কিভাবে পেশাদার ইমেল লিখবেন?

আমরা প্রতিদিন ইমেল পাঠাই এবং গ্রহণ করি। তবুও, আমরা বিব্রতকর ভুল করি যা আমরা পুরোপুরি "পূর্বাবস্থায় ফেরাতে পারি না।" তাই, একটি কার্যকর ইমেল লেখা যা আপনার পাঠকের ক্রিয়াকে ধরে রাখে এবং আমাদের বিশ্বের চ্যালেঞ্জগুলি সম্পর্কে সচেতন থাকা কঠিন হতে পারে৷

এটি মাথায় রেখে, আমরা কিছু প্রয়োজনীয় নিয়ম সংকলন করেছি যা আপনাকে ইমেল করার সময় জানতে হবে। অনায়াসে আরও ভাল ইমেল লিখতে এই সহজ নিয়মগুলি অনুসরণ করুন৷

1. অভিবাদন এবং সাইন-অফগুলি পুনরায় বিবেচনা করুন

"আশা করি আপনার একটি দুর্দান্ত সপ্তাহ কাটছে!" একটি ইমেল শুরু করার একটি চমৎকার উপায় হতে ব্যবহৃত. আর না! জীবন কতটা অনিশ্চিত তা বিবেচনা করে, এটি অসতর্ক এবং অতিরিক্ত বিচ্ছিন্ন হয়ে আসতে পারে।

একই রকম সাইন-অফের ক্ষেত্রেও যায় যেমন "শুভেচ্ছা," "শুভেচ্ছা" বা "চিয়ার্স"—যা আগে পুরোপুরি কাজ করেছিল কিন্তু কখনও কখনও বাস্তবতা থেকে সরে যেতে পারে।

সুতরাং, কেন এটা সহজ এবং প্রকৃত রাখা না? সাইন-অফের জন্য যান যেমন "নিরাপদ থাকুন", "যত্ন নিন" বা "আন্তরিকভাবে।" অভিবাদনের জন্য, "আশা করি সব ঠিক আছে" বা "আশা করি আপনি এবং আপনার প্রিয়জনরা নিরাপদে আছেন" ভাল শুরুর পয়েন্ট হতে পারে।

2. একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন

এই ইমেল নিয়মটি ইমেলের মতোই পুরানো। এর কারণ হল লোকেরা প্রায়শই সিদ্ধান্ত নেয় যে তারা বিষয় লাইনের উপর ভিত্তি করে একটি ইমেল খুলবে কি না।

আমাদের সমস্ত কাজ এখন অনলাইনের সাথে, গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার এবং যা নয় তা উপেক্ষা করার প্রয়োজনীয়তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷ তাই, যদি আপনি এখনও বিষয় লাইন ফাঁকা রেখে থাকেন, তাহলে আপনার ইমেল উপেক্ষা করা হবে।

আদর্শ সাবজেক্ট লাইনে 10টিরও কম শব্দ রয়েছে। এমন একটি চয়ন করুন যা আপনার উদ্বেগের সমাধান করে এবং ইমেলটি কী সম্পর্কে যোগাযোগ করে। "এভিয়েশন প্রজেক্টের জন্য প্রস্তাব," "মিটিং পুনঃনির্ধারিত," বা "আপনার উপস্থাপনা সম্পর্কে দ্রুত প্রশ্ন" হল কিছু ভাল বিষয় লাইন উদাহরণ যা থেকে আপনি একটি সংকেত নিতে পারেন।

3. একটি পেশাদার স্বাক্ষর ব্যবহার করুন

আপনার সমস্ত ব্যক্তিগত ডিভাইসে ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য আপনি যেটি ব্যবহার করেন তা একটি প্রাক-সংজ্ঞায়িত স্বাক্ষর ব্লক রাখুন। এতে আপনার নাম, আপনার কোম্পানির শিরোনাম এবং আপনার যোগাযোগের তথ্য থাকা উচিত।

এটি আপনার প্রাপককে আপনি কে এবং প্রয়োজন হলে কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন সে সম্পর্কে একটি ভাল ধারণা দেয়। আপনার পেশাদার স্বাক্ষরের ফন্ট এবং আকারের ক্ষেত্রে, নিশ্চিত করুন যে এটি বাকি ইমেলের মতোই।

এছাড়াও, আত্মবিশ্বাসের সাথে আপনার ইমেলগুলি শেষ করুন তবে কথা বা ব্যক্তিগত বিবরণের সাথে অতিরিক্ত যাবেন না৷

4. যদি আপনি প্রথমবার ভার্চুয়ালি মিটিং করছেন তাহলে আপনার পরিচয় দিন

আমরা সকলেই এমন পরিস্থিতিতে পড়েছি যেখানে আমাদের এমন কাউকে ইমেল করতে হয়েছে যাকে আমরা দেখা করিনি। অপরিচিত ব্যক্তির কাছ থেকে একটি ইমেল পাওয়া অদ্ভুত হতে পারে। এবং এটি হালকাভাবে রাখছে।

তাই, ইমেল প্রাপকের সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিতে এক মিনিট সময় নিন। প্রসঙ্গ সমালোচনামূলক, এবং প্রথম ইমপ্রেশন এখনও গুরুত্বপূর্ণ। সুতরাং, একটি লাইন যোগ করুন, "হাই! এটি মাল্টিসিয়ান প্রাইভেট লিমিটেডের ট্রেসি। লিমিটেড, এবং আমি ইমেল করছি কারণ আপনি আমাদের ইলেকট্রনিক পণ্য কিনতে আপনার আগ্রহ প্রকাশ করেছেন”।

অথবা, যখন ইমেলের মাধ্যমে কারো সাথে আপনার পরিচয় করানো হয়, তখন আপনি তাদের সাথে ই-সাক্ষাত করা কতটা সুন্দর তা বলে একটি লাইনও ফেলে দিতে পারেন।

5. সহানুভূতিশীল ইমেল লিখুন

আমরা এর গুরুত্বের উপর জোর দিতে পারি না। জীবন কঠিন. সর্বোপরি, এটি অত্যন্ত অনিশ্চিত৷

তারা কি একটি সময়সীমা মিস করেছে? তারা কি সেই নির্ধারিত Google Meet-এর জন্য উপস্থিত হয়নি? আপনি একটি কঠোর ইমেল পাঠানোর আগে - থামুন এবং এটির মাধ্যমে চিন্তা করুন। যদি কোন মেডিকেল ইমার্জেন্সি হয়?

অতএব, সহানুভূতিশীল হন এবং তাদের সাথে সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা অনুসন্ধান করুন। একটি ইমেল যেমন "আমরা আজকের মিটিং এ আপনাকে মিস করেছি। সবকিছু ঠিক আছে তা দেখার জন্য শুধু চেক ইন করা হচ্ছে।" এমন সম্পর্ক গড়ে তুলতে পারে যা সময়ের পরীক্ষায় দাঁড়ায়।

6. আপনি যখন পারেন তখন সংকুচিত/পুনঃআকার করুন এবং সংযুক্তিগুলির নাম দিন

আমরা এই ইমেল নিয়ম সম্পর্কে বেশি কথা বলি না কারণ বড় সংযুক্তি পাঠানোর সময়, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধরে নিই যে আমাদের প্রাপকের যথেষ্ট জায়গা আছে। বড় ফাইলগুলি ডাউনলোড করতে বেশি সময় নেয় এবং কিছুক্ষণের মধ্যেই বিরক্তিকর হতে পারে৷

তাই, তাদের সংকুচিত বা আকার পরিবর্তন করার জন্য এটি একটি বিন্দু তৈরি করুন। আপনি যদি একসাথে অনেকগুলি ফাইল শেয়ার করেন, তাহলে এটি একটি ভদ্র নোট যোগ করা একটি ভাল অভ্যাস যা বলে যে সংযুক্তিগুলি কীসের জন্য৷

এছাড়াও, পাঠানোর আগে আপনার সংযুক্তিগুলির নাম দিন। আপনার সিভি পাঠাচ্ছেন? ফাইলটির নাম পরিবর্তন করুন Tracy_Mackenzie_CV এবং ডান পায়ে শুরু করুন৷

7. অন্য একটি তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ অ্যাপ হিসাবে ইমেল ব্যবহার করবেন না

আমরা সকলেই তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণকে পছন্দ করার কারণ হল—এটি তাত্ক্ষণিক৷

কিন্তু যখন আপনি দুটিকে মিশ্রিত করেন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণের বিকল্প হিসাবে ইমেল ব্যবহার করেন, তখন আপনি বিরক্তিকর এবং অ-পেশাদার হওয়ার ঝুঁকি নেন৷

অতএব, আপনাকে অবশ্যই জানতে হবে কখন একটি ইমেল পাঠাতে হবে এবং কখন এটি অন্যের সাথে অনুসরণ করতে হবে। অনেক বেশি ফলো-আপ ইমেল পাঠাতে ভুল করবেন না কারণ তারা হয়তো বাড়ি থেকে কাজ করছে। কাউকে ইমেল চেক করতে বলে ফোন করবেন না।

যদি এটি জরুরী হয়, যোগাযোগের অন্য মোড ব্যবহার করুন।

8. নিরাময় করতে হাস্যরস ব্যবহার করুন, কিন্তু অল্পতেই

যদিও এই অসাধারণ সময়ে মেজাজ হালকা করার জন্য অনেকেই হাস্যরস ব্যবহার করছেন, ইমেলগুলিতে হাস্যরস ব্যবহার করার ক্ষেত্রে সমস্যা হল এটি ব্যাকফায়ার করতে পারে৷

আপনি যদি একটি ইমেলে হাস্যরস ব্যবহার করতে চান তবে আপনি যদি সেই ব্যক্তিকে ভালভাবে জানেন তবেই তা করুন। কেউ যদি গুরুতর পরিস্থিতিতে পড়ে তবে আপনি অসম্মানজনক বা অভদ্র হয়ে আসতে চান না। এছাড়াও, যা মজার শোনায় তা মজার নাও পড়তে পারে।

বুদ্ধিমানদের কথা:যদি আপনার সন্দেহ থাকে, তাহলে তা ত্যাগ করাই উত্তম।

অফিসের বাইরে উত্তর সেট করুন এবং আপনার কর্ম-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করুন

আজকাল লোকেদের ইমেল করার সময়, আপনার ঘন্টার প্রতিও খেয়াল রাখা উচিত। বাড়ি থেকে কাজের লাইফস্টাইল ট্র্যাকশন অর্জন করে, কাজ এবং আমাদের ব্যক্তিগত জীবনের মধ্যে সীমানা ঝাপসা হয়ে গেছে। অফিসের বাইরের উত্তরগুলি বোঝা সহজ করে দেয় যখন কেউ মিটিংয়ের জন্য উপলব্ধ থাকে বা কোনও ইমেলের উত্তর দেয়।

আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের সেটিংস দেখুন এবং আপনি যখন দূরে থাকবেন বা আপনার ডেস্কে থাকবেন না তখন স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতা কনফিগার করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, Gmail এটিকে ছুটির উত্তরদাতা বলে, যখন Microsoft Outlook আউট অফ অফিস উত্তরগুলি ব্যবহার করে।

আমরা আশা করি কার্যকর ইমেল লেখার এই সুবর্ণ নিয়ম এবং সঠিক ইমেল অভ্যাস আপনাকে সময় বাঁচাতে এবং সঠিক প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে সাহায্য করে।