অনেক ডিজিটাল মার্কেটার এবং অনলাইন বিজনেস 오নারকে একই টাইপের ইমেইল একদিনে একাধিকবার রেসপন্ড করতে হয়। প্রক্রিয়াটি প্রায়শই অভিভূতকারী এবং টাইম-কনসামিং।
এই পরিস্থিতিতে, রেসপন্স টেমপ্লেট বড় কাজে লাগতে পারে। Gmail-এ কিছু ফিল্টারও আপনাকে স্প্যামের সাথে আরও দক্ষতার সাথে নিব্টতে সাহায্য করবে।
এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে রেসপন্স টেমপ্লেট এবং Gmail ফিল্টার ব্যবহার করে স্প্যাম কার্যকরভাবে কন্ট্রোল করতে হয়।
Gmail টেমপ্লেট কী এবং কীভাবে আপনি সেগুলো ব্যবহার করতে পারেন?
আপনি প্রি-রিটেন ইমেইল আপনার অ্যাকাউন্টে সেভ করতে পারেন এবং সেগুলো পুনরাবৃত্তি ব্যবহার করতে পারেন স্ক্র্যাচ থেকে লেখার বদলে। একটি Gmail অ্যাকাউন্টের সাথে আপনি ৫০টি ডিফারেন্ট রেসপন্স টেমপ্লেট একসাথে সেভ করতে পারেন। তাই, টার্গেটেড অডিয়েন্সের জন্য কিছু জেনেরিক টেমপ্লেট তৈরি করা ইমেইল কমিউনিকেশনকে আরও প্রোডাক্টিভ করে তোলে।
যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট নিচে অথরিটি প্রতিষ্ঠা করেছেন, তবে আপনি হয়তো ゲスト পোস্ট লিখতে চাওয়া মানুষ থেকে সैकতের ইমেইল পান। আপনি একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন এবং প্রতিটি ইমেইলকে এক এক করে রিপ্লাই করার বদলে সেটি ব্যবহার করতে পারেন।
উপরোক্ত সিনেরিওর জন্য, চলে একটি টেমপ্লেট ইমেইল তৈরি করি যা লোকেদের বলবে আপনি গেস্ট পোস্ট এক্সেপ্ট করেন না। একটি রেসপন্স টেমপ্লেট তৈরি করার আগে, Gmail-এ টেমপ্লেট সেটিংস ইনাবল করুন।
১. আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন।
২. Settings > See all settings-এ যান।
৩. Advanced tabs-এ, Templates সেকশনে স্ক্রোল ডাউন করুন।
৪. Templates ইনাবল করুন।
৫. Save Changes-এ ক্লিক করুন।
টেমপ্লেট সেটিংস ইনাবল করার পর, পরবর্তী ধাপ হচ্ছে রেসপন্স টেমপ্লেট তৈরি এবং সেভ করা।
রেসপন্স টেমপ্লেট তৈরি করার উপায়
নিচের ধাপগুলো ফলো করুন একটি রেসপন্স টেমপ্লেট তৈরি করতে।
১. আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন।
২. Compose-এ ক্লিক করুন একটি নতুন মেসেজ লেখার জন্য।
৩. গেস্ট পোস্ট নিয়ে আপনার পলিসি ইমেইলে ব্যাখ্যা করুন। (এটিকে জেনেরিক রাখুন, যাতে যেকোনো নিচ বা ক্যাটাগরিতে গেস্ট পোস্ট চাওয়া কারও জন্য প্রযোজ্য হয়)
৪. আপনার রেসপন্স রেডি হলে, কম্পোজ ইমেইল বক্সের নিচে ডান পাশে three dots-এ ক্লিক করুন।
৫. Templates > Save draft as template > Save as new template-এ যান।
৬. পপ-আপে নাম দিয়ে টেমপ্লেটটি সেভ করুন। (এখানে একটি বর্ণনামূলক নাম বেছে নিন, যেহেতু টেমপ্লেটটি ইমেইলের সাবজেক্ট হিসেবে একই নাম ব্যবহার করবে)।
এখানে কীভাবে কনফার্ম করবেন যে একটি টেমপ্লেট সফলভাবে তৈরি হয়েছে।
- Compose-এ আবার ক্লিক করুন।
- নিচে ডান পাশে three dots সিলেক্ট করুন।
- templates-এ যান।
এইখানেই আপনি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে সেভ করা টেমপ্লেটের লিস্ট পাবেন। টেমপ্লেটটি compose email বক্সে কপি হয়ে যাবে একবার সেটিতে ক্লিক করলে।
আপনি যদি সैकতের ইমেইলকে ম্যানুয়ালি রেসপন্ড করতে হয়, তবে প্রক্রিয়াটি এখনও টাইম-কনসামিং হবে, আপনার একটি ইমেইল টেমপ্লেট থাকা সত্ত্বেও। এটি হলো যেখানে ফিল্টার ব্যবহার করে অটোমেটেড রেসপন্স তৈরি করা কাজে লাগে।
আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যাতে নির্দিষ্ট শব্দযুক্ত ইমেইলগুলো স্প্যাম ফোল্ডারে চলে যায়, যেমন "guest post", "backlink", এবং "accept article"। এই ফিল্টার ব্যবহার করে, আপনি এদের জন্য অটোমেটেড রেসপন্সও সেট আপ করতে পারেন।
একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করে অটোমেটেড রেসপন্স ফিল্টার তৈরি করা
- একই Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন যেটিতে রেসপন্স টেমপ্লেট আছে।
- উপরের ডান কোণে সেটিংসের জন্য গিয়ার আইকন-এ ক্লিক করুন।
- All Settings > Filters and blocked addresses-এ যান।
৪. Create a new filter-এ ক্লিক করুন। (আপনি আপনার সিস্টেমে সেভ করা .xml ফরম্যাটের একটি এক্সিস্টিং ফিল্টার ইম্পোর্ট করেও পারেন)
আপনি ইমেইল ফিল্টার করতে পারেন ইমেইল ঠিকানা, সাবজেক্ট লাইন, এবং কিছু শব্দ অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দিয়ে বা সাইজ বেসড। গেস্ট পোস্ট এক্সেপ্ট না করার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত ফিল্টার ক্রাইটেরিয়া হচ্ছে টপিকটির সাথে ঘনিষ্ঠভাবে জড়িত কিছু শব্দ ইনক্লুড করা। চলুন Include the words অপশনে ফিল্টারের জন্য কিছু শব্দ যোগ করি।
৫. ক্রাইটেরিয়া স্পেসিফাই করার পর, Create filter-এ ক্লিক করুন।
এখানে, আপনাকে ডिसাইড করতে হবে আপনি সেই ইমেইলের সাথে কী করতে চান যেটি আপনার ক্রাইটেরিয়ার সাথে একদম মিলে যায়।
৬. Skip the Inbox (Archive it) বক্স চেক করুন যাতে এই ইমেইলগুলো আপনার ইনবক্সে ক্লাটার না করে।
৭. অথবা, Send template বক্স চেক করুন এবং একই রেসপন্স টেমপ্লেট, Guest Post Not Allowed সিলেক্ট করুন।
৮. বক্সগুলো চেক করে Create Filter-এ ক্লিক করুন।
আপনি এখন আপনার ফিল্টার লিস্টে নতুন তৈরি করা ফিল্টারটি দেখতে পাবেন। ভবিষ্যতে, যেসব ইমেইল শব্দগুলো থাকবে, "guest post, guest post, backlink, accept the article, write for a blog, write on the website" সেগুলো আর আপনার ইনবক্সে পৌঁছাবে না।
এছাড়া, এটি তাদের ইমেইলের রেসপন্স হিসেবে রেসপন্স টেমপ্লেট পাঠাবে। তাই, না আপনার ইনবক্স ক্লাটার হবে, না প্রেরককে আপনার রিপ্লাইর জন্য অপেক্ষা করতে হবে।
ফিল্টার টিউন করুন গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মিস না করার জন্য
ফিল্টার সেট আপ করার পর, আর্কাইভ করা ইমেইলগুলোর ওপর চোখ রাখুন যাতে বিজনেস-রিলেটেড ইমেইল ফিল্টার আউট হচ্ছে না।
আপনি হয়তো একটি ইমেইল ফিল্টার করছেন যেটিতে "accept post" শব্দটি আছে, কিন্তু সেটি হয়তো একটি প্রোমোশনাল অফার যা আপনি ফিল্টারের কারণে মিস করছেন। আপনি এই সিনেরিও এড়াতে পারেন আপনার Gmail ফিল্টারে "brand", "deal", বা "promotion" போன்ற কিছু শব্দ ইনক্লুড করে।
প্রয়োজনে ইনডিপেন্ডেন্ট ফিল্টার তৈরি করুন
আপনি নতুন তৈরি করা রেসপন্স ফিল্টার এক্সপোর্ট করে এবং তারপর নতুন Gmail অ্যাকাউন্টে ইম্পোর্ট করতে পারেন যদি আপনার একাধিক ওয়েবসাইট থাকে ভিন্ন কন্টাক্ট ইমেইলের সাথে। তবে, আপনাকে সেটি জন্য আলাদাভাবে রেসপন্স টেমপ্লেট ইনাবল এবং তৈরি করতে হবে।
রেসপন্স টেমপ্লেট ব্যবহার করার পরিকল্পনা করলে ফিল্টার তৈরি করার সেরা অপশন হচ্ছে সেগুলো স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করা।
ইউজারদের জানাবেন না যে রেসপন্সগুলো অটোমেটেড
আপনার ইমেইলে এটা না মেনশন করুন যে এটি একটি অটোমেটেড রেসপন্স। এটিকে এড়িয়ে চলার ফলে, লোকেরা Gmail ফিল্টারকে ট্রিক করতে পারবে না টার্গেট শব্দগুলো বাদ দিয়ে বা ভুল スペলিং দিয়ে, যাতে তাদের ইমেইল আপনার কাছে পৌঁছায় স্প্যামে যাওয়ার বদলে।
এছাড়া, আপনার ইনবক্স রেগুলারলি চেক করা এবং যেসব ইমেইল আপনার জন্য বেনেফিশিয়াল হতে পারে সেসব রেসপন্ড করা একটি ভালো আইডিয়া।
Gmail ফিল্টার এবং রেসপন্স টেমপ্লেট দিয়ে স্প্যাম কন্ট্রোল
Gmail Filter এবং জেনেরিক রেসপন্স টেমপ্লেট দিয়ে, আপনি স্প্যাম ইমেইলগুলো স্ক্রোল না করেই রেসপন্ড করতে পারবেন। আপনি এইভাবে আপনার সময় এবং শ fortaleza উভয়ই বাঁচাবেন। আপনার ইমেইল কমিউনিকেশন উন্নত করার জন্য Gmail ব্রাউজার এক্সটেনশনও টেস্ট আউট করুন Gmail ফিল্টারের পাশাপাশি।
