টেক্সট-ভিত্তিক ডেটা ফাইল আজ বিশ্বে ডেটা সংরক্ষণের সবচেয়ে সাধারণ পদ্ধতির একটি। কারণ টেক্সট ফাইলসামান্য तौर على কম স্পেস নেয় এবং সেগুলো সংরক্ষণ করা সবচেয়ে সহজ। خوشকবরিতভাবে, CSV (কমা সেপারেটেড ভ্যালুস) বা TSV (ট্যাব সেপারেটেড ভ্যালুস) ফাইলগুলো মাইক্রোসফট এক্সেলে ইনসার্ট করা খুব সহজ।
আপনি যদি CSV বা TSV এক্সেল ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করতে চান, তবে আপনাকে শুধু জানতে হবে ফাইলে ডেটা কীভাবে সেপারেট করা হয়েছে। আপনাকে ডেটা সম্পর্কে বিস্তারিত জানার দরকার নেই, যদি না আপনি সেই ভ্যালুগুলো স্ট্রিং, নাম্বার, পারসেন্টেজ ইত্যাদিতে রিফরম্যাট করতে চান।
এই আর্টিকেলে আপনি শিখবেন কীভাবে একটি CSV বা TSV ফাইল আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করতে হয় এবং ইম্পোর্ট করার সময় সেই ডেটাকে রিফরম্যাট করে কীভাবে সময় বাঁচাতে পারেন।
এক্সেল ওয়ার্কশিটে CSV ফাইল ইনসার্ট করার পদ্ধতি
আপনি CSV ফাইলটি এক্সেল ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করার আগে, নিশ্চিত করতে হবে ডেটা ফাইলটি আসলে কমা সেপারেটেড (যাকে "কমা-ডিলিমিটেড"-ও বলা হয়)।
কমা সেপারেটেড ফাইল কিনা তা যাচাই করুন
এটি করতে, উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার খুলুন এবং সেই ডিরেক্টরিতে নেভিগেট করুন যেখানে ফাইলটি সংরক্ষিত। ভিউ মেনু সিলেক্ট করুন এবং নিশ্চিত করুন প্রিভিউ প্যান সিলেক্টেড আছে।
তারপর, যে ফাইলটিতে কমা সেপারেটেড ডেটা আছে বলে মনে করেন সেটি সিলেক্ট করুন। আপনি টেক্সট ফাইলে ডেটার প্রতিটি টুকরোর মাঝপথে কমা দেখতে পাবেন।
নিচের উদাহরণটি একটি সরকারি ডেটাসেট থেকে নেওয়া হয়েছে যাতে ২০১০ সালের SAT কলেজ বোর্ড ছাত্রদের স্কোর রেজাল্ট রয়েছে।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, প্রথম লাইনটি হেডার লাইন। প্রতিটি ফিল্ড কমা দিয়ে সেপারেটেড। তারপরের প্রতিটি লাইন ডেটার লাইন, যেখানে প্রতিটি ডেটা পয়েন্ট কমা দিয়ে সেপারেটেড।
এটি কমা সেপারেটেড ভ্যালুযুক্ত ফাইল কীভাবে দেখায় তার একটি উদাহরণ। এখন আপনি আপনার সোর্স ডেটার ফরম্যাটিং নিশ্চিত করলে, এটি আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করার জন্য প্রস্তুত।
আপনার ওয়ার্কশিটে CSV ফাইল ইনসার্ট করুন
সোর্স CSV ডেটা ফাইলটি আপনার এক্সেল ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করতে, একটি ব্ল্যাঙ্ক ওয়ার্কশিট খুলুন।
- মেনু থেকে ডেটা সিলেক্ট করুন
- রিবনে গেট অ্যান্ড ট্রান্সফরম ডেটা গ্রুপ থেকে গেট ডেটা সিলেক্ট করুন
- ফ্রম ফাইল সিলেক্ট করুন
- ফ্রম টেক্সট/CSV সিলেক্ট করুন
দ্রষ্টব্য: বিকল্পভাবে, আপনি রিবনে সরাসরি ফ্রম টেক্সট/CSV সিলেক্ট করতে পারেন।
এটি ফাইল ব্রাউজার খুলবে। CSV ফাইলটি যেখানে সংরক্ষিত করেছেন সেখানে ব্রাউজ করুন, সেটি সিলেক্ট করুন, এবং ইম্পোর্ট ক্লিক করুন।
এটি ডেটা ইম্পোর্ট উইজার্ড খুলবে। এক্সেল ইনকামিং ডেটা বিশ্লেষণ করে এবং ইনপুট ডেটা ফাইলের ফরম্যাটের উপর ভিত্তি করে প্রথম ২০০ সারির ভিত্তিতে সব ড্রপডাউন বক্স সেট করে।
আপনি নিচের সেটিংসগুলো পরিবর্তন করে এই বিশ্লেষণটি ঠিক করতে পারেন:
- ফাইল অরিজিন: যদি ফাইলটি ASCII বা UNICODE-এর মতো অন্য ডেটা টাইপের হয়, তবে আপনি এখানে সেটি পরিবর্তন করতে পারেন।
- ডিলিমিটার: যদি সেমিকোলন বা স্পেস বিকল্প ডিলিমিটার হিসেবে ব্যবহার করা হয়, তবে আপনি এখানে সেটি সিলেক্ট করতে পারেন।
- ডেটা টাইপ ডিটেকশন: আপনি এক্সেলকে শুধু প্রথম ২০০ সারি নয়, পুরো ডেটাসেটের ভিত্তিতে বিশ্লেষণ করতে বাধ্য করতে পারেন।
যখন আপনি ডেটা ইম্পোর্ট করার জন্য প্রস্তুত, এই উইন্ডোর নিচে লোড-এ ক্লিক করুন। এটি পুরো ডেটাসেটকে আপনার ব্ল্যাঙ্ক এক্সেল ওয়ার্কশিটে আনে দেবে।
একবার ডেটা এক্সেল ওয়ার্কশিটে চলে গেলে, আপনি সেই ডেটাকে পুনর্গঠন করতে পারেন, সারি ও কলাম গ্রুপ করতে পারেন, বা ডেটার ওপর এক্সেল ফাংশনগুলো পারফর্ম করতে পারেন।
CSV ফাইল অন্যান্য এক্সেল এলিমেন্টে ইম্পোর্ট করুন
একটি ওয়ার্কশিটই একমাত্র জায়গা নয় যেখানে CSV ডেটা ইম্পোর্ট করা যায়। শেষ উইন্ডোতে, যদি আপনি লোড-এর পরিবর্তে লোড টু সিলেক্ট করেন, তবে আপনি অন্যান্য অপশন들의 তালিকা দেখবেন।
এই উইন্ডোতে অপশনগুলো شامل:
- টেবিল: এটি ডিফল্ট সেটিং যা ডেটাকে একটি ব্ল্যাঙ্ক বা বিদ্যমান ওয়ার্কশিটে ইম্পোর্ট করে
- পিভট টেবিল রিপোর্ট: ডেটাকে একটি পিভট টেবিল রিপোর্টে আনে যা ইনকামিং ডেটাসেট সারমর্ম করতে দেয়
- পিভট চার্ট: ডেটাকে একটি সারমর্ম চার্টে প্রদর্শন করে, যেমন বার গ্রাফ বা পাই চার্ট
- অনলি ক্রিয়েট কানেকশন: এক্সটার্নাল ডেটা ফাইলের সাথে একটি কানেকশন তৈরি করে, যা আপনি পরে একাধিক ওয়ার্কশিটে টেবিল বা রিপোর্ট তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন
পিভট চার্ট অপশনটি খুব শক্তিশালী। এটি ডেটাকে টেবিলে সংরক্ষণ করার ধাপ এবং তারপর ফিল্ড সিলেক্ট করে চার্ট বা গ্রাফ তৈরি করার ধাপ বাদ দিতে দেয়।
ডেটা ইম্পোর্ট প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে, আপনি ফিল্ড, ফিল্টার, লেজেন্ড, এবং অ্যাক্সিস ডেটা বেছে নিয়ে একটি ধাপে সেই গ্রাফিক্স তৈরি করতে পারেন।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এক্সেল ওয়ার্কশিটে CSV ইনসার্ট করার ক্ষেত্রে কতটা ফ্লেক্সিবিলিটি রয়েছে।
এক্সেল ওয়ার্কশিটে TSV ফাইল ইনসার্ট করার পদ্ধতি
যদি আপনার ইনকামিং ফাইল কমা-ডিলিমিটেড না হয়ে ট্যাব-ডিলিমিটেড হয় তবে কী?
প্রক্রিয়াটি প্রায় আগের সেকশনের মতই, কিন্তু আপনাকে ডিলিমিটার ড্রপডাউন বক্স থেকে ট্যাব সিলেক্ট করতে হবে।
এছাড়া মনে রাখবেন, ডেটা ফাইল ব্রাউজ করার সময় এক্সেল অটোমেটিক্যালি অনুমান করে যে আপনি *.csv ফাইল খুঁজছেন। তাই ফাইল ব্রাউজার উইন্ডোতে, ফাইল টাইপকে অল ফাইলস (*.*)-এ পরিবর্তন করতে ভুলবেন না যাতে *.tsv টাইপের ফাইলটি দেখতে পান।
সঠিক ডিলিমিটার সিলেক্ট করলে, যেকোনো এক্সেল ওয়ার্কশিট, পিভট চার্ট, বা পিভট রিপোর্টে ডেটা ইম্পোর্ট করা একইভাবে কাজ করে।
ট্রান্সফরম ডেটা কীভাবে কাজ করে
ইম্পোর্ট ডেটা উইন্ডোতে, যদি আপনি লোড সিলেক্ট না করে ট্রান্সফরম ডেটা সিলেক্ট করেন, তবে এটি পাওয়ার কোয়েরি এডিটর উইন্ডো খুলবে।
এই উইন্ডো আপনাকে জানিয়ে দেয় এক্সেল কীভাবে আটোমেটিক্যালি ইম্পোর্ট করা ডেটাকে কনভার্ট করে। এটিও সেই জায়গা যেখানে আপনি ইম্পোর্ট করার সময় সেই ডেটা কীভাবে কনভার্ট হবে সেটি টুইক করতে পারেন।
আপনি যদি এই এডিটরে একটি কলাম সিলেক্ট করেন, তবে রিবনে ট্রান্সফর্ম সেকশনের অধীনে অনুমানিত ডেটা টাইপ দেখতে পাবেন।
নিচের উদাহরণে, আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে এক্সেল অনুমান করেছে আপনি সেই কলামের ডেটাকে হোল নাম্বার ফরম্যাটে কনভার্ট করতে চান।
আপনি ডেটা টাইপের পাশের নিচের তীরে ক্লিক করে আপনার পছন্দের ডেটা টাইপ সিলেক্ট করে এটিকে পরিবর্তন করতে পারেন।
আপনি এই এডিটরে একটি কলাম সিলেক্ট করে এবং সেটি আপনার ওয়ার্কশিটে যেখানে থাকতে চান সেখানে ড্র্যাগ করে কলামগুলো রি-অর্ডারও করতে পারেন।
যদি আপনার ইনকামিং ডেটা ফাইলে হেডার সারি না থাকে, তবে আপনি ইউজ ফার্স্ট রো আজ হেডারস-কে ইউজ হেডারস আজ ফার্স্ট রো-এ পরিবর্তন করতে পারেন।
সাধারণত, আপনাকে পাওয়ার কোয়েরি এডিটর ব্যবহার করার দরকার নেই, কারণ এক্সেল ইনকামিং ডেটা ফাইলগুলো বিশ্লেষণ করার 데 খুব ভালো।
তবে, যদি সেই ডেটা ফাইলগুলো ডেটা ফরম্যাটিংয়ের বিষয়ে অনিশ্চিত থাকে বা আপনি আপনার ওয়ার্কশিটে ডেটা কীভাবে প্রদর্শিত হবে সেটি পুনর্গঠন করতে চান, তবে পাওয়ার কোয়েরি এডিটর আপনাকে সেটি করতে দেয়।
আপনার ডেটা কি MySQL ডেটাবেসে আছে? এক্সেলকে MySQL-এর সাথে কানেক্ট করে সেই ডেটা আনার পদ্ধতি শিখুন। যদি আপনার ডেটা ইতিমধ্যে অন্য একটি এক্সেল ফাইলে থাকে, তবে একাধিক এক্সেল ফাইলের ডেটা এক ফাইলে মার্জ করার উপায়ও আছে।
