Gmail কাস্টম ইমেইল সিগনেচার তৈরির জন্য চমৎকার ফিচার দেয়।
এবং আরও ভালো কথা: প্রতিটি কানেক্টেড ইমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য আলাদা সিগনেচার বানানো ও ব্যবহার করা যায়। কিছু মিনিট ব্যয় করে আপনার বিভিন্ন ঠিকানার জন্য এটি করলে দীর্ঘমেয়াদে সময় বাঁচাবে এবং রিসিভারদের জন্য কনসিস্টেন্সি রাখবে।
অতিরিক্ত ইমেইল ঠিকানা সেট আপ করুন
জ্যাহির तौर पर, আপনার অন্যান্য ইমেইল অ্যাকাউন্ট Gmail-এ কানেক্ট করা থাকতে হবে সিগনেচার সেখানে ব্যবহার করার জন্য।
আপনি যদি এতে নতুন হন, তবে আপনি আপনার মালিকানাধীন ঠিকানা বা আলিয়াস থেকে মেইল পাঠাতে পারেন। এতে Yahoo, Outlook, Hotmail, ব্যবসায়িক বা শিক্ষা ডোমেইন, এবং অন্যান্য Gmail অ্যাকাউন্ট থাকে। এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন, উপরের ডান পাশের gear icon ক্লিক করে Settings সিলেক্ট করুন।
- Settings পেজের উপরে Accounts and Import ট্যাবে ক্লিক করুন। কিছু ডোমেইনের ক্ষেত্রে ট্যাবটি শুধু Accounts হিসেবে লেবেল করা থাকতে পারে।
- Send mail as সেকশনের অধীনে Add another email address ক্লিক করুন।
- একটি পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। প্রম্পটগুলো অনুসরণ করে প্রক্রিয়া পুরো করুন। মনে রাখবেন আপনাকে ইমেইল ঠিকানার মালিকানা প্রমাণ করতে হবে, তাই সেটি অ্যাক্সেসIBLE থাকা নিশ্চিত করুন।
তারপর আপনি Send mail as সেকশনে অতিরিক্ত ইমেইল ঠিকানা দেখতে পাবেন। সেই সেকশনের নিচে আপনি এই অপশনটি চেক করতে চাইবেন: Reply from the same address the message was sent to। এই অপশন অন করলে সেই অ্যাকাউন্ট থেকে রিপ্লাই বা কম্পোজ করার সময় ঠিকানা ও সিগনেচার স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনসার্ট হবে।
আপনি যদি এই অপশন অন না করতে চান, তবে মেইল পাঠানোর আগে ম্যানুয়ালি From ঠিকানা পরিবর্তন করতে পারেন। তখন সেই অ্যাকাউন্টের জন্য তৈরি কাস্টম সিগনেচার মেসেজে পপ আপ হবে।
আপনার সিগনেচারগুলো তৈরি করুন
মনে রাখবেন, আপনি Gmail-এ যোগ করা প্রতিটি ইমেইল ঠিকানার জন্য আলাদা সিগনেচার তৈরি করতে পারেন। এটি খুব হ্যান্ডি, বিশেষ করে পার্সনাল, শিক্ষা, এবং ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করলে। প্রফেশনাল ইমেইল সিগনেচার তৈরির আর্টিকেল আমাদের পড়ুন!
শুরু করতে উপরের ডান পাশের gear icon ক্লিক করে Settings সিলেক্ট করুন। ডিফল্টভাবে General ট্যাবে আপনি আসবেন। না হলে উপরে থেকে সেটা ক্লিক করুন। তারপর নিচে স্ক্রোল করে Signature এরিয়ায় যান।
No signature ডিসিলেক্ট থাকা নিশ্চিত করুন এবং তার নিচের ড্রপডাউন লিস্টে আপনার ঠিকানাগুলো থাকা অপশনটি সিলেক্ট করুন। লিস্ট দেখলে আপনার কানেক্ট করা সকল ইমেইল ঠিকানা দেখতে পাবেন।
যদি কোনো একটা মিসিং থাকে, Accounts and Import (বা Accounts) সেকশনে ফিরে যান এবং দেখুন ঠিকানাটি Send mail as এরিয়ায় আছে কিনা। না থাকলে উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করে অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করুন।
টেক্সট এডিটর ব্যবহার করুন
এখন লিস্ট থেকে সিগনেচার বানাতে চাওয়া ইমেইল ঠিকানা বেছে নিন। আপনি একটি ব্ল্যাঙ্ক ক্যানভাস পাবেন এবং টেক্সট এডিটর টুলস ব্যবহার করে বেসিক বা জটিল সিগনেচার বানাতে পারবেন।
Gmail ১০টিরও বেশি ফন্ট স্টাইল অফার করে (Garamond, Tahoma, Verdana সহ)। এটা শুরুতে ভালো, তাই আপনার ফন্ট স্টাইল বেছে নিন এবং তার পাশে টেক্সট সাইজ সিলেক্ট করুন।
টেক্সট ফরম্যাটিং টুলস দিয়ে টেক্সট স্টাইল করুন: বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন, এবং ব্যাকগ্রাউন্ড ও টেক্সটের জন্য রঙ।
ফরম্যাটিং টুলসের পাশে টেক্সট লিঙ্ক করার অপশন আছে। সিগনেচারে লিংক দিয়ে রিসিপিয়েন্টদের আপনার ওয়েবসাইট, ব্লগ, বা সোশ্যাল মিডিয়া নেটওয়ার্কে দ্রুত অ্যাক্সেস দিতে পারবেন। মনে রাখবেন রিসিভার যদি প্লেইন টেক্সট মোডে মেইল পায়, তাহলে লিংক ক্লিকযোগ্য হবে না।
লিংক ইনসার্ট করতে: টেক্সট সিলেক্ট করুন > Link বাটন ক্লিক করুন। ওয়েবসাইট লিঙ্ক করলে অটো ফরম্যাট হয়ে যেতে পারে। কিন্তু সাধারণ শব্দ (যেমন Facebook) এর জন্য লিঙ্ক প্রাপ্য করে বক্সে পেস্ট করুন।
লিংক বাটনের ডানে ইমেজ বাটন আছে। পার্সনাল সিগনেচারে ইমেজ কম ব্যবহৃত হয়। কিন্তু অনেক কোম্পানি কর্মীদের সিগনেচারে লোগো রাখতে চায়, অথবা আপনি যদি নিজের ব্যবসা করেন তবে এই অপশন পছন্দ করতে পারেন। কার্সর নেয়া যেতে চান সেখানে, Image বাটন চাপুন, এবং Google Drive, URL, বা কম্পিউটার থেকে ছবি নিন।
শেষে অ্যালাইনমেন্ট, নাম্বারড/বুলেটেড লিস্ট, ইন্ডেন্ট, কোটের অপশন আছে। একদম ডানে সব ফরম্যাটিং সরিয়ে ফেলার বাটন আছে — এক্সপেরিমেন্ট করলে মনে না হলে এক ক্লিকে ফরম্যাটিং মুছে ফেলা যাবে।
সিগনেচার সংরক্ষণ ও টেস্ট করুন
একটি সিগনেচার বানালে লিস্ট থেকে অন্য ইমেইল ঠিকানা সিলেক্ট করে পরের অ্যাকাউন্টের সিগনেচার বানান। পেজের নিচে Save Changes বাটন চাপা ন ভুলবেন, না হলে আপনার কাজ হারিয়ে যাবে।
সিগনেচার বানালে ভিন্ন ভিন্ন ইমেইল ক্লায়েন্টে টেস্ট করা বুদ্ধিমানের কাজ। এতে আপনি দেখতে পাবেন রিসিভারদের কাছে কীভাবে দেখাবে এবং আপনার আশা অনুযায়ী দেখাচ্ছে কিনা। Outlook, Gmail, Yahoo-এ মেইল পাঠান এবং মোবাইল ডিভাইসের ইমেইলে সিগনেচারের চেহারা চেক করুন।
সমস্যা সমাধান
Gmail-এ কাস্টম সিগনেচার বানানো সহজ হলেও কিছু লোক সমস্যায় পড়তে পারে।
কিছু সাধারণ সমস্যা এবং সমাধান:
- সিগনেচারে এক্সট্রা ক্যারেক্টার: কিছু Gmail ভার্সন টেক্সট ফরম্যাটিং সাপোর্ট করে না। এক্সট্রা ক্যারেক্টার মুছতে বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন ফরম্যাটিং সরিয়ে ফেলুন।
- রিপ্লাই করার সময় সিগনেচার দেখতে পাওয়া যাচ্ছে না: ইনবক্স থেকে রিপ্লাই করলে সিগনেচার ট্রিমড থাকে। থ্রি-ডট সেপারেটরে ক্লিক করলে দেখাবে। পাঠানো মেইলেও এটি ঘটতে পারে।
- সিগনেচার ফরম্যাট করতে পারছেন না: প্লেইন টেক্সটের বদলে Rich Text ফরম্যাটিং ব্যবহার করতে হবে। Compose ক্লিক করে নতুন মেইল বানান। নিচে ডান কোণের অ্যারো ক্লিক করুন এবং নিশ্চিত করুন Plain text mode আনচেকড আছে।
আপনি কি আপনার সিগনেচার তৈরি করার জন্য প্রস্তুত?
বিভিন্ন অ্যাকাউন্টের জন্য কাস্টম সিগনেচার বানালে কনসিস্টেন্সি এবং এফিশিয়েন্সি — দুটি লাভ পাবেন। এটি বিশেষ সহায়ক যদি আপনি সবসময় একইভাবে ইমেইল সাইন করেন। এবং মনে রাখবেন: আপনার নাম ও কন্ট্যাক্ট ইনফো-এর আগে "সিনসিয়ারলি," "থ্যাংক ইউ," বা "হ্যাভ আ নাইস ডে" যোগ করতে পারেন।
আপনার যেকোনো পরামর্শ বা টিপস থাকলে যারা এখন শুরু করছেন তাদের জন্য কমেন্টে শেয়ার করুন।
