এক্সেলের টেক্সট-টু-কলাম ফিচার ব্যবহার করে ডেটা লস প্রতিরোধ করুন

Text to Columns এক্সেলের একটি খুব উপকারী ফিচার। এই ফিচারটি সাধারণত একক কলামে সংরক্ষিত ডেটাকে একাধিক কলামে আলাদা করতে ব্যবহৃত হয়। কিন্তু কখনো কখনো এই ফিচার ব্যবহার করার সময় আপনি এমন পরিস্থিতির সম্মুখীন হতে পারেন যেখানে এক্সেলে Text to Columns ডেটা ডিলিট করছে। এই আর্টিকেলের মূল উদ্দেশ্য হলো এই সমস্যার কারণগুলো উপযুক্ত সমাধানসহ ব্যাখ্যা করা।

প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুকটি এখান থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেল Text to Columns ডেটা ডিলিট করলে ২টি কারণ ও সমাধান

এই আর্টিকেলটি ব্যাখ্যা করার জন্য আমি নিচের ডেটাসেটটি নিলাম। এতে ৫জন ছাত্রের Serial No. এবং Information রয়েছে। এতে First Name, Last Name, Student ID এবং Birth Year রয়েছে। এই সব তথ্য একটি একক কলামে সংরক্ষিত। আমি Text to Columns ব্যবহার করে এই তথ্যগুলো আলাদা কলামে রাখব। এবং ব্যাখ্যা করব কেন Text to Column এক্সেলে ডেটা ডিলিট করছে সমাধানসহ।

কারণ ১: এক্সেলে লুকানো কলাম থাকা

শুরুতে, আমি আপনাকে দেখাব Text to Columns ফিচার কীভাবে ডেটা আলাদা করতে ব্যবহার করতে হয়।

• প্রথমে সেলগুলো সিলেক্ট করুন যেখানে ডেটা আলাদা করতে চান। এখানে আমি সেল রেঞ্জ C5:C9 সিলেক্ট করলাম।
• দ্বিতীয়ত, রিবন থেকে Data ট্যাবে যান।
• তৃতীয়ত, Text to Columns সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ, Convert Text to Columns Wizard – Step 1 of 3 আসবে।
• Delimited বেছে নিন।
• তারপর Next ক্লিক করুন।

• পরবর্তে, Convert Text to Columns Wizard – Step 2 of 3 আসবে।
• পরবর্তীতে, Delimiters বেছে নিন। এখানে আমি Comma এবং Space বেছে নিলাম কারণ আমার ডেটাতে দুটোই ব্যবহৃত।
• তারপর Treat consecutive delimiters as one অপশনটি চেক করুন।
• আরও, Next ক্লিক করুন।

• এখন Convert Text to Columns Wizard – Step 3 of 3 আসবে।
• আপনি যে Column data format চান সেটি বেছে নিন। এখানে আমি General বেছে নিলাম।
• শেষে Finish চাপুন।

• এখানে, নিচের চিত্রে আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে প্রথমটির পরের ডেটা হারিয়ে গেছে। এর সম্ভাব্য কারণ হতে পারে লুকানো কলাম।
• অর্থাৎ আমি ডেটা পেয়েছি কিন্তু কলামগুলো লুকানো থাকায় আপনি ডেটা দেখতে পাচ্ছেন না।

সমাধান: লুকানো কলাম আনহাইড করে হারানো ডেটা ফিরিয়ে আনার

লুকানো কলাম-এর কারণে এক্সেল Text to Columns ডেটা ডিলিট করছে সমস্যার সমাধান হলো লুকানো কলামগুলো আনহাইড করা। দেখি কীভাবে আপনি এটা করতে পারেন।

• শুরুতে, আপনার মাউস কার্সর লুকানো কলামের ওপর রাখুন।

• পরবর্তীতে, সেখানে Right-click করুন।
• তারপর Unhide বেছে নিন।

• এখন আপনি দেখবেন লুকানো কলামগুলোর একটি দেখাচ্ছে এবং আপনার ডেটা ফিরে এলো।

• उसके बाद অন্য কলামগুলো একইভাবে আনহাইড করুন যতক্ষণ না আপনার ডেটা ফিরে আসে।

• শেষে, আপনার ইচ্ছামত কলামগুলোকে টাইটেল দিন। এখানে, নিচের চিত্রে আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে আমি কলামগুলোর টাইটেল দিয়েছি এবং আমার চাহিদামত আউটপুট পেয়েছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ক্যারেজ রিটার্ন সহ Text to Columns ফিচার ব্যবহার করুন

কারণ ২: লাইন ব্রেককে স্পেস ধরা

নিচের চিত্রে আপনি আরেকটি ডেটাসেট দেখতে পাচ্ছেন। এখানে ডেটাগুলো স্পেস দিয়ে আলাদা। আমি এই ডেটাগুলো Text to Columns ফিচার ব্যবহার করে এক্সেলে ৪টি আলাদা কলামে উপস্থাপন করব।

এখানে আমি কারণ-১-এর মতো একই ধাপগুলো ফলো করে Text to Columns ফিচার ব্যবহার করলাম। কিন্তু নিচের চিত্রে আপনি চূড়ান্ত আউটপুট দেখতে পাচ্ছেন। এখানে আপনি দেখতে পাচ্ছেন Text to Columns এক্সেলে প্রথম ২ কলামের পর ডেটা ডিলিট করছে। এর কারণ হতে পারে লাইন ব্রেককে স্পেস ধরা।

দेखি কীভাবে আপনি এটা চেক করতে পারেন।

• চেক করার জন্য, ডেটা সংরক্ষিত সেলে ক্লিক করুন।
• এখন, ফর্মুলা বারে আপনি দেখতে পাবেন যে প্রথম দুটি ডেটার পর লাইন ব্রেক আছে। কিন্তু আপনি Delimiters-এ লাইন ব্রেক সিলেক্ট করেননি।

আরও পড়ুন: এক্সেল Text to Columns-এ লাইন ব্রেক ডিলিমিটার হিসেবে ব্যবহার করুন

সমাধান: লাইন ব্রেককে ডিলিমিটার হিসেবে সেট করুন

এখানে আমি দেখাব কীভাবে আপনি লাইন ব্রেককে ডিলিমিটার হিসেবে সেট করবেন যাতে Text to Columns এক্সেলে ডেটা ডিলিট না করে। ধাপগুলো দেখি।

• প্রথমে সেলগুলো সিলেক্ট করুন যেখানে Text to Columns ব্যবহার করতে চান।
• দ্বিতীয়ত, Data ট্যাবে যান।
• পরবর্তীতে, Text to Columns সিলেক্ট করুন।

• उसके बाद Convert Text to Columns Wizard – Step 1 of 3 আসবে।
• Delimited বেছে নিন।
• তারপর Next ক্লিক করুন।

• পরবর্তীতে, Convert Text to Columns Wizard – Step 2 of 3 আসবে।
• পরবর্তে, Space-কে Delimiters হিসেবে বেছে নিন।
• তারপর Others চেক করুন এবং Ctrl + J চাপুন লাইন ব্রেক ক্যারেক্টার পেতে।
• আরও, Treat consecutive delimiters as one অপশনটি চেক করুন।
• পরবর্তীতে, Next ক্লিক করুন।

• ফলস্বরূপ, Convert Text to Columns Wizard – Step 3 of 3 আসবে।
• আপনি যে Column data format চান সেটি বেছে নিন। এখানে আমি General বেছে নিলাম।
• শেষে Finish চাপুন।

• তারপর আপনি দেখবেন সকল ডেটা আলাদা কলামে পেয়েছেন।

• শেষে, আপনার ইচ্ছামত Column Titles দিন এবং আপনার চাহিদামত ডেটাসেট পান।

আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক ডিলিমিটার সহ Text to Columns রূপান্তর করুন

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমি চেষ্টা করেছি ব্যাখ্যা করতে কেন এক্সেল Text to Columns ডেটা ডিলিট করছে সমাধানসহ। এখানে আমি ২টি ভিন্ন কারণ এবং তাদের সমাধান ব্যাখ্যা করেছি। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য সহায়ক ছিল। আরও আর্টিকেলের জন্য ExcelDemy-এর সাথে যুক্ত থাকুন। এবং, আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে জানাতে পারেন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে ডেটের জন্য Text to Columns ব্যবহার করুন (সহজ ধাপ সহ)
• ওভাররাইটিং ছাড়া এক্সেলে Text to Columns রূপান্তর করুন
• ফর্মুলা দিয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেলে Text to Columns বিভক্ত করুন