Excel এর সাথে কাজ করার সময়, আমরা প্রায়ই ধীরগতির এবং অলস এক্সেল অভিজ্ঞতার সম্মুখীন হই। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এই সমস্যার পিছনে প্রধান অপরাধী হল বড় এক্সেল ফাইলের আকার। এই নিবন্ধে, আমরা 9 শিখতে যাচ্ছি ডেটা না মুছে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে স্মার্ট টিপস .
এক্সেল-এ ফাইলের আকার কমানো কেন গুরুত্বপূর্ণ?
বেশিরভাগ সময়, এক্সেল হাজার হাজার সারি এবং কলাম সহ বড় ডেটাসেটের সাথে কাজ করে। এই ধরনের বড় ডেটাসেটের জন্য, এক্সেল খুব ধীরে সাড়া দেয়। কখনও কখনও, এক্সেল উইন্ডোটি এমনকি হিমায়িত হয় যা সন্দেহাতীতভাবে একটি বিরক্তিকর সমস্যা। সুতরাং, এই সমস্যা থেকে পরিত্রাণ পেতে আমাদের ফাইলের আকার কমাতে হবে। আমরা ডেটা মুছে ফাইল ডেটা কমাতে পারি। কিন্তু এটি ফাইলের আকার হ্রাস করার একটি কার্যকর পদ্ধতি নয় কারণ আমরা ডেটার একটি অংশ হারাবো। এই কারণে, এক্সেল ফাইলের আকার কমানোর উপায়গুলি সম্পর্কে জানা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কোনো বিদ্যমান তথ্য অপসারণ ছাড়া।
ডেটা না মুছে ফাইলের আকার কমানোর 9 টিপস
এই নিবন্ধে, আমরা ডেটা মুছে না দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে কিছু সহজ টিপস সম্পর্কে জানব। .
উল্লেখ করার মতো নয় যে আমরা Microsoft Excel 365 ব্যবহার করেছি এই নিবন্ধের সংস্করণ, আপনি আপনার সুবিধা অনুযায়ী অন্য কোনো সংস্করণ ব্যবহার করতে পারেন।
1. অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম অপসারণ
আমাদের এক্সেল ফাইলগুলিতে, প্রায়শই কিছু অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম থাকে যা আমাদের প্রধান ডেটাসেটের সাথে সম্পর্কিত নয়। কিন্তু তারা ফাইলের আকার বাড়ায়।
নিম্নলিখিত ডেটাসেটে, আমাদের বার্ষিক বিক্রয় ডেটা আছে একটি প্রযুক্তির দোকানের।
নিচে এবং ডানে স্ক্রোল করে , আমরা দেখতে সক্ষম হব যে ওয়ার্কশীটে প্রচুর ডেটা রয়েছে যা আমাদের প্রধান ডেটাসেটের সাথে সম্পর্কিত নয়৷
আমাদের ডেটাসেটের নীচের অপ্রয়োজনীয় ডেটা নিম্নলিখিত ছবিতে দেখানো হয়েছে৷
৷
আপনি যদি ডানদিকে স্ক্রোল করেন , আপনি কিছু অপ্রয়োজনীয় ডেটাও পাবেন।
কিছু ক্ষেত্রে, আপনার ডেটাসেটে অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলাম থাকতে পারে। আসুন আমাদের এক্সেল ফাইল থেকে এই অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলামগুলি সরাতে নীচে উল্লিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করি৷
ধাপ 01:অপ্রয়োজনীয় সারি অপসারণ
- প্রথমে, পছন্দসই ডেটাসেটের নিচ থেকে, অপ্রয়োজনীয় ডেটার প্রথম ঘরটি নির্বাচন করুন। এই ক্ষেত্রে, এটি সেল B20 .
- এখন, কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন CTRL + SHIFT + ডাউন অ্যারো কী (↓ ) , ওয়ার্কশীটের শেষ সারি পর্যন্ত সমস্ত ঘর নির্বাচন করতে।
- এর পর, CTRL + “-” (CTRL + মাইনাস টিপুন ) .
এর পরে, মুছুন৷ আপনার স্ক্রিনে ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- এরপর, ডায়ালগ বক্স থেকে কক্ষগুলি উপরে স্থানান্তর করুন বেছে নিন .
- এর পর, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
ফলস্বরূপ, আমাদের ডেটাসেটের নীচের অপ্রয়োজনীয় সারিগুলি নীচের ছবিতে চিহ্নিত হিসাবে সরানো হবে৷
ধাপ 02:অপ্রয়োজনীয় সারি অপসারণ
- আবার, আমাদের ডেটাসেটের ডানদিকে অপ্রয়োজনীয় ডেটার প্রথম ঘরটি নির্বাচন করুন৷
- এর পর, কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন CTRL + SHIFT + ডান তীর কী (→) শেষ কলাম পর্যন্ত সমস্ত অতিরিক্ত ডেটা নির্বাচন করতে।
- এখন, CTRL + SHIFT + ডাউন অ্যারো কী (↓ টিপুন ) , পূর্ববর্তী ধাপে নির্বাচিত কলামের অধীনে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করতে।
- এই পর্যায়ে, CTRL + “- টিপুন ” .
পরে, মুছুন৷ ডায়ালগ বক্স আপনার ওয়ার্কশীটে খুলবে।
- এর পর, মুছুন থেকে ডায়ালগ বক্সে, কোষ বামে স্থানান্তর করুন নির্বাচন করুন .
- এর পর, ঠিক আছে ক্লিক করুন .
ফলস্বরূপ, আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার ওয়ার্কশীট থেকে অপ্রয়োজনীয় সারি এবং কলামগুলি সরানো হয়েছে৷
আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকার 40-60% হ্রাস করুন (12টি প্রমাণিত পদ্ধতি)
2. শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস এবং অন্যান্য বিন্যাস মুছে ফেলা হচ্ছে
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর উপস্থিতি এক্সেল ফাইলের ফাইলের আকারও বাড়ায়। সুতরাং, আমাদের যেকোনো শর্তাধীন বিন্যাস মুছে ফেলতে হবে ওয়ার্কবুক থেকে r পর্যন্ত ডেটা মুছে না দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার বাড়ান .
নিম্নলিখিত ডেটাসেটে, আমাদের বার্ষিক বিক্রয় ডেটা আছে একটি প্রযুক্তির দোকান যেখানে শর্তাধীন বিন্যাস প্রয়োগ করা হয়৷
৷
চলুন শর্তাধীন বিন্যাস মুছে ফেলার জন্য নীচে উল্লিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করি৷ ওয়ার্কশীট থেকে।
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, হোম-এ যান৷ রিবন থেকে ট্যাব .
- এর পর, শর্তাধীন বিন্যাস-এ ক্লিক করুন .
- পরবর্তীতে, ড্রপ-ডাউন থেকে, নিয়ম পরিষ্কার করুন বেছে নিন .
- এরপর, পুরো পত্রক থেকে নিয়ম সাফ করুন নির্বাচন করুন নিচের ছবিতে চিহ্নিত করা হয়েছে।
ফলস্বরূপ, আপনি কোনো শর্তগত বিন্যাস ছাড়াই সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীট দেখতে পাবেন প্রয়োগ করা কোষ। শুধু নিচের স্ক্রিনশটটি দেখুন৷
৷
আরো পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
3. ফাইলের আকার কমাতে ছবি কম্প্রেস করা হচ্ছে
ডেটা মোছা ছাড়াই এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে আরেকটি কার্যকর উপায় এক্সেল ওয়ার্কশীটে ছবি কম্প্রেস করে (যদি থাকে)।
নিম্নলিখিত ডেটাসেটে, আমাদের 3টি ওয়েবসাইট আছে লিঙ্ক এবং তাদের সম্পর্কিত QR কোড ছবি হিসাবে।
নীচে উল্লিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আমরা এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে ছবিকে সংকুচিত করতে পারি .
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, ওয়ার্কশীট থেকে যেকোনো ছবিতে ক্লিক করুন। তারপর, ছবির বিন্যাস ট্যাব রিবন-এ উপলব্ধ হবে৷ .
- এর পর, ছবির বিন্যাসে ক্লিক করুন৷ ট্যাব।
- এরপর, ছবি কম্প্রেস বেছে নিন অ্যাডজাস্ট থেকে ছবির বিন্যাস এর অধীনে গোষ্ঠী ট্যাব।
- পরবর্তীতে, আপনার পছন্দের রেজোলিউশন বেছে নিন ডায়ালগ বক্স থেকে।
- পরে, ঠিক আছে টিপুন .
একইভাবে, আপনি অন্যান্য ছবিগুলিকে সংকুচিত করার জন্য এই একই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন৷
আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)
4. ফাইলের আকার কমাতে জটিল সূত্রগুলি বাদ দেওয়া
জটিল সূত্র বাদ দিয়ে , আমরা ডেটা না মুছে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারি .
নিম্নলিখিত ডেটাসেটে, আমাদের কিছু নামের প্রথম নাম এবং দ্বিতীয় নামের মধ্যে একটি কমা আছে৷
এখানে, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে আমরা জটিল নেস্টেড ফাংশন ব্যবহার করেছি যেমন নেস্টেড IF এক ধাপে এটি করতে। বরং, আমরা একাধিক সহজ এবং সহজে গণনা করার ধাপে এটি করতে পারি।
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, 2 তৈরি করুন স্থানের অবস্থান এবং কমা দিয়ে প্রতিস্থাপন নামে কলাম .
মহাকাশের অবস্থানে কলাম, আমরা 1ম থেকে শুরু করে স্ট্রিং-এ স্থানের অবস্থান খুঁজে পেতে একটি সূত্র ব্যবহার করব। চরিত্র এটি করার জন্য আমরা FIND ফাংশন ব্যবহার করব .
- অনুসরণ করে, C5 কক্ষে নিম্নলিখিত সূত্রটি প্রবেশ করান .
=FIND(" ",B5,1) এখানে, B5 হল সেই ঘর যেখানে আপনি স্থানটি অনুসন্ধান করবেন৷
৷- এর পর, ENTER টিপুন .
প্রথম স্ট্রিংয়ের জন্য স্থানের অবস্থান নীচের ছবিতে দেখানো হিসাবে আপনার কাছে উপলব্ধ হবে।
By using Excel’s AutoFill feature, we can get the rest of the data.
Now, in the Replacing With Comma column, we use the REPLACE function to replace the space that we found with a comma.
- Subsequently, enter the formula given below in cell D5 .
=REPLACE(B5,C5,1,",") Here, C5 is the starting number of the character that we need to replace.
- Then, hit ENTER .
We can obtain the remaining data by utilizing the AutoFill feature of Excel.
In this way, we can split a complex formula into several simple ones to reduce Excel file size without deleting data .
Note: There’s no denying the fact that the use of complex functions is unavoidable in some cases.
আরো পড়ুন: Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)
5. Optimizing Used Formulas
By optimizing the formulas that we have used in our worksheet, we can reduce the Excel file size without deleting data .
In the following dataset, we have the Random Ticket Serial No of some people.
We have generated these numbers using the RANDBETWEEN function which is a Volatile function.
That means these values will be changed whenever we enter anything into any cell of this workbook. This leads to an unnecessary increase in computational load. To reduce the file size, we must avoid the use of Volatile ফাংশন
Here, we have inserted 700 in the Rand Check কলাম As a result, all of the numbers in Column C are changed.
To avoid the use of the Volatile function, we will follow the steps mentioned below.
পদক্ষেপ:
- Firstly, select the data that are generated by using the RANDBETWEEN ফাংশন।
- After that, press CTRL + C to copy these data.
- Following that, go to the Home রিবন থেকে ট্যাব .
- Next, select the Paste বিকল্প।
- Subsequently, from the drop-down choose Values as marked in the following image.
As a result, these numbers will be pasted as values in Column C .
- Now, enter a number in the Rand Check কলাম In this case, we have entered 350 .
After entering the number, you will see that the numbers have remained unchanged.
আরো পড়ুন: [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
6. Avoiding Use of Pivot Table to Reduce File Size
In Excel we often use PivotTable . Although, PivotTable gives us a lot of options to work with our dataset. But it also takes up a large space and increases the file size.
In the following dataset, we have the Yearly Sales Data of a tech store. We need to find the sum of sales items.
Here, we have used a Pivot Table to find the sum of the sales.
But we can avoid using this PivotTable by using a simple SUM function . To do this, we will follow the steps discussed below.
পদক্ষেপ:
- Firstly, create a new row as shown in the following image.
- After that, enter the following formula in cell C17 .
=SUM(C5:C16) Here, C5:C16 represents the range of Sales Data of the Smartphone .
- Following that, press ENTER .
Therefore, you will see the following output on your screen.
- Now. drag the Fill Handle to obtain the rest of the sums.
আরো পড়ুন: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table
7. Using Save As Binary Format Workbook (XLSB)
We can reduce Excel file size without deleting data by saving the workbook in a Binary Format Workbook. To do this, we will use the steps mentioned below.
পদক্ষেপ:
- Firstly, go to the File রিবন থেকে ট্যাব .
- Afterward, choose the Save As বিকল্প।
- Now, navigate to the folder you want to save this file.
- Following that, click on the marked portion in the following picture.
- Next, choose Excel Binary Workbook ড্রপ-ডাউন থেকে।
- Afterward, click on Save .
After saving the file in binary workbook format , you will see that the file size has been decreased as marked in the picture given below.
আরো পড়ুন: How to Compress Excel File More than 100MB (7 Useful Ways)
8. Utilizing Save As CSV Format Workbook
Another great way to reduce Excel file size without deleting data is saving the Excel workbook as CSV Format Workbook . We can do this by following the steps mentioned below.
পদক্ষেপ:
- Firstly, follow the steps mentioned earlier to obtain the following drop-down list.
- Subsequently, from the drop-down choose CSV (Comma delimited) option as shown in the image given below.
- Following that, click on Save .
After saving the file in CSV Format , you will see that your file size is reduced to only 1 KB .
However, in some cases, you might need to convert the CSV file into Excel file without any distortion of the existing data.
আরো পড়ুন: কিভাবে ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (১১টি সহজ উপায়)
9. Compressing Excel File to Reduce File Size
We can also reduce Excel file size without deleting data by compressing the Excel file. Let’s follow the below-given steps to compress our Excel file.
Steps:
- Firstly, right-click on the Excel file that you want to compress.
- After that, choose the Send to option as marked in the following picture.
- Now, select the Compressed (zipped) folder বিকল্প।
Consequently, your Excel file will be compressed. Here you can see that the size of your Excel file has been reduced to 28 KB .
আরো পড়ুন: How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
💡 Things to Remember
- One thing to keep in mind is that the percentage of file size reduction depends on the initial size of your workbook. That is, the larger the size of your workbook, the more space it will save.
উপসংহার
Finally, we have to the end of the article. I sincerely hope that this article was able to guide you to reduce Excel file size without deleting data . নিবন্ধের মান উন্নত করার জন্য আপনার কোন প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে অনুগ্রহ করে নির্দ্বিধায় একটি মন্তব্য করুন। Excel সম্পর্কে আরও জানতে, আপনি আমাদের ওয়েবসাইট, ExcelDemy দেখতে পারেন . সুখী শেখা!
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)
- কিভাবে এক্সেল ফাইলকে জিপে কম্প্রেস করবেন (2টি উপযুক্ত উপায়)
- বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণ করুন
