Gmail এমন একটি ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার যেনো উদার পরিমাণ স্টোরেজ দেয়। যদিও এটা নিশ্চিতভাবে একটি সুবিধা, কিন্তু এটাও অনেক ব্যবহারকারীর জন্য সবচেয়ে বড় সমস্যার একটি। যেহেতু ব্যবহারকারীরা গিগাবাইটে ফ্রি ডেটা সংরক্ষণ করতে পারেন, ইমেইল পরিষ্কার করা কম প্রাধান্য পায়, ফলে ব্যবহারকারীরা হাজার হাজার ইমেইলের মধ্য দিয়ে যান যখন তারা почти সব ফ্রি স্টোরেজ ব্যবহার করে ফেলে।
হাজার হাজার অনরিড এবং অপ্রয়োজনীয় ইমেইল দেখতে ভয়ানক লাগলেও, সব কিছু পরিষ্কার করে নতুন করে শুরু করা আশ্চর্য সহজ এবং দ্রুত। এই গাইডে, আমরা দেখাব Gmail-এ সব ইমেইল কীভাবে ডিলিট করতে হয়, সেইসাথে আপনি কীভাবে আপনার ইমেইলকে পুরনো ইমেইল অটোমেটিক্যালি ডিলিট করার জন্য সেট আপ করতে পারেন এবং নিয়মিত ইনবক্স পরিষ্কার করার গুরুত্ব।
আপনি কেন নিয়মিত আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করবেন?
আপনার ইনবক্সে এখনো পর্যাপ্ত স্পেস থাকলে, আপনি চিন্তা করতে পারেন আপনি কেন এটি পরিষ্কার করবেন? ইমেইল পরিষ্কার করার অনেক সুবিধা রয়েছে। এখানে টপ কারণগুলো:
অধিকাংশ ইমেইল তাদের মান হারায়
ইমেইলের প্রাথমিক উদ্দেশ্য হলো তথ্য পাঠানো ও গ্রহণ। তাই, আপনি যদি পাঁচ বছর আগে একটি ইমেইল পেয়েছেন, তবে সেটির ডেটা আজ কোনো মান রাখবে না।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার সাবেক নियोক্তা থেকে তিন বছর আগে একটি ইমেইল থ্রেড থাকলে, আপনি কি মনে করেন সেই থ্রেড থেকে যেকোনো তথ্য মূল্যবান? সম্ভবত না। তাই শুধু মূল্যবান ইমেইল রাখা এবং বাকি রিডান্ডেন্টগুলো সরানো ভালো।
মানব এবং কম্পিউটার সার্চ গতি
আপনি যদি আপনার ইমেইলগুলো বিভিন্ন প্রজেক্টের ফোল্ডারে অর্গানাইজ করেন, তবুও ৫০টি ইমেইলের পরিবর্তে ৫০০টি ইমেইল ভিজুয়ালি স্ক্যান করা সহজ। এবং আপনি যদি সবসময় Gmail-এর ফিল্টার অপশন ব্যবহার করেন রেজাল্ট কমাতে, তবুও এটি একটি পরিষ্কার, ছোট তালিকার সুবিধাকে হারাতে পারবে না।
শুধু আপনি হাজার হাজার ইমেইলের মধ্য দিয়ে ফিল্টার করতে কষ্ট পাবেন না, Gmail-ও একটি ডেটাসেট ফিল্টার করতে বেশি সময় নেবে যদি এতে অনেক রেকর্ড থাকে। সহজ কথায়, কম ইমেইল থাকলে আপনি এবং Gmail দুজনো ভালো সার্চ পারফর্ম করতে পারবেন।
লোকাল সিস্টেম পারফরম্যান্স
সার্চ গতির পাশাপাশি, অনেক ইমেইল থাকলে আপনার অপারেটিং সিস্টেমটিও প্রভাবিত হতে পারে, বিশেষ করে লোকাল ইমেইল প্রোগ্রাম ব্যবহার করলে। উদাহরণস্বরূপ, যত বেশি ইমেইল থাকবে, আপনার ইমেইল প্রোগ্রাম শুরু হতে এবং সার্ভারের সাথে সিঙ্ক হতে তত বেশি সময় লাগবে।
ফলস্বরূপ, আপনার ব্যাকআপগুলো বেশি সময় নেবে। তাই হার্ড ডিস্ক স্পেস যত সস্তো হোক, আপনার মেইলবক্স ন্যূনতম রাখা সবসময় একটি ভালো সমাধান।
Gmail-এ সব ইমেইল ডিলিট করা
আপনি যদি আপনার Gmail ইনবক্সের সব ইমেইল ডিলিট করতে চান, তবে আপনার দরকার শুধু একটি কম্পিউটার, আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট, এবং কিছু সময়। তারপর নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন আপনার ইনবক্স সম্পূর্ণ মুছতে:
- আপনার ব্রাউজারে Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- আপনার Gmail ইনবক্সে, আপনি কোন ক্যাটাগরি ডিলিট করতে চান সেটি বেছে নিন। Gmail ইনবক্সগুলো তিন বা চার ক্যাটাগরিতে ভাগ থাকে: Primary, Social, Updates, এবং Promotions। Gmail-এ ইমেইল ডিলিট করার সবচেয়ে দ্রুত পদ্ধতি হলো ক্যাটাগরি অনুযায়ী সেগুলো রিমুভ করা।
- আপনি যে ট্যাবটি ক্লিয়ার করতে চান সেটিতে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন। (এই গাইডে, আমরা Promotions ট্যাব ডিলিট করব।)
- আপনার স্ক্রিনের উপরের বাম পাশে, Search mail সার্চ বারের নিচে ছোট টিক বক্সে ক্লিক করুন। এটি পেজের সব ইমেইল সিলেক্ট করবে, যা সর্বোচ্চ ৫০টি, এবং সব সিলেক্ট করা ইমেইল গाढ় শেডে পরিবর্তিত হবে। আপনার ৫০টির বেশি প্রোমোশনাল ইমেইল থাকলে, এটি সবকিছু পাবে না, কিন্তু পরবর্তী ধাপটি পাবে।
- এরপর, আপনার স্ক্রিনের উপরের অংশে একটি ছোট টেক্সট দেখবেন যেটে লেখা থাকবে, “All 50 conversations on this page are selected.” Select all x conversations in Promotions.” যে অংশে লেখা আছে “Select all x conversations in Promotions” সেটিতে ক্লিক করুন। এটি আপনার নির্বাচিত ক্যাটাগরির সব ইমেইল সিলেক্ট করতে দেবে।
- তারপর, সার্চ বারের নিচে অবস্থিত Trash আইকন নির্বাচন করুন।
- Trash আইকনে ক্লিক করার পর, একটি পপ-আপ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে কনফার্ম করতে যে আপনি X সংখ্যক ইমেইল ডিলিট করতে চান। OK চাপুন।
- অ্যাকশন কনফার্ম করার পর, কিছু সময় লাগবে, বিশেষ করে আপনার হাজার হাজার ইমেইল থাকলে। প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ হলে, আপনার স্ক্রিনের নিচের বাম পাশে একটি ছোট কনফার্মেশন পপ-আপ দেখবেন। পেজ রিফ্রেশ করুন, এবং আপনি দেখবেন আপনার সব ইমেইল ডিলিট হয়ে গেছে।
নোট: আপনি যদি Promotion ক্যাটাগরির সব ইমেইল ডিলিট করলেও, এটা মানে নয় সেগুলো আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে রিমুভ হয়ে গেছে। Gmail-এ, একবার আপনি একটি ইমেইল ডিলিট করলে, সেটি প্রায় ৩০ দিন আপনার ট্র্যাশ ফোল্ডারে সংরক্ষিত থাকে। এই পিরিয়ডের পর গুগল সেগুলো পার্মানেন্টলি ডিলিট করবে। আপনি যদি এই প্রক্রিয়া দ্রুত করতে চান এবং সব ইমেইল চিরকালের জন্য ডিলিট করতে চান, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- আপনার স্ক্রিনের বাম মেনু নেভিগেশনে Trash Folder-এ যান।
- Trash ফোল্ডারে, আপনার স্ক্রিনের উপরের অংশে Empty Trash, now নির্বাচন করুন।
- এটি হলে, আপনার অন্যান্য ইনবক্স ক্যাটাগরিগুলোর জন্য একই প্রক্রিয়া दुহরান, এবং আপনার একটি পরিষ্কার Gmail ইনবক্স পাবেন নতুন শুরু করার জন্য।
Gmail-এ ইমেইল অটোমেটিক্যালি ডিলিট করা
আপনি যদি বিষয়টি আরও সুবিধাজনক করতে চান, তবে আপনি একটি ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন যা আপনার ইনবক্স থেকে পুরনো ইমেইল অটোমেটিক্যালি ডিলিট করবে।
- আপনার ব্রাউজারে Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- আপনার Gmail ইনবক্সে, আপনার স্ক্রিনের উপরের ডান পাশে Settings আইকনে ক্লিক করুন। এরপর See all settings নির্বাচন করুন।
- Settings পেজে, Filters and Blocked Addresses নির্বাচন করুন। এই মেনু থেকে Create a new filter নির্বাচন করুন।
- পপ-আপ বক্সে, "has the words" ফিল্ডে older_than:X টাইপ করুন। এই কমান্ডের X হলো আপনার পছন্দের টাইমফ্রেম পুরনো মেসেজ ডিলিট করার জন্য। কমান্ডে d দিনের জন্য, w সপ্তাহের জন্য, m মাসের জন্য, এবং y বছরের জন্য। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি টাইমফ্রেম চার বছর রাখতে চান, তবে X কে 4y এ পরিবর্তন করুন। তারপর Create filter চাপুন।
- একটি পপ-আপ বক্স প্রদর্শিত হবে জিজ্ঞেস করবে আপনি ফিল্টার তৈরি করতে চান কিনা। OK চাপুন।
- এরপর, Delete it এবং Also apply filter to পাশের বক্সে টিক দিন। তারপর Create filter চাপুন।
এটি আপনার নির্দিষ্ট তারিখের চেয়ে পুরনো সব ইমেইল অটোমেটিক্যালি ডিলিট করবে। আপনি যদি ভবিষ্যতে এই ফিল্টার ডিলিট করতে চান, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- আপনার ব্রাউজারে Gmail অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- আপনার Gmail ইনবক্সে, আপনার স্ক্রিনের উপরের ডান পাশে Settings আইকনে ক্লিক করুন। এরপর See all settings নির্বাচন করুন।
- Settings পেজে, Filters and Blocked Addresses নির্বাচন করুন এবং Delete চাপুন।
- একটি পপ-আপ বক্স প্রদর্শিত হবে। সিম্পলি OK চাপুন, এবং Gmail আপনার ফিল্টার ডিলিট করবে।
একটি পরিষ্কার ইনবক্স বজায় রাখুন
Gmail-এ সব ইমেইল ডিলিট করার পদ্ধতি জানতে আপনাকে একটি ক্লাটার-ফ্রি ইনবক্স থাকতে দেবে এবং নিশ্চিত করবে যে আপনি সকল এসেনশিয়াল ইমেইল পাবেন। তার পাশাপাশি, আপনি এখন আপনার ইনবক্সকে পুরনো ইমেইল অটোমেটিক্যালি ডিলিট করার জন্য সেট আপ করতে পারেন, যাতে আপনাকে ম্যানুয়ালি করতে মনে রাখতে হবে না।
