ওয়ার্ড ডকুমেন্টের আকার কমিয়ে কামপ্রেস করার পদ্ধতি

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড কতটা গুরুত্বপূর্ণ সেটি বলার প্রয়োজন নেই। ওয়ার্ড ডকুমেন্ট σχεδόν সব জায়গায় ব্যবহৃত হয়, তাই আমাদের নিশ্চিত করতে হয় যে সেগুলো সব সময় ব্যবহারযোগ্য থাকে। ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে মানুষ যে একটি সমস্যায় পড়ে সেটি হলো ফাইলের আকার—কখনো কখনো এটি খুব বড় হয়ে যায়। যেন এটি মানুষ খুব ঘন ঘন সম্মুখীন করে না, তবুও আপনি যদি কখনো আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের আকার কমাতে চান তবে কী করবেন সেটি জানা ভালো। এই আর্টিকেলে আমরা আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফাইল আকার কমানোর সকল উপায় আলোচনা করব।

ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফাইল আকার কীভাবে কমাব?

আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট কামপ্রেস ও আকার কমাতে আপনি নিচের সব কাজগুলো করতে পারেন।

1. ডকুমেন্টের ছবিগুলো কামপ্রেস করুন
2. ফন্ট এম্বেড করবেন না
3. এটি .docx ফাইল হিসেবে সেভ করুন
4. ডকুমেন্টের জন্য থাম্বনেইল সংরক্ষণ করবেন না

১] ডকুমেন্টের ছবিগুলো কামপ্রেস করুন

ডকুমেন্টে লেখা জিনিসগুলো ড্রাইভ স্পেসের তেমন কিছুই নেয় না, আপনার ডকুমেন্টে আপলোড করা ছবিগুলোই স্পেস নেয়। সেটি রেমেডিয়েট করার একটি পদ্ধতি হলো এই ছবিগুলো কামপ্রেস করা। এখানে MS ওয়ার্ডে মিডিয়া আইটেম কীভাবে কামপ্রেস করা যায় সেটি দেখানো হলো:

• আপনার ডকুমেন্টের একটি ছবিতে ক্লিক করুন
• একবার সিলেক্ট হলে, ওয়ার্ড টাস্কবারে Picture Formatting অপশনগুলো দেখাবে। সেখানে Adjust নামে একটি সেকশন আছে যেখানে ছবি কামপ্রেস করার সেটিং রয়েছে। সেটিতে ক্লিক করুন
• এটি একটি ছোট আলাদা ডায়লগ বক্স খুলবে। প্রথমে আপনাকে Apply only to this picture বক্সটি আনচেক করতে হবে কারণ কার্যকরভাবে আকার কমাতে হলে ডকুমেন্টের সব ছবিতে পরিবর্তনগুলো প্রয়োগ করতে হবে।
• Delete cropped areas of pictures বক্সটি সিলেক্টেড রাখুন। দয়া করে লক্ষ্য করুন যে এখানে ডিলিট করা এলাকাগুলো পুনরুদ্ধার করা যাবে না।
• Resolution-এর অধীনে অধিকাংশ অপশন ব্লার্ড আউট থাকবে। আপনাকে Use default resolution নির্বাচন করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

এখানে আর একটি ট্যাকটিক হলো আপনি ছবিগুলো কপি-পেস্ট না করে মিডিয়া অবজেক্ট হিসেবে ওয়ার্ডে ইনসার্ট করুন। পর্যবেক্ষণ করা গেছে এটি করলে ফাইলের আকার ছোট হয়।

২] ফন্ট এম্বেড করবেন না

এম্বেডেড ফন্টও ফাইলের আকার বড় করতে পারে, তাই এই অপশন নিষ্ক্রিয় করা সাহায্যকর। এখানে কীভাবে করবেন সেটি দেখানো হলো:

• MS ওয়ার্ডের উপরের ডান কোণ থেকে File-এ ক্লিক করুন > Options এবং বাম সাইডবারের থেকে Save-এ ক্লিক করুন
• Preserve fidelity when saving this document-এর অধীনে নিশ্চিত করুন যে Embed fonts in the file বক্সটি আনচেক করা আছে
• আপনি যদি ফন্ট এম্বেড করতে চান, তবে সেই বক্সে টিক দিন কিন্তু আরও Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) এবং Do not embed common system fonts নির্বাচন করুন

এটি আপনার ফাইলের আকার নিয়ন্ত্রণে অনেক সাহায্য করবে।

৩] এটিকে .docx ফাইল হিসেবে সেভ করুন

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ২০০৭-এ .docx ফরম্যাট চালু করেছিল, তাই আপনি যদি তার পুরনো ভার্সন ব্যবহার করেন তবে আপনার ফাইল ফরম্যাট পরিবর্তন করে দেখতে পারেন, যা অনুমান করা হয় .doc থেকে .docx-এ। File-এ যান তারপর Info-এ। এখানে আপনি একটি Convert অপশন দেখবেন। সেটিতে ক্লিক করুন এবং পরবর্তী প্রম্পটে Ok-এ ক্লিক করুন। .docx ফাইলটি মূলত একটি .ZIP ফোল্ডার হিসেবে কাজ করে যা বড় পরিমাণ ডেটা একটি খুব ছোট ফাইলে কামপ্রেস করতে পারে।

৪] আপনার ডকুমেন্টের জন্য থাম্বনেইল সংরক্ষণ করবেন না

এটি অধিকাংশ মানুষ করবেন না, কিন্তু এই বিষয়ে আলোচনা করা বাধ্যতামূলক। MS ওয়ার্ডে, আপনি একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টের জন্য থাম্বনেইল ছবি সংরক্ষণ করতে পারেন, যাতে ফাইল ম্যানেজারে দেখার সময় আপনি প্রিভিউ পেতে পারেন এবং কোন ফাইলটি কী সেটি সহজে চিনতে পারেন। যদি এই অপশনটি অন থাকে, তবে আপনার ফাইলের আকারে উল্লেখযোগ্য বৃদ্ধি দেখা দিতে পারে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে নিশ্চিত করুন যে এটি অন নয় এবং যদি অন থাকে তবে কীভাবে নিষ্ক্রিয় করবেন:

• File > Info-এ ক্লিক করুন। Properties ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং আরও Advanced Properties নির্বাচন করুন
• এই পরবর্তী ডায়লগ বক্স থেকে Save thumbnails for all Word documents বক্সটি আনচেক করুন এবং Ok-এ ক্লিক করে এই পরিবর্তনটি সেভ করুন

আপনার সিস্টেমে এই অপশনটি অন থাকার সম্ভাবনা খুব কম। এক আরেকটি উপায় হলো Save As ফাইল ম্যানেজার বক্স থেকে যেখানে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে Save thumbnail বক্সটি সিলেক্ট করা নেই।

উপরোক্ত কোনো পদ্ধতিই যদি কাজ না আসে এবং আপনাকে আপনার ওয়ার্ড ফাইলের আকার আরও একটু কমাতে হয়, তবে আপনি সেটি সবসময় কামপ্রেস করতে পারেন। ভিন্ন কামপ্রেশন লেভেল আলাদাভাবে আকার কমায় এবং ডকুমেন্টের কোয়ালিটিকে আলাদাভাবে প্রভাবিত করে, তাই আপনাকে বুদ্ধিমানের মতো এটি করতে হবে।

অনলাইন ফ্রিতে ওয়ার্ড ফাইলের আকার কীভাবে কমাব?

ওয়ার্ড ডকুমেন্ট কামপ্রেশনের জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় অনলাইন টুলগুলো হলো SmallPDF এবং WeCompress। আপনি ফ্রি ফাইল কামপ্রেশন সফটওয়্যারও ব্যবহার করতে পারেন।

আমরা আশা করি এই পোস্ট আপনার জন্য সাহায্যকর হয়েছে!