একটি কর্মক্ষেত্রে, ইমেল যোগাযোগ এবং কাজের প্রতিবেদন ভাগ করার একটি সাধারণ মাধ্যম হয়ে ওঠে। অনেক ক্ষেত্রে, সহকর্মীদের কাছে পাঠানো ইমেলগুলির মেইলের বডিতে একই বিষয়বস্তু লেখা থাকে, শুধু যে সংযুক্তিগুলি আলাদা৷
এগুলি অভিনন্দনমূলক ইমেল, শুভেচ্ছা ইমেল বা ইমেল হতে পারে যার মাধ্যমে ব্যবহারকারীরা একই ইমেল বিষয়বস্তু সহ রিপোর্ট এবং নথি পাঠান – “দয়া করে এই ইমেলের সাথে সংযুক্ত ফাইলগুলি খুঁজুন৷
কিছু সময়ের মধ্যে, এটি বারবার একই ইমেল লিখতে বা একটি নতুন ইমেল রচনা করার সময় এটি অনুলিপি করা বিরক্তিকর হয়ে ওঠে।
আপনি ইমেল টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করে এই সমস্ত তাড়াহুড়ো থেকে নিজেকে বাঁচাতে পারেন, যা একটি ইমেলের টেমপ্লেট তৈরি করে যা বারবার বিভিন্ন ব্যবহারকারীদের কাছে পাঠানো যেতে পারে। এটি ইমেল রচনার সময় আপনার কিছু সময় বাঁচাবে এবং সম্ভবত আপনাকে আর বিরক্ত করবে না।
আরো পড়ুন: কিভাবে Gmail অ্যাপ এবং ওয়েবে Google Meet অক্ষম করবেন
আপনি কীভাবে Gmail-এ ইমেল টেমপ্লেটগুলি সক্ষম করতে পারেন এবং আরও ভাল দক্ষতার জন্য সেগুলি ব্যবহার করতে পারেন তা এখানে রয়েছে:
ইমেলে টেমপ্লেট কীভাবে সক্রিয় করবেন?
টেমপ্লেটগুলি অক্ষম করা হয়েছে ৷ আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে ডিফল্টরূপে। আপনি এটি ব্যবহার শুরু করার আগে আপনাকে Gmail এর উন্নত সেটিংসের মাধ্যমে এটি সক্ষম করতে হবে৷ Gmail-এ টেমপ্লেটগুলি সক্ষম করতে ক্রমানুসারে এই পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন:
ধাপ 1: সেটিংস কগ-এ যান Gmail টাস্কবারের উপরের ডানদিকে বোতাম।
ধাপ 2: ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, সব সেটিংস দেখুন নির্বাচন করুন বিকল্প।
ধাপ 3: সেখান থেকে অ্যাডভান্সড-এ যান জিমেইল সেটিংসের মেনু।
ধাপ 4: মেনুতে স্ক্রোল করুন। সেখানে আপনি টেমপ্লেট দেখতে পাবেন বিকল্প অক্ষম হিসাবে সেট করা হয়েছে৷ সক্ষম এ ক্লিক করুন বোতাম।
ধাপ 5: সংরক্ষণ করুন নতুন সেটিংস।
আরো পড়ুন: জিমেইলে টাস্কের সাথে কিভাবে কাজ করবেন?
কিভাবে Gmail এ ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করবেন?
ইমেল টেমপ্লেটগুলি ইমেলগুলির সমন্বয়ে সংরক্ষিত হয় যেগুলির মেল বডিতে একই বিষয়বস্তু থাকে৷ এই রচনা করা ইমেলগুলি বারবার টাইপ না করেই বারবার ব্যবহার করা যেতে পারে এবং পরিবর্তে, সরাসরি আপনার টেমপ্লেট তালিকা থেকে টেনে নেওয়া যেতে পারে। Gmail-এ আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে কীভাবে একটি তৈরি করবেন তা এখানে রয়েছে:
ধাপ 1: কম্পোজ -এ ক্লিক করুন বোতাম।
ধাপ 2: ইমেল বিষয়বস্তু টাইপ করে আপনার ইমেল খসড়া করুন৷
৷ধাপ 3: এখন, আপনার খসড়া সংরক্ষণ করার আগে, ইমেল রচনা বাক্সের নীচে-ডানদিকে উল্লম্ব উপবৃত্তগুলিতে (তিন-বিন্দু বোতাম) ক্লিক করুন৷
ধাপ 4: টেমপ্লেট, -এ ক্লিক করুন এবং ফলস্বরূপ পাশের মেনু থেকে, টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন .
ধাপ 5: Save as New Template-এ ক্লিক করুন যেহেতু এটিই তৈরি করা প্রথম টেমপ্লেট, তাই আপনি একটি পুরানো টেমপ্লেট ওভাররাইট করতে পারবেন না (আমরা এই নিবন্ধে পরে এটি নিয়ে যাব)।
ধাপ 6: আপনার টেমপ্লেটের নাম লিখুন এবং সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন। আপনার নতুন টেমপ্লেট তৈরি হয়েছে৷
৷
আরো পড়ুন: জিমেইলে কীভাবে সোয়াইপ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করবেন?
কিভাবে একটি পূর্ববর্তী টেমপ্লেট ওভাররাইট করবেন?
একটি টেমপ্লেট ওভাররাইট করা একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেটের ইমেল বিষয়বস্তু পরিবর্তন করার জন্য এবং একটি নতুন তৈরি না করেই এটিকে পূর্বে সংরক্ষিত টেমপ্লেটের উপর সংরক্ষণ করে। এখানে আপনি কিভাবে Gmail এ একটি টেমপ্লেট ওভাররাইট করতে পারেন:
ধাপ 1: কম্পোজ এ ক্লিক করুন এবং নতুন সামগ্রী সহ একটি পরিবর্তিত ইমেল খসড়া তৈরি করুন৷
৷
ধাপ 2: ইমেল রচনা বাক্সের নীচে-ডানদিকে উল্লম্ব উপবৃত্তগুলিতে (তিন-বিন্দু বোতাম) ক্লিক করুন৷
ধাপ 3: টেমপ্লেট, -এ ক্লিক করুন এবং ফলস্বরূপ পাশের মেনু থেকে, টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন .
ধাপ 4: সেখান থেকে, টেমপ্লেট ওভাররাইট এর অধীনে , আপনার পূর্বে সংরক্ষিত ইমেল টেমপ্লেটের নামের উপর ক্লিক করুন।
ধাপ 5: সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন .
আরো পড়ুন: কিভাবে Gmail আর্কাইভ ইমেল ব্যবহার করবেন?
এটি ব্যবহার করার জন্য টেমপ্লেট কীভাবে সন্নিবেশ করবেন?
একটি টেমপ্লেট সন্নিবেশ করা একটি সহজ প্রক্রিয়া। আপনি দেখতে পাবেন কিভাবে ইমেলের জন্য একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করা সময় সাশ্রয় এবং চাপমুক্ত উভয়ই হতে পারে:
ধাপ 1: শুরু করুন ইমেল রচনা .
ধাপ 2: ইমেল রচনা বাক্সের নীচে-ডানদিকে উল্লম্ব উপবৃত্তগুলিতে (তিন-বিন্দু বোতাম) ক্লিক করুন৷
ধাপ 3: টেমপ্লেট, -এ ক্লিক করুন এবং ফলস্বরূপ পাশের মেনু থেকে, ইনসেট টেমপ্লেট-এ ক্লিক করুন
এখন, নির্বাচিত টেমপ্লেটটি আপনার নতুন ইমেলে যোগ করা হবে। আপনি এটিকে আরও ফরম্যাট করতে পারেন এবং প্রাপকের কাছে পাঠানোর আগে প্রয়োজনীয় নথি সংযুক্ত করতে পারেন। এইভাবে, আপনি বাধ্যতামূলক বিষয়বস্তু বারবার টাইপ করার ঝামেলা থেকে রক্ষা পাবেন।
আরো পড়ুন: কিভাবে Gmail-এ প্রচারমূলক ইমেল থেকে মুক্তি পাবেন?
জিমেইলে একটি ইমেল টেমপ্লেট কীভাবে মুছবেন?
আপনি যদি এটি আর ব্যবহার করতে না চান তবে একটি টেমপ্লেট মুছে ফেলা সঠিক পছন্দ। এখানে আপনি কিভাবে একটি Gmail টেমপ্লেট মুছে ফেলতে পারেন যখন এটি আপনার কোন কাজে আসে না:
ধাপ 1: শুরু করুন ইমেল রচনা .
ধাপ 2: ইমেল রচনা বাক্সের নীচে-ডানদিকে উল্লম্ব উপবৃত্তগুলিতে (তিন-বিন্দু বোতাম) ক্লিক করুন৷
ধাপ 3: টেমপ্লেট, -এ ক্লিক করুন এবং ফলস্বরূপ পাশের মেনু থেকে, টেমপ্লেট মুছুন এ ক্লিক করুন
ধাপ 4: পরবর্তী ধাপে, আপনি যে টেমপ্লেটটি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে চান তার নামের উপর ক্লিক করুন।
এইভাবে, Gmail টেমপ্লেটগুলি এমন ব্যবহারকারীদের জন্য দুর্দান্ত সাহায্য করতে পারে যাদের প্রতিদিন অতিরিক্ত কাজ করতে হয় বা একই সামগ্রীর সাথে ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য হতে পারে৷
আপনিও পছন্দ করতে পারেন
কিভাবে Google Takeout ব্যবহার করে Gmail MBOX ডেটা ডাউনলোড করবেন
কিভাবে Android এবং iOS এ Gmail ডার্ক মোড সক্ষম করবেন
কিভাবে Gmail এর নতুন অফলাইন এবং গোপনীয় মোড ব্যবহার করবেন
কিভাবে জিমেইলে একাধিক ইমেল ফরোয়ার্ড করতে হয় একবারে
