ইনবক্স চেক করার ৪টি প্রোডাক্টিভিটি টিপস

আমরা সবাই সেখানে যেছি। আপনি হাতের কাজে ফোকাসড আছেন যখন একটি সহকর্মীর ইমেল আপনার ফোকাস ভাঙা দেয়। কৌতূহলবশ, আপনি সেটিতে ক্লিক করেন দেখতে আপনি কীভাবে সাহায্য করতে পারেন, কিন্তু এটা আসলে এমন কিছু নয় যেন তাত্ক্ষণিক রেসপন্স দরকার।

তবুও, আপনি বিচার করতে পারেন এখন রিপ্লাই দেবেন কিনা অথবা আপনার ফোকাস ফিরিয়ে আনতে চেষ্টা করবেন — যা বিশেষভাবে চ্যালেঞ্জিং যখন এটি দিন भर ঘটি ঘটি উঠে।

এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে কিছু টিপস দিয়ে যাব যা আপনাকে ইমেল চেক করার সময় প্রোডাক্টিভ থাকতে সাহায্য করবে।

১. দিনে কতবার ইনবক্স চেক করেন সেটা সীমাবদ্ধ করুন (Limit the Amount of Times Your Check Your Inbox Daily)

আপনি যদি প্রতিবার ইমেল পেলে ইনবক্সে ক্লিক করেন — অথবা আপনি একটার অপেক্ষা করছেন — তবে আপনি liên tục আপনার ফোকাস ভাঙছেন। আপনি এছাড়া ওই সময়ও বিবেচনা করতে চান যা আপনাকে কাজে ফিরে যেতে লাগে বাধা পড়লে, বিশেষ করে আপনি যদি প্রতিটি ইমেলে তাত্ক্ষণিক রেসপন্ড করেন।

যদিও আপনি ব感到 বেজি থাকতে পারেন, এই বària-ফেরা সবচেয়ে প্রোডাক্টিভ কাজ করার পদ্ধতি নয়। আপনি আপনার ইমেল লিস্ট খালি করার উদ্দেশ্যে ইনবক্স চেক করতে চান।

যদি আপনার কাজ বাস্তবে সব ইমেলে তাত্ক্ষণিক রেসপন্স দরকার না করে, তবে দিনে আপনি কতবার ইনবক্স চেক করেন সেটা সীমাবদ্ধ করার চেষ্টা করুন। একটি সাজেশন হিসেবে, আপনি দিনে দুই থেকে তিন বার চেক এবং প্রায়োরিটাইজ করতে পারেন — একবার কাজে আসার সময়, একবার লঞ্চ ব্রেকের পর, এবং হয়তো দিন শেষ হওয়ার এক ঘন্টা আগে।

যাইহোক, আপনার শিডিউল এবং যারা আপনার সাথে কাজ করে তাদের সাথে যেটা মেলে সে রুটিন বানানো সেরা। আপনি তাত্ক্ষণিক রেসপন্স দিতে পারেন, কিন্তু সেটা মানে না আপনি সবসময় দিতে হবে, বিশেষ করে আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ টাস্ক বা ডেডলাইনে ফোকাসড থাকলে।

অবশ্যই, আপনার যারা দ্রুত রিপ্লাই দরকার, সে হতে পারে আপনার বস, একটি ক্লায়েন্ট, বা একটি প্রায়োরিটি সহকর্মী। আপনি ইনবক্স চেক করার সময়, তাদের রেসপন্সকে প্রায়োরিটি দিন। আপনি Do Not Disturb-এ থাকার সময় সে ব্যক্তি ইমেল করলে অ্যালার্ট অন করতে পারেন — অথবা সিম্পলি আপনার ইনবক্স নতুন মেইল চেক করার ফ্রিকোয়েন্সি সমন্বয় করুন।

আপনি চাইলে আপনার নোটিফিকেশন সেটিংস সমন্বয় করে নির্দিষ্ট ইমেল সাইলেন্ট করতে পারেন। যাইহোক, যাতে কuch অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ মিস না হয়, আপনি শুধু নোটিফিকেশনে রিসিপিয়েন্ট এবং সাবজেক্ট লাইন দৃষ্টি নিক্ষেপ করে দ্রুত ট্র্যাকে ফিরে যেতে পারেন যদি সেটি অপেক্ষা করতে পারে।

২. একই ইমেল দুবার ডিল না করুন (Avoid Dealing With the Same Email Twice)

আপনি কি একই ইমেল একাধিকবার খুলে পড়েছেন একশন নেওয়ার আগে নিজকে রিফ্রেশ করার জন্য? এটি আপনার সময় এবং ফোকাসের অপচয়।

আপনি এটি প্রতিরোধ করতে পারেন প্রতিবার খোলার সময় একশন নিয়ে। সিদ্ধান্ত নিন এতে রেসপন্স দরকার কিনা, আপনি ফাইল বা আর্কাইভ করতে পারেন, অথবা এটি জাঙ্ক বা এমন কিছু যা আপনি সিম্পলি ডিলিট করতে পারেন।

রিপ্লাই দিতে সিদ্ধান্ত নিলে সেটা মানে না এখনই হতে হবে, কিন্তু একটি ফ্ল্যাগ বা কোনো রিমাইন্ডার যোগ করুন যাতে আপনি জানেন পরবর্তীবার ইমেল ট্যাকল করার সময় সেটি করতে হবে।

আপনার ইনবক্সে ইমেল রিমাইন্ডারের ফিচারও থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, Spark আপনাকে মেসেজ স্নুজ করতে দেয় একটি সময়ের জন্য, এবং নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ে আপনাকে স্মরণ করাবে। এটি আপনাকে একটি সেন্ট ইমেলে ফলো-আপের জন্য রিমাইন্ডার সেট করতে দেয় যদি আপনি প্রাপক থেকে এখনো রেসপন্স না পান।

আপনার ইনবক্সে যেসব রেসপন্স দরকার নেই, সেগুলো ফাইল, জাঙ্ক, বা ট্র্যাশ করুন সরাসরি — অধিকাংশ ইমেল প্রোভাইডার এটাকে সুপার ইজি করে দিয়েছে, তাই সেটা করেই ভালো।

এছাড়া আপনি যে পরিমাণে ইমেল পান সেটার বেসিসে আপনার নিজের কিছু নিয়ম বানাতে সাহায্য করে। উদাহরণস্বরূপ, কে প্রায়োরিটি এবং আপনার রেসপন্স টাইম। অন্যদেরও এটাকে অভ্যাস হবে এবং তারা জানবে আপনি তাদের একটি চমৎকার রেসপন্স দিবেন, শুধু এখনি নয়।

আপনি যদি এমন একটি ইমেল পান যেটি আপনি দিন দিন টালছেন, তবে "eat the frog" মেথড ব্যবহার করে সেটি করে ফেলুন।

৩. বেকার নিউজলেটার এবং মার্কেটিং ইমেল থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন (Unsubscribe From Useless Newsletters and Marketing Emails)

আপনার দিন भर যেসব নোটিফিকেশন পান সেটাই কম নয়, সেখানে নিউজলেটার এবং মার্কেটিং ইমেলের শোরগুল যোগ হলে। আপনি বেজি থাকার কারণে সেগুলো জমা হওয়া দিয়ে দিতে পারেন।

তবে, সেগুলো ছাঁটাই আরেকটি টাস্ক যা আপনার ফোকাস এবং প্রোডাক্টিভিটি নেবে। এটি বিশেষত সত্য যদি সেন্ডার ইমেলটি এমন লিখে থাকে যে আপনি ক্লিক থ্রু করে পড়ে ফেলেন বিনা এটি কেন পড়ছেন সেটা জানে।

যদি সেটি এমন কিছু নয় যা আপনি আসলেই একশন নেবেন, যেমন ক্রিয়েটরের কন্টেন্ট পড়া বা কোম্পানির সেলসের সুবিধা নেওয়া, তবে আনসাবস্ক্রাইব করুন। আপনি এই ইমেলগুলোর পেছনে যা সময় এবং শক্তি দিতেন সেটাকে কিছু অর্থবহ বা রিল্যাক্সিং জিনিসে লাগান।

আপনার যদি কিছু নিউজলেটার এবং মার্কেটিং ইমেল থাকে যা আপনি পড়তে পছন্দ করেন, তবে আপনি Spark-এর মতো একটি ইমেল প্রোভাইডার ট্রাই করতে পারেন যা Smart Inbox অফার করে।

Smart Inbox ফিচার নিউজলেটার এবং সার্ভিসের মেসেজগুলো পারসোনাল ইমেল থেকে আলাদা করে। এটি অপরিচিত এবং অটোমেটেড মেসেজের নোটিফিকেশনও মিউট করে।

৪. জাঙ্ক ইমেল ব্লক করুন — ঠিকানা এবং ডোমেইন (Block Junk Emails—Addresses and Domains)

জাঙ্ক মেইল ফিল্টার আউট করার কথায়, কিছু ইমেল প্রোভাইডার অন্যদের চেয়ে ভালো কাজ করে। এমনকি আউटलুক মতো জনপ্রিয় চয়েসও পারফেক্ট নয়, কিছু জাঙ্ক মেইল আসা দেয়।

যাইহোক, কেউ আপনাকে স্প্যাম করলে, আপনি তাদের ইমেল ঠিকানা ব্লক করতে পারেন। আপনি পুরো ডোমেইনও ব্লক করতে পারেন আপনি যদি খেয়াল করেন আপনি ভিন্ন ইউজারনেম থেকে কিন্তু একই ওয়েব অ্যাড্রেস থেকে ইমেল পাচ্ছেন।

আপনি যদি আউटलুক ব্যবহার করেন, তবে এই ফিচারটি পাবেন Junk Mail (জাঙ্ক মেইল) সেকশনে Mail (মেইল) ট্যাবের অধীনে Settings এবং View all Outlook settings-এ। জিমেইল আরেকটি প্রোভাইডার যা আপনাকে সহজে ইমেল ঠিকানা এবং কোম্পানি ব্লক করতে দেয়।

আপনি যদি অন্য ইমেল প্রোভাইডার ব্যবহার করেন, তবে block email domain (ইমেল ডোমেইন ব্লক) এবং আপনার ব্যবহৃত প্রোভাইডারের নাম দিয়ে সার্চ করে এই ফিচারটি খুঁজে বের করুন।

মনে রাখুন, স্প্যাম ইমেলের ভিতরে আনসাবস্ক্রাইব লিংকে ক্লিক করা ভালো নয়, কারণ এটি আপনাকে একটি ছাদ্ম সাইটে নিয়ে যেতে পারে আপনার পারসোনাল ইনফরমেশন নেওয়ার জন্য। আসলে, তাদের সাথে যেকোনো ইন্টারঅ্যাকশন এড়িয়ে চলুন যদি না আপনি সেটাকে স্প্যাম হিসেবে মার্ক বা ডিলিট করেন।

ইমেল সীমাবদ্ধ করে আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়ান (Boost Your Productivity by Limiting Emails)

ইমেল যোগাযোগে একটি উপকারী টুল। যাইহোক, এটি একটি বিভ্রান্তি হতে পারে যখন আমরা নিকট থেকে মনোযোগ দিচ্ছি না।

আপনি যদি খুব বেশি সময় ইনবক্সে কাটান, তবে কেন না এই টিপসগুলো থেকে এক বা একাধিক ট্রাই করেন দেখতে সাহায্য করে কিনা।