হ্যালো। আমার নাম রায়ান ডুব এবং আমি একজন ইনবক্স হোয়ার্ডার। আমি এই সপ্তাহের জন্য আমার প্রজেক্ট, এবং এই আর্টিকেলের জন্য, নির্ধারণ করলাম যে ইমেইল ম্যানেজমেন্ট সার্ভিস Mailstrom ব্যবহার করে আমার ইমেইল ইনবক্স সমস্যা কatsua কাটি করব।
আমি ইনবক্স সমস্যা নিয়ে মজাক করছি না। আমার Yahoo ইমেইল অ্যাকাউন্টে ১৩,০০০+ ইমেইল আছে। Gmail-এ ১০,০০০+। এই আর্টিকেলের অংশ হিসেবে, আমার লক্ষ্য ছিল দেখি কি আমি ১০,০০০ Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে কয়েক হাজার ইমেইল কাটায় পারি। কার্যকর হলে, আমি সম্ভবত Mailstrom-এ ফুল অ্যাকাউন্টের জন্য সাইন আপ করব।
Mailstrom-এ ফ্রি অ্যাকাউন্ট সাইন আপ করার পর প্রথমে জানলাম ট্রায়াল লিমিট শুধু ১৫০০ ইমেইল ডিলিশনের নিচে। অন্যরা MUO-তে সফটওয়্যারটি টেস্ট করার পর জানলাম ট্রায়াল ডিলিশনগুলো নির্ভর করে আপনার ইনবক্সে মোট কতগুলো মেসেজ আছে। আপনি সার্ভিসটি টেস্ট করার সাথে সাথে, ফ্রি ডিলিশন বাড়াতে অপশন থাকবে আপনার ইনবক্সের তৃতীয়াংশের чуть বেশি পর্যন্ত, তারপর বাকি পরিষ্কার করতে পেইড প্ল্যানে সাইন আপ করতে হবে। এই টেস্ট পিরিয়ড Mailstrom সিস্টেম কতটা কার্যকরভাবে একটি বিশাল গুলগুলি ইনবক্স পরিষ্কার করে সেটা টেস্ট করার জন্য পর্যাপ্ত ছিল।
বছর ধরে আমরা আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট ম্যানেজ করার এবং গুলগুলি ইনবক্স পরিষ্কার করার অনেক সমাধান দিয়েছি, MailMate বা Gmail-এর নিজস্ব আনসাবস্ক্রাইব বাটন এর মতো ভিন্ন সমাধান ব্যবহার করে। এই সব সমাধান চমৎকার, কিন্তু Mailstrom-এর মতো একটি কেন্দ্রীয় অনলাইন সমাধান से বেশি সুবিধাজনক কিছু নেই।
আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করুন
অনেক মানুষের জন্য ইনবক্স পরিষ্কার না করার কারণ হলো সময়ের অভাব। Mailstrom-এর স্লোগান হলো সিম্পলি, "Clean Up Your Inbox Now"। তারা শারীরিকভাবে এখন বোঝাতে চায়।
আপনি এখনই শুরু করার আগে, আপনাকে একটি অ্যাকাউন্টের জন্য সাইন আপ করতে হবে। Mailstrom বিশেষভাবে Gmail অ্যাকাউন্ট এবং Windows Live অ্যাকাউন্টের সাথে কার্যকর, কিন্তু Yahoo-তে কাজ করল না যখন আমি চেষ্টা করলাম। সিস্টেম বলল Yahoo সাময়িকভাবে অনুপলব্ধ। Gmail-এ টেস্ট করলে তৎক্ষণ কাজ করল, এবং সিস্টেম অবিলম্বে অ্যাকাউন্টটি ছানতে শুরু করল।
সময় হলো ইনবক্স অর্গানাইজেশনের চাবিকাঠি। ১০,০০০ পৃথক ইমেইল স্ক্রল ডাউন করে যেগুলো ডিলিট করা যায় সেগুলো খুঁজে বের করবে না যখন বিষয়টি এতটুকু আউট অফ কন্ট্রোল হয়ে গেছে। বরং, Mailstrom আপনার ইমেইল বিভিন্ন ক্যাটাগরিতে সনাক্ত ও সর্ট করে যেমন Sender, Subject, Unsubscribe করা যায় কিনা, শপিং মার্চেন্ট থেকে কিনা অথবা অন্য কেউ।
এটার পয়েন্ট হলো আপনাকে খুব বড় ব্লকে ইমেইল দেয়া যাতে আপনি সেগুলো একসাথে ম্যানেজ করতে পারেন, এক এক করে না। Sender ক্যাটাগরি তৎক্ষণে আমার সবচেয়ে বড় 컬প্রিট বের করল – Google Alerts-এর দৈনিক সাবস্ক্রিপশন যেগুলো অন্য ফোল্ডারে সঠিকভাবে ফিল্টার হয় নি যেগুলো নিয়মিত अन्तরালে পরিষ্কার করা যেত। বরং সেগুলো সব ইনবক্সে গুলগুলি তৈরি করছিল।
Mailstrom ব্যবহার করে আপনি এই ধরনের সুযোগগুলো আবিষ্কার করবেন। এটি আপনাকে সনাক্ত ও মুছে ফেলতে বা ভালোভাবে অর্গানাইজ করতে দেবে সেকেন্ডের মধ্যে সैकδες থেকে হাজার হাজার ইমেইল।
আপনার ইমেইলের সাথে কী করবেন সেটা নির্ধারণ করুন
যখন আপনি একটি পৃথক ইমেইলে ক্লিক করেন, Mailstrom আপনাকে বেশ কিছু অপশন দেয়, যার মধ্যে আছে আরও বর্ণনামূলক ফোল্ডারে সরানো (এবং ইনবক্স থেকে বের করা), ডিলিট করা, আর্কাইভ করা, স্প্যাম ফোল্ডারে সরানো, বা "Chill"।
Chill একটি কুল ফিচার যেখানে আপনি ইমেইলকে পরবর্তী সময়ে পুনরায় ডেলিভার করতে বাধ্য করতে পারেন যখন আপনি জানেন আপনি সেটি ভালোভাবে হ্যান্ডেল করতে পারবেন।
আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টে স্পেস সমস্যা থাকলে, আপনি সরাসরি "Size" ক্যাটাগরিতে যেতে পারেন এবং অবিলম্বে সবচেয়ে বড় 컬প্রিট খুঁজে পাবেন – "Extra Large" এবং "Jumbo" ক্যাটাগরির ইমেইলগুলো।
গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল হারানোর চিন্তা করবেন না – Mailstrom-এ আপনি যেসব গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাবেন, সেগুলো হারানোর বদলে শুধু "Move" বাটনে ক্লিক করুন এবং সেগুলো একটি "Important" ফোল্ডারে অর্গানাইজ করুন যাতে পরে ডিল করতে পারেন, গুলগুলি ইনবক্সের নিচে সেই ইমেইলগুলো ডুবিয়ে যাওয়ার বদলে।
Mailstrom ক্যাটাগরি ব্যবহার করুন
Mailstrom বিশাল ইমেইল সংগ্রহ পরিষ্কার করতে সাহায্য করে কারণ এটি গুলগুলি ইমেইলগুলো ব্লকে গ্রুপ করতে সাহায্য করে যেগুলো আপনি একসাথে অর্গানাইজ বা ডিলিট করতে পারেন। কিছু সংগ্রহ অন্যদের চেয়ে বেশি উপযোগী আপনি আপনার ইমেইল কীভাবে ব্যবহার করেন তার ওপর নির্ভর করে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন শপাহোলিক হন এবং বছরের পর বছর শপিং ডিল নিউজলেটার বা অ্যালার্ট সাবস্ক্রাইব করেছেন, তবে সম্ভবত "Shopping" ক্যাটাগরিটি আপনাকে খুব সাহায্য করবে।
আপনি যদি সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাডিক্ট হন এবং আপনার সব সোশ্যাল অ্যাকাউন্টে ইমেইল অ্যালার্ট অন করুন, তবে আপনি কল্পনা করতে পারেন "Social" ক্যাটাগরিটি কতটুকু সাহায্য করবে পরিষ্কার করতে।
আপনি যদি আপনার বুদ্ধির শেষ সীমায় আছেন, এবং শুধু একটি নির্দিষ্ট তারিখের পুরনো সব কিছু মুছে ফেলতে চান, তবে "time" ক্যাটাগরিটি হলো যেখানে আপনি শুরু করতে চাবেন। কমপক্ষে, এটি আপনাকে দেখাবে আপনার ইমেইলের বাল্ক কোথায় আছে যাতে আপনি সেই পুরনো গুলো হ্যান্ডেল করতে পারেন যা সম্ভবত আপনার আর কোনো কাজের নয়।
ইমেইল থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন
এটি আপনার ইনবক্সের বিদ্যমান গুলগুলি পরিষ্কার করার সাথে সাথে সাবস্ক্রাইব করা জিনিসগুলো থেকে আনসাবস্ক্রাইব করার সবচেয়ে সহজ এবং দ্রুত উপায়। সেগুলো দেখতে, শুধু "Unsubscribe" ক্যাটাগরিতে ক্লিক করুন।
Mailstrom সক্ষম সেই ইনকামিং ইমেইলগুলো সনাক্ত করতে যেগুলো আপনি সাবস্ক্রাইব করেছেন, এবং এটি আপনাকে আনসাবস্ক্রাইব করার ফিচার অফার করে – বা কমপক্ষে আপনাকে ওয়েবসাইটে পাঠায় যেখানে আপনি আনসাবস্ক্রাইব করতে পারেন। শুধু ইমেইলটি নির্বাচন করুন এবং "Unsubscribe" বাটনে ক্লিক করুন।
আপনার অপশন আছে শুধু আনসাবস্ক্রাইব করা, অথবা আনসাবস্ক্রাইব এবং ইমেইল ডিলিট করা।
প্রগতি এবং অতিরিক্ত ফিচার
আপনি যখন আপনার ইমেইল ইনবক্স পরিষ্কার করতে উড়ে যাবেন, তখন বাম নেভিগেশন মেনুর নিচে একটি প্রগ্রেস বার দেখবেন। এই এলাকাটি দেখাবে আজ আপনি কতগুলো মেসেজ ইনবক্স থেকে পরিষ্কার করেছেন, কতগুলো নতুন মেসেজ পেয়েছেন, এবং একটি পーよেন্টেজ যা দেখাবে আপনি কতটুকু অর্জন করেছেন।
ইনবক্স কন্টেন্ট এত দ্রুত কমতে দেখতে খুব মোটিভেটিং, এবং একটি নরমাল ইনবক্স কতটা ক্লিন হতে পারে সেটা দেখে সন্তোষজনক। Mailstrom-এরおかげ এটি তত কঠিন নয়। এই অযৌক্তিক ভয় যে কিছু গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হারিয়ে যাবে সেটি প্রতিস্থাপিত হয়েছে একটি খুব উত্সাহজনক প্রকাশনা দিয়ে যে আপনার ইনবক্স আর কখনো গুলগুলি হবে না।
Mailstrom-এ পেইড ফিচার
আপনি আসলে Mailstrom ফ্রি ব্যবহার করে ৪,০০০ ইমেইল মেসেজ পর্যন্ত আপনার ইনবক্স থেকে ডিলিট করতে পারেন। আপনার যদি বড় গুলগুলি না থাকে, তবে এটি পর্যাপ্ত হতে পারে। তবে, আপনার যদি আমার মতো ইমেইলের পাহাড় থাকে, বা আপনি Mailstrom-এর মতো একটি সিস্টেম চান যা আপনার ইনবক্সের ক্লিনলি মেইনটেইন করতে সাহায্য করে, তবে সস্তা $49.95 প্রতি বছর ফুল সাবস্ক্রাইবার প্ল্যান মানানসই হতে পারে। একটি ফুল সাবস্ক্রিপশন আপনাকে ১০ অ্যাকাউন্ট ম্যানেজ করতে দেয় শুধু ৩ না, এবং এতে ২০০টি পর্যন্ত অটোমেটিক রুল থাকে ইনকামিং ইমেইল ম্যানেজ করার জন্য।
আপনার যদি প্রতিদিন ক্রেজি ভলিউমে ইমেইল আসে, ইনবক্স ক্লিন রাখার জন্য অটোমেটিক রুল অনেক দূর যেতে পারে আপনার ইনবক্স এবং আপনার স্যানিটি মেইনটেইন করতে। এবং যেহেতু এই রুলগুলো Mailstrom-এ ডিফাইন করা ক্যাটাগরিতে প্রয়োগ হয়, এটি Gmail-এর মতো ইমেইল সার্ভিসের ভেতরের ফিল্টারিংয়ের বাইরে ফাংশনালিটি প্রদান করে।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আপনার অসম্ভব গুলগুলি ইনবক্স অর্গানাইজ করা একটি অসম্ভব কাজ নয় – বা সেটা এমন কষ্টদায়কও নয়। যেহেতু ইমেইল গ্রহের সবচেয়ে সাধারণভাবে ব্যবহৃত প্রোডাক্টিভিটি টুলসের মধ্যে একটি, আপনার ইনবক্স সুন্দরভাবে রান করানো এবং কার্যকর রাখা আপনাকে যতটা সম্ভব প্রোডাক্টিভ রাখার সবচেয়ে সহজ উপায়ের মধ্যে একটি।
