ্য করে। যাইহোক, এটি একটি কুইক প্রসেস এবং সোর্সে لتلك ইমেইলগুলো কাটায় দেয়।
অধিকাংশ কেসে, জিমেইল এই ধরণের ইমেইল ফিল্টার করে এবং সেগুলো 'Promotions' ক্যাটেগরিতে ফেলে দেয়, যা আপনার ইনবক্সের শীর্ষে সিলেক্টেবল হওয়া উচিত। তাহলে Promotions ট্যাবে যান, সবচেয়ে বড় আপারাধীদের খুঁজে বের করুন, এবং আনসাবস্ক্রাইব করা শুরু করুন!
উপসংহার
আপনার জিমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করার আরও অনেক উপায় আছে, কিন্তু এগুলোর কমপক্ষে আপনাকে একটি ধারণা দেবে কীভাবে এটাকে সাজাতে হয়। আমি উপরের মেথডগুলো দ্বারা শপথ খাই এবং আর কিছুই নেই এবং আমার ইনবক্স একটি হ্যাপিয়ার প্লেস হিসেবে পেলাম। আপনি কীভাবে আপনার জিমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করেন? কোনো প্লাগইন রিকমেন্ড করেন? কমেন্টে জানান!
