বড় এক্সেল ফাইলের মূল কারণ শনাক্ত ও সমাধান করুন

এক্সেল मुख্যভাবে ডেটাশিট তৈরি এবং ক্যালকুলেটর ছাড়া গণনা সম্পাদন-এর জন্য ব্যবহৃত হয়। ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান এক্সেল ব্যবহার ছাড়া একদিনও চলে যেতে পারে না। তবে ব্যবসায়িক লক্ষ্যে এক্সেল ফাইলগুলি ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে স্থানান্তর করতে হয়। কিন্তু ফাইল আকার বড় হলে এটি অনেক সময় নেয়। আবার ডেটাশিটে যেকোনো পরিবর্তন আপডেট হওয়াও দীর্ঘ সময় নেয়। তাই এক্সেল ওয়ার্কবুকে বড় ফাইল আকারের কারণ নির্ধারণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এই লেখায় আমি দেখাবো কীভাবে এক্সেলে বড় ফাইল আকারের কারণ বুঝতে হয়।

বড় এক্সেল ফাইল আকারের কারণ নির্ধারণের ১০টি কার্যকর উপায়

এই বিভাগে আপনি এক্সেলে বড় ফাইল আকারের কারণ জানার ১০টি উপযুক্ত পদ্ধতি পাবেন। এখনই যাচাই করুন!

১. অনাবশ্যক লুকানো ওয়ার্কশিট যাচাই করুন

যদি কেউ থেকে এক্সেল ফাইল পান বা নেট থেকে ডাউনলোড করেন, তবে প্রাপ্ত/ডাউনলোড করা ফাইলে কিছু লুকানো ওয়ার্কশিট থাকতে পারে। আসলে কতটি ওয়ার্কশিট আছে তা জানতে নিচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• প্রথমে Review ট্যাবে যান > Workbook Statistics-এ ক্লিক করুন।

• তবে একটি পপ-আপ আসবে যা আসলে কতটি শিট আছে তা দেখাবে।

মান लीজिए পপ-আপে সক্রিয় ফাইলের শিট সংখ্যা ৩ দেখাচ্ছে কিন্তু আপনি শুধু ২টি শিট দেখছেন। অনাবশ্যক শিটটি লুকানো থাকতে পারে কিন্তু এটিই ফাইল আকার বাড়াচ্ছে। শিট আনহাইড করতে:

• এখানে শিটের নামের ওপর ডান ক্লিক করুন > Unhide-এ ক্লিক করুন।

• তবে লুকানো শিটগুলো দেখা যাবে। আপনি যে শিটটি আনহাইড করতে চান সেটি নির্বাচন করুন > OK-এ ক্লিক করুন।

• এখন আপনার লুকানো শিটটি প্রদর্শিত হবে। প্রয়োজন না হলে এগুলো মুছে ফেলতে পারেন।

সুতরাং, লুকানো ফাইল এক্সেলে বড় ফাইল আকারের প্রধান কারণগুলির একটি।

২. বাইনারি ফরম্যাট (.xlsb) ফাইল আকার কমানোতে সাহায্য করে কিনা যাচাই করুন

এক্সেল ফাইল ডিফল্টভাবে (.xlsx) ফরম্যাটে সংরক্ষিত হয়। কিন্তু যখন এটিকে বাইনারি ফরম্যাটে (.xlsb) সংরক্ষণ করবেন, ফাইল আকার স্বয়ংক্রিয়ভাবে কমে যাবে। তাই যদি ছোট আকারের এক্সেল ফাইল দরকার হয়, তবে ফাইল ফরম্যাট যাচাই করুন কারণ ডিফল্ট (.xlsx) ফরম্যাটই ফাইল আকার বাড়াতে পারে।

এবং যদি ফাইলটি বাইনারি (.xlsb) ফরম্যাটে কনভার্ট করতে চান:

• প্রথমে ফাইলের একটি কপি Excel Binary Workbook (*.xlsb) ফরম্যাটে সংরক্ষণ করুন।

• তারপর বাইনারি ফরম্যাটের সাথে ডিফল্ট ফরম্যাটের তুলনা করুন। আপনি দেখবেন বাইনারি ফরম্যাট কম মেমরি ব্যবহার করেছে।

সুতরাং, ডিফল্ট ফরম্যাটও ফাইল আকার বাড়ানোর জন্য দায়ী।

আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল আকার ৪০-৬০% কমান (১২টি প্রমাণিত পদ্ধতি)

৩. অনাবশ্যক ওয়ার্কশিট বড় ফাইল আকারের কারণ

নতুন ওয়ার্কশিট যোগ হলে এক্সেল ফাইল আকার বেড়ে যায়। আপনার এক্সেল ফাইলে অপ্রয়োজনীয় বা অনাবশ্যকভাবে ব্যবহৃত শিট থাকতে পারে যা ফাইল আকার বাড়াচ্ছে। তাই যাচাই করুন কোনো অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশিট আছে কিনা যাতে কোনো ফর্মুলা বা বৈশিষ্ট্য নেই, শুধু র ডেটা আছে। যদি থাকে, তবে প্রয়োজনীয় ডেটা অন্য শিটে কপি করে অপ্রয়োজনীয় শিটটি মুছে দিন, এতে ফাইল আকার কমাবে।

৪. এক্সেল ফাইলে খালি স্পেস নির্ধারণ করুন

এক্সেলে ফাইল আকার বাড়ার সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলোতে একটি হলো ওয়ার্কশিটে খালি স্পেস। শিটে খালি স্পেস আছে কিনা জানতে শুধু CTRL+END চাপুন এবং কার্সর আপনাকে শেষ সক্রিয় কাজের সেলে নিয়ে যাবে।

যদি এটি আপনাকে আপনার ডেটার পেছনে অনেক সারি বা কলামের आगे নিয়ে যায়, তবে वो সকল সক্রিয় সেলগুলো মেমরি আকার বাড়াতে দায়ী। এটি ঠিক করতে এবং অতিরিক্ত সেলগুলো মুছতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• প্রথমে আপনার প্রথম খালি সারি বা কলাম নির্বাচন করুন। শুধু SHIFT+SPACE (সারির জন্য) বা CTRL+SPACE (কলামের জন্য) চাপুন।

• এখন CTRL+SHIFT+DOWN ARROW (বা RIGHT ARROW) চাপুন ওয়ার্কশিটের সবচেয়ে নিচের বা ডানপাশের সেল নির্বাচন করতে।

• তারপর DELETE বাটন চাপবেন না। শুধু মাউসের ডান বোতামে ক্লিক করে Delete বেছে নিন। মনে রাখবেন, DELETE চাপা এবং Delete নির্বাচন করা একই ফলাফল দেবে না।

৫. অনাবশ্যক ফরম্যাটিং বড় ফাইল আকারের কারণ

আপনার ফাইলে কাঁচা ডেটাকে বিশেষভাবে উপস্থাপন করতে হতে পারে যাতে এটি চোখে সুন্দর ও পাঠক-বান্ধব হয়। কিন্তু যেনে আপনি ওয়ার্কশিটের সেলগুলো ফরম্যাট করবেন, ফাইল আকার आनুপাতিকভাবে বেড়ে যাবে। তাই আমি সুপারিশ করব অনাবশ্যক ফরম্যাটিং না করার। অবশ্যই আপনার কাজ বা ক্লায়েন্টের জন্য ফরম্যাটিং দরকার, কিন্তু আমি অতিরিক্ত ফরম্যাটিংয়ের কথা বলছি যা শুধু চোখের সুখের জন্য করা হয়, এবং যেসব আভ্যন্তরীণ ফাইলে আসলে কোনো ফরম্যাটিং দরকার নেই।

এবং শেষে কিন্তু কম গুরুত্বপূর্ণ নয়, ক্লিয়ার ফরম্যাটিং নিয়ে সতর্ক থাকুন কারণ ক্লিয়ার করলে ডলার চিহ্ন এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলোও গায়েব হতে পারে।

ফরম্যাটিং ক্লিয়ার করতে:

• ডেটা নির্বাচন করুন > Home ট্যাবে যান > Editing-এ ক্লিক করুন > Clear > Clear Format নির্বাচন করুন।

আরও পড়ুন: [সমাধান!] কোনো কারণ ছাড়া এক্সেল ফাইল খুব বড় (১০টি সম্ভাব্য সমাধান)

সদৃশ পঠন

• ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমান (১১টি সহজ উপায়)
• এক্সেল ফাইল জিপে কম্প্রেস করুন (২টি উপযুক্ত উপায়)
• এক্সেল ফাইল ছোট আকারে কম্প্রেস করুন (৭টি সহজ পদ্ধতি)

৬. ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন প্রয়োগ করুন

এক্সেল শিটের ক্যালকুলেশন অপশন সাধারণত Automatic-এ সেট থাকে এবং এটি দ্রুত গণনা করার জন্য খুব উপকারী। কিন্তু একই সাথে এটি কিছুটা বড় ফাইল আকারের জন্যও দায়ী। তাই বড় আকারের এক্সেল ফাইলের জন্য, ফাইল আকার কমাতে এটি সহায়ক। এর জন্য Formula ট্যাবে যান এবং Calculation Options- থেকে Manual নির্বাচন করুন।

৭. এক্সেলে ছবির আকার নির্ধারণ ও কমান

যদি আপনার এক্সেল ফাইলে বড় স্কেলের ইনসার্ট করা ছবি থাকে, তবে সেটিও ফাইল আকার বাড়াতে পারে। আপনার ছবির স্কেল আকার কমাতে:

• প্রথমে ছবিতে ক্লিক করুন এবং ডান ক্লিক করুন > Size and Properties নির্বাচন করুন।

• তবে Format Picture ডায়লগ বক্স আসবে। এখান থেকে ছবির নতুন উচ্চতা এবং প্রস্থ নির্ধারণ করে আকার কমাতে পারেন।

আরও পড়ুন: ছবি সহ এক্সেল ফাইল আকার কমান (২টি সহজ উপায়)

৮. অনাবশ্যক পিভট টেবিল ও চার্ট যাচাই করুন

ফাইল আকার বড় হওয়ার একটি প্রধান কারণ হলো পিভট টেবিল এবং চার্টের উপস্থিতি। পিভট টেবিল मुख্যভাবে ডেটার দ্রুত সারসংক্ষেপ পেতে ব্যবহৃত হয়। এটি উল্লেখযোগ্যভাবে ফাইল আকার বাড়ায়। তাই যাচাই করা উচিত এক্সেল শিটে কোনো অপ্রয়োজনীয় পিভট টেবিল আছে কিনা। যদি পিভট টেবিল শুধু একবার ব্যবহারের জন্য হয়, তবে এটি দ্রুত মুছে ফেলা ভালো কারণ এটি ফাইল আকার ছোট করতে সাহায্য করবে। চার্টের জন্যও একই কথা প্রযোজ্য। তাই আমি সুপারিশ করব পিভট টেবিল এবং চার্টের অনাবশ্যক ব্যবহার এড়াতে।

৯. লুকানো সেল যাচাই করুন

লুকানো সেলযুক্ত এক্সেল ফাইলও ফাইল আকার বাড়াতে দায়ী। এই ক্ষেত্রে আপনাকে শুধু লুকানো সেলগুলো আনহাইড করে মুছে ফেলতে হবে। এটি এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে।

১০. শিটগুলো নতুন ফাইলে কপি করুন

আপনি শিটগুলো বা শিটের গ্রুপ নতুন ফাইলে কপি করে যাচাই করতে পারেন কোন শিট বড় আকার দখল করছে। শিট কপি করতে:

• প্রথমে শিটের নামের ওপর ডান ক্লিক করুন > Move or Copy নির্বাচন করুন।

• এখন (new book) নির্বাচন করুন এবং create a copy চিহ্নিত করুন।

শেষে নতুন ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন এবং ফাইলের আকার যাচাই করুন। খুব বড় ফাইল আকারের জন্য পরিবর্তনটি লক্ষ্য করা যাবে।

উপসংহার

এই লেখায় আপনি শিখেছেন কীভাবে এক্সেলে বড় ফাইল আকারের কারণ নির্ধারণ করতে হয়। আশা করি আপনি এখন থেকে দ্রুত এক্সেল ওয়ার্কবুকে বড় ফাইল আকারের কারণ বুঝতে পারবেন। যদি আপনার কোনো ভালো পদ্ধতি, প্রশ্ন বা মতামত থাকে তবে কমেন্ট বক্সে শেয়ার करना ভুলবেন না। এটি আমার আগামী লেখাগুলো সমৃদ্ধ করতে সাহায্য করবে। আরও প্রশ্নের জন্য আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy-এ ভিজিট করুন। শুভ দিন!

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• ১০০এমবি+ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন (৭টি কার্যকর উপায়)
• ডেটা মুছে না দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমান (৯টি ট্রিক)
• এক্সেল ফাইল জিপ করুন (৩টি সহজ উপায়)
• ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)