কিভাবে একটি Word নথির আকার সংকুচিত এবং কমাতে হয়

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা পুনরায় বলার দরকার নেই। শব্দ নথিগুলি প্রায় সর্বত্র ব্যবহার করা হয় এবং এইভাবে, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আমরা নিশ্চিত করি যে সেগুলি সর্বদা প্রযোজ্য। ওয়ার্ড ডকুমেন্ট নিয়ে মানুষ যে সমস্যায় পড়তে পারে তা হল তাদের ফাইলের আকার; এটা অনেক সময় অনেক বড় হতে পারে। যদিও এটি এমন একটি সমস্যা নয় যা লোকেরা প্রায়শই সম্মুখীন হয়, তবে আপনি যদি কখনও আপনার শব্দ নথির আকার কমাতে চান তবে আপনার কী করা উচিত তা জানতে এটি সহায়তা করে। সুতরাং, এই প্রবন্ধে, আমরা আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফাইলের আকার কমাতে আপনি যে সমস্ত ব্যবস্থা বাস্তবায়ন করতে পারেন সেগুলি নিয়ে আলোচনা করব৷

কিভাবে ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফাইল সাইজ কমাতে হয়?

আপনার Word নথির আকার সংকুচিত এবং কমাতে আপনি যা করতে পারেন তা এখানে।

1. নথিতে ছবি কম্প্রেস করুন
2. ফন্ট এম্বেড করবেন না
3. এটি একটি .docx ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন
4. আপনার নথির জন্য থাম্বনেইল সংরক্ষণ করবেন না

1] নথিতে ছবি কম্প্রেস করুন

শুধুমাত্র এতটাই ড্রাইভ স্পেস আছে যে একটি নথিতে থাকা শব্দগুলি খেয়ে ফেলতে পারে, এটি আপনার নথিতে আপলোড করা ছবিগুলি যা স্থান খায়। প্রতিকার করার একটি পদ্ধতি হল এই ছবিগুলিকে সংকুচিত করা। এমএস ওয়ার্ডে মিডিয়া আইটেমগুলিকে কীভাবে সংকুচিত করা যায় তা এখানে:

• আপনার নথিতে একটি ছবিতে ক্লিক করুন
• একবার এটি নির্বাচন করা হলে, ওয়ার্ড টাস্কবারে পিকচার ফরম্যাটিং বিকল্পগুলির একটি সেট প্রদর্শিত হবে। সেখানে আপনি অ্যাডজাস্ট নামে একটি বিকল্প দেখতে পাবেন যেখানে চিত্রগুলি সংকুচিত করার একটি সেটিং রয়েছে। এটিতে ক্লিক করুন
• এটি একটি ছোট, পৃথক ডায়ালগ বক্স খুলবে। প্রথমে আপনাকে যা করতে হবে তা হল শুধুমাত্র এই ছবির বাক্সে প্রয়োগ করুন টিক চিহ্ন সরিয়ে ফেলুন কারণ, কার্যকরভাবে আকার কমাতে, আমাদের নথির সমস্ত ছবিতে পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করতে হবে৷
• ছবি বাক্সের মুছে ফেলা অংশগুলি নির্বাচন করে রাখুন। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে এখানে মুছে ফেলা এলাকাগুলি পুনরুদ্ধারের বাইরে হবে
• রেজোলিউশনের অধীনে, বেশিরভাগ বিকল্প ঝাপসা হয়ে যাবে। আপনাকে 'ডিফল্ট রেজোলিউশন ব্যবহার করুন'
নির্বাচন করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে

আরেকটি কৌশল যা এখানে কার্যকর হতে পারে তা হল আপনি কেবলমাত্র এখানে অনুলিপি এবং পেস্ট করার পরিবর্তে মিডিয়া অবজেক্ট হিসাবে ওয়ার্ডে ছবি সন্নিবেশ করান। এটা দেখা গেছে যে ফাইলের আকার ছোট হয়ে যায় যখন আগেরটি করা হয়।

2] ফন্ট এম্বেড করবেন না

এমবেডেড ফন্টগুলি বড় ফাইল আকারেও অবদান রাখতে পারে, তাই এটি করার বিকল্পটি অক্ষম করা সহায়ক হতে পারে। আপনি কীভাবে এটি করতে পারেন তা এখানে:

• MS Word> Options-এ উপরের-ডান কোণ থেকে File-এ ক্লিক করুন এবং বাম সাইডবার থেকে Save-এ ক্লিক করুন
• এই নথিটি সংরক্ষণ করার সময় বিশ্বস্ততা সংরক্ষণের অধীনে, নিশ্চিত করুন যে ফাইল বাক্সে এমবেড ফন্টগুলি অচেক করা আছে
• যদি আপনি ফন্টগুলি এম্বেড করার প্রয়োজন অনুভব করেন, সেই বাক্সটি চেক করুন তবে আরও নির্বাচন করুন শুধুমাত্র নথিতে ব্যবহৃত অক্ষরগুলি (ফাইলের আকার হ্রাস করার জন্য সর্বোত্তম) এম্বেড করুন এবং সাধারণ সিস্টেম ফন্টগুলি এম্বেড করবেন না

এটি আপনাকে ফাইলের আকারের সাথে ব্যাপকভাবে সাহায্য করবে৷

3] এটি একটি .docx ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন

Microsoft Word 2007-এ .docx ফরম্যাট চালু করেছে, তাই আপনি যদি এমন কেউ হন যিনি এখনও এর চেয়ে পুরানো সংস্করণ ব্যবহার করছেন আপনি আপনার ফাইল বিন্যাস পরিবর্তন করার চেষ্টা করতে পারেন, যা আমি অনুমান করছি .doc থেকে .docx। ফাইল এবং তারপর তথ্য যান. এখানে, আপনি একটি রূপান্তর বিকল্প দেখতে পাবেন। এটিতে ক্লিক করুন এবং পরবর্তী প্রম্পটে Ok এ ক্লিক করুন। .docx ফাইলটি মূলত একটি .ZIP ফোল্ডার হিসাবে কাজ করে যা একটি বরং ছোট আকারের ফাইলে যথেষ্ট পরিমাণ ডেটা সংকুচিত করতে সক্ষম।

4] আপনার নথির জন্য থাম্বনেইল সংরক্ষণ করবেন না

এটি এমন কিছু নয় যা আপনি বেশির ভাগ লোককে করতে দেখবেন, তবে আমরা যখন বিষয়টিতে থাকি তখন এটি উল্লেখ করার মতো। MS Word-এ, আপনি Word নথির জন্য একটি থাম্বনেইল চিত্র সংরক্ষণ করতে পারেন, যাতে এটি ফাইল ম্যানেজারে দেখা হলে, আপনি একটি পূর্বরূপ পেতে এবং কোন ফাইলটি তা আরও ভালভাবে সনাক্ত করতে সক্ষম হন। যদি এই বিকল্পটি চালু পাওয়া যায়, তাহলে আপনি আপনার ফাইলের আকারে উল্লেখযোগ্য বৃদ্ধি দেখতে পাবেন। এটি এমন নয় তা নিশ্চিত করতে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন এবং যদি তা হয় তবে কীভাবে এটি অক্ষম করা যেতে পারে:

• ফাইল> তথ্য-এ ক্লিক করুন। বৈশিষ্ট্য ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং আরও উন্নত বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন
• এই পরবর্তী ডায়ালগ বক্স থেকে, সমস্ত Word নথির জন্য থাম্বনেইলগুলি সংরক্ষণ করুন বক্সটি আন-চেক করুন এবং ওকে ক্লিক করে এই পরিবর্তনটি সংরক্ষণ করুন

এই বিকল্পটি আপনার সিস্টেমে সক্ষম হওয়ার খুব সামান্য সম্ভাবনা রয়েছে। এটি নিষ্ক্রিয় করার একটি বিকল্প উপায় হল ফাইল ম্যানেজার বাক্স হিসাবে সংরক্ষণ করুন যেখানে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে 'থাম্বনেল সংরক্ষণ করুন' বাক্সটি নির্বাচন করা হয়নি৷

যদি উপরে উল্লিখিত পদ্ধতিগুলির কোনওটিই সাহায্য না করে এবং আপনার Word ফাইলের আকারকে আরও কিছুটা কমাতে হয়, আপনি সর্বদা এটি সংকুচিত করতে পারেন। বিভিন্ন কম্প্রেশন লেভেল আকারকে কমিয়ে দেয় এবং ডকুমেন্টের গুণমানকে ভিন্নভাবে প্রভাবিত করে, তাই আপনাকে এটি বুদ্ধিমানের সাথে করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।

কিভাবে বিনামূল্যে অনলাইনে ওয়ার্ড ফাইল কমাতে হয়?

Word ডকুমেন্ট কম্প্রেশনের জন্য সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত কিছু অনলাইন টুল হল SmallPDF এবং WeCompress। আপনি একটি বিনামূল্যের ফাইল কম্প্রেশন সফ্টওয়্যারও ব্যবহার করতে পারেন৷

আমরা আশা করি এই পোস্টটি আপনার জন্য সহায়ক ছিল!