আপনাকে আরও দক্ষতার সাথে ইমেইল করতে সাহায্য করার ১০ টি টিপস

ইমেইল এবং ইমেইল প্রোডাক্টিভিটি সম্পর্কে আমি যে সেরা পরামর্শ শুনেছি সেটি হলো—সকালে প্রথমে ইমেইল চেক করবেন না। এটা কিছুটা প্যারাডোক্সিকেল (paradoxical) কিন্তু সত্য যে ইমেইল এবং প্রোডাক্টিভিটি একে অপরের সাথে লগ্ধা (loggerheads) অবস্থায় আছে। আমরা যদি এর সাথে অতি মুগ্ধ হয়ে যাই, তবে আমাদের ইনবক্স দক্ষতার হাইওয়ে-এ একটি বিশাল স্পিড বাম্প (speed bump) এ পরিণত হয়। কিন্তু এটা এভাবে হয়ে থাকতে বাধ্য নয়। সঠিক অভ্যাস এবং পদ্ধতির মাধ্যমে আমরা সেই বিস্তৃতকে বশে করতে পারি যা সকালে চোখ খোলার সাথে সাথে নিরীহভাবে আমাদের জন্য অপেক্ষা করছে। সোশ্যাল ফ্রেন্ড লিস্ট এবং ১৪০ ক্যারেক্টারের আপডেটের যুগেও, "বৃদ্ধ" ইমেইল এখনো পছন্দের যোগাযোগ মাধ্যম, হয়তো শুধু SMS-র সাথে গলা গলি প্রতিযোগিতা করছে।

এই টিপসগুলো আপনাকে ইনবক্স জিরো (Inbox Zero)-এর হলি গ্রেইল (Holy Grail)-এ পৌঁছাতে না দিয়ে, আপনার ইমেইল অভ্যাসে সূক্ষ্ম পরিবর্তন আনার চেষ্টা করবে যা আপনাকে আরও দক্ষতার সাথে ইমেইল করতে সাহায্য করবে। ইনবক্স খুলুন।

এখনই কর্ম করুন!

আপনার ইনবক্স একটি অ্যাসেমবলি লাইন (assembly line)। আপনার সামনে যা আছে সেটি প্রসেস করুন এবং শিপ করুন (ship it)। অর্থাৎ, আপনি লগইন করার মুহূর্ত থেকে আপনার মোটো হওয়া উচিত পড়ুন – উত্তর দিন – ডিলিট করুন (অথবা আর্কাইভ করুন)। আমাদের অনেকেই ইমেইল একাউন্টে লগইন করি এবং শুধু ইমেইল পড়ি কোনো অ্যাকশন নেওয়া ছাড়া। শীঘ্রই বা দেরিতে আমাদের সেটি ফিরে আসতে হয়, এবং এটা মানে ডাবল কাজ, এবং ডাবল বর্জিত সময়। তারপর, দ্বিতীয় রান্ডে কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মিস করার রিস্ক রয়েছে। তাই, তাৎক্ষণিক পড়া এবং উত্তর দেওয়া আরও দক্ষ। পড়া ইমেইলগুলো আর্কাইভ করুন, যাতে ইনবক্সে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং অ্যাকশনযোগ্য (actionable) ইমেইলগুলো থাকে।

ইমেইল টু-ডু (To-Do) নয়

ইমেইলগুলাকে লেবেল (Gmail-এ) বা ফ্ল্যাগ (Microsoft Outlook-এ) দিয়ে অ্যাকশনযোগ্য আইটেমে রূপান্তর করা যায়। কিন্তু ইনবক্সের গুলগুলিয়ে সেগুলো হারিয়ে যাওয়া খুব সহজ। গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকশন পয়েন্টগুলো আলাদা জায়গায় ফাইল করা এবং ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য ইমেইল আর্কাইভ করা আরও দক্ষ। আপনি দুটি উপায়ে ইমেইলকে অ্যাকশনযোগ্য আইটেমে রূপান্তর করতে পারেন:

Gmail-এ Tasks ব্যবহার করুন: মেইলের পাশের ড্রপডাউনে ক্লিক করে Tasks প্যান খুলুন। Tasks একটি সহজ টু-ডু লিস্ট কিন্তু একটি খুব কার্যকর প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল। শুধু ক্লিক করুন এবং টাইপ করুন নতুন টাস্ক যোগ করতে, ডিউ ডেট সেট করুন বা নোট যোগ করুন, এবং সম্পন্ন হলে চেক অফ করুন। শর্টকাট কী দিয়ে প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, Shift+T দিয়ে ওপেন মেসেজের ভিত্তিতে একটি টাস্ক তৈরি করতে পারেন।

গুগল ডকুমেন্ট ব্যবহার করুন: জিমেইল ল্যাবসে Create a Document ফিচার সক্ষম করুন। একটি ইমেইল খুলুন। More – Create a document-এ ক্লিক করুন। ইমেইল বডি অটোমেটিক্যালি গুগল ডকে কপি হয়ে যাবে। আপনি যদি জিমেইলে কীবোর্ড শর্টকাট অন থাকেন, তবে ইমেইলের ভেতরে G এবং W চাপ দিয়ে একটি খালি গুগল ডক খুলতে পারেন।

সিগনেচারে আপনার ব্যক্তিত্ব তৈরি করুন

আমার অফিসিয়াল জিমেইল সিগনেচার কীভাবে দেখায় সেটি এখানে। এটি WiseStamp দিয়ে তৈরি করা হয়েছে; ফ্রি একাউন্টে আপনি দুটি সিগনেচার তৈরি করতে পারেন, তাই আমার একটা পারসোনাল ইমেইলের জন্য এবং একটা ওয়ার্কের জন্য। আমার সিগনেচার আছে আমার টুইটার, লিংকডইন, ফেসবুক, এবং গুগল+ প্রোফাইলের লিংক। একটি সাধারণ সিগনেচার দিয়ে আমি শুধু আমার ইমেইল আইডি কন্টাক্ট রেফারেন্স হিসেবে দিচ্ছি না, বরং অন্যান্য জায়গাও দিচ্ছি যেখানে আমার সাথে যোগাযোগ করা যাবে। একটি প্রোফাইল-ভিত্তিক সিগনেচার একটি আরও পেশাদার ইমেইল তৈরি করতে সাহায্য করে এবং সোশ্যাল নেটওয়ার্কিংয়ের ব্রিজ হিসেবে কাজ করে। আপনি শুধু একটি ইমেইল সিগনেচার দিয়ে আপনার কাজ প্রোমোট করতে পারেন।

টেমপ্লেট (Templates) সম্পর্কে শুনেছেন কি?

অনেক ইমেইল বয়লারপ্লেট (boilerplate) রেসপন্স দিয়ে হ্যান্ডেল করা যায়। জিমেইল ল্যাবসে Canned Responses নামে একটি ফিচার রয়েছে যা নাম অনুযায়ী সাধারণ ইমেইলগুলোর তাৎক্ষণিক এবং স্ট্যান্ডার্ড রিপ্লাই দিতে ব্যবহার করা যায়।

Settings – Labs – Canned Responses-এ থেকে Canned Responses এক্টিভেট করুন। Save changes-এ ক্লিক করুন। একটি নতুন ইমেইল বা রিপ্লাই কম্পোজ করুন, সাবজেক্ট লাইনের ঠিক নিচে Canned responses বাটনে ক্লিক করুন। আপনার প্রথম ক্যানড রেসপন্স সেটআপ হয়েছে। আপনি একাধিক ক্যানড রেসপন্স সেটআপ করতে পারেন যা সাধারণ ইমেইলগুলোর টেমপ্লেট হিসেবে কাজ করবে। মার্ক কয়েক বছর আগে دوটি আর্টিকেলে ক্যানড রেসপন্সের ব্যবহার নিয়ে লিখেছিলেন যা আজও প্রাসঙ্গিক:

• Gmail Email Templates using "Canned Responses" দিয়ে সময় বাঁচান
• Gmail's New Filter দিয়ে অটোমেটিক ইমেইল রেসপন্স তৈরি করুন

ডু নট ডিস্টার্ব – নোটিফিকেশন বন্ধ করুন

ইমেইল দক্ষতা নয় কেবল আপনি কী পাঠাচ্ছেন, বরং আপনি কী আমন্ত্রণ দিচ্ছেন। আপনি যেসব সাইটে ইমেইল দিয়ে সাইন ইন করেন সেগুলোতে ডিফল্টরূপে নোটিফিকেশন অন থাকে। ফেসবুক, টুইটার, গুগল+, পিন্টারেস্ট এবং তাদের মত সাইটের থেকে নিরंतर নোটিফিকেশনের স্রোত যত বড় প্রোডাক্টিভিটি কিলার (productivity killer) কিছু নেই। সেগুলো বন্ধ করুন। আপনি সাইটগুলো ভিজিট করলে কি নোটিফিকেশন দরকার? বুঝুন ফোকাস হারানো সহজ, আর ফেরত পাওয়া খুব কঠিন।

একদিন বসে থাকুন…এবং আনসাবস্ক্রাইব করতে থাকুন

ইমেইল ক্লাটারের (clutter) সবচেয়ে বড় কারণগুলো হলো নিউজলেটার, প্রফেশনাল সাবস্ক্রিপশন, এবং নিউজ সোর্স। আপনি যদি আপনার সাবস্ক্রাইব করা সব কিছুয় একটি অডিট (audit) করেন, তবে আপনি খুঁজে পাবেন সেগুলোর অধিকাংশ অপ্রয়োজনীয়। কিন্তু সেগুলো সেই জঙ্গল बनিয়ে গেছে যার জন্য আপনি গাছগুলো দেখতে পাচ্ছেন না। জিমেইলের Priority Inbox কিছুটা সাহায্য করে। কিন্তু ভালো পদ্ধতি হলো ম্যানুয়ালি আনসাবস্ক্রাইব করা। এটা টাইম-কনসামিং (time-consuming), কিন্তু আপনি একটি ক্লিন ইনবক্স পাবেন। আপনি Unroll.me এবং Swizzle-এর মতো সার্ভিস ব্যবহার করে আপনার সাবস্ক্রিপশন ম্যানেজ করতে পারেন।

থ্রেড (Threads) বাদ দিন

থ্রেডেড কনভারসেশন (threaded conversations) চমৎকার। এগুলো ইমেইল পড়া সহজ করে, কিন্তু এগুলো একটি লম্বা কখনো কখনো অনয়ন্ত্রণীয় চেইন (chain)-এ পরিণত হওয়ার অভ্যাস রয়েছে। আপনি লক্ষ্য করেছেন কিনা অধিকাংশ ইমেইলে পুরো কনভারসেশন থ্রেড শেষ ইমেইলে থাকে। তাই, আপনি শুধু সেই শেষ ইমেইল রাখুন এবং তার আগের সকল ইমেইল ডিলিট কর দিন।

সংক্ষিপ্ত রাখুন

আমার পেট পিভ (pet peeve)-এর একটি হলো এক শব্দের রেসপন্স যেটি "OK", বা "Thank You" ছাড়া আর কিছু বলে না। সেগুলো খুলে পড়তে একটি মিনিটের ভগ্নাংশ লাগে এবং একটি ব্যস্ত দিনে, সেটি জমে যেতে পারে। হ্যাঁ, কিন্তু আপনার ইমেইলগুলো সংক্ষিপ্ত রাখুন। এটি পাঠানোর কেউ এবং পাওয়ার কেউ দুজনেরই সাহায্য করে। আপনার ইমেইল ট্রিম করুন যাতে সেটি এসেনশিয়ালস (essentials) কে অ্যাড্রেস করে। এছাড়া, আপনার মেইল স্ট্রাকচার করুন ভালো রিডেবিলিটির (readability) জন্য। বুলেট পয়েন্ট বা সুন্দরভাবে ডিফাইনড প্যারাগ্রাফ ব্যবহার করুন যাতে ইমেইল দ্রুত স্ক্যান করা যায়। গায় কাওয়াসাকির (Guy Kawasaki) পাঁচ বাক্যের নিয়ম (five-sentence rule) মনে রাখুন—

"আপনার শুধু করতে হবে: আপনি কে, আপনি কী চান, কেন আপনাকে সেটি পাওয়া উচিত, এবং কবে আপনাকে সেটি দরকার।"

এবং তারপর, পরবর্তী টিপস সবসময় পবিত্র।

সাবজেক্ট… সাবজেক্ট… সাবজেক্ট

আমার অভিজ্ঞতায়, আমি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মিস করেছি। আমি এমন ইমেইলও খুলেছি যা লাগে গুরুত্বপূর্ণ। উভয়ের একটি সাধারণ জিনিস ছিল—খারাপ কনস্ট্রাক্টেড সাবজেক্ট লাইন (subject line)। একটি বুদ্ধিমান সাবজেক্ট লাইন চিন্তা করতে কয়েক সেকেন্ড লাগে যা মেসেজটি প্রতিফলিত করে। আবার, এটি পাঠানোর কেউ এবং পাওয়ার কেউ দুজনেরই সাহায্য করে কারণ এটি পরে সার্চ বা ম্যানুয়ালি ইমেইল রিট্রিভ (retrieve) করা সহজ করে দেয়। মনে রাখবেন—"LOL" সাবজেক্ট নয়!

লুক মা, নো হ্যান্ডস! (হাত ছাড়া)

ইমেইল দক্ষতা दुর্ভাগ্যক্রমে বিপরীত দাবি করে। আপনার দক্ষতা তীব্রভাবে উন্নত হবে আপনি যদি মাউস ক্লিকের পরিবর্তে কীবোর্ড শর্টকাট শিখেন। আউটলুক এবং থান্ডারবার্ডের মতো ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট কীবোর্ড শর্টকাট সাপোর্ট করে, এবং সেগুলো দিয়ে কনভারসেশন থ্রেডের মাধ্যমে সহজে ব্রিজ (breeze) করা যায়। জিমেইল কী? এই টিপসগুলো সব কিছু কভার করবে, এবং আরও বেশি:

• DOWNLOAD Useful Gmail Shortcuts
• Shortcuts For Gmail: A Useful Extension That Guides You About Keyboard Shortcuts For Your Gmail Account [Chrome]
• Quickly Learn Gmail's Keyboard Shortcuts With KeyRocket For Gmail

ইমেইল হয়তো সেই किसਮের পার্টনার যারা আপনি সাথে থাকতে চান না, কিন্তু ছাড়াও থাকতে পারেন না। কিন্তু যেকোনো পার্টনারর মতো, এটা আপনার প্রোডাক্টিভিটির জন্যও একটা পার্টনার হতে পারে। আমাদের এটিকে সঠিকভাবে খেলতে হবে। ইমেইল ম্যানেজমেন্ট MakeUseOf.com-এ আমাদের প্রিয় টপিক। আপনি পরামর্শের অভাব অনুভব করবেন না, কিন্তু তার চেয়ে বেশি আমরা আপনার পরামর্শের আশা করছি। دوটি ক্যAVEAT (caveat) এখানে—আমি এই পোস্টের অধিকাংশ জিমেইল বেস করে লিখেছি কারণ এটি জনপ্রিয় পছন্দ, এবং ফোল্ডার, লেবেল, ফিল্টার, এবং অন্যান্য očertain ওয়ার্কফ্লো টিপস এড়িয়ে গিয়েছি।

তাহলে, সবচেয়ে ভালো টিপস কী যা আপনাদের সবাইকে আরও দক্ষতার সাথে ইমেইল করতে সাহায্য করবে?