ইমেইল খোলা ও পড়া হয়েছে কিনা ট্র্যাক করুন: সহজ ও বিশ্বস্ত পদ্ধতি

আপনার সাথে কি এমন ঘটেছে? আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাঠিয়েছেন এবং উত্তর পাওয়ার জন্য আগ্রহের সাথে অপেক্ষা করছেন।

সময় কাটার সাথে সাথে আপনি জানতে চাইতে পারেন আপনার মেসেজটি কি সফলভাবে পাওঁছেছে এবং প্রাপক দ্বারা পড়া হয়েছে কিনা। সৌভাগ্যক্রমে, পাঠানো ইমেইল খোলা বা পড়া হয়েছে কিনা চেক করার কিছু উপায় রয়েছে:

(A) রিটার্ন রিসিপ্ট অনুরোধ করে,

(B) ইমেইল ট্র্যাকিং টুল ব্যবহার করে।

এই গাইডে আমরা উভয় পদ্ধতিতে ইমেইল ট্র্যাক করার বিষয়ে এবং তাদের সুবিধা-অসুবিধা আলোচনা করব। এছাড়া, সাধারণ ইমেইল সার্ভিস ব্যবহার করে আপনার ইমেইল খোলা হয়েছে কিনা চেক করার পদ্ধতিও বলব।

আরও চেক করুন: COVID-19 হিস্টেরিয়া সুযোগ করে ইমেইল স্ক্যামাররা কীভাবে ইউজারকে ফাঁসাচ্ছে

জিমেইল রিড রিসিপ্ট ফিচার ইনেবল করে ইমেইল রিড স্ট্যাটাস ট্র্যাক করা

আমি নিশ্চিত; অনেকেই নিশ্চিত নন যে জিমেইল নেটিভ রিড রিসিপ্ট ফাংশনালিটি অফার করে। হ্যাঁ, কোনো থার্ড-পার্টি ট্র্যাকিং অ্যাপ বা টুল ইনস্টল না করেই পাঠানো ইমেইল খোলা বা পড়া হয়েছে কিনা ট্র্যাক করা সম্ভব। এটা চমৎকার, ঠিক না? তাহলে কেন সবাই এই ফিচার ব্যবহার করছে না?

বোঝা গেলো জিমেইল রিড রিসিপ্ট ফাংশনালিটি শুধু তাদের জন্য উপলব্ধ যারা G Suite প্রোগ্রামের অধীনে আছে। মানে, আপনি যদি পারসোনাল উদ্দেশ্যে জিমেইল ব্যবহার করেন, তবে বিল্ট-ইন ইমেইল ট্র্যাকার অ্যাক্সেস করতে পারবেন না। জিমেইল ব্যবহার করে ইমেইল ট্র্যাকিং শুরু করতে নিচের ইনস্ট্রাকশনগুলো সাবধানে ফলো করুন:

স্টেপ ১- জিমেইল রিড রিসিপ্ট ফিচার এক্টিভেট করতে, GSuite Admin Console-এ নেভিগেট করুন। Apps > ক্লিক করুন GSuite > Gmail-এর Settings-এ যান > Advanced Settings বাটনে হিট করুন।

স্টেপ ২- Advanced Settings উইন্ডো থেকে, স্ক্রিনের নিচে স্ক্রল করে Email Read Receipts বাটন খুঁজুন।

স্টেপ ৩- এখন, ‘Allow email read receipts to be sent to all addresses in my organization as well as the following email addresses’ অপশনটি টগল অন করুন। এক্টিভেট होते আপনার কোম্পানির ইউজাররা ইমেইল রিসিপ্ট অনুরোধ ও রিটার্ন করতে পারবে।

স্টেপ ৪- রিড রিসিপ্ট ফিচার এক্টিভেট হলে, সাধারণভাবে ইমেইল কম্পোজ করুন। ড্রাফটিং শেষ হলে, নিচের ডানে ডাউন অ্যারোতে (Down Arrow) ক্লিক করুন। পপ-আপ মেনু থেকে Request read receipt অপশনে ক্লিক করুন এবং Send বাটন চাপুন!

প্রাপককে একটি কুইক পপ-আপ দিয়ে প্রম্পট করা হবে যেটি কনফার্ম করতে হবে যাতে আপনি আপনার ইমেইল খোলা হয়েছে বলে নোটিফিকেশন পান। এই এক্সিকিউশন ফিচারটিকে বেকার করে তোলে। সম্ভবত ৯০% প্রাপক জিমেইল রিড রিসিপ্ট পপ-আপকে ইগনোর করবে। কোনো আশচর্য নয়, আমাদের অধিকাংশকে ট্র্যাকিং ফিচার অন সহ ইমেইল পাওয়া যায়নি। কারণ যদি পেতাম, তবে আমাদের অধিকাংশই প্রবাবলি Not Now বাটনে ক্লিক করতাম!

সৌভাগ্যক্রমে, ইমেইল খোলা বা পড়া হয়েছে কিনা চেক করার একমাত্র সমাধান এটি নয়।

ইমেইল ট্র্যাকিং টুল ব্যবহার করে চেক করুন আপনার ইমেইল খোলা বা পড়া হয়েছে কিনা

আপনি দেখেছেন নেটিভ জিমেইল রিসিপ্ট ফিচার আপনার ইমেইল খোলা হয়েছে কিনা ট্র্যাক করার সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য ফাংশনালিটি নয়। যাইহোক, সেরা মেইল ট্র্যাকার ব্যবহার করে আপনার ইমেইল ট্র্যাক করা হাস্যকরভাবে সহজ। মার্কেটে অপরিমিত টুল রয়েছে এবং সেগুলো বছর ধরেই আছে। এই গাইডের জন্য আমরা রিকমেন্ড করছি সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেইল ট্র্যাকিং টুল – MailTrack।

ইমেইল ট্র্যাকিং টুলটি গুগল ক্রোম, ফায়ারফক্স, এবং ওপেরার জন্য এক্সটেনশন হিসেবে উপলব্ধ। এটি শুধু জিমেইল ইনবক্সের সাথে কাজ করে মেসেজ ট্র্যাক করার জন্য। MailTrack ‘see at a glance’ ক্যাপাবিলিটি দেয় ইমেইল রিসিভড বা ওপেনড হয়েছে কিনা দেখতে। আপনার প্রাপক যদি ইমেইলটি খুলে, তবে আপনি মেইলে ডাবল চেক মার্ক দেখবেন। আপনি চেক-মার্কের ওপর ক্লিক করে জানতে পারবেন কখন এবং কীভাবে আপনার ইমেইল খোলা হয়েছে।

আরও পড়ুন: পুরনো জিমেইল একাউন্ট থেকে নতুন একাউন্টে ইমেইল ট্রান্সফার করার পদ্ধতি

মাইক্রোসফট আউটলুকে ইমেইল রিড স্ট্যাটাস ট্র্যাক করা

আপনি যদি আউটলুক কমিউনিকেশন মিডিয়াম হিসেবে ব্যবহার করেন, সৌভাগ্যক্রমে মাইক্রোসফট একটি বিল্ট-ইন ইমেইল ট্র্যাকার অফার করে। ব্যবহার করতে হলে শুধু রিড রিসিপ্ট ফাংশনালিটি ইনেবল করুন এবং আপনি প্রস্তুত:

স্টেপ ১- File মেনু > Options > Mail-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ২- Tracking হেডের নিচে, আপনাকে দুটো অপশন থেকে একটি বেছে নিতে হবে: “Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient’s email server” অথবা “Read receipt confirming the recipient viewed the message”।

স্টেপ ৩- পছন্দের অপশন বেছে নিয়ে OK বাটন চাপুন এবং এটিই সব!

আপনি আউটলুক ব্যবহার করে ইমেইল ট্র্যাক করার জন্য সম্পূর্ণ প্রস্তুত।

স্টেপ ৪- এখন সাধারণভাবে একটি নতুন ইমেইল কম্পোজ করুন, এবং Options > Tracking > Request a Read Receipt চেকবক্স সিলেক্ট করুন।

ইমেইল ড্রাফট করে পাঠান, একবার প্রাপক আপনার মেসেজ পড়লে আপনি অটোমেটিক্যালি নোটিফাই হবেন!

সম্পর্কিত আর্টিকেলস

• আনোনিমাসলি ইমেইল পাঠানোর পদ্ধতি?
• সেরা ইমেইল ভেরিফায়ার অ্যান্ড ভ্যালিডেশন সফটওয়্যার ২০২০
• ম্যাকের জন্য সেরা ইমেইল অ্যাপস মেইলিং এক্সপেরিয়েন্স বাড়াতে
• SPF রেকর্ড কী এবং এটি কীভাবে ইমেইল স্পুফিং রোধ করে?
• ইমেইল অটোমেশনের বिगিনার গাইড