একটি ওয়ার্কস্পেসে, ইমেইল যোগাযোগ এবং কাজের রিপোর্ট শেয়ার করার একটি সাধারণ মাধ্যম। অনেক উদাহরণে, সহকর্মীদের কাছে পাঠানো ইমেইলগুলোর কন্টেন্ট মেইল বডিতে একই থাকে, শুধু অ্যাট্যাচমেন্টগুলো ভিন্ন থাকে।
এইগুলো হতে পারে অভিনন্দনের ইমেইল, শুভেচ্ছার ইমেইল, বা সেই ইমেইলগুলো যার ওপর ব্যবহারকারীরা রিপোর্ট এবং ডকুমেন্ট পাঠায় একই ইমেইল কন্টেন্টের সাথে – “অনুরোধ, এই ইমেইলের সাথে অ্যাট্যাচ করা ফাইলগুলো খুঁজে বের করুন।
কিছু সময় বিত जाने, একই ইমেইল বারবার লিখা বা নতুন ইমেইল কমপোজ করার সময় কপি করা বিরক্তিকর হয়ে যায়।
আপনি এই সব ঝামেলা থেকে মুক্তি পেতে পারেন ইমেইল টেমপ্লেট ব্যবহার করে, যা একটি ইমেইলের টেমপ্লেট তৈরি করে যেটি বারবার ভিন্ন ব্যবহারকারীদের কাছে পাঠানো যায়। এটি ইমেইল কমপোজ করার সময় বাঁচাবে এবং আপনাকে আর বিরক্ত করবে না।
আরও পড়ুন: জিমেইল অ্যাপ এবং ওয়েবে Google Meet ডিজেবল কীভাবে করবেন
এখানে কীভাবে আপনি জিমেইলে ইমেইল টেমপ্লেট এনেবল করবেন এবং দক্ষতার জন্য ব্যবহার করবেন:
ইমেইলে টেমপ্লেট কীভাবে এনেবল করবেন?
টেমপ্লেট আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে ডিফল্টভাবে Disabled রয়েছে। আপনাকে জিমেইল এডভান্সড সেটিংসের মাধ্যমে এনেবল করতে হবে ব্যবহার শুরু করার আগে। টেমপ্লেট জিমেইলে এনেবল করার জন্য এই প্রক্রিয়া ক্রমানুসারে অনুসরণ করুন:
ধাপ ১: জিমেইল টাস্কবারের উপরের ডান পাশে Settings Cog বাটনে যান।
ধাপ ২: ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, See All Settings অপশন সিলেক্ট করুন।
ধাপ ৩: সেখান থেকে, জিমেইল সেটিংসের Advanced মেনুতে যান।
ধাপ ৪: মেনু নিচে স্ক্রোল করুন। সেখানে আপনি template অপশনটি Disabled হিসেবে সেট থাকা দেখবেন Enable বাটনে ক্লিক করুন।
ধাপ ৫: Save নতুন সেটিংস.
আরও পড়ুন: জিমেইলে টাস্কস নিয়ে কাজ কীভাবে করবেন?
জিমেইলে ইমেইল টেমপ্লেট কীভাবে তৈরি করবেন?
ইমেইল টেমপ্লেট হলো সংরক্ষিত কমপোজ করা ইমেইল যেগুলোর মেইল বডিতে একই কন্টেন্ট থাকে। এই কমপোজ করা ইমেইলগুলো বারবার টাইপ না করেও ব্যবহার করা যায় এবং বরং সরাসরি আপনার টেমপ্লেট লিস্ট থেকে টেনে আনতে পারেন। জিমেইলে একটি তৈরি করার পদ্ধতি উত্পাদনশীলতা বাড়াতে:
ধাপ ১: Compose বাটনে ক্লিক করুন।
ধাপ ২: ইমেইল কন্টেন্ট টাইপ করে আপনার ইমেইল ড্রাফ্ট করুন।
ধাপ ৩: এখন, আপনার ড্রাফ্ট সেভ করার আগে, ইমেইল কমপোজিশন বক্সের নিচে ডান পাশে ভার্টিক্যাল ইলিপসিস (তিন-ডট বাটন) ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: Templates, এ ক্লিক করুন, এবং ফলস্বরূপ সাইড মেনু থেকে, Save Draft as Template-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৫: Save as New Template-এ ক্লিক করুন যেহেতু এটি প্রথমবারের টেমপ্লেট, আপনি পুরনো একটি ওভাররাইট করতে পারবেন না (এটি পরে এই আর্টিকেলে আলোচনা করা হবে)।
ধাপ ৬: আপনার টেমপ্লেটের নাম দিন এবং Save. এ ক্লিক করুন। আপনার নতুন টেমপ্লেট তৈরি হয়েছে।
আরও পড়ুন: জিমেইলে সুইপ ফিচার কীভাবে ব্যবহার করবেন?
পূর্বের টেমপ্লেট ওভাররাইট কীভাবে করবেন?
একটি টেমপ্লেট ওভাররাইট করা মানে একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেটের ইমেইল কন্টেন্ট পরিবর্তন করে সেটি পূর্বে সেভ করা টেমপ্লেটের ওপর সেভ করা, নতুন তৈরি না করে। জিমেইলে টেমপ্লেট ওভাররাইট করার পদ্ধতি:
ধাপ ১: Compose এ ক্লিক করুন এবং নতুন কন্টেন্টের সাথে একটি পরিবর্তিত ইমেইল ড্রাফ্ট করুন।
ধাপ ২: ইমেইল কমপোজিশন বক্সের নিচে ডান পাশে ভার্টিক্যাল ইলিপসিস (তিন-ডট বাটন) ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: Templates, এ ক্লিক করুন, এবং ফলস্বরূপ সাইড মেনু থেকে, Save Draft as Template-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: সেখান থেকে, Overwrite Template-এর নিচে, আপনার পূর্বে সেভ করা ইমেইল টেমপ্লেটের নাম ক্লিক করুন।
ধাপ ৫: Save-এ ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: জিমেইল আর্কাইভ ইমেইল কীভাবে ব্যবহার করবেন?
টেমপ্লেট ইন্সার্ট করে ব্যবহার কীভাবে করবেন?
একটি টেমপ্লেট ইন্সার্ট করা একটি সহজ প্রক্রিয়া। আপনি দেখবেন কীভাবে ইমেইলের জন্য টেমপ্লেট ব্যবহার করা সময়-বাঁচাও এবং চিন্তামুক্ত হতে পারে:
ধাপ ১: Composing Email শুরু করুন।
ধাপ ২: ইমেইল কমপোজিশন বক্সের নিচে ডান পাশে ভার্টিক্যাল ইলিপসিস (তিন-ডট বাটন) ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: Templates, এ ক্লিক করুন, এবং ফলস্বরূপ সাইড মেনু থেকে, Inset Template.-এ ক্লিক করুন।
এখন, সিলেক্ট করা টেমপ্লেট আপনার নতুন ইমেইলে যোগ হবে। আপনি এটি আরও ফরম্যাট করতে পারেন এবং পাঠানোর আগে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট অ্যাট্যাচ করতে পারেন। এইভাবে, আপনি বাধ্যতামূলক কন্টেন্ট বারবার টাইপ করার ঝামেলা থেকে মুক্ত থাকবেন।
আরও পড়ুন: জিমেইলে প্রোমোশনাল ইমেইল থেকে মুক্তি পাওয়ার পদ্ধতি?
জিমেইলে ইমেইল টেমপ্লেট ডিলিট কীভাবে করবেন?
একটি টেমপ্লেট ডিলিট করা সঠিক নির্বাচন যদি আপনি সেটি আর ব্যবহার করতে না চান। জিমেইল টেমপ্লেট কীভাবে ডিলিট করবেন যখন সেটি আপনার জন্য কোনো কাজের নয়:
ধাপ ১: Composing Email শুরু করুন।
ধাপ ২: ইমেইল কমপোজিশন বক্সের নিচে ডান পাশে ভার্টিক্যাল ইলিপসিস (তিন-ডট বাটন) ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: Templates, এ ক্লিক করুন, এবং ফলস্বরূপ সাইড মেনু থেকে, Delete Template.-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: পরবর্তী ধাপে, শুধু আপনি যে টেমপ্লেটটি স্থায়ীভাবে সরাতে চান তার নাম ক্লিক করুন।
এভাবে, জিমেইল টেমপ্লেট তাদের জন্য বড় সাহায্যকর যারা প্রতিদিন একই কন্টেন্টের সাথে কাজের বা হয়তো ব্যক্তিগত ব্যবহারে ইমেইল পাঠাতে হয়।
আপনার পছন্দের আরও কিছু
Google Takeout ব্যবহার করে Gmail MBOX ডেটা ডাউনলোড কীভাবে
অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএসে Gmail Dark Mode এনেবল কীভাবে
জিমেইলস নতুন অফলাইন এবং কনফিডেনশিয়াল মোড কীভাবে ব্যবহার করবেন
জিমেইলে একাধিক ইমেইল একসাথে ফরওয়ার্ড কীভাবে
