এক্সেল সেল সুরক্ষিত করুন: ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার ২টি প্রমাণিত উপায়

মান লইয়া যাক, আমাদের একটি ওয়ার্কশীট আছে যাতে বেশ কিছু সেল রয়েছে যেখানে আমরা অন্যদের ডেটা দিতে না দিতে চাই। এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা যায়। গুরুত্বপূর্ণ ওয়ার্কশীট অন্যদের সাথে শেয়ার করার সময় ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা প্রয়োজনীয় হয়। কখনো কখনো আমরা শুধু চাই আমাদের প্রজেক্ট ওয়ার্কশীতে কেউ হস্তক্ষেপ না করতে পারে। আবার, নির্দিষ্ট ধরনের মান জন্য ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করতে হতে পারে।

অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি এখান থেকে ডাউনলোড করুন।

এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার ২টি সহজ পদ্ধতি

এই আর্টিকেলে আমরা ২টি সহজ পদ্ধতিতে এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা দেখাব। পদ্ধতিগুলো ব্যাখ্যা করার জন্য আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব। ডেটাসেটে একটি কলামে ছাত্র-ছাত্রীদের নাম আছে। এছাড়া একটি কলামে প্রতিটি ছাত্রের জন্য割り当てられた প্রজেক্ট কোড দেখানো আছে। এই কলামে আমরা সীমাবদ্ধতা প্রয়োগ করব। এই ডেটাসেটটি এই আর্টিকেলের সব পদ্ধতিতে ব্যবহার করা হবে।

১. Data Validation ব্যবহার করে এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রির ধরন সীমাবদ্ধ করুন

Data Validation হলো একটি এক্সেল ফিচার যা আপনাকে একটি সেলে ব্যবহারকারী কী টাইপ করতে পারে তা সীমাবদ্ধ করতে দেয়। এই টুলটি এমন প্রজেক্ট তৈরি করার জন্য খুব জরুরি যেখানে আমরা ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস সীমিত রাখতে চাই। এই সেকশনে আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে এক্সেল সেলে প্রয়োগযোগ্য বিভিন্ন ধরনের সীমাবদ্ধতা আলোচনা করব।

১.১ সব ধরনের ডেটা এন্ট্রি বন্ধ করা

এই পদ্ধতিতে, আমরা একজন ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল সেলে সব ধরনের ডেটা এন্ট্রি বন্ধ করব। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপগুলো:

• শুরুতে, সেলগুলো সিলেক্ট করুন (C5:C9)।

• তারপর Data > Data Validation > Data Validation-এ যান।

• উপরের কমান্ডটি ‘Data Validation’ নামে একটি নতুন ডায়লগ বক্স খুলবে।
• তারপর Settings ট্যাবে যান। Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Text length অপশন সিলেক্ট করুন।

• আরও, Data ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে equal to বেছে নিন, তারপর Length ফিল্ডে 0 টাইপ করুন।

• পরবর্তীতে, Error Alert ট্যাবে যান।
• আরও, Title ফিল্ডে নাম লিখুন। Error message বক্সে একটি মেসেজ লিখুন। ব্যবহারকারী যখন নির্দিষ্ট সেলে ডেটা দিতে চাইবে তখন এই মেসেজটি Title-সহ দেখাবে।
• এখন OK-এ ক্লিক করুন।

• এরপর C5 সেল সিলেক্ট করুন। সেখানে 1 টাইপ করুন।
• Enter চাপুন।

• শেষে নিচের চিত্রের মতো একটি এরর অ্যালার্ট বক্স পাবেন।

১.২ শুধু পূর্ণসংখ্যা (Whole Number) অনুমতি দিন

এই পদ্ধতিতে, আমরা এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রির জন্য শুধু পূর্ণসংখ্যা অনুমতি দিব। এই পদ্ধতির প্রক্রিয়া আগেরটির মতোই। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে আগের পদ্ধতির প্রথম দুটি ধাপ दुহরান।
• তারপর Settings ট্যাবে যান।
• তারপর Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Whole number অপশন, Data ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে between সিলেক্ট করুন।
• Minimum ফিল্ডে 1 এবং Maximum ফিল্ডে 100 দিন যা আমরা অনুমতি দিতে চাই।

• এরপর Error Alert ট্যাবে যান।
• Title এবং Error message ফিল্ডে নিচের টেক্সটগুলো লিখুন।

• এরপর C5 সেলে মান 5 টাইপ করুন।
• Enter চাপুন।

• ফলস্বরূপ নিচের মেসেজ বক্সে এরর পাবেন।

১.৩ শুধু দশমিক সংখ্যা (Decimal) অনুমতি

এই উদাহরণটি আগের উদাহরণের অনুরূপ। এখানে আমরা এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি শুধু দশমিক সংখ্যায় সীমাবদ্ধ করব। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো:

ধাপগুলো:

• প্রথমে আগের পদ্ধতির মতো Data Validation ডায়লগ বক্স খুলুন।
• দ্বিতীয়ভাবে, Settings ট্যাবে যান।
• তৃতীয়ভাবে, Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Decimal এবং Data ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে between বেছে নিন।
• পরবর্তীতে, Minimum এবং Maximum ফিল্ডে যথাক্রমে 1 এবং 100 মান দিন।
• এরপর আগের পদ্ধতির মতো Error Alert বক্সে পরিবর্তন করুন।
• এখন OK-এ ক্লিক করুন।

• এরপর C5 সেল সিলেক্ট করুন। সেখানে 125 টাইপ করুন।
• Enter চাপুন।

• শেষে নিচের চিত্রের মতো এরর মেসেজ বক্স দেখতে পাবেন।

১.৪ লিস্ট ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করুন

এই পদ্ধতিতে, আমরা একটি লিস্ট ডিফাইন করে এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করব। আগের পদ্ধতির ধাপগুলো অনুসরণ করব। পরিবর্তন হলো এই পদ্ধতির জন্য উপযুক্ত অপশন সিলেক্ট করা। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, প্রথম পদ্ধতির প্রথম দুটি ধাপ दुহরান। এটি Data Validation ডায়লগ বক্স খুলবে।
• তারপর Settings ট্যাবে যান।
• তারপর Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে List অপশন সিলেক্ট করুন।
• আরও, Source ফিল্ডে একটি মানের লিস্ট টাইপ করুন।
• এখন OK-এ ক্লিক করুন।

• তবে সিলেক্ট করা সেলগুলোর পাশে একটি ড্রপ-ডাউন আইকন আসবে।
• আমরা সেলগুলোতে শুধু লিস্টের মানগুলো দিতে পারব। অন্যথায় এরর দেখাবে।

• এরপর C5 সেলে 23R টাইপ করুন। মানটি ডিফাইন করা লিস্টে নেই।

• Enter চাপুন।
• শেষে নিচের চিত্রের মতো এরর মেসেজ পাবেন।

১.৫ ডেটা রেঞ্জ ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করুন

এই পদ্ধতিতে, আমরা এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি শুধু ডেটে সীমাবদ্ধ করব। তারপর সিলেক্ট করা সেলগুলোর ডেটা রেঞ্জ সীমাবদ্ধ করব। এই অ্যাকশন করার ধাপগুলো দেখুন।

ধাপগুলো:

• শুরুতে, প্রথম দুটি ধাপ অনুসরণ করে Data Validation ডায়লগ বক্স খুলুন।
• আরও, Settings ট্যাবে যান।
• আরও, Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Date এবং Data ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে between সিলেক্ট করুন।
• আরও, আপনার কাজের শুরুর তারিখ এবং শেষ তারিখ ‘Start date’ এবং ‘End date’ ফিল্ডে লিখুন।
• Error alert মেসেজগুলো আগের পদ্ধতির মতো রাখুন।
• এখন OK-এ ক্লিক করুন।

• এরপর ডিফাইন করা রেঞ্জের বাইরের একটি তারিখ টাইপ করুন।

• Enter চাপুন।
• শেষে নিচের চিত্রের মতো এরর মেসেজ বক্স পাবেন।

১.৬ সময় (Time) ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করুন

আমরা এক্সেল সেলে সময় ভিত্তিকেও ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করতে পারি। তখন আমরা ডিফাইন করা টাইম রেঞ্জের বাইরে কোনো টাইম ভ্যালু টাইপ করতে পারব না। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, প্রথম পদ্ধতির প্রথম দুটি ধাপ অনুসরণ করে Data Validation খুলুন।
• তারপর Settings ট্যাবে যান।
• তারপর Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Time এবং Data ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে between সিলেক্ট করুন।
• আরও, Start time ফিল্ডে ৯:০০:০০ AM এবং End time-এ ৫:০০:০০ PM সেট করুন।
• Error Alert-এ আগের পদ্ধতির মতো মেসেজ সেট করুন।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• এরপর C5 সেলে মান ৬:০০:০০ PM টাইপ করুন।

• Enter চাপুন।
• ফলস্বরূপ নিচের এরর মেসেজ বক্স পাবেন। মান ৬:০০:০০ PM আমাদের ডিফাইন করা রেঞ্জের বাইরে হওয়ায় এই মেসেজ আসছে।

১.৭ শুধু টেক্সট (Text) অনুমতি দিন

এতক্ষণ সব সীমাবদ্ধতা Data Validation ফিচার দ্বারা বিল্ট-ইন ছিল। কিন্তু আমরা যদি অন্যভাবে সীমাবদ্ধ করতে চাই? সেক্ষেত্রে আমাদের Custom Data Validation প্রয়োগ করতে হবে। এই পদ্ধতিতে, আমরা ডেটা এন্ট্রি শুধু টেক্সট ভ্যালু 허용 করতে চাই। ধাপগুলো নিচে দেখুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, প্রথম পদ্ধতির প্রথম দুটি ধাপ दुহরান। এটি Data Validation ডায়লগ বক্স খুলবে।
• দ্বিতীয়ভাবে, Settings ট্যাবে যান।
• তৃতীয়ভাবে, Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Custom অপশন সিলেক্ট করুন।
• আরও, Formula ফিল্ডে নিচের ফর্মুলা লিখুন:

• Error Alert ট্যাবের মেসেজগুলো আগের পদ্ধতির মতো সেট করুন।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• এখানে ISTEXT ফাংশন একটি মান টেক্সট কিনা তা নির্ধারণ করে এবং টেক্সট হলে TRUE রিটার্ন করে। অন্যথায় False রিটার্ন করে।
• আরও, C5 সেলে সংখ্যাগত মান 222 টাইপ করুন।

• Enter চাপুন।
• তবে নিচের চিত্রের মতো একটি এরর মেসেজ বক্স পাবেন।

১.৮ শুধু সংখ্যা (Number) অনুমতি দিন

এই পদ্ধতিতে, আগের পদ্ধতির বিপরীতে, আমরা এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি শুধু সংখ্যায় সীমাবদ্ধ করব। এই পদ্ধতি করার ধাপগুলো নিচে দিয়ে আছে।

ধাপগুলো:

• শুরুতে, প্রথম পদ্ধতির প্রথম দুটি ধাপ অনুসরণ করে Data Validation ডায়লগ বক্স খুলুন।
• তারপর Settings ট্যাবে যান।
• তারপর Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Custom অপশন সিলেক্ট করুন।
• আরও, Formula ফিল্ডে নিচের ফর্মুলা লিখুন:

• Error Alert ট্যাবের মেসেজগুলো আগের পদ্ধতিগুলোর মতোই সেট করুন।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• এখানে, ISNUMBER ফাংশন একটি মান সংখ্যা কিনা তা চেক করতে ব্যবহৃত হয়।
• C5 সেলে ASD টাইপ করুন।

• Enter চাপুন।
• শেষে নিচের চিত্রের মতো এরর মেসেজ বক্স পাবেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি (ধাপে ধাপে)

সদৃশ পাঠ্য:

• ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশীট পপুলেট করা
• এক্সেলে ডেটা লগ তৈরি (২টি উপযুক্ত উপায়)
• ড্রপ-ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম (২টি পদ্ধতি)
• এক্সেলে ফিলেবল ফর্ম তৈরি (৫টি উপযুক্ত উদাহরণ)

২. ওয়ার্কশীট প্রোটেক্ট করে এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করুন

Data Validation ফিচার ব্যবহার করা এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায়। কিন্তু আমরা আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশীট প্রোটেক্ট করেও এটি করতে পারি। ধাপগুলো নিচে দেখুন।

ধাপগুলো:

• শুরুতে, বাম কোণে ত্রিভুজ আইকনে ক্লিক করে পুরো ওয়ার্কশীট সিলেক্ট করুন।
• আরও, সিলেক্ট করা এলাকায় রাইট-ক্লিক করুন। Format Cells অপশন সিলেক্ট করুন।

• তারপর Format Cells ডায়লগ বক্সে Protection ট্যাবে যান।
• Locked অপশনটি আনচেক করুন।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• আরও, শুধু সেলগুলো সিলেক্ট করুন (B5:B9)।
• সিলেক্ট করা এলাকায় রাইট-ক্লিক করে Format Cells অপশন সিলেক্ট করুন।

• পরবর্তীতে, Format Cells ডায়লগ বক্সের Protection tab-এ যান। Locked অপশনটি চেক করুন।
• এখন OK-এ ক্লিক করুন।

• এরপর Review ট্যাবে যান। রিবন থেকে Protect Sheet অপশন সিলেক্ট করুন।

• ইনপুট ফিল্ডে একটি পাসওয়ার্ড লিখুন। আমরা 1234 ব্যবহার করছি।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• আরেকবার পাসওয়ার্ড কনফার্ম করার জন্য একটি ডায়লগ বক্স আসবে।
• সেখানে আবার পাসওয়ার্ড লিখুন।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• এরপর B5 সেল সিলেক্ট করুন। সেখানে যেকোনো মান টাইপ করার চেষ্টা করুন।

• ফলস্বরূপ নিচের চিত্রের মতো একটি অ্যালার্ট বক্স পাবেন।

আরও পড়ুন: এক্সেল VBA-তে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি (সহজ ধাপ সহ)

উপসংহার

উপসংহারে, এই টিউটোরিয়ালে ২টি সহজ পদ্ধতিতে এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা দেখানো হয়েছে। এই আর্টিকেলে থাকা অনুশীলন ওয়ার্কশীট ডাউনলোড করে আপনার দক্ষতা পরীক্ষা করুন। আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট বক্সে লিখুন। আমাদের টিম যতরিৎ আপনার মেসেজের জবাব দিতে চেষ্টা করবে। ভবিষ্যতে আরও উদ্ভাবনী মাইক্রোসফট এক্সেল সমাধানের জন্য আপডেট থাকুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি অটোমেটিক্যালি ইনসার্ট (৫টি পদ্ধতি)
• এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি (ধাপে ধাপে গাইড)
• UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি
• এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট (২টি কার্যকর উপায়)