মাইক্রোসফট এক্সেল ডেটা সংগঠন ও বিশ্লেষণের অন্যতম প্র돋 প্রোগ্রাম। কিন্তু এক্সেলে ডেটা বিশ্লেষণ করতে, আপনাকে প্রথমে ডেটা ইনপুট করতে হবে। Data বা ডেটা ভিন্ন ভিন্ন টাইপের হতে পারে। ডেটা টাইপের ভিত্তিতে, মাইক্রোসফট এক্সেলে সেগুলো ইনসার্ট করার ভিন্ন ভিন্ন টেকনিক আছে। এই নিবন্ধে, আমি এক্সেলে data entry-র বিভিন্ন টাইপ আলোচনা করব।
আপনি নিচের লিংক থেকে এক্সেল ফাইল ডাউনলোড করে এর সাথে অনুশীলন করতে পারেন।
এক্সেলে ডেটার টাইপ
Data বা ডেটা MS Excel-র হৃদয়। এটি ডেটা নিয়ে কাজ করে এবং আউটপুট জেনারেট করে। এক্সেলে আপনি ৪ টাইপের ডেটা পাবেন। সেগুলো হল,
- Text
- Value
- Date
- Formula
Text Type Data: এগুলো অধিকাংশে অ্যালফানিউমেরিক। এর মানে অক্ষর এবং সংখ্যা দুটোই এই ডেটা টাইপে থাকে। উদাহরণ: Alexi Laiho, Area 51, ইত্যাদি।
Value Type Data: Value টাইপ ডেটা সম্পূর্ণরূপে সংখ্যাসূচক ডেটাকে বোঝায়। উদাহরণ: 5, 7, 343.556, ইত্যাদি।
Date Type Data: এগুলো শর্ট ডেট এবং লং ডেট ফরম্যাট দুটোই হতে পারে। উদাহরণ: 6/13/2022, Monday, May 23, 2016, ইত্যাদি।
Formula Type Data: Values, Functions, এবং Operators মিলে ফর্মুলা তৈরি করে। উদাহরণ: =SUM(A2:H2)+92।
এক্সেলে ৪ টাইপ ডেটা এন্ট্রির ওভারভিউ
সिर्फ নিচের ডেটাসেটে নজর দিন। এখানে, আমি এক্সেলে উপলব্ধ সব ৪ টাইপের ডেটা ব্যবহার করেছি।
নিবন্ধটি পুরোটায়, আমি আপনাকে এই ৪ টাইপ data entry-র নিয়ম ও পদ্ধতি দেখাব।
১. Text Type Data Entry
Text type data অক্ষর ও মান দুটোর সমন্বয়। এক্সেলের একটি সেল最高 32,000 ক্যারেক্টার সাপোর্ট করে।
যখন আপনি অক্ষর ইনসার্ট করতে চান, আপনাকে যেকোনো বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না। কিন্তু যখন আপনি মানগুলো টেক্সট হিসেবে ইনসার্ট করতে চান, তবে আপনাকে সংখ্যার আগে একটি অ্যাপস্ট্রফি দিতে হবে।
আমি আপনাকে দেখাচ্ছি কিভাবে Text টাইপ ডেটা ইনসার্ট করতে হয়।
❶ একটি সেলে ক্লিক করুন, তারপর F2 চাপুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
অথবা, শুধু একটি সেলে ডাবল-ক্লিক করুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
❷ তারপর টেক্সট ডেটা টাইপ করুন।
❸ এরপর, ENTER বাটন চাপুন Text টাইপ ডেটা ইনসার্ট করতে।
সাংখ্যিক মানগুলো Text টাইপ ডেটা হিসেবে ইনসার্ট করতে,
শুধু সংখ্যার আগে একটি অ্যাপস্ট্রফি (‘) দিয়ে ENTER চাপুন।
এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে মানকে টেক্সট-টাইপ ডেটা হিসেবে ফরম্যাট করবে।
অ্যাপস্ট্রফি সেলে প্রদর্শিত হয় না।
যদি আপনি সেলে ক্লিক করেন, একটি এরর আইকন দেখাবে। এরর ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করলে, এটা দেখাবে ‘The number in this cell is formatted as text or preceded by an apostrophe.’
এরর উপেক্ষা করতে, এরর ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন। তারপর Ignore Error নির্বাচন করুন।
আরও পড়ুন: ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায় (২টি পদ্ধতি)
২. Value Type Data Entry
Value-type ডেটা এন্ট্রির পদ্ধতি টেক্সট-টাইপ ডেটার মতোই।
তবুও, আমি আপনাকে দেখাচ্ছি কিভাবে value type data ইনসার্ট করতে হয়।
❶ একটি সেলে ক্লিক করুন, তারপর F2 চাপুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
অথবা, শুধু একটি সেলে ডাবল-ক্লিক করুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
❷ তারপর সেলের ভিতরে মানগুলো টাইপ করুন।
❸ এরপর, শুধু ENTER বাটন চাপুন সেলে ডেটা ইনসার্ট করতে।
মানগুলো ফরম্যাট করতে, প্রথমে সেলটি নির্বাচন করুন।
তারপর Home ➤ Number-এ যান।
এরপর, Number গ্রুপ থেকে যেকোনো ফরম্যাটিং টাইপ বেছে নিন।
এই উদাহরণে, আমি Accounting টাইপ ফরম্যাট বেছে নিচ্ছি।
আপনি Fill Handle ব্যবহার করে value-type ডেটা অটোফিল ও করতে পারেন।
শুধু সেলের নিচের ডান কোণে মাউস কার্সর রাখুন যেখানে আপনি value-type ডেটা ইনসার্ট করেছেন।
কার্সরটি একটি প্লাস আইকন ‘+’-এ রূপান্তরিত হবে।
বাম মাউস বাটন ধরে রাখুন। তারপর নিচে সব উপরে টানুন।
এটি একই কলামের বাকি সেলগুলো অটোফিল করবে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ফিলএবল ফর্ম তৈরির উপায় (৫টি উপযুক্ত উদাহরণ)
৩. Date Type Data Entry
এক্সেল ডেটা-টাইপ ডেটাকে দশমিক মান হিসেবে সংরক্ষণ করে। তাই ডেটা ফাংশন ও ফর্মুলার ভিতরে ব্যবহার করা যায়।
Date-type ডেটা ইনসার্ট করতে,
❶ একটি সেলে ক্লিক করুন, তারপর F2 চাপুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
অথবা, শুধু একটি সেলে ডাবল-ক্লিক করুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
❷ তারপর সেলে একটি ডেটা টাইপ করুন।
❸ সেলে ডেটা ইনসার্ট করতে ENTER চাপুন।
ডেটায় আরও ফরম্যাট যোগ করতে, ডেটা সিলেক্ট করে CTRL + 1 চাপুন।
Format Cells প্রদর্শিত হবে।
- এখন Number ➤ Date-এ যান।
- Type সেকশন থেকে আপনি যে ফরম্যাট চান সেটি নির্বাচন করুন।
- তারপর OK চাপুন প্রয়োগ করতে।
আপনি Fill Handle ব্যবহার করে date-type ডেটা অটোফিল ও করতে পারেন।
শুধু সেলের নিচের ডান কোণে মাউস কার্সর রাখুন যেখানে আপনি date-type ডেটা ইনসার্ট করেছেন।
কার্সরটি একটি প্লাস আইকন ‘+’-এ রূপান্তরিত হবে।
বাম মাউস বাটন ধরে রাখুন। তারপর নিচে সব উপরে টানুন।
এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাকি সেলগুলো ডেটার সিকোয়েন্স দিয়ে ফিল আপ করবে।
আরও পড়ুন: স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি এক্সেলে ইনসার্ট করুন (৫টি পদ্ধতি)
৪. Excel Formula Type Data Entry
Formula-type data ফাংশন, মান, এবং অপারেটরের সমন্বয়।
Formula-type ডেটা ইনসার্ট করতে,
❶ একটি সেলে ক্লিক করুন, তারপর F2 চাপুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
অথবা, শুধু একটি সেলে ডাবল-ক্লিক করুন এডিটিং সক্রিয় করতে।
❷ তারপর ফর্মুলা টাইপ করুন।
এই উদাহরণে, আমি নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করেছি যাতে ROUND, DAYS, & NOW ফাংশন আছে।
=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0)এই ফর্মুলা প্রতিটি কর্মীর যোগদানের তারিখ থেকে মোট কাজের মেয়াদ ক্যালকুলেট করে।
আপনি Fill Handle ব্যবহার করে formula-type ডেটা অটোফিল ও করতে পারেন।
শুধু সেলের নিচের ডান কোণে মাউস কার্সর রাখুন যেখানে আপনি formula-type ডেটা ইনসার্ট করেছেন।
কার্সরটি একটি প্লাস আইকন ‘+’-এ রূপান্তরিত হবে।
বাম মাউস বাটন ধরে রাখুন। তারপর নিচে সব উপরে টানুন।
Fill Handle ফর্মুলাটি সকল পথে কপি করবে। এবং আপনি ফলাফল এভাবে দেখবেন:
ফর্মুলার সাথে আপনি আরও অনেক কিছু করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি CONCAT function ব্যবহার করে টেক্সট এবং ফর্মুলা একসাথে যোগ করতে পারেন।
=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")
ফর্মুলা এগুলোর সীমাবদ্ধ নয়, এক্সেল অনেক Text, Math, Date & Time, এবং আরও অনেক কিছু প্রদান করে।
আরও পড়ুন: এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার উপায় (২টি সহজ পদ্ধতি)
স্মরণীয় বিষয়
- Value-type ডেটা শুধু নিচের ক্যারেক্টারগুলো সাপোর্ট করে: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + – ( ) , / $ % . E e।
- এক্সেলে ডেটা ইনসার্ট করতে, নিশ্চিত করুন আপনি প্রথমে মাস, তারপর দিন এবং বছর ক্রমে ইনসার্ট করছেন।
উপসংহার
সংক্ষেপে, আমরা এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির টাইপগুলো আলোচনা করেছি। এবং মন্তব্য সেকশনে যেকোনো প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে সংকোচ করবেন না। আমরা প্রাসঙ্গিক সব কোয়েরি উপাত্ত যথাৎসীদ্র উত্তর দিতে চেষ্টা করব। এবং আরও জানতে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy ভিজিট করুন।
সম্পর্কিত নিবন্ধ
- এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার উপায় (২টি কার্যকর উপায়)
- এক্সেলে ডেটা লগ তৈরি (২টি উপযুক্ত উপায়)
- ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করুন
- এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি (ধাপে ধাপ গাইড)
- UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায়
