যখন আপনাকে বড় গ্রুপের মানুষকে বাল্ক ইমেইল পাঠাতে হয়, তখন আপনাকে একটি অটোমেটেড প্রসেস দরকার যা পুনরাবৃত্ত কাজ দ্রুত হ্যান্ডেল করতে পারে। ইমেইল লিস্ট সহ একটি এক্সেল ফাইল তৈরি করা বাল্ক ইমেইল পাঠানের সবচেয়ে সাধারণ উপায়। তাই, এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেল লিস্ট থেকে বড় সংখ্যক মানুষকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানো যায়।
এক্সেল লিস্ট থেকে ইমেইল পাঠানোর ২টি সহজ পদ্ধতি
নিচের চিত্রে কিছু মানুষের নাম, তাদের ইমেইল এবং রেজিস্ট্রেশন নম্বরসহ একটি ডেটা সেট দেওয়া আছে। এক্সেল লিস্ট থেকে আমাদের প্রতিটি ব্যক্তিকে ইমেইল পাঠাতে হবে। এটি সম্পন্ন করতে আমরা মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মেইল মার্জ ফাংশন ব্যবহার করব, তারপর পছন্দসই ব্যক্তিদের ইমেইল পাঠাতে VBA কোড ব্যবহার করব।
১. Mail Merge ফাংশন প্রয়োগ করে এক্সেল লিস্ট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠান
⇒ ধাপ ১: একটি নতুন ওয়ার্ড ফাইল খুলুন
- একটি ব্লাঙ্ক Word ডকুমেন্ট খুলুন।
- Mailings ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Select Recipients অপশন থেকে Use an Existing List অপশন বেছে নিন।
⇒ ধাপ ২: এক্সেল লিস্টকে ওয়ার্ড ফাইলের সাথে লিংক করুন
- আপনি যেখানে লিস্ট তৈরি করেছেন সেই এক্সেল ফাইলটি সিলেক্ট করে Open চাপুন।
- যে শীট নম্বরে আপনি লিস্ট লিখেছেন সেটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর OK চাপুন।
⇒ ধাপ ৩: ফিল্ডগুলো ইনসার্ট করুন
- Mailings অপশন থেকে Insert Merge Field অপশনে ক্লিক করুন যাতে ফিল্ডগুলো ইনসার্ট করতে পারেন।
- প্রথমে, Name ফিল্ডটি ক্লিক করে জেনারেল মেইলের পছন্দসই পজিশনে ইনসার্ট করুন।
- নিচের চিত্রে দেখানো অনুযায়ী, Name ফিল্ড যোগ করার পর এটি প্রতিটি ব্যক্তির নামের ভেরিয়েবল হিসেবে দেখাবে।
- একইভাবে, Reg ফিল্ডটিকেও টেক্সট মেসেজে যেখানে পছন্দ সেখানে রাখুন।
- তাই এটি নিচের চিত্রের মতো দেখাবে।
⇒ ধাপ ৪: প্রিভিউ রেজাল্ট চেক করুন
- Preview Results-এ ক্লিক করুন ইমেইল পাঠানোর আগে চূড়ান্ত প্রিভিউ देखने।
- নিচের স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে একটি নমুনা ইমেইল কেমন দেখাবে।
⇒ ধাপ ৫: ইমেইলগুলো মার্জ করুন
- ইমেইলগুলো মার্জ করতে Finish & Merge অপশনে ক্লিক করুন।
- Merge to E-mail বক্স খোলার জন্য Send Email Messages অপশন সিলেক্ট করুন।
- To বক্সে Email অপশন সিলেক্ট করুন।
- Subject line বক্সে আপনার পছন্দের সাবজেক্ট লাইন লিখুন।
- মেইল ফরম্যাট ডিফল্টভাবে HTML হবে, তাই সেটি পরিবর্তন করতে হবে না।
- Send Records অপশনে All ক্লিক করুন।
- শেষে OK চাপুন একই সাথে একাধিক প্রাপকে ইমেইল পাঠাতে।
- ফলস্বরূপ, সব ইমেইল আপনার সংযুক্ত Outlook-এর মাধ্যমে পাঠানো হবে। আপনার Outlook-এর Sent অপশন চেক করুন ইমেইল পাঠানো হয়েছে কিনা নিশ্চিত হতে।
- যখন আপনি একটি পাঠানো ইমেইল খুলবেন, তখন দেখবেন প্রতিটি ফিল্ড নির্দিষ্ট ব্যক্তির তথ্যে ভরা আছে।
আরও পড়ুন: শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানো
সদৃশ পাঠ্য:
- ইমেইল দিয়ে এডিটেবল এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠানো (৩টি কুইক মেথড)
- [সমাধান]: শেয়ার ওয়ার্কবুক এক্সেলে না দেখাচ্ছে (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে VBA ব্যবহার করে রিমাইন্ডার ইমেইল স্বয়ংক্রিয় পাঠানো
- শেয়ার্ড এক্সেল ফাইলে কারা আছে দেখা (দ্রুত ধাপ সহ)
- এক্সেলে শেয়ার ওয়ার্কবুক ইNABLE করা
২. রেঞ্জ সিলেকশন থেকে ইমেইল পাঠানোর জন্য VBA কোড রান করুন
VBA-র আশীর্বাদে, আপনি একটি প্রোগ্রাম তৈরি করতে পারেন যা এক্সেল লিস্ট থেকে পছন্দসই রেঞ্জ সিলেকশন দিয়ে ইমেইল পাঠাবে। নিচের আউটলাইন করা ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
⇒ ধাপ ১: একটি মডিউল তৈরি করুন
- VBA Macro খোলার জন্য Alt + F11 চাপুন।
- Insert ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Module অপশন সিলেক্ট করুন Module তৈরি করতে।
⇒ ধাপ ২: VBA কোড পেস্ট করুন
- নতুন Module-এ নিচের VBA code পেস্ট করুন।
#If VBA7 And Win64 Then 'Ptr is used to change for operating 32 bit to 64 bit Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _ ByVal wnd As LongPtr, ByVal lpDirect As String, _ ByVal Parameters As String, ByVal File As String, ByVal Operation As String, _ ByVal nCmd As Long) As LongPtr #Else #End If Sub SendExcelListEMail() 'Declare the variables Dim xMailAdd As String Dim xRegCode As String Dim xBody As String Dim xURLink As String Dim xRngCell As Range Dim xIntRg As Range Dim xSelectTxt As String Dim k As Integer Dim p As Double On Error Resume Next 'Select range select adddress xSelectTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address 'Create a Input box for the range selection Set xIntRg = Application.InputBox("Please Input Excel data range:", "ExcelDemy", xSelectTxt, , , , , 8) 'Apply If condition to specify column numbers for the operation If xIntRg Is Nothing Then Exit Sub If xIntRg.Columns.Count <> 3 Then 'Show the result in a msg box for not meeting the condition MsgBox "Error with Region Selection, please confirm", , "ExcelDemy" Exit Sub End If 'Apply For loop to run operation in each row individually For k = 1 To xIntRg.Rows.Count ' Collect the email address and set to the variable xMailAdd = xIntRg.Cells(k, 2) ' Give a subject for the Email xRegCode = "ExcelDemy Registration No." ' Type the body of the email xBody = "" ' Insert Names with the variable xIntRg xBody = xBody & "Greetings " & xIntRg.Cells(k, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf xBody = xBody & " Here is your ExcelDemy Registration No. " ' Insert Registration No. with the variable xIntRg xBody = xBody & xIntRg.Cells(k, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf xBody = xBody & "We are really glad to have you visit in our site, keep supporting us." & vbCrLf xBody = xBody & "ExcelDemy Team" ' Define spaces with (hex) xRegCode = Application.WorksheetFunction.Substitute(xRegCode, " ", "%20") xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, " ", "%20") ' Specify to replace carriage returns with(hex) xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, vbCrLf, "%0D%0A") ' Generate the URL Link xURLink = "mailto:" & xMailAdd & "?subject=" & xRegCode & "&body=" & xBody ' Use the Link to start emailing ShellExecute 0&, vbNullString, xURLink, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus ' three seconds interval for sending keystrokes Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:03")) Application.SendKeys "%s" Next End Sub
⇒ ধাপ ৩: প্রোগ্রাম রান করুন
- F5 চাপুন প্রোগ্রাম রান করতে।
- Select করুন ইনপুট বক্সে রেঞ্জ।
- OK চাপুন ইমেইল পাঠাতে।
- ফলস্বরূপ, নিচের চিত্রের মতো ইমেইল পাঠানোর প্রিভিউ দেখাবে।
- শেষে, পাঠানো ইমেইলগুলো চেক করুন নিশ্চিত হওয়ার জন্য।
আরও পড়ুন: শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানো (৩টি সহজ পদ্ধতি)
উপসংহার
আশা করি এই আর্টিকেলটি আপনাকে এক্সেল লিস্ট থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানোর টিউটোরিয়াল দিয়েছে। এই সব প্রসেস শিখুন এবং আপনার ডেটাসেটে প্রয়োগ করুন। অনুশীলন ওয়ার্কবুকে এক নজর দিন এবং আপনার দক্ষতা পরীক্ষা করুন। আপনার মূল্যবান সমর্থনের কারণে আমরা এরকম টিউটোরিয়াল তৈরি করতে প্রেরিত হই।
আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে আমাদের যোগাযোগ করুন। নিচে কমেন্ট সেকশনে মন্তব্য করতে বাধ্য নও।
আমরা, Exceldemy টিম, আপনার কুইয়েরিগুলোর জন্য সবসময় প্রতিক্রিয়াশীল।
আমাদের সাথে থাকুন এবং শিখতে থাকুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেল থেকে আউটলুককে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানো (৪টি পদ্ধতি)
- বডি সহ এক্সেল থেকে ম্যাক্রো দিয়ে ইমেইল পাঠানো (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেল ম্যাক্রো: সেলের ঠিকানায় ইমেইল পাঠানো (২টি সহজ উপায়)
- তারিখ ভিত্তিক এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানো
- এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠানো (২টি সহজ পদ্ধতি)
- বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৩টি উপকারী কেস)
