কীভাবে বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণ করবেন

এক্সেল মূলত ডেটাশীট তৈরি করার জন্য ব্যবহৃত হয় এবং গণনা সম্পাদন করা ক্যালকুলেটরের সাহায্য ছাড়াই। ব্যবসা প্রতিষ্ঠান এক্সেল ব্যবহার না করে একটি দিন পার করার কথা ভাবতে পারে না। যাইহোক, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে, Excel ফাইলগুলিকে ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে স্থানান্তর করতে হবে। কিন্তু ফাইল সাইজ বেশি হলে অনেক সময় লাগে। আবার, ডেটাশীটে যেকোনো পরিবর্তন আপডেট হতে অনেক সময় নেয়। তাই বড় ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি এক্সেল ওয়ার্কবুকে। এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে Excel-এ বড় ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণ করা যায়।

বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণ করার জন্য 10 উপযুক্ত উপায়

এই বিভাগে আপনি Excel-এ বড় ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণের জন্য 10টি উপযুক্ত উপায় পাবেন। এখন সেগুলো পরীক্ষা করা যাক!

1. অপ্রয়োজনীয় লুকানো ওয়ার্কশীট চেক করুন

আপনি যদি অন্য কারো কাছ থেকে এক্সেল ফাইল পেয়ে থাকেন বা নেট থেকে ডাউনলোড করে থাকেন তবে প্রাপ্ত/ডাউনলোড করা ফাইলটিতে কিছু লুকানো ওয়ার্কশীট থাকতে পারে। কাজের শীটগুলির প্রকৃত সংখ্যা জানতে, নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন

• প্রথমে, পর্যালোচনা-এ যান tab> ওয়ার্কবুক পরিসংখ্যান ক্লিক করুন .

• তারপর একটি পপ-আপ শীটগুলির প্রকৃত সংখ্যা প্রদর্শন করবে৷

ধরা যাক পপ-আপটি দেখাচ্ছে যে সক্রিয় ফাইলের জন্য শীটের সংখ্যা 3 কিন্তু আপনি কেবল 2টি শীট দেখতে পাচ্ছেন। অপ্রয়োজনীয় শীটটি লুকানো থাকতে পারে তবে এটি এখনও ফাইলের আকার বাড়াচ্ছে। শীটটি লুকানোর জন্য:

• এখানে, একটি শীটের নামে, মাউসের ডান-ক্লিক করুন> আনহাইড ক্লিক করুন .

• তারপর, লুকানো শীটগুলি দেখাবে৷ আপনি যে শীটটি লুকাতে চান সেটি নির্বাচন করুন> ঠিক আছে ক্লিক করুন .

• অতএব, আপনার লুকানো শীট প্রদর্শিত হবে। আপনার প্রয়োজন না হলে আপনি এখন সেগুলি মুছে ফেলতে পারেন৷

সুতরাং, এক্সেলে ফাইলের আকার বড় হওয়ার অন্যতম প্রধান কারণ হল লুকানো ফাইল।

2. বাইনারি ফরম্যাট(.xlsb) ফাইলের আকার কমায় কি না তা পরীক্ষা করুন

একটি এক্সেল ফাইল (.xlsx হিসাবে সংরক্ষিত হয় ) ডিফল্টরূপে ফাইল বিন্যাস। কিন্তু, যখন আপনি এটিকে বাইনারি ফরম্যাটে সংরক্ষণ করেন (.xlsb ), ফাইলের আকার স্বয়ংক্রিয়ভাবে হ্রাস পায়। সুতরাং, যদি আপনার একটি ছোট আকারের এক্সেল ফাইলের প্রয়োজন হয়, তাহলে ফাইলটির বিন্যাস পরীক্ষা করুন কারণ ডিফল্ট (.xlsx) ফাইলের আকার বাড়ানোর অন্যতম কারণ ফরম্যাট।

এবং আপনি যদি ফাইলটিকে বাইনারিতে রূপান্তর করতে চান (.xlsb ) বিন্যাস:

• প্রথমে, ফাইলটির একটি অনুলিপি এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক (*.xlsb) এ সংরক্ষণ করুন বিন্যাস।

• তারপর, বাইনারি তুলনা করুন ডিফল্ট সহ বিন্যাস বিন্যাস আপনি লক্ষ্য করবেন যে বাইনারী বিন্যাস ডিফল্ট থেকে কম মেমরি খরচ করেছে বিন্যাস।

সুতরাং, ফাইলের আকার বাড়ানোর জন্য ডিফল্ট বিন্যাসও দায়ী।

আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকার 40-60% হ্রাস করুন (12টি প্রমাণিত পদ্ধতি)

3. অব্যবহৃত ওয়ার্কশীটের উপস্থিতি বড় ফাইলের আকারের কারণ

এক্সেল ফাইলের আকার নতুন কাজের শীট প্রবর্তনের সাথে বৃদ্ধি পায়। আপনার এক্সেল ফাইলে একটি অব্যবহৃত বা অপ্রয়োজনীয়ভাবে ব্যবহৃত শীট থাকতে পারে যা আপনার ফাইলের আকার বৃদ্ধির জন্য দায়ী। সুতরাং, আপনার ফাইলে কোন অপ্রয়োজনীয় কাজের শীট আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন যাতে কোন সূত্র বা অন্য কোন বৈশিষ্ট্য নেই কিন্তু শুধুমাত্র কিছু কাঁচা তথ্য রয়েছে। যদি তাই হয়, শুধু অন্য শীটে আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা অনুলিপি করুন এবং অব্যবহৃত শীট মুছুন এবং এটি আপনাকে ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে৷

4. এক্সেল ফাইলে ফাঁকা স্থান নির্ধারণ করুন

এক্সেলের ফাইলের আকার বাড়ানোর সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল ওয়ার্কিং শীটে ফাঁকা জায়গা। শীটে কোন ফাঁকা স্থান আছে কিনা তা নির্ধারণ করতে, শুধু CTRL+END টিপুন এবং কার্সার আপনাকে শেষ সক্রিয় কর্মক্ষম ঘরে নিয়ে যাবে।

যদি এটি আপনার ডেটার পরে অনেক সারি বা কলাম নিয়ে যায়, তাহলে সমস্ত আকর্ষক কোষ মেমরির আকার বাড়ানোর জন্য দায়ী। আপনি যদি এটি ঠিক করতে চান এবং এই সমস্ত অতিরিক্ত কক্ষগুলি মুছতে চান, তাহলে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• প্রথমে, আপনার প্রথম খালি সারি বা কলাম নির্বাচন করুন। শুধু SHIFT+SPACE টিপুন (সারির জন্য) অথবা CTRL+SPACE (কলামের জন্য)।

• এখন, CTRL+SHIFT+DOWN ARROW টিপুন (বা ডান তীর) ওয়ার্কশীটের একেবারে নিচের বা একেবারে ডান ঘরটি নির্বাচন করার জন্য৷

• এর পর DELETE টিপুন এড়িয়ে চলুন বোতাম শুধু মাউসে ডান-ক্লিক করুন এবং মুছুন বেছে নিন . মনে রাখবেন, DELETE টিপে এবং মুছুন নির্বাচন করুন একই ফলাফল দেখাবে না।

5. অপ্রয়োজনীয় ফরম্যাটিং এর ফলে বড় ফাইলের আকার

আপনার ফাইলটিকে চোখের প্রশান্তিদায়ক এবং পাঠক-বান্ধব করার জন্য একটি বিশেষ উপায়ে উপস্থাপিত কাঁচা ডেটার প্রয়োজন হতে পারে। কিন্তু যত তাড়াতাড়ি আপনি ওয়ার্কশীটে আপনার কক্ষগুলি ফর্ম্যাট করেন, ফাইলের আকার আনুপাতিকভাবে বৃদ্ধি পায়। সুতরাং, আমি আপনাকে আপনার ডেটাতে কোনো অপ্রয়োজনীয় বিন্যাস না করার পরামর্শ দেব। অবশ্যই, আপনার কাজের উদ্দেশ্যে বা আপনার ক্লায়েন্টদের জন্য আপনার ফরম্যাটিং প্রয়োজন, তবে আমি ওভার ফরম্যাটিং সম্পর্কে বলছি যা শুধুমাত্র চোখকে খুশি করার জন্য করা হয় এবং যেকোন অভ্যন্তরীণ ফাইলের জন্য যা আসলে কোন ফর্ম্যাটিং প্রয়োজন হয় না৷

এবং শেষ কিন্তু অন্তত নয়, পরিষ্কার ফরম্যাটিং সম্পর্কে সতর্ক থাকুন কারণ ক্লিয়ারিং ডলার চিহ্ন এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলি অদৃশ্য হয়ে যেতে পারে৷

বিন্যাস পরিষ্কার করার জন্য:

• ডেটা নির্বাচন করুন> হোম এ যান tab> ক্লিক করুন সম্পাদনা> সাফ করুন> ফরম্যাট সাফ করুন নির্বাচন করুন .

আরো পড়ুন: [স্থির!] এক্সেল ফাইল বিনা কারণেই অনেক বড় (10টি সম্ভাব্য সমাধান)

একই রকম পড়া

• কিভাবে ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (১১টি সহজ উপায়)
• জিপ-এ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন (2টি উপযুক্ত উপায়)
• কিভাবে এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করবেন (৭টি সহজ পদ্ধতি)

6. ম্যানুয়াল গণনা প্রয়োগ করা হচ্ছে

একটি এক্সেল শীটে গণনার বিকল্পটি সাধারণত স্বয়ংক্রিয় সেট করা থাকে এবং এটি দ্রুত ক্যালকুলেটর সম্পাদন করতে খুব সহায়ক। কিন্তু একই সময়ে, এটি কিছু পরিমাণে বড় ফাইলের আকার সৃষ্টি করার জন্যও দায়ী। সুতরাং, বড় আকারের এক্সেল ফাইলগুলির জন্য, এটি ফাইলের আকার হ্রাস করার জন্য সহায়ক। এর জন্য, শুধু সূত্রে যান৷ ট্যাব এবং তারপর ম্যানুয়াল নির্বাচন করুন গণনার বিকল্পগুলি থেকে .

7. এক্সেল এ ছবির আকার নির্ধারণ এবং হ্রাস করা

যদি আপনার এক্সেল ফাইলে বড় আকারের ছবি ঢোকানো থাকে, তাহলে এটি আপনার ফাইলের আকারও বাড়িয়ে দিতে পারে। আপনার ছবির স্কেল সাইজ কমাতে:

• প্রথমে, ছবিতে ক্লিক করুন এবং এটিতে ডান-ক্লিক করুন> আকার এবং বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন .

• তারপর, ফরম্যাট পিকচার ডায়ালগ বক্সটি প্রদর্শিত হবে। এখান থেকে, আপনি নতুন উচ্চতা বরাদ্দ করতে পারেন এবং প্রস্থ ছবির আকার কমাতে।

আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)

8. অব্যবহৃত পিভট টেবিল এবং চার্টের জন্য পরীক্ষা করুন

ফাইলের আকার বড় হওয়ার একটি প্রধান কারণ হল পিভট টেবিলের উপস্থিতি এবং চার্ট। পিভট টেবিলগুলি মূলত ডেটার দ্রুত সারাংশ পাওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি ফাইলের আকার উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করে। সুতরাং, এক্সেল শীটে কোন অপ্রয়োজনীয় পিভট টেবিল আছে কিনা তা পরীক্ষা করা উচিত। যদি একটি পিভট টেবিল শুধুমাত্র একবার ব্যবহারের জন্য হয়, তাহলে সেগুলিকে দ্রুত সরিয়ে ফেলা ভালো কারণ এটি ফাইলের আকার ছোট করতে সাহায্য করবে৷ একই চার্ট জন্য যায়. তাই, আমি আপনাকে পিভট টেবিল এবং চার্টের অপ্রয়োজনীয় ব্যবহার এড়াতে সুপারিশ করব।

9. লুকানো কোষের জন্য পরীক্ষা করুন

লুকানো কোষ ধারণকারী এক্সেল ফাইল ফাইলের আকার বাড়ানোর জন্যও দায়ী। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে কেবল লুকানো ঘরগুলিকে আনহাইড করতে হবে এবং সেগুলি মুছে ফেলতে হবে। এটি আপনাকে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে।

10. একটি নতুন ফাইলে পত্রক কপি করুন

আপনি একটি নতুন ফাইলে শীট বা শীটগুলির গ্রুপ অনুলিপি করে কোন শীট বড় আকার দখল করছে তাও পরীক্ষা করতে পারেন। শীট কপি করার জন্য:

• প্রথমে, শীটের নামের উপর ডান-ক্লিক করুন> সরান বা অনুলিপি করুন নির্বাচন করুন .

• এখন, (নতুন বই) নির্বাচন করুন এবং একটি অনুলিপি তৈরি করুন চিহ্নিত করুন৷ .

অবশেষে, নতুন ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন এবং ফাইলের আকার পরীক্ষা করুন। আপনি খুব বড় ফাইলের আকারের পরিবর্তন লক্ষ্য করতে সক্ষম হবেন৷

উপসংহার

এই নিবন্ধে, আপনি শিখেছেন কিভাবে এক্সেলের বড় ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণ করতে হয়। আমি আশা করি এখন থেকে আপনি এক্সেল ওয়ার্কবুকে বড় ফাইলের আকারের কারণ কী তা দ্রুত নির্ধারণ করতে পারবেন। আপনার যদি এই নিবন্ধটি সম্পর্কে আরও ভাল পদ্ধতি বা প্রশ্ন বা প্রতিক্রিয়া থাকে তবে অনুগ্রহ করে মন্তব্য বক্সে সেগুলি ভাগ করতে ভুলবেন না। এটি আমাকে আমার আসন্ন নিবন্ধগুলিকে সমৃদ্ধ করতে সাহায্য করবে। আরও প্রশ্নের জন্য, অনুগ্রহ করে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy দেখুন . আপনার দিনটি ভালো কাটুক!

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• কিভাবে এক্সেল ফাইলকে 100MB-এর বেশি কম্প্রেস করবেন (7টি দরকারী উপায়)
• কিভাবে ডেটা মুছে না দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (9 কৌশল)
• কিভাবে একটি এক্সেল ফাইল জিপ করবেন (3টি সহজ উপায়)
• ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)