সেল ডেটা ব্যবহার করে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠান – দুই প্রমাণিত পদ্ধতি

আমরা আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশিটে বিভিন্ন ধরনের তথ্য সংরক্ষণ করি। উদাহরণস্বরূপ, 거기ে গুরুত্বপূর্ণ লোক বা অন্যান্য কোম্পানির ইমেইল ঠিকানা থাকতে পারে। মাইক্রোসফট এক্সেল-এ কাজ করার সময়, কখনও কখনও আমাদের ইমেইল পাঠাতে হয়। সাধারণত আউটলুক বা জিমেইল থেকে ইমেইল পাঠানো সহজ, কিন্তু যখন আপনি সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে ইমেইল পাঠাতে চান, তবে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল-কে কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে পারেন। আজ, এই নিবন্ধে, আমরা দুই দ্রুত ও উপযুক্ত উপায় শিখব সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর, উপযুক্ত চিত্রণ সহ।

সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর ২টি উপযুক্ত উপায়

ধরি, আমাদের কাছে একটি এক্সেল বড় ওয়ার্কশিট আছে যাতে আর্মানি গ্রুপ-এর বেশ কিছু বিক্রয় প্রতিনিধি-র তথ্য রয়েছে। বিক্রয় প্রতিনিধিদের নাম, তাদের পরিচয় নম্বর, পণ্যের ধরন, এবং বিক্রয় প্রতিনিধিদের অর্জিত রেভিনিউ যথাক্রমে কলাম B, C, D, এবং E-এ দেওয়া আছে। আমরা MS Word-এ Mail Merge কমান্ড এবং VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করে সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠাব। আজকের টাস্কের ডেটাসেট-র একটি ওভারভিউ নিচে দেওয়া হল।

১. ভিবিএ কোড চালান সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর জন্য

এখন আমি দেখাব কিভাবে একটি সাধারণ VBA কোড ব্যবহার করে এক্সেল- থেকে সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানো যায়। এটি কিছু নির্দিষ্ট মুহূর্তের জন্য উপকারী। আমাদের ডেটাসেট থেকে, আমরা এক্সেল থেকে সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠাব। আমরা এমন একটি কোড লিখব যা D6 সেলের মান 400-এর চেয়ে বড় হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ইমেইল পাঠাবে। এক্সেল থেকে সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর জন্য নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন!

ধাপ ১:

• প্রথমে, একটি মডিউল খুলুন, এর জন্য আপনার Developer ট্যাবে যান,

Developer → Visual Basic

• Visual Basic রিবনে ক্লিক করার পর, আপনার সামনে Microsoft Visual Basic for Applications নামক একটি উইন্ডো তাৎক্ষণিকভাবে প্রদর্শিত হবে। সেই উইন্ডো থেকে, আমরা আমাদের VBA কোড প্রয়োগ করার জন্য একটি মডিউল যোগ করব। এর জন্য যান,

Insert → Module

ধাপ ২:

• অতএব, আপনার সামনে Send Mail from Excel মডিউলটি প্রদর্শিত হবে। Send Mail from Excel মডিউলে, নিচের VBA কোডটি লিখুন,

Dim R As Range Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub Set R = Intersect(Range("D6"), Target) If R Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(Target.Value) And Target.Value > 400 Then Call send_mail_outlook End If End Sub Sub send_mail_outlook() Dim x As Object Dim y As Object Dim z As String Set x = CreateObject("Outlook.Application") Set y = x.CreateItem(0) z = "Hello!" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Hope you are well" & vbNewLine & _ "Visit our Exceldemy site" On Error Resume Next With y .To = "Address" .cc = "" .BCC = "" .Subject = "send mail based on cell value" .Body = z .Display End With On Error GoTo 0 Set y = Nothing Set x = Nothing End Sub

• অতএব, VBA চালান। এর জন্য যান,

Run → Run Sub/UserForm

• VBA Code চালানোর পর, এই মুহূর্ত থেকে যখন সেল D6-এ মান > 400 হবে, আউটলুক-এ নির্দিষ্ট প্রাপক সহ একটি ইমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে। আমাদের শুধু নিচের স্ক্রিনশটে দেওয়া Send বাটনে ক্লিক করে ইমেইলটি পাঠাতে হবে।

আরও পড়ুন: শর্ত পূরণ হলে এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর উপায়

সদৃশ পাঠ্য

• VBA ব্যবহার করে এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিমাইন্ডার ইমেইল পাঠান
• [সমাধান]: এক্সেলে শেয়ার ওয়ার্কবুক দেখাচ্ছে না (সহজ ধাপ সহ)
• শেয়ার করা এক্সেল ফাইলে কে আছে তা দেখার উপায় (দ্রুত ধাপ সহ)
• এক্সেল ব্যবহার করে আউটলুক থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানোর উপায় (৩টি উপায়)
• অ্যাটাচমেন্ট সহ এক্সেল থেকে ম্যাক্রো প্রয়োগ করে ইমেইল পাঠানোর উপায়

২. ওয়ার্ডে মেইল মার্জ কমান্ড ব্যবহার করুন সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর জন্য

আমাদের প্রথম পদ্ধতিতে, আমরা MS Word এবং Word-এ Mail Merge ফিচার ব্যবহার করব এক্সেল স্প্রেডশিট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠানোর জন্য। ইমেইল পাঠানোর জন্য নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন!

ধাপ ১:

• প্রথমে, আপনার ওয়ার্ড ফাইল খুলুন, এবং আপনার পছন্দের বার্তা লিখুন।

• অতএব, আপনার Mailing ট্যাবে যান,

Mailings ➤ Select Recipients ➤ Use an Existing List

• ফলস্বরূপ, Select Data Source ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। পরবর্তীতে, যে এক্সেল ফাইলে ইমেইল ঠিকানাগুলো সংরক্ষিত সেটি নির্বাচন করুন। শেষে, Open অপশন চাপুন।

• তারপর, আপনার সামনে Select Table ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। সেখানে, আপনার পছন্দের শিট নির্বাচন করুন এবং OK চাপুন।

ধাপ ২:

• এখন, যে শব্দটি প্রতিটি মেইলের জন্য প্রতিস্থাপন করতে হবে সেটি নির্বাচন করুন। এই উদাহরণে, Carl নির্বাচন করুন। অতএব, Mailings ট্যাবে যান,

Mailings → Write & Insert Field → Insert Merge Field → Sales_Rep

• অতএব, এটি নিচে প্রদর্শিত মেনু রিটার্ন করবে।

• অধিকন্তু, আপনি যদি প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে আপনার মেইলের প্রিভিউ দেখতে চান, তবে Preview Results এ ক্লিক করুন।

• তারপর, আপনার Mailing ট্যাবে যান,

Mailing → Finish → Finish & Merge → Send Email Messages

• অনুসারে, আপনার সামনে Merge to E-mail ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। To ফিল্ডে হেডার Sales_Rep নির্বাচন করুন এবং আপনার প্রয়োজনীয় Subject line (Greetings) টাইপ করুন। শেষে, OK চাপুন এবং এটি সকল প্রাপকে মেইল প্রেরণ করবে।

আরও পড়ুন: স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইল ইমেইল করুন (৩টি উপযুক্ত পদ্ধতি)

স্মরণীয় বিষয়

👉 Alt + F11 একসাথে চাপলে Microsoft Visual Basic for Applications উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।

👉 আপনার রিবনে Developer ট্যাব দৃশ্যমান না থাকলে, আপনি এটি দৃশ্যমান করতে পারেন। এর জন্য যান,

File → Option → Customize Ribbon

উপসংহার

আমি আশা করি উপরে উল্লিখিত সকল উপযুক্ত পদ্ধতি VBA কোড সহ সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠাতে আপনাকে এখন আরো উৎসাহিত করবে আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটে আরও উৎপাদনশীলতার সাথে প্রয়োগ করতে। আপনার যেকোনো প্রশ্ন বা জিজ্ঞাসা থাকলে মন্তব্য করতে আপনাকে স্বাগতম।

সম্পর্কিত নিবন্ধ

• এক্সেলে শর্ত পূরণ হলে ইমেইল পাঠানোর উপায় (৩টি সহজ পদ্ধতি)
• বডি সহ এক্সেল থেকে ম্যাক্রো ব্যবহার করে ইমেইল পাঠানোর উপায় (সহজ ধাপ সহ)
• এক্সেল ম্যাক্রো: সেলের ঠিকানায় ইমেইল পাঠানোর উপায় (২টি সহজ উপায়)
• তারিখের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানোর উপায়
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৩টি উপকারী কেস)
• এক্সেল তালিকা থেকে ইমেইল পাঠানোর উপায় (২টি কার্যকর উপায়)