অনেক ডিজিটাল বিপণনকারী এবং অনলাইন ব্যবসার মালিকদের দিনে একাধিকবার একই ধরণের ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাতে হয়। প্রক্রিয়াটি অপ্রতিরোধ্য এবং সময়সাপেক্ষ উভয়ই হতে পারে।
এই ধরনের পরিস্থিতিতে, প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেটগুলি কাজে আসতে পারে। Gmail-এ কয়েকটি ফিল্টার আপনাকে স্প্যামের সাথে আরও দক্ষ হতে সাহায্য করবে।
এই প্রবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে স্প্যাম মোকাবেলায় প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট এবং Gmail ফিল্টার ব্যবহার করতে হয়।
Gmail টেমপ্লেট কী এবং আপনি কীভাবে সেগুলি ব্যবহার করতে পারেন?
আপনি আপনার অ্যাকাউন্টে পূর্ব লিখিত ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং স্ক্র্যাচ থেকে লেখার পরিবর্তে সেগুলি পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন৷ আপনি একটি Gmail অ্যাকাউন্টের সাথে একসাথে 50টি ভিন্ন প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট সংরক্ষণ করতে পারেন। সুতরাং, লক্ষ্যযুক্ত দর্শকদের জন্য কয়েকটি সাধারণ টেমপ্লেট তৈরি করা ইমেল যোগাযোগকে আরও উত্পাদনশীল করে তোলে।
আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট কুলুঙ্গির মধ্যে কর্তৃত্ব প্রতিষ্ঠা করেন, তাহলে আপনি অতিথি পোস্টগুলি লিখতে বলার জন্য লোকেদের কাছ থেকে শত শত ইমেল পেতে পারেন। আপনি একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন এবং একে একে প্রতিটি ইমেলের উত্তর দেওয়ার পরিবর্তে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
উপরের দৃশ্যের জন্য, আসুন একটি টেমপ্লেট ইমেল তৈরি করি যা লোকেদের বলে যে আপনি অতিথি পোস্টগুলি গ্রহণ করবেন না৷ একটি প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি করার আগে, Gmail-এ টেমপ্লেট সেটিংস সক্রিয় করুন৷
৷1. আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন৷
৷2. সেটিংস> সমস্ত সেটিংস দেখুন এ যান৷ .
3. উন্নত ট্যাবে , টেমপ্লেট-এ স্ক্রোল করুন বিভাগ।
4. টেমপ্লেট সক্ষম করুন৷ .
5. পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন৷ .
টেমপ্লেট সেটিংস সক্ষম করার পরে, পরবর্তী পদক্ষেপটি হল প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি এবং সংরক্ষণ করা৷
৷কিভাবে একটি প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি করবেন
একটি প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি করতে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷1. আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন৷
৷2. কম্পোজ-এ ক্লিক করুন একটি নতুন বার্তা লিখতে।
3. ইমেলে অতিথি পোস্ট গ্রহণ না করার বিষয়ে আপনার নীতি ব্যাখ্যা করুন। (এটিকে সাধারণ করুন, তাই এটি যেকোন ব্যক্তির জন্য প্রযোজ্য হয় যারা যে কোনো কুলুঙ্গি বা বিভাগে অতিথি পোস্টের জন্য জিজ্ঞাসা করে)
4. আপনার প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত হলে, তিনটি বিন্দুতে ক্লিক করুন৷ কম্পোজ ইমেল বক্সের নীচে ডানদিকে৷
৷
5. টেমপ্লেট> টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন> নতুন টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন-এ যান .
6. পপ-আপে নাম লেখার পর টেমপ্লেটটি সংরক্ষণ করুন। (এখানে একটি বর্ণনামূলক নাম চয়ন করুন, যেহেতু টেমপ্লেটটি ইমেলের বিষয় হিসাবে একই নাম ব্যবহার করবে)।
এখানে কিভাবে নিশ্চিত করা যায় যে একটি টেমপ্লেট সফলভাবে তৈরি করা হয়েছে।
- কম্পোজ-এ ক্লিক করুন আবার
- তিনটি বিন্দু নির্বাচন করুন নীচে ডানদিকে
- টেমপ্লেট-এ যান .
এখানেই আপনি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে আপনার সংরক্ষিত টেমপ্লেটগুলির একটি তালিকা পাবেন৷ টেমপ্লেটটি ইমেল রচনা করুন এ কপি করা হবে একবার আপনি এটিতে ক্লিক করলে বক্স৷
৷
যদি আপনাকে ম্যানুয়ালি শত শত ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাতে হয়, আপনি একটি ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করে থাকলেও প্রক্রিয়াটি এখনও সময়সাপেক্ষ হবে। এখানেই স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে ফিল্টার ব্যবহার করা কাজে আসে৷
আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যা নির্দিষ্ট শব্দ সম্বলিত ইমেলগুলিকে স্প্যাম ফোল্ডারে রাখে, যেমন "অতিথি পোস্ট", "ব্যাকলিংক", এবং "নিবন্ধ গ্রহণ করুন"। এই ফিল্টারটি ব্যবহার করে, আপনি এই ধরনের স্প্যাম ইমেলের জন্য স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেট আপ করতে পারেন।
আসুন দেখি কিভাবে আপনি এটি করতে পারেন।
একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া ফিল্টার তৈরি করতে একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করা
- প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট সহ একই Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন উপরের ডান কোণে সেটিংসের জন্য।
- সব সেটিংস> ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানাগুলিতে যান .
4. একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন এ ক্লিক করুন৷ . (এছাড়াও আপনি .xml ফরম্যাটে আপনার সিস্টেমে সংরক্ষিত একটি বিদ্যমান ফিল্টার আমদানি করতে পারেন)
আপনি একটি ইমেল ঠিকানা, বিষয় লাইনের উপর ভিত্তি করে ইমেলগুলি ফিল্টার করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট শব্দ বা আকার ধারণ করতে বা বাদ দিতে পারেন। অতিথি পোস্ট গ্রহণ না করার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত ফিল্টার মানদণ্ড হল বিষয়ের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত কয়েকটি শব্দ অন্তর্ভুক্ত করা। চলুন শব্দগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন-এ কয়েকটি শব্দ যোগ করা যাক ফিল্টারের জন্য বিকল্প।
5. মানদণ্ড নির্দিষ্ট করার পরে, ফিল্টার তৈরি করুন এ ক্লিক করুন৷ .
এখানে, আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে আপনার মানদণ্ডের সাথে হুবহু মেলে এমন একটি বার্তা সম্বলিত ইমেলের সাথে আপনি কী করতে চান৷
6. ইনবক্সটি এড়িয়ে যান (এটি সংরক্ষণ করুন) চেক করুন৷ বক্স করুন যাতে এই ইমেলগুলি আপনার ইনবক্সকে বিশৃঙ্খল না করে।
7. এছাড়াও, টেমপ্লেট পাঠান চেক করুন৷ বক্স এবং একই প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট নির্বাচন করুন, অতিথি পোস্ট অনুমোদিত নয় .
8. ফিল্টার তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন বাক্স চেক করার পর।
আপনি এখন আপনার ফিল্টার তালিকায় নতুন তৈরি ফিল্টার দেখতে পাবেন। ভবিষ্যতে, "অতিথি পোস্ট, গেস্ট পোস্ট, ব্যাকলিংক, নিবন্ধটি গ্রহণ করুন, একটি ব্লগের জন্য লিখুন, ওয়েবসাইটে লিখুন" শব্দগুলি ধারণকারী ইমেলগুলি আর আপনার ইনবক্সে পৌঁছাবে না৷
উপরন্তু, এটি প্রেরকের কাছে তাদের ইমেলের প্রতিক্রিয়া হিসাবে প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট পাঠাবে। এইভাবে, আপনার ইনবক্স বিশৃঙ্খল হবে না, প্রেরককে আপনার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করতে হবে না৷
গুরুত্বপূর্ণ ইমেল মিস না করতে ফিল্টার টিউন করুন
আপনি ফিল্টার সেট আপ করার পরে, ব্যবসা-সম্পর্কিত ইমেলগুলি ফিল্টার করা হচ্ছে না তা নিশ্চিত করতে সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলিতে নজর রাখুন৷
আপনি হয়ত এমন একটি ইমেল ফিল্টার করছেন যাতে "পোস্ট গ্রহণ করুন" শব্দটি রয়েছে, তবে এটি একটি প্রচারমূলক অফার হতে পারে যা আপনি ফিল্টারের কারণে মিস করবেন৷ আপনি আপনার Gmail ফিল্টারে ব্র্যান্ড, চুক্তি বা প্রচারের মতো কয়েকটি শব্দ অন্তর্ভুক্ত করে এই পরিস্থিতি এড়াতে পারেন।
যেখানে প্রয়োজন সেখানে স্বাধীন ফিল্টার তৈরি করুন
আপনি নতুন তৈরি প্রতিক্রিয়া ফিল্টার রপ্তানি করতে পারেন এবং তারপরে এটি নতুন Gmail অ্যাকাউন্টে আমদানি করতে পারেন যদি আপনার কাছে বিভিন্ন যোগাযোগের ইমেল সহ একাধিক ওয়েবসাইট থাকে। যাইহোক, আপনাকে সেই ইমেলের জন্য আলাদাভাবে একটি প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট সক্রিয় এবং তৈরি করতে হবে।
আপনি যদি প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেটটি ব্যবহার করার পরিকল্পনা করেন তবে ফিল্টার তৈরি করার জন্য সর্বোত্তম বিকল্প হল স্ক্র্যাচ থেকে সেগুলি তৈরি করা।
ব্যবহারকারীদের জানতে দেবেন না যে প্রতিক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় হয়
এটি আপনার ইমেলে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া উল্লেখ করবেন না। এটি এড়ানোর মাধ্যমে, লোকেরা ভুল টার্গেট শব্দগুলি এড়িয়ে বা বানান করে Gmail ফিল্টারকে ঠকাবে না, তাই তাদের ইমেল স্প্যামে যাওয়ার পরিবর্তে আপনার কাছে পৌঁছাবে৷
এছাড়াও, নিয়মিত আপনার ইনবক্স চেক করা এবং আপনার জন্য উপকারী হতে পারে এমন ইমেলগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানানো একটি ভাল ধারণা৷
জিমেইল ফিল্টার এবং প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট দিয়ে স্প্যাম নিয়ন্ত্রণ করা
Gmail ফিল্টার এবং সাধারণ প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেটের সাহায্যে, আপনি স্প্যাম ইমেলগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল না করেই প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন৷ আপনি এইভাবে আপনার সময় এবং শক্তি উভয়ই সাশ্রয় করবেন। আপনার Gmail ব্রাউজার এক্সটেনশনগুলি পরীক্ষা করা উচিত যা Gmail ফিল্টার ছাড়াও আপনার ইমেল যোগাযোগ উন্নত করে৷
