আপনাকে আরও দক্ষতার সাথে ইমেল করতে সাহায্য করার জন্য 10 টি টিপস৷

ইমেল এবং ইমেল উত্পাদনশীলতা সম্পর্কে আমি যে সর্বোত্তম পরামর্শটি শুনেছি তা হল - সকালে প্রথমে ইমেলের উত্তর দেবেন না। এটি কিছুটা বিরোধিতামূলক কিন্তু সত্য যে ইমেল এবং উত্পাদনশীলতা একে অপরের সাথে লড়াই করে। আমরা যদি এটির সাথে খুব বেশি আচ্ছন্ন হই তবে আমাদের ইনবক্সটি দক্ষতার হাইওয়েতে একটি বিশাল গতির বাম্প হয়ে যায়। কিন্তু এটা হতে হবে না. সঠিক অভ্যাস এবং পদ্ধতির সাহায্যে আমরা সেই জন্তুটিকে দমন করতে পারি যেটি আমাদের ঘুম থেকে ওঠার পর থেকেই নির্দোষভাবে আমাদের জন্য অপেক্ষা করছে। এমনকি সামাজিক বন্ধুর তালিকা এবং 140টি অক্ষর আপডেটের সময়েও, "বয়স্ক" ইমেলটি যোগাযোগের পছন্দের মাধ্যম হিসাবে রয়ে গেছে, সম্ভবত এসএমএস সহ গলা ও গলা।

এই টিপসগুলি আপনাকে ইনবক্স জিরোর হলি গ্রেইলে নিয়ে যাওয়ার জন্য নয়, তবে ইমেলের অভ্যাসের সামান্য পরিবর্তনগুলি প্রবর্তন করার জন্য যা আশা করি আপনাকে আরও দক্ষতার সাথে ইমেল করতে সাহায্য করবে৷ ইনবক্স খুলুন।

এখনই কাজ করুন!

আপনার ইনবক্স একটি সমাবেশ লাইন. আপনার সামনে যা আছে তা প্রসেস করে পাঠিয়ে দিন। অর্থাৎ, আপনি লগ ইন করার মুহূর্ত থেকে আপনার নীতিবাক্য পড়া উচিত - প্রতিক্রিয়া - মুছে ফেলা (বা সংরক্ষণাগার)। আমরা অনেকেই আমাদের ইমেল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করি এবং কোনো ব্যবস্থা না নিয়েই ইমেলগুলি পড়ে থাকি। শীঘ্রই বা পরে আমাদের এটিতে ফিরে আসতে হবে, এবং এর অর্থ কেবল দ্বিগুণ কাজ, এবং নষ্ট সময় দ্বিগুণ। তারপরে, দ্বিতীয় দৌড়ে একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল হারিয়ে যাওয়ার ঝুঁকি সবসময় থাকে। সুতরাং, এটি পড়া এবং অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া আরো দক্ষ. আর্কাইভ করা ইমেল পড়া, যাতে ইনবক্সে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং অ্যাকশনেবল থাকে।

ইমেলগুলি করণীয় নয়

ইমেলগুলিকে Gmail-এর মতো লেবেল বা মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের মতো পতাকা সহ অ্যাকশনযোগ্য আইটেমে পরিণত করা যেতে পারে। কিন্তু ইনবক্সের কোলাহলে তাদের হারিয়ে ফেলা সহজ। গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকশনেবল পয়েন্টগুলি আলাদা জায়গায় ফাইল করা এবং ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য ইমেলটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা আরও কার্যকর। আপনি দুটি উপায়ে ইমেলগুলিকে কার্যযোগ্য আইটেমে পরিণত করতে পারেন:

Gmail-এ কার্যগুলি ব্যবহার করুন:৷ মেলের পাশের ড্রপডাউনে ক্লিক করে টাস্ক প্যানটি আনুন। টাস্ক একটি সহজ করণীয় তালিকা কিন্তু একটি খুব কার্যকর প্রকল্প পরিচালনার টুল। নতুন কাজ যোগ করতে শুধু ক্লিক করুন এবং টাইপ করুন, নির্ধারিত তারিখ সেট করুন বা নোট যোগ করুন এবং আপনার কাজ শেষ হওয়ার সাথে সাথে সেগুলি বন্ধ করুন৷ আপনি শর্টকাট কী দিয়ে উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, Shift+T এর সাথে , আপনি খোলা বার্তার উপর ভিত্তি করে একটি টাস্ক তৈরি করতে পারেন।

একটি Google নথি ব্যবহার করুন:৷ আপনি Gmail ল্যাবগুলিতে একটি নথি তৈরি করুন বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করতে পারেন৷ একটি ইমেইল খুলুন. আরো – একটি নথি তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন . ইমেলের বডি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Google ডক-এ কপি করা হয়। আপনার যদি Gmail এ কীবোর্ড শর্টকাট চালু থাকে, তাহলে আপনি G চাপতে পারেন এবং W আপনি একটি ইমেলে থাকাকালীন একটি ফাঁকা Google ডক খুলতে৷

একটি স্বাক্ষরে আপনার ব্যক্তিত্ব তৈরি করুন

আমার অফিসিয়াল জিমেইল স্বাক্ষর দেখতে কেমন তা এখানে। এটি WiseStamp দিয়ে তৈরি করা হয়েছিল; বিনামূল্যের অ্যাকাউন্ট আপনাকে দুটি স্বাক্ষর তৈরি করতে দেয়, তাই আমার কাছে একটি ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য এবং একটি কাজের জন্য রয়েছে৷ আমার স্বাক্ষরে আমার Twitter, LinkedIn, Facebook, এবং Google+ প্রোফাইলের লিঙ্ক রয়েছে৷ একটি সাধারণ স্বাক্ষরের মাধ্যমে, আমি শুধুমাত্র আমার ইমেল আইডি একটি যোগাযোগের রেফারেন্স হিসাবে অফার করছি না, অন্যদেরও যেখানে আমার সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে। একটি প্রোফাইল ভিত্তিক স্বাক্ষর একটি আরও পেশাদার ইমেল তৈরি করতে সহায়তা করে এবং সামাজিক নেটওয়ার্কিংয়ের জন্য সেতু হিসাবে কাজ করে। এমনকি আপনি শুধুমাত্র একটি ইমেল স্বাক্ষর দিয়ে আপনার কাজ প্রচার করতে পারেন৷

আপনি কি টেমপ্লেট সম্পর্কে শুনেছেন?

বয়লারপ্লেট প্রতিক্রিয়ার সাথে বেশ কয়েকটি ইমেল ল্যান্ড আপ করা যেতে পারে। Gmail ল্যাবসে ক্যানড রেসপন্স নামে একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা নাম অনুসারে সাধারণ ইমেলগুলিতে তাত্ক্ষণিক এবং সাধারণ উত্তর দিতে ব্যবহার করা যেতে পারে৷

সেটিংস - ল্যাবস - টিনজাত প্রতিক্রিয়া থেকে টিনজাত প্রতিক্রিয়া সক্রিয় করুন . পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন৷ . একটি নতুন ইমেল বা একটি উত্তর রচনা করুন, বিষয় লাইনের ঠিক নীচে থাকা ক্যানড প্রতিক্রিয়া বোতামে ক্লিক করুন৷ আপনার প্রথম টিনজাত প্রতিক্রিয়া সেট আপ করা হয়েছে৷ আপনি একাধিক ক্যানড প্রতিক্রিয়া সেট আপ করতে পারেন যা সাধারণ ইমেলের জন্য টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। মার্ক কয়েক বছর আগে দুটি নিবন্ধে টিনজাত প্রতিক্রিয়ার ব্যবহারে গিয়েছিলেন যা আজও বৈধ:

• "ক্যানড রেসপন্স" ব্যবহার করে Gmail ইমেল টেমপ্লেট দিয়ে সময় বাঁচান
• Gmail এর নতুন ফিল্টার দিয়ে একটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল প্রতিক্রিয়া তৈরি করুন

বিরক্ত করবেন না – বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করুন

ইমেল কার্যকারিতা হল আপনি যা পাঠান এবং আপনি যা আমন্ত্রণ জানান তা নিয়েও৷ আপনি একটি ইমেল দিয়ে সাইন ইন করেন এমন প্রতিটি সাইটেই ডিফল্টরূপে বিজ্ঞপ্তি সক্রিয় থাকে৷ Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, এবং তাদের মত থেকে বিজ্ঞপ্তিগুলির অবিচ্ছিন্ন প্রবাহের মতো উত্পাদনশীলতা হত্যাকারী কিছুই নেই৷ তাদেরকে বন্ধ কর. আপনি যখন সাইটগুলি নিজেরাই ভিজিট করেন তখন আপনার কি বিজ্ঞপ্তির প্রয়োজন হয়? উপলব্ধি করুন যে ফোকাস হারানো সহজ, এবং এটি ফিরে পাওয়া খুব কঠিন।

একদিন বসুন...এবং সদস্যতা ত্যাগ করুন

ইমেল বিশৃঙ্খলার সবচেয়ে বড় অপরাধী হল নিউজলেটার, পেশাদার সাবস্ক্রিপশন এবং সংবাদের উৎস। আপনি যদি সাবস্ক্রাইব করেছেন এমন সমস্ত কিছুর একটি অডিট করেন তবে আপনি দেখতে পাবেন যে তাদের বেশিরভাগই অপ্রয়োজনীয়। কিন্তু তারা বনে পরিণত হয়েছে যার জন্য আপনি গাছগুলি মিস করছেন। জিমেইলের অগ্রাধিকার ইনবক্স কিছুটা সাহায্য করে। কিন্তু ভাল উপায় হল ম্যানুয়ালি তাদের সদস্যতা ত্যাগ করা। এটি সময়সাপেক্ষ, তবে আপনি একটি পরিষ্কার ইনবক্স পাবেন। আপনি – Unroll.me এবং Swizzle

থ্রেডগুলি খোল

থ্রেড কথোপকথন মহান. তারা ইমেল পড়া সহজ করে তোলে, কিন্তু তাদের একটি দীর্ঘ কখনও কখনও অপ্রত্যাশিত শৃঙ্খলে পরিণত হওয়ার অভ্যাসও রয়েছে। আপনি হয়ত লক্ষ্য করেছেন যে বেশিরভাগ ইমেলে সাধারণত প্রেরিত/প্রাপ্ত শেষ ইমেলে পুরো কথোপকথন থাকে। সুতরাং, আপনি শুধুমাত্র সেই শেষ ইমেলটি রাখতে পারেন এবং এর আগে আসা বাকিগুলি মুছে ফেলতে পারেন৷

সংক্ষিপ্ত রাখুন

আমার পোষা প্রাণীদের মধ্যে একটি হল একক শব্দ প্রতিক্রিয়া যা "ঠিক আছে", বা "ধন্যবাদ" ছাড়া আর কিছুই বলে না। সেগুলি খোলা এবং পড়া এক মিনিটের একটি ভগ্নাংশ নিয়ে যায় এবং একটি ব্যস্ত দিন ধরে, এটি যোগ করতে পারে। হ্যাঁ, কিন্তু আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত রাখুন. এটি প্রেরকের পাশাপাশি প্রাপককেও সাহায্য করে। আপনার ইমেল ট্রিম করুন যাতে তারা প্রয়োজনীয় বিষয়গুলি সম্বোধন করে। এছাড়াও, ভাল পঠনযোগ্যতার জন্য আপনার মেল গঠন করুন। বুলেটেড পয়েন্ট বা সু-সংজ্ঞায়িত অনুচ্ছেদ ব্যবহার করে একটি ইমেল দ্রুত স্ক্যান করতে সাহায্য করে। গাই কাওয়াসাকির পাঁচ-বাক্যের নিয়ম –

"আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনি কে, আপনি কী চান, কেন আপনার এটি পাওয়া উচিত এবং কখন আপনার এটি প্রয়োজন।"

এবং তারপরে, পরবর্তী টিপটি সর্বদা পবিত্র।

বিষয়…বিষয়…বিষয়

আমার অভিজ্ঞতায়, আমি গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি মিস করেছি। আমি ইমেলগুলিও খুলেছি যা মনে হয়৷ গুরুত্বপূর্ণ উভয়ের মধ্যে একটি জিনিস মিল ছিল - একটি খারাপভাবে নির্মিত বিষয় লাইন। বার্তাটি প্রতিফলিত করে এমন একটি বুদ্ধিমান বিষয় লাইন চিন্তা করতে কয়েক সেকেন্ড সময় লাগে। আবার, এটি প্রেরক এবং প্রাপক উভয়কেই সাহায্য করে কারণ এটি পরে অনুসন্ধানের মাধ্যমে বা এমনকি ম্যানুয়ালি ইমেলটি পুনরুদ্ধার করা সহজ হয়ে যায়। মনে রাখবেন – “LOL” কোন বিষয় নয়!

দেখ মা, হাত নেই!

ইমেল দক্ষতা দুর্ভাগ্যবশত বিপরীত প্রয়োজন. আপনি যদি মাউস ক্লিকের উপর নির্ভর না করে কীবোর্ড শর্টকাট শিখেন তাহলে আপনার দক্ষতার ব্যাপক উন্নতি হবে। আউটলুক এবং থান্ডারবার্ডের মতো ডেস্কটপ ক্লায়েন্টরা কীবোর্ড শর্টকাট সমর্থন করে এবং তাদের সাথে কথোপকথনের থ্রেডের মাধ্যমে বাতাস করা সহজ। জিমেইল সম্পর্কে কি? এই টিপস সব কভার করা উচিত, এবং আরো কিছু:

• উপযোগী Gmail শর্টকাট ডাউনলোড করুন
• Gmail এর জন্য শর্টকাট:একটি দরকারী এক্সটেনশন যা আপনাকে আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট [Chrome] এর জন্য কীবোর্ড শর্টকাট সম্পর্কে গাইড করে।
• Gmail-এর জন্য KeyRocket সহ Gmail এর কীবোর্ড শর্টকাটগুলি দ্রুত শিখুন