মাইক্রোসফট এক্সেল একটি নেতৃস্থানীয় তথ্য সংগঠিত এবং বিশ্লেষণ প্রোগ্রাম. কিন্তু Excel এ ডেটা বিশ্লেষণ করতে, আপনাকে প্রথমে ডেটা ইনপুট করতে হবে। ডেটা বিভিন্ন ধরনের হতে পারে। ডেটা প্রকারের উপর ভিত্তি করে, মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে সেগুলি সন্নিবেশ করার জন্য বিভিন্ন কৌশল রয়েছে। এই নিবন্ধে, আমি বিভিন্ন ধরনের ডেটা এন্ট্রি নিয়ে আলোচনা করব এক্সেলে।
আপনি নিচের লিঙ্ক থেকে এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করতে পারেন এবং এর সাথে অনুশীলন করতে পারেন।
এক্সেলের ডেটার প্রকারগুলি
ডেটা এমএস এক্সেলের হৃদয়। এটি ডেটা নিয়ে কাজ করে এবং একটি আউটপুট তৈরি করে। আপনি Excel এ 4 ধরনের ডেটা পাবেন। তারা হল,
- পাঠ্য
- মান
- তারিখ
- সূত্র
টেক্সট টাইপ ডেটা: এগুলি বেশিরভাগই আলফানিউমেরিক। এর অর্থ হল বর্ণমালা এবং সংখ্যা উভয়ই এই ডেটা টাইপ অন্তর্ভুক্ত করে। উদাহরণ:Alexi Laiho, এলাকা 51, ইত্যাদি .
মান প্রকার ডেটা: মান টাইপ ডেটা সম্পূর্ণরূপে সংখ্যার ডেটা বোঝায়। উদাহরণ:5, 7, 343.556, ইত্যাদি .
তারিখের প্রকার ডেটা: এগুলি একটি ছোট তারিখের পাশাপাশি একটি দীর্ঘ তারিখ বিন্যাস হতে পারে। উদাহরণ:6/13/2022, সোমবার, 23 মে, 2016, ইত্যাদি .
সূত্র প্রকার ডেটা:মান , ফাংশন , এবং অপারেটর সূত্র তৈরি করুন। উদাহরণ:=SUM(A2:H2)+92 .
Excel এ 4 প্রকারের ডেটা এন্ট্রির ওভারভিউ
শুধু নিম্নলিখিত ডেটাসেট তাকান. এখানে, আমি Excel-এ উপলব্ধ 4 ধরনের ডেটা ব্যবহার করেছি।
পুরো নিবন্ধ জুড়ে, আমি আপনাকে এই 4 ধরনের ডেটা এন্ট্রি সংক্রান্ত উপায় এবং নিয়ম দেখাব। এক্সেলে।
1. টেক্সট টাইপ ডেটা এন্ট্রি
টেক্সট টাইপ ডেটা সংখ্যার পাশাপাশি মান উভয়ই নিয়ে গঠিত। Excel এ একটি একক কক্ষ 32,000 পর্যন্ত সমর্থন করে৷ অক্ষর।
আপনি যখন অক্ষর সন্নিবেশ করতে চান, আপনাকে কিছু নিয়ে ভাবতে হবে না। কিন্তু আপনি যখন টেক্সট হিসেবে মান সন্নিবেশ করতে চান, তখন আপনাকে সংখ্যার আগে একটি অ্যাপোস্ট্রফি সন্নিবেশ করতে হবে।
কিভাবে একটি পাঠ্য সন্নিবেশ করাতে হয় তা দেখান প্রথমে ডেটা টাইপ করুন।
❶ একটি কক্ষে ক্লিক করুন, তারপর F2 টিপুন সম্পাদনা সক্ষম করতে।
অথবা, সম্পাদনা সক্ষম করতে একটি ঘরে ডাবল ক্লিক করুন৷
৷❷ তারপর টেক্সট ডেটা টাইপ করুন।
❸ এর পরে, ENTER টিপুন পাঠ্য সন্নিবেশ করার জন্য বোতাম ডেটা টাইপ করুন।
একটি পাঠ্য হিসাবে সাংখ্যিক মান সন্নিবেশ করান ডেটা টাইপ করুন,
নম্বরের আগে শুধু একটি অ্যাপোস্ট্রফি (‘) ব্যবহার করুন এবং ENTER টিপুন .
এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে মানটিকে টেক্সট-টাইপ ডেটা হিসাবে ফর্ম্যাট করবে।
অ্যাপোস্ট্রোফি কোষে উপস্থিত হয় না।
আপনি যদি ঘরে ক্লিক করেন, একটি ত্রুটি আইকন প্রদর্শিত হবে। ত্রুটি ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন, এবং এটি দেখাবে 'এই কক্ষের নম্বরটি পাঠ্য হিসাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে বা একটি অ্যাপোস্ট্রফি দ্বারা পূর্বে রয়েছে৷ ’
ত্রুটি উপেক্ষা করতে, ত্রুটি ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন। তারপর ত্রুটি উপেক্ষা করুন নির্বাচন করুন .
আরো পড়ুন: এক্সেলে ড্রপ ডাউন তালিকা সহ কিভাবে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করবেন (২টি পদ্ধতি)
2. ভ্যালু টাইপ ডেটা এন্ট্রি
মান-প্রকার ডেটার প্রবেশ পদ্ধতি পাঠ্য-প্রকার ডেটার মতোই৷
তবুও, আমি আপনাকে দেখাচ্ছি কিভাবে মান টাইপ ডেটা সন্নিবেশ করতে হয়।
❶ একটি কক্ষে ক্লিক করুন, তারপর F2 টিপুন সম্পাদনা সক্ষম করতে।
অথবা, সম্পাদনা সক্ষম করতে একটি ঘরে ডাবল ক্লিক করুন৷
৷❷ তারপর ঘরের ভিতরের মান টাইপ করুন।
❸ এর পরে, শুধু ENTER টিপুন কক্ষে ডেটা সন্নিবেশ করার জন্য বোতাম।
মান ফরম্যাট করতে, প্রথমে ঘরটি নির্বাচন করুন।
তারপর হোম এ যান৷ ➤ সংখ্যা .
এর পরে, সংখ্যা থেকে যেকোনো ফর্ম্যাটিং টাইপ বেছে নিন গ্রুপ।
এই উদাহরণের জন্য, আমি অ্যাকাউন্টিং নির্বাচন করছি টাইপ ফরম্যাট।
এছাড়াও আপনি ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে মান-টাইপ ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে পারেন .
ঘরের নীচে-ডান কোণে যেখানে আপনি মান-প্রকার ডেটা সন্নিবেশ করেছেন সেখানে মাউস কার্সার রাখুন৷
কার্সারটি একটি প্লাস আইকনে পরিণত হবে ‘+’৷ .
বাম মাউস বোতাম টিপুন এবং ধরে রাখুন। তারপর এটিকে পুরোটা নিচে টেনে আনুন৷
৷
এটি একই কলামের বাকি ঘরগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করবে৷
আরো পড়ুন: এক্সেলে কীভাবে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করবেন (5টি উপযুক্ত উদাহরণ)
3. তারিখের ধরন ডেটা এন্ট্রি
এক্সেল ডেট-টাইপ ডেটা দশমিক মান হিসাবে সংরক্ষণ করে। তাই তারিখ ফাংশন এবং সূত্রের ভিতরে ব্যবহার করা যেতে পারে।
তারিখ-টাইপ ডেটা সন্নিবেশ করতে,
❶ একটি কক্ষে ক্লিক করুন, তারপর F2 টিপুন সম্পাদনা সক্ষম করতে।
অথবা, সম্পাদনা সক্ষম করতে একটি ঘরে ডাবল ক্লিক করুন৷
৷❷ তারপর সেলের ভিতরে একটি তারিখ টাইপ করুন।
❸ ঘরে তারিখ সন্নিবেশ করতে, ENTER টিপুন .
তারিখে আরও ফরম্যাট যোগ করতে, CTRL + 1 টিপুন নির্বাচিত ডেটা সহ।
ফর্ম্যাট সেল প্রদর্শিত হবে৷
৷- এখন নম্বরে যান ➤ তারিখ .
- টাইপ থেকে বিভাগে, আপনি চান এমন যেকোনো বিন্যাস নির্বাচন করুন।
- তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন আবেদন করতে।
এছাড়াও আপনি ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে তারিখ-টাইপ ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে পারেন .
শুধু মাউস কার্সারটি সেলের নীচে-ডান কোণে রাখুন যেখানে আপনি তারিখ-টাইপ ডেটা সন্নিবেশ করেছেন৷
কার্সারটি একটি প্লাস আইকনে পরিণত হবে ‘+’৷ .
বাম মাউস বোতাম টিপুন এবং ধরে রাখুন। তারপর এটিকে পুরোটা নিচে টেনে আনুন৷
৷
এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে তারিখের একটি ক্রম সহ বাকি ঘরগুলি পূরণ করবে৷
আরো পড়ুন: এক্সেলে কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি সন্নিবেশ করা যায় (5 পদ্ধতি)
4. এক্সেল ফর্মুলা টাইপ ডেটা এন্ট্রি
সূত্র-টাইপ ডেটাতে ফাংশন, মান এবং অপারেটর রয়েছে।
সূত্র-টাইপ তারিখ সন্নিবেশ করতে,
❶ একটি কক্ষে ক্লিক করুন, তারপর F2 টিপুন সম্পাদনা সক্ষম করতে।
অথবা, সম্পাদনা সক্ষম করতে একটি ঘরে ডাবল ক্লিক করুন৷
৷❷ তারপর সূত্র টাইপ করুন।
এই উদাহরণের জন্য, আমি ROUND সহ নিম্নলিখিত সূত্রটি ব্যবহার করেছি , দিন , &এখন ফাংশন।
=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0) এই সূত্রটি প্রতিটি কর্মচারীর জয়েন্টিং তারিখ থেকে মোট কাজের সময়কাল গণনা করে।
আপনি ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে ফর্মুলা-টাইপ ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে পারেন .
ঘরের নীচে-ডান কোণায় যেখানে আপনি সূত্র-টাইপ ডেটা সন্নিবেশ করেছেন সেখানে মাউস কার্সার রাখুন৷
কার্সারটি একটি প্লাস আইকনে পরিণত হবে ‘+’ .
বাম মাউস বোতাম টিপুন এবং ধরে রাখুন। তারপর এটিকে পুরোটা নিচে টেনে আনুন৷
৷
ফিল হ্যান্ডেল সূত্রটি সর্বত্র কপি করবে। এবং আপনি এই মত সূত্র ফলাফল দেখতে পাবেন:
আপনি সূত্র দিয়ে অনেক কিছু করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি CONCAT ফাংশন ব্যবহার করে একই সময়ে পাঠ্য এবং সূত্র যোগ করতে পারেন .
=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")
সূত্রগুলি এইগুলির মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়, Excel অনেকগুলি টেক্সট প্রদান করে৷ , গণিত , তারিখ ও সময় , এবং আরো অনেক।
আরো পড়ুন: এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি কীভাবে সীমাবদ্ধ করবেন (2টি সহজ পদ্ধতি)
মনে রাখার বিষয়গুলি
- মান-প্রকার ডেটা শুধুমাত্র নিম্নলিখিত অক্ষরগুলিকে সমর্থন করে:1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + – ( ) , / $ %। ই ই .
- এক্সেল-এ একটি তারিখ সন্নিবেশ করার জন্য, নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রথমে মাস, তারপরে দিন এবং বছর যথাক্রমে সন্নিবেশ করান।
উপসংহার
সংক্ষেপে, আমরা এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির ধরন নিয়ে আলোচনা করেছি। এবং নীচের মন্তব্য বিভাগে কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে দ্বিধা করবেন না। আমরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রাসঙ্গিক প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করব। এবং অনুগ্রহ করে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy দেখুন আরো অন্বেষণ করতে।
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- কিভাবে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি স্বয়ংক্রিয় করবেন (2টি কার্যকর উপায়)
- এক্সেলে একটি ডেটা লগ তৈরি করুন (2টি উপযুক্ত উপায়)
- কীভাবে একটি ওয়েব ফর্ম থেকে একটি এক্সেল স্প্রেডশীট পপুলেট করবেন
- এক্সেলে একটি স্বতঃপূরণ ফর্ম তৈরি করুন (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
- ইউজারফর্ম ছাড়া কীভাবে একটি এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করবেন
