ইন্টারনেট শিষ্টাচার একটি সংবেদনশীল বিষয়, এবং যদিও আমি নিজেকে ওয়ার্ল্ড واয়েড ওয়েবের মিস ম্যানার্স (Miss Manners) ভাবি না, আমি অনলাইনে আমার আচরণে শিষ্টাচার মেনে চলার চেষ্টা করি। اعتراف করছি, আমি পারফেক্ট নই, এবং অনলাইন বিতর্কে কেউ ভুল সাবিত হলে আমিও অন্যদের মতো তৃপ্তি পাই (আমি হতে পারি খুব রুড, কিন্তু যখন করি, তখন আমি ষষ্ঠ শ্রেণির বুলি (bully) মনে হই, যা খুব দয়নীয়)। যাইহোক, ইন্টারনেট শিষ্টাচারের বড় বাধাগুলোর একটি যা লোকেরা অনলাইনে সম্মুখীন হন সেটি হলো ইমেইল পাঠানো।
ইমেইল অবশ্যই যোগাযোগের নতুন পদ্ধতি নয়, কিন্তু এটি ইন্টারনেটের একটি স্ট্যাপল (staple) যা বছরের পর বছর প্রাসঙ্গিক থাকছে। দুর্ভাগ্যক্রমে, অনেকেই ইমেইল লিখতে ভালো পারেন না। এটি যোগাযোগের একটি विचিত্র পদ্ধতি, কারণ এতে চিঠির লং-ফর্ম রাইটিং স্টাইল থাকে কিন্তু অনলাইন জগতের ইনস্ট্যান্ট ফিডব্যাক এলিমেন্টও থাকে।そう言うと, ইমেইল লিখতে কেউ খুব চিন্তিত (anxious) হতে পারে, এবং সেটি স্বাভাবিক।
নিচে, সেই উদ্বেগ দূর করতে ৫টি টিপস দেওয়া হলো।
বন্ধুত্বপূর্ণ টোন রাখুন
ইমেইল সম্পর্কে যা আমাকে চিন্তিত করত, সেটি ছিল আমার টোন (tone)। এটা সমাধান করতে আমি সিদ্ধান্ত নিলাম আমার ইমেইলগুলোর একটি বন্ধুত্বপূর্ণ টোন স্থাপন করব। শুরুতে একটি অভিবাদন যাতে এক্সক্লামেশন পয়েন্ট (!) থাকে সেটি সাহায্য করে। আসলে, আপনি যদি হাস্যের ক্ষমতা (Power of the Funny) পাওয়া থাকেন, তবে একটু হাস্যরস যোগ করুন। সরল কথা, আপনি যদি চিন্তিত হন আপনার ইমেইল রুড (rude) মনে হবে, তবে ১০০% সময় বন্ধুত্বপূর্ণ থাকা সেটি দূর করার সেরা উপায়। অনেকবার ইমেইলগুলো অত্যধিক স্পষ্ট (blunt) এবং আবেগশূন্য হয়। যদি লোকেরা তাদের শব্দে একটু ব্যক্তিত্ব যোগ করত, তবে বিশ্বটা আরও সুন্দর হত।
এটি সত্যিকারের সাহায্য করে যখন আপনি কাউকে জানেন না সে ব্যক্তিকে ইমেইল করেন, এবং এটি আরও ভালো কাজ করে যখন আপনি কোনো সংবেদনশীল বিষয়ে যাকে জানেন তার সাথে ডালেন। টেবিল সাফ করে এবং বিষয়গুলো ধরফরা (বिना কোনো υποরাৈকشطة কিংবা প্যাসিভ-আগ্রেসিভ থাকা) রেখে দিলে কাজটি সফল হবে। শুধু অতিরিক্ত করবেন না।
চাপলুসি করবেন না
আমি প্রথমেই স্বীকার করছি যে আমি মাঝেমধ্যে ইমেইলে চাপলুসি করি, এবং আমি সত্যিকারের সেটি করত চাই না। আগে বলেছি, বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া এবং অত্যন্ত বিরক্তিকর হওয়ার মধ্যে একটি মসৃণ রেখা রয়েছে, এবং লিখিত শব্দে সেটি সহজে লঙ্ঘন হয়। লোকেরা почти সবসময় তাদের ইমেইল পুনরায় পড়ে যা কি বলা হয়েছে সেটি নিশ্চিত করতে, এবং আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনার চাপলুসি খুব স্পষ্ট হবে। বদলে, আপনি যদি কোনো উচ্চ পদস্থ ব্যক্তিকে ইমেইল করেন, তবে তাদের র্যাঙ্ক আপনার মस्तিষ্ক থেকে বাদ দিন। বদলে, তাঁকে একজন মানুষ হিসেবে দেখুন। আমাকে বিশ্বাস করুন, এটা আসলে সাহায্য করে।
একবার আপনি বুঝতে পারলে যে আপনি শুধু একজন মানুষকে লিখছেন, চাপলুসি করার কোনো প্রয়োজন নেই (যদি আপনি অবচেতনভাবে করছেন)। শুধু মনে রাখবেন অধিকাংশ মানুষ সমান সম্মানের অধিকারী। আপনি সবাইকে একইভাবে এবং সর্বোচ্চ সম্মানের সাথে বরতলে, তবে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না আপনি কাকে ইমেইল করছেন বা কী বলছেন। সেটি হলে, আপনাকে শুধু একজন সম্মানজনক মানুষ বলে মনে করা হবে।
সব কভার করুন, কিন্তু সরল রাখুন
আমি খুব লম্বা ইমেইল লিখি, এবং এর উদ্দেশ্য হলো আমি যাকে ইমেইল করছি সে ব্যক্তির কাছে প্রতিটি তথ্য পৌঁছাতে। কিন্তু এটা এভাবে হতে বাধ্য নয়। উপন্যাস লিখার বদলে, আপনার পয়েন্ট স্পষ্ট করুন। অবশ্য, আপনার ব্যক্তিত্ব ইমেইল বডিতে যোগ করুন আপনার পয়েন্টের ভehicle হিসেবে। কিন্তু যখন কাজের কথা আসে, যা আপনি বলতে চান সেটি স্পষ্ট করুন।
আমি পরামর্শ দেব: একটি স্পষ্ট বাক্য লিখুন যা আপনি বলতে চান, এবং আপনার মন শান্ত করতে আরেকটি বাক্য লিখুন যা সেটি বর্ণনা করতে পারে। এরপর, আপনার কাজ শেষ। আর কিছু করবেন না। সত্যি।
সাহসিক হন
আপনি চিন্তা করুন কেন ইমেইল পাঠানো আপনাকে চিন্তিত করে। কেন আপনি কেউ "না" বলবে সেটির ভয়? কেন আপনি চাকরি হারাবেন সেটির ভয়? হয়তো আপনি ভয় পাওয়া মজার লাগবেন? যদি এই তিনটি প্রশ্নের উত্তর হ্যাঁ হয়, তবে আমি বলছি: আপনার হারানোর কিছু নেই, আপনাকে বরখাস্ত করলে সেটি তাদের ক্ষতি, এবং শুধু ইমেইল পাঠানোর চিন্তায় চিন্তিত হওয়ায় আপনি ইতিমধ্যে মজার—এটা ভুলিয়ে দিন।
এটা কিছুটা বোকা লাগতে পারে, কিন্তু আপনার ইমেইলগুলোর সাথে সাহসিক হন। কাউকে মেসেজ পাঠানোর রিস্ককে পরিণত করুন, না জেনে কবে, কীভাবে, বা তারা উত্তর দেবে কিনা। এটাকে একটি জুয়া (gamble) হিসেবে ভাবুন, এবং এটা কিছুটা মজার হতে পারে। আসলে, আপনার ইমেইলে বাহুল্য কথা বলুন। অতিশয়োক্তি (hyperboles) এবং বিনোদনমূলক স্টেটমেন্ট দিন। যদি কিছু হয়, তবে আপনার ইমেইলগুলো স্মরণীয় করুন।
প্যানিক করবেন না
কभी তত্বাবেগে বা জীবনের সাধারণ স্ট্রেসের জন্য মস্তিষ্ক ব hiruত ইমেইল লিখেছেন? পিছনে মুড়ে যা লিখেছেন সেটি দেখলে খুব লজ্জাজনক লাগে। বদলে, কেন না আপনি প্যানিক অবস্থায় ইমেইল লিখবেন না? চেষ্টা করুন।
পরবর্তিবার আপনি তত্বাবেগে ইমেইল লিখতে বসে, সিট ডাউন করুন এবং পরিস্থিতি মূল্যায়ন করুন। সেন্ড বাটনে চাপ দেওয়ার আগে এক সেকেন্ড অপেক্ষা করুন, এবং Reddit বা কিছু ব্রাউজ করুন—আপনার মस्तিষ্ককে ইমেইল থেকে হটান। ঠান্ডা হয়ে ফিরে আসুন, এবং যা ইচ্ছা সেটি পরিবর্তন করুন। প্রাপক আপনার রিপ্লাইয়ের জন্য আর কয়েক মিনিট অপেক্ষা করতে পারবে, এবং এটি আপনার হয়তো হৃদয় উঁড়ে দেওয়া, আপনার জীবনের সকল দুঃখ বর্ণনা করা একটি মেসেজ দেখার চেয়ে ভালো।
উপসংহার
স্পষ্ট বলছি: ইমেইল পাঠাতে চিন্তা করার কিছু নেই! শুধু داخل হোন এবং করুন। আপনি ভালো থাকবেন।
ইমেইল লিখতে আপনার কী কী টিপস? এইগুলো আপনাকে কি সাহায্য করলো?
