এক্সেল নিয়ে কাজ করার সময়, আমরা প্রায়শই ধীর এবং সুস্থ এক্সেল অভিজ্ঞতা মুখোমুখি হই। অধিকাংশ ক্ষেত্রে, এই সমস্যার মূল কারণ হলো বড় এক্সেল ফাইল সাইজ। এই লেখায়, আমরা ৯টি স্মার্ট টিপ শিখব ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর জন্য।
এক্সেলে ফাইল সাইজ কমানো কেন গুরুত্বপূর্ণ?
বেশির ভাগ সময়, এক্সেল হাজার হাজার সারি এবং কলাম বিশাল ডেটাসেটের সাথে কাজ করে। এমন বড় ডেটাসেটের জন্য, এক্সেল খুব ধীরে প্রতিক্রিয়া জানায়। কখনো কখনো, এক্সেল উইন্ডো ফ্রিজ হয়ে যায় যা নিঃসন্দেহে একটি বিরক্তিকর সমস্যা। তাই, আমাদের ফাইল সাইজ কমাতে হবে যাতে এই সমস্যা থেকে মুক্তি পাই। আমরা ডেটা ডিলিট করে ফাইল ডেটা কমাতে পারি। কিন্তু এটি ফাইল সাইজ কমাতে একটি কার্যকর পদ্ধতি নয় কারণ আমরা একটি বড় অংশ ডেটা হারাব। এই কারণে, ডেটা সরানো ছাড়া এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর উপায় জানা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
ডেটা ডিলিট না করে ফাইল সাইজ কমানোর ৯টি টিপস
এই লেখায়, আমরা ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর কিছু হ্যান্ডি টিপস শিখব।
উল্লেখ্য যে, আমরা এই আর্টিকেলের জন্য Microsoft Excel 365 ভার্সন ব্যবহার করেছি, আপনি সুবিধা অনুযায়ী অন্য কোনো ভার্সন ব্যবহার করতে পারেন।
১. অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম সরানো
আমাদের এক্সেল ফাইলগুলিতে প্রায়শই কিছু অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম থাকে যা আমাদের মূল ডেটাসেটের সাথে সম্পর্কিত নয়। কিন্তু সেগুলো ফাইল সাইজ বাড়ায়।
নিচের ডেটাসেটে, আমাদের একটি টেক স্টোরের বар্ষিক বিক্রয় ডেটা রয়েছে।
নিচে স্ক্রল করে এবং ডান দিকে স্ক্রল করে, আমরা দেখতে পাব যে ওয়ার্কশীটে আমাদের মূল ডেটাসেটের সাথে সম্পর্কিত নয় এমন অনেক ডেটা রয়েছে।
আমাদের ডেটাসেটের নিচে অপ্রয়োজনীয় ডেটা নিচের ছবিতে দেখানো হয়েছে।
আপনি ডান দিকে স্ক্রল করলে কিছু অপ্রয়োজনীয় ডেটা ও পাবেন।
কিছু ক্ষেত্রে, আপনার ডেটাসেটে অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম থাকতে পারে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আমাদের এক্সেল ফাইল থেকে এই অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম সরান।
স্টেপ ০১: অপ্রয়োজনীয় সারি সরানো
- প্রথমে, ডিজায়ারড ডেটাসেটের নিচ থেকে, অপ্রয়োজনীয় ডেটার প্রথম কক্ষ নির্বাচন করুন। এই কেসে, এটি কক্ষ B20।
- এখন, কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + SHIFT + নিচের তীর কী (↓) ব্যবহার করে, ওয়ার্কশীটের শেষ সারি পর্যন্ত সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করুন।
- उसके बाद, CTRL + “-” (CTRL + Minus) दबाएं।
उसके बाद, Delete डायलॉग बॉक्स आपकी स्क्रीन पर खुलेगा।
- अगला, डायलॉग बॉक्स से सेल्स अप शिफ्ट चुनें।
- उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
नतीजतन, हमारे डेटासेट के नीचे के अनावश्यक पंक्तियाँ निम्न तस्वीर में चिह्नित अनुसार हटा दी जाएँगी।
स्टेप 02: अनावश्यक कॉलम हटाना
- फिर से, हमारे डेटासेट के दाईं ओर अनावश्यक डेटा के पहले सेल का चयन करें।
- उसके बाद, कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL + SHIFT + राइट एरो की (→) का उपयोग करके अंतिम कॉलम तक सभी अतिरिक्त डेटा चुनें।
- अब, CTRL + SHIFT + डाउन एरो की (↓) दबाएं, पिछले चरण में चयनित कॉलम के तहत सभी डेटा चुनने के लिए।
- इस चरण में, CTRL + “-” दबाएं।
उसके बाद, Delete डायलॉग बॉक्स आपकी वर्कशीट पर खुलेगा।
- अगला, Delete डायलॉग बॉक्स से, सेल्स लेफ्ट शिफ्ट चुनें।
- उसके बाद, OK क्लिक करें।
नतीजतन, आप देखेंगे कि आपके वर्कशीट से अनावश्यक पंक्तियाँ और कॉलम हटा दिए गए हैं।
आगे पढ़ें: बड़े एक्सेल फाइल साइज को 40-60% तक कम करें (१२ प्रमाणित विधियाँ)
২. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এবং অন্যান্য ফরম্যাট ডিলিট করা
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এর উপস্থিতি এক্সেল ফাইলের ফাইল সাইজও বাড়ায়। তাই, ডেটামুছে না দিয়েও এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে ওয়ার্কবুক থেকে যেকোনো কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ডিলিট করতে হবে।
নিচের ডেটাসেটে, আমাদের একটি টেক স্টোরের বার্ষিক বিক্রয় ডেটা রয়েছে যেখানে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করা হয়েছে।
নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে ওয়ার্কশীট থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ডিলিট করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Ribbon-এ থেকে Home ট্যাবে যান।
- उसके बाद, Conditional Formatting पर क्लिक करें।
- बाद में, ड्रॉप-डाउन से Clear Rules चुनें।
- अगला, निम्न छवि में चिह्नित अनुसार Clear Rules from Entire Sheet चुनें।
परिणामस्वरूप, आप बिना किसी कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू सेल के संपूर्ण वर्कशीट देखेंगे। बस निम्न स्क्रीनशॉट पर एक नजर डालें।
आगे पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कैसे कंप्रेस करें (१३ त्वरित विधियाँ)
৩. ছবি কম্প্রেস করে ফাইল সাইজ কমানো
ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর আরেকটি কার্যকর উপায় হলো এক্সেল ওয়ার্কশীতে থাকা ছবি (যদি থাকে) কম্প্রেস করা।
নিচের ডেটাসেটে, আমাদের ৩টি ওয়েবসাইট লিংক এবং তাদের সংশ্লিষ্ট QR কোড ছবি হিসেবে রয়েছে।
নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে ছবি কম্প্রেস করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো যায়।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, ওয়ার্কশীট থেকে যেকোনো ছবিতে ক্লিক করুন। तब, Picture Format टैब Ribbon में उपलब्ध होगा।
- उसके बाद, Picture Format टैब पर क्लिक करें।
- अगला, Picture Format टैब के तहत Adjust ग्रुप से Compress Pictures चुनें।
- बाद में, डायलॉग बॉक्स से अपना पसंदीदा Resolution चुनें।
- उसके बाद, OK दबाएं।
इसी तरह, आप अन्य तस्वीरों को कंप्रेस करने के लिए इन्हीं चरणों का पालन कर सकते हैं।
आगे पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फाइल साइज कैसे कम करें (२ आसान तरीके)
৪. জটিল সূত্র সরিয়ে ফাইল সাইজ কমানো
জটিল সূত্র সরিয়ে, আমরা ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো পারি।
নিচের ডেটাসেটে, আমাদের কিছু নাম রয়েছে যাদের প্রথম নাম এবং দ্বিতীয় নামের মধ্যে একটি কমা রয়েছে।
এখানে, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে এক ধাপে এটি করার জন্য আমরা জটিল নেস্টেড ফাংশন যেমন নেস্টেড IF ব্যবহার করেছি। বরং, আমরা একাধিক সহজ এবং সহজে ক্যালকুলেট होने वाले ধাপে এটি করতে পারি।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, 2 কলাম তৈরি করুন Space-এর পজিশন এবং Comma দিয়ে প্রতিস্থাপন নামে।
Space-এর পজিশন কলামে, আমরা FIND ফাংশন ব্যবহার করে স্ট্রিং-এ স্পেসের পজিশন খুঁজে বের করার সূত্র ব্যবহার করব, ১ম ক্যারেক্টার থেকে শুরু করে।
- उसके बाद, কক্ষ C5-এ নিচের সূত্রটি ইনসার্ট করুন।
=FIND(" ",B5,1)এখানে, B5 वह कक्ष है जहां आप स्पेस खोजेंगे।
- उसके बाद, ENTER दबाएं।
पहले स्ट्रिंग के लिए स्पेस का पोजिशन आपको नीचे दी गई छवि में दिखाए अनुसार उपलब्ध होगा।
एक्सेल के AutoFill फीचर का उपयोग करके, हम बाकी डेटा प्राप्त कर सकते हैं।
अब, Comma দিয়ে প্রতিস্থাপন कॉलम में, हम REPLACE फंक्शन का उपयोग करेंगे जो हमने पाया उस स्पेस को कॉमा से बदलने के लिए।
- बाद में, कक्ष D5 में नीचे दिया गया सूत्र दर्ज करें।
=REPLACE(B5,C5,1,",")यहां, C5 वह प्रारंभिक संख्या है जिसे हमें बदलने की आवश्यकता है।
- तब, ENTER दबाएं।
हम एक्सेल के AutoFill फीचर का उपयोग करके शेष डेटा प्राप्त कर सकते हैं।
इस तरह, हम एक जटिल सूत्र को कई सरल सूत्रों में विभाजित कर ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো পারি।
নোট: इस बात से इनकार नहीं किया जा सकता कि जटिल फंक्शन का उपयोग कुछ मामलों में अपरिहार्य है।
आगे पढ़ें: मेरी एक्सेल फाइल इतनी बड़ी क्यों है? (৭ কারণ সহ সমাধান)
৫. ব্যবহৃত সূত্র অপ্টিমাইজ করা
আমাদের ওয়ার্কশীটে ব্যবহৃত সূত্রগুলো অপ্টিমাইজ করে, আমরা ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো পারি।
নিচের ডেটাসেটে, আমাদের কিছু লোকের র্যান্ডম টিকেট সিরিয়াল নং রয়েছে।
এই নম্বরগুলো আমরা RANDBETWEEN ফাংশন ব্যবহার করে জেনারেট করেছি যা একটি Volatile function.
অর্থাৎ, এই মানগুলো যেকোনো কক্ষে কিছুই ইনপুট দিলে পরিবর্তিত হবে। এটি কম্পিউটেশনাল লোড বাড়ায় অপ্রয়োজনীয়ভাবে। ফাইল সাইজ কমাতে, আমাদের Volatile ফাংশন ব্যবহার এড়াতে হবে।
এখানে, আমরা Rand Check কলামে 700 ইনসার্ট করেছি। ফলস্বরূপ, Column C-এর সব নম্বর পরিবর্তিত হয়েছে।
Volatile ফাংশন ব্যবহার এড়াতে, আমরা নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, RANDBETWEEN ফাংশন ব্যবহার করে জেনারেট করা ডেটা নির্বাচন করুন।
- उसके बाद, CTRL + C दबाकर ये डेटा कॉपी करें।
- उसके बाद, Ribbon से Home टैब पर जाएं।
- अगला, Paste विकल्प चुनें।
- बाद में, ड्रॉप-डाउन से निम्न छवि में चिह्नित अनुसार Values चुनें।
परिणामस्वरूप, ये नंबर Column C में मान के रूप में पेस्ट होंगे।
- अब, Rand Check कॉलम में एक नंबर डालें। इस मामले में, हमने 350 डाला है।
संख्या डालने के बाद, आप देखेंगे कि संख्याएँ अपरिवर्तित रही हैं।
आगे पढ़ें: [Fixed!] बिना कारण एक्सेल फाइल बहुत बड़ी (१० संभावित समाधान)
৬. পিভট টেবিল ব্যবহার এড়িয়ে ফাইল সাইজ কমানো
এক্সেলে আমরা প্রায়শই PivotTable ব্যবহার করি। যাইহোক, PivotTable আমাদের ডেটাসেটের সাথে কাজ করার অনেক অপশন দেয়। কিন্তু এটি বড় জায়গা ঘেরে ফাইল সাইজও বাড়ায়।
নিচের ডেটাসেটে, আমাদের একটি টেক স্টোরের বার্ষিক বিক্রয় ডেটা রয়েছে। আমাদের বিক্রয় আইটেমের যোগফল বের করতে হবে।
এখানে, আমরা বিক্রয়ের যোগফল বের করতে Pivot Table ব্যবহার করেছি।
কিন্তু আমরা একটি সহজ SUM ফাংশন ব্যবহার করে এই PivotTable ব্যবহার এড়াতে পারি। এটি করতে, আমরা নিচের ধাপগুলো আলোচনা করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, নিচের ছবির মত একটি নতুন সারি তৈরি করুন।
- उसके बाद, কক্ষ C17-এ নিচের সূত্রটি দিন।
=SUM(C5:C16)এখানে, C5:C16 স্মার্টফোন-এর বিক্রয় ডেটা-র রেঞ্জ উপস্থাপন করে।
- उसके बाद, ENTER दबाएं।
इसलिए, आप अपनी स्क्रीन पर निम्न आउटपुट देखेंगे।
- अब, Fill Handle ड्रैग करके बाकी योग प्राप्त करें।
आगे पढ़ें: পিভট টেবিল সহ এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো
৭. বাইনারি ফরম্যাট ওয়ার্কবুক (XLSB) হিসেবে Save As ব্যবহার
বাইনারি ফরম্যাট ওয়ার্কবুক-এ ওয়ার্কবুক সেভ করে আমরা ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো পারি। এটি করতে, আমরা নিচের ধাপগুলো ব্যবহার করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Ribbon-এ থেকে File ট্যাবে যান।
- उसके बाद, Save As विकल्प चुनें।
- अब, उस फोल्डर में नेविगेट करें जहां आप इस फाइल को सेव करना चाहते हैं।
- उसके बाद, निम्न तस्वीर में चिह्नित भाग पर क्लिक करें।
- अगला, ड्रॉप-डाउन से Excel Binary Workbook चुनें।
- उसके बाद, Save पर क्लिक करें।
বাইনারি ওয়ার্কবুক ফরম্যাটে फाइल सेव करने के बाद, आप देखेंगे कि फाइल साइज घट गया है जैसा कि नीचे दी गई तस्वीर में चिह्नित है।
आगे पढ़ें: 100MB से अधिक एक्सेल फाइल कैसे कंप्रेस करें (७ उपयोगी तरीके)
৮. CSV ফরম্যাট ওয়ার্কবুক হিসেবে Save As ব্যবহার
ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর আরেকটি চমৎকার উপায় হলো এক্সেল ওয়ার্কবুককে CSV ফরম্যাট ওয়ার্কবুক-এ সেভ করা। এটি আমরা নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে করতে পারি।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, আগে বর্ণিত ধাপগুলো অনুসরণ করে নিচের ড্রপ-ডাউন লিস্ট পান।
- बाद में, ड्रॉप-डाउन से CSV (Comma delimited) विकल्प चुनें जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।
- उसके बाद, Save पर क्लिक करें।
CSV ফরম্যাটে फाइल सेव करने के बाद, आप देखेंगे कि आपकी फाइल साइज केवल 1 KB तक कम हो गई है।
हालांकि, कुछ मामलों में, आपको मौजूदा डेटा के किसी विरूपण के बिना CSV ফাইলকে এক্সেল ফাইলে রূপান্তর করতে पड़ सकता है।
आगे पढ़ें: ম্যাক্রো সহ এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো (১১ সহজ উপায়)
৯. এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করে ফাইল সাইজ কমানো
এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করেও আমরা ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো পারি। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আমাদের এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করি।
Steps:
- প্রথমে, আপনি যে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে চান সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন।
- उसके बाद, निम्न तस्वीर में चिह्नित अनुसार Send to विकल्प चुनें।
- अब, Compressed (zipped) folder विकल्प चुनें।
नतीजतन, आपकी एक्सेल फाइल कंप्रेस हो जाएगी। यहां आप देख सकते हैं कि आपकी एक्सेल फाइल का आकार 28 KB तक कम हो गया है।
आगे पढ़ें: এক্সেল ফাইল জিপ করার উপায় (৩ সহজ পদ্ধতি)
💡 মনে রাখার বিষয়
- एक बात ध्यान में रखनी है कि फाइल साइज 감소ের শতাংশ আপনার ওয়ার্কবুকের প্রাথমিক আকারের উপর নির্ভর করে। अर्थাৎ, আপনার ওয়ার্কবুক যত বড় হবে, ততটাই বেশি স্পেস বাঁচাবে।
উপসংহার
অবশেষে, আমরা আর্টিকেলের শেষে পৌঁছেছি। আমি আন্তরিকভাবে আশা করি এই আর্টিকেল আপনাকে ডেটা ডিলিট না করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর দিকে গাইড করতে সক্ষম হয়েছে। আপনার কোনো প্রশ্ন বা আর্টিকেলের গুণগত উন্নতির জন্য সুপারিশ থাকলে বेझিঝক কমেন্ট করুন। এক্সেল সম্পর্কে আরও জানতে, আপনি আমাদের ওয়েবসাইট, ExcelDemy দেখতে পারেন। শুভ শিক্ষা!
সম্পর্কিত লেখা
- ফাইল খুলবেনা এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো (সহজ ধাপে ধাপে)
- এক্সেল ফাইল জিপ করে কंপ্রেস করুন (২ উপযুক্ত উপায়)
- বড় এক্সেল ফাইল সাইজের কারণ নির্ধারণ করুন
