এক্সেল তালিকা থেকে কীভাবে ইমেল পাঠাবেন (2টি কার্যকর উপায়)

যখন আপনাকে একটি বৃহৎ গোষ্ঠীর কাছে একটি গণ ইমেল পাঠাতে হবে, তখন আপনার একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার প্রয়োজন হবে যা পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি দ্রুত পরিচালনা করতে পারে। একটি এক্সেল তৈরি করা হচ্ছে ইমেলের একটি তালিকা সহ ফাইল হল গণ ইমেল পাঠানোর সবচেয়ে সাধারণ উপায়। সুতরাং, এই টিউটোরিয়ালে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে একটি Excel থেকে ইমেল পাঠাতে হয়। স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিপুল সংখ্যক লোকের তালিকা করুন৷

একটি এক্সেল তালিকা থেকে ইমেল পাঠানোর জন্য 2 সহজ পদ্ধতি

আমরা নীচের ছবিতে কিছু লোকের নাম, সেইসাথে তাদের ইমেল এবং রেজিস্ট্রেশন নম্বর সহ একটি ডেটা সেট অন্তর্ভুক্ত করেছি৷ Excel থেকে তালিকা, আমরা প্রতিটি ব্যক্তির ইমেল পাঠাতে হবে. এটি সম্পন্ন করার জন্য, আমরা Microsoft Word's Mail Merge ব্যবহার করব ফাংশন , একটি VBA অনুসরণ করে৷ বিদ্যমান তালিকা থেকে পছন্দের ব্যক্তিদের ইমেল পাঠানোর কোড।

1. একটি এক্সেল তালিকা থেকে একাধিক ইমেল পাঠাতে মেল মার্জ ফাংশন প্রয়োগ করুন

⇒ ধাপ 1:একটি নতুন শব্দ ফাইল খুলুন

• একটি ফাঁকা শব্দ  খুলুন নথি।
• মেইলিং-এ ক্লিক করুন ট্যাব।
• প্রাপক নির্বাচন করুন থেকে বিকল্প, একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন বেছে নিন বিকল্প।

⇒ ধাপ 2:Word ফাইলের সাথে Excel তালিকা লিঙ্ক করুন

• Excel নির্বাচন করুন ফাইল যেখানে আপনি তালিকা তৈরি করেছেন এবং খুলুন এ ক্লিক করুন ফাইল খুলতে।

• আপনি যেখানে তালিকা লিখেছেন সেই শীট নম্বরটি নির্বাচন করুন৷
• তারপর, ঠিক আছে ক্লিক করুন .

⇒ ধাপ 3:ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন

• মেলিং থেকে বিকল্পে, একত্রীকরণ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান-এ ক্লিক করুন আপনি যে ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করতে চান তা প্রবেশ করার বিকল্প৷
• প্রথমে, নাম সন্নিবেশ করান ফিল্ডে ক্লিক করে এবং সাধারণ মেইলের পছন্দের অবস্থানে।

• যেমন চিত্রটি নিচে দেখানো হয়েছে, নাম যোগ করার পর ক্ষেত্র, এটি প্রতিটি ব্যক্তির নামের পরিবর্তনশীল হিসাবে দেখাবে।

• একইভাবে, Reg বসান টেক্সট মেসেজে আপনি যেখানে চান সেখানে ফিল্ড করুন।

• অতএব, এটি নীচের চিত্রের মতো প্রদর্শিত হবে।

⇒ ধাপ 4:পূর্বরূপ ফলাফল দেখুন

• প্রিভিউ ফলাফল -এ ক্লিক করুন ইমেল পাঠানোর আগে চূড়ান্ত প্রিভিউ দেখতে।
• নীচের স্ক্রিনশটটি দেখায় যে একটি নমুনা ইমেল কেমন হবে।

⇒ ধাপ 5:ইমেল মার্জ করুন

• ইমেলগুলিকে মার্জ করতে, Finish &Merge-এ ক্লিক করুন বিকল্প।
• ই-মেইলে মার্জ খুলতে বাক্সে, ইমেল বার্তা পাঠান নির্বাচন করুন বিকল্প।

• প্রতি বক্সে, ইমেল  নির্বাচন করুন৷ বিকল্প।
• বিষয় লাইন -এ আপনার পছন্দের একটি বিষয় লাইন টাইপ করুন বক্স।
• মেল বিন্যাস হবে HTML ডিফল্টরূপে, তাই আপনাকে এটি পরিবর্তন করতে হবে না।
• রেকর্ড পাঠান বিকল্পে, সমস্ত-এ ক্লিক করুন .
• অবশেষে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন একই সময়ে একাধিক প্রাপককে ইমেল পাঠাতে।

• ফলে, সমস্ত ইমেল আপনার সংশ্লিষ্ট আউটলুক এর মাধ্যমে পাঠানো হবে আপনার আউটলুক চেক করুন ইমেল পাঠানো হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য পাঠানো বিকল্প।

• যখন আপনি একটি প্রেরিত ইমেল খুলবেন, আপনি লক্ষ্য করবেন যে প্রতিটি ক্ষেত্র একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির তথ্য দিয়ে পূর্ণ।

আরো পড়ুন: Excel এ শর্ত পূরণ হলে কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন

একই রকম পড়া

• কিভাবে ইমেলের মাধ্যমে একটি সম্পাদনাযোগ্য এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠাবেন (৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
• [সমাধান]:শেয়ার করুন ওয়ার্কবুক এক্সেলে প্রদর্শিত হচ্ছে না (সহজ পদক্ষেপ সহ)
• VBA ব্যবহার করে এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুস্মারক ইমেল পাঠান
• একটি ভাগ করা এক্সেল ফাইলে কে আছে তা কীভাবে দেখতে হয় (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
• এক্সেল এ শেয়ার ওয়ার্কবুক কিভাবে সক্ষম করবেন

2. একটি পরিসর নির্বাচন থেকে ইমেল পাঠাতে একটি VBA কোড চালান

VBA এর আশীর্বাদে , আপনি একটি Excel থেকে ইমেল পাঠাতে একটি প্রোগ্রাম তৈরি করতে পারেন পরিসরের একটি পছন্দের নির্বাচন সহ তালিকা। কাজটি করার জন্য নীচের রূপরেখার ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷

⇒ ধাপ 1:একটি মডিউল তৈরি করুন

• VBA ম্যাক্রো খুলতে , Alt টিপুন +  F11 .
• ঢোকান-এ ক্লিক করুন ট্যাব।
• মডিউল নির্বাচন করুন মডিউল তৈরি করার বিকল্প .

⇒ ধাপ 2:VBA কোডগুলি আটকান

• নতুন মডিউলে , নিম্নলিখিত VBA কোড পেস্ট করুন .

#If VBA7 And Win64 Then
'Ptr is used to change for operating 32 bit to 64 bit
 Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _
 ByVal wnd As LongPtr, ByVal lpDirect As String, _
 ByVal Parameters As String, ByVal File As String, ByVal Operation As String, _
 ByVal nCmd As Long) As LongPtr
#Else

#End If
Sub SendExcelListEMail()
'Declare the variables
 Dim xMailAdd As String
 Dim xRegCode As String
 Dim xBody As String
 Dim xURLink As String
 Dim xRngCell As Range
 Dim xIntRg As Range
 Dim xSelectTxt As String
 Dim k As Integer
 Dim p As Double
 On Error Resume Next
'Select range select adddress
 xSelectTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address
'Create a Input box for the range selection
 Set xIntRg = Application.InputBox("Please Input Excel data range:", "ExcelDemy", xSelectTxt, , , , , 8)
'Apply If condition to specify column numbers for the operation
 If xIntRg Is Nothing Then Exit Sub
 If xIntRg.Columns.Count <> 3 Then
'Show the result in a msg box for not meeting the condition
 MsgBox "Error with Region Selection, please confirm", , "ExcelDemy"
 Exit Sub
 End If
'Apply For loop to run operation in each row individually
 For k = 1 To xIntRg.Rows.Count
' Collect the email address and set to the variable
 xMailAdd = xIntRg.Cells(k, 2)
' Give a subject for the Email
 xRegCode = "ExcelDemy Registration No."
' Type the body of the email
 xBody = ""
' Insert Names with the variable xIntRg
 xBody = xBody & "Greetings " & xIntRg.Cells(k, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf
 xBody = xBody & " Here is your ExcelDemy Registration No. "
' Insert Registration No. with the variable xIntRg
 xBody = xBody & xIntRg.Cells(k, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf
 xBody = xBody & "We are really glad to have you visit in our site, keep supporting us." & vbCrLf
 xBody = xBody & "ExcelDemy Team"
' Define spaces with (hex)
 xRegCode = Application.WorksheetFunction.Substitute(xRegCode, " ", "%20")
 xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, " ", "%20")
' Specify to replace carriage returns with(hex)
 xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, vbCrLf, "%0D%0A")
' Generate the URL Link
 xURLink = "mailto:" & xMailAdd & "?subject=" & xRegCode & "&body=" & xBody
' Use the Link to start emailing
 ShellExecute 0&, vbNullString, xURLink, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus
' three seconds interval for sending keystrokes
 Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:03"))
 Application.SendKeys "%s"
 Next
End Sub

⇒ ধাপ 3:প্রোগ্রাম চালান

• F5 টিপুন প্রোগ্রাম চালানোর জন্য।
• নির্বাচন করুন ইনপুট বাক্সে পরিসীমা।
• ঠিক আছে এ ক্লিক করুন ইমেইল পাঠাতে।

• ফলস্বরূপ, ইমেল পাঠানোর পূর্বরূপ প্রদর্শিত হবে, যেমনটি নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে।

• অবশেষে, আপনি নিশ্চিতকরণের জন্য পাঠানো ইমেলগুলি পরীক্ষা করতে পারেন।

আরো পড়ুন: এক্সেলে শর্ত পূরণ হলে কীভাবে ইমেল পাঠাবেন (3টি সহজ পদ্ধতি)

উপসংহার

আমি আশা করি এই নিবন্ধটি আপনাকে Excel থেকে কিভাবে ব্যাপক ইমেল পাঠাতে হয় সে সম্পর্কে একটি টিউটোরিয়াল দিয়েছে। তালিকা এই সমস্ত পদ্ধতি শিখে নেওয়া উচিত এবং আপনার ডেটাসেটে প্রয়োগ করা উচিত। অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি দেখুন এবং এই দক্ষতাগুলি পরীক্ষা করুন। আপনার মূল্যবান সমর্থনের কারণে আমরা এই ধরনের টিউটোরিয়াল তৈরি করতে অনুপ্রাণিত।

যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে, তাহলে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন। এছাড়াও, নীচের বিভাগে মন্তব্য করতে নির্দ্বিধায়৷

আমরা, এক্সেলডেমি দল, সবসময় আপনার প্রশ্নের উত্তর দেয়।

আমাদের সাথে থাকুন এবং শিখতে থাকুন।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• এক্সেল থেকে আউটলুকে কিভাবে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাবেন (৪টি পদ্ধতি)
• একটি ম্যাক্রো ব্যবহার করে (সহজ পদক্ষেপ সহ) বডি সহ এক্সেল থেকে কীভাবে ইমেল পাঠাবেন
• এক্সেল ম্যাক্রো:সেলের একটি ঠিকানায় ইমেল পাঠান (2টি সহজ উপায়)
• তারিখ ভিত্তিক এক্সেল থেকে কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন
• এক্সেল স্প্রেডশীট (2টি সহজ পদ্ধতি) থেকে একাধিক ইমেল কীভাবে পাঠাবেন
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেল পাঠানোর জন্য ম্যাক্রো (3টি দরকারী ক্ষেত্রে)