ডেটা ভ্যালিডেশন এক্সেলে একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার। এই আর্টিকেলে, আমরা দেখব কীভাবে এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন অন্য একটি কোষ্ঠকের ওপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়। ডেটা ভ্যালিডেশন একটি লিস্টকে আরও সৃজনশীল ও ব্যবহারকারী-বান্ধব করে তোলে। একটি কলামের ভিন্ন ভিন্ন কোষ্ঠকে ডেটা রাখার বদলে, আপনার একটি কোষ্ঠকে একটি লিস্ট থেকে যেকোনো ডেটা বেছে নেওয়ার অপশন থাকে। এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে একটি ডিপেনডেন্ট লিস্ট তৈরির প্রক্রিয়া দেখব। আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে কোষ্ঠকের একটি রেঞ্জে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার প্রক্রিয়াও দেখব।
এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কী?
ডেটা ভ্যালিডেশন হলো এক্সেলের একটি ফিচার যার মাধ্যমে আপনি নিয়ম তৈরি করতে পারেন যে আপনি কী ধরনের ডেটা কোষ্ঠকে ইনপুট করতে চান। মৌলিকভাবে, এটি আপনাকে যেকোনো ডেটা ইনপুট করার সময় যেকোনো নিয়ম প্রয়োগ করার অনুমতি দেয়। অনেক ধরনের ভ্যালিডেশন নিয়ম রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে আপনি একটি কোষ্ঠকে শুধু সংখ্যা বা টেক্সট ভ্যালু অনুমতি দিতে পারেন বা একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জের মধ্যে সংখ্যা অনুমতি দিতে পারেন। ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে দেয়া রেঞ্জের বাইরে তারিখ ও সময় সীমাবদ্ধ করা যায়। এটি ডেটা ব্যবহারের আগে বা সংরক্ষণের আগে এর নির্ভুলতা ও গুণগত মানের যাচাই করতে সাহায্য করে। ডেটা ভ্যালিডেশন ইনপুট বা সংরক্ষিত ডেটার সামঞ্জস্যতা নিশ্চিত করার জন্য چندین চেক প্রদান করে।
এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে করবেন
এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন করতে, আপনাকে ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়মগুলো ডিফাইন করতে হবে। এরপর, আপনি যদি কোনো ডেটা ইনপুট করেন, ডেটা ভ্যালিডেশন সেটি ওপর কাজ করবে। যদি ডেটা ডেটা ভ্যালিডেশন নিয়মগুলো মানতে পারে, তবে এটি কোষ্ঠকে ডেটাটি রাখবে। অন্যথায়, এটি একটি এরর মেসেজ দেখাবে।
প্রথমে, একটি ডেটাসেট নিন যাতে ছাত্রের আইডি, নাম, এবং বয়স আছে। আমরা একটি ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করতে চাই যেখানে বয়স অবশ্যই ১৮-এর চেয়ে কম হবে।
তারপর, কোষ্ঠক D11 সিলেক্ট করুন। এরপর, রিবনে Data ট্যাবে যান। তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে। সেখান থেকে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন। তারপর, Allow সেকশন থেকে Whole Number সিলেক্ট করুন। এরপর, Ignore Blank অপশনে চেক দিন। তারপর, Date-এর থেকে Less Than অপশনটি সিলেক্ট করুন। তারপর, Maximum ভ্যালু ১৮ সেট করুন। অবশেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
এরপর, আমরা যদি বয়স হিসেবে ২০ লিখি, তবে এটি একটি এরর দেখাবে কারণ এটি আমাদের ডেটা ভ্যালিডেশনের সর্বোচ্চ সীমার ওপর है। এটাই আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন থেকে পাই।
এক্সেলে অন্য কোষ্ঠকের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন করার ৪টি উপযুক্ত উদাহরণ
এক্সেলে অন্য কোষ্ঠকের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করার জন্য, আমরা ৪টি ভিন্ন উদাহরণ খুঁজে পেয়েছি যার মাধ্যমে আপনি স্পষ্ট ধারণা পাবেন। এই আর্টিকেলে, আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করার জন্য INDIRECT ফাংশন এবং নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করব। আমরা কোষ্ঠক রেফারেন্স এবং ডেটা ভ্যালিডেশনে মান প্রবেশ সীমাবদ্ধ করার প্রক্রিয়াও ব্যবহার করব। এই সব পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করা খুব সহজ। এগুলো স্পষ্টভাবে বুঝতে, পদ্ধতিগুলো সঠিকভাবে অনুসরণ করুন।
১. INDIRECT ফাংশন প্রয়োগ করা
আমাদের প্রথম পদ্ধতি INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করার ওপর ভিত্তি করে। এই পদ্ধতিতে, আমরা এই INDIRECT ফাংশনটি ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগ বক্সে ব্যবহার করতে চাই। এই ফাংশনটি আমাদের একটি নির্দিষ্ট কোষ্ঠকের অনুযায়ী ড্রপ-ডাউন অপশন পরিবর্তন করতে সাহায্য করে। আমরা একটি ডেটাসেট নিচ্ছি যাতে দুটি আইটেম এবং তাদের ভিন্ন ভিন্ন প্রকার আছে।
পদ্ধতিটি স্পষ্টভাবে বুঝতে, ধাপগুলো অনুসরণ করুন
ধাপগুলো
- প্রথমে, তিনটি কলাম 모두 আলাদা আলাদা টেবিলে রূপান্তর করুন।
- তারপর, কোষ্ঠক রেঞ্জ B5 থেকে B6 সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Table Design ট্যাবটি আসবে।
- Table Design ট্যাবে রিবনে যান।
- তারপর, Properties গ্রুপ থেকে Table Name পরিবর্তন করুন।
- তারপর, কোষ্ঠক রেঞ্জ D5 থেকে D9 সিলেক্ট করুন।
- Properties গ্রুপ থেকে Table Name পরিবর্তন করুন।
- শেষে, কোষ্ঠক রেঞ্জ F5 থেকে F9 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, আগের মতো Properties গ্রুপ থেকে Table Name পরিবর্তন করুন।
- এরপর, রিবনে Formula ট্যাবে যান।
- Define Names গ্রুপ থেকে Define Name সিলেক্ট করুন।
- তারপর, New Name ডায়ালগ বক্স আসবে।
- নামটি সেট করুন।
- Refers to সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Items[Item]
- OK-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করার জন্য দুটি নতুন কলাম তৈরি করুন।
- এরপর, কোষ্ঠক H5 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow- থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank এবং in-cell dropdown অপশনগুলোতে চেক দিন।
- তারপর, Source সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Item- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি নিচের ড্রপ-ডাউন অপশন পাবেন যেখানে আপনি আইস ক্রিম অথবা জুস নির্বাচন করতে পারেন।
- কোষ্ঠক I5 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow সেকশন থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank এবং in-cell dropdown অপশনগুলোতে চেক দিন।
- তারপর, Source সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=INDIRECT(H5)- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি নিচের ড্রপ-ডাউন অপশন পাবেন যেখানে আপনি যেকোনো ফ্লेavour সিলেক্ট করতে পারেন। এখানে, আমরা আইস ক্রিমের জন্য নিচের ফ্লেavour পাচ্ছি।
- এখন, আপনি যদি আইটেম লিস্ট থেকে জুস বেছে নেন, তবে ফ্লেavour 그에 অনুযায়ী পরিবর্তন হবে।
২. নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করা
আমাদের দ্বিতীয় পদ্ধতি নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করার ওপর ভিত্তি করে। এই পদ্ধতিতে, আপনি টেবিলের রেঞ্জে একটি নাম প্রয়োগ করতে পারেন। তারপর, এই টেবিল নামটি ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগ বক্সে ব্যবহার করুন। আমরা একটি ডেটাসেট নিচ্ছি যাতে ড্রেস, রং, এবং সাইজ আছে।
পদ্ধতিটি বুঝতে, ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপগুলো
- প্রথমে, ডেটাসেট ব্যবহার করে একটি টেবিল তৈরি করুন।
- এজন্যে কোষ্ঠক রেঞ্জ B4 থেকে D9 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, রিবনে Insert ট্যাবে যান।
- Tables গ্রুপ থেকে Table সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, আমরা নিচের ফলাফল পাব, স্ক্রিনশটটি দেখুন।
- এরপর, রিবনে Formula ট্যাবে যান।
- Define Names গ্রুপ থেকে Define Name সিলেক্ট করুন।
- তারপর, New Name ডায়ালগ বক্স আসবে।
- নামটি সেট করুন।
- Refers to সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Table1[Dress]- তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, আবার Define Names গ্রুপ থেকে Define Name সিলেক্ট করুন।
- তারপর, New Name ডায়ালগ বক্স আসবে।
- নামটি সেট করুন।
- Refers to সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Table1[Color]- তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
- সাইজের জন্যও একই প্রক্রিয়া করুন।
- এখন, তিনটি নতুন কলাম তৈরি করুন।
- তারপর, F5 সিলেক্ট করুন।
- এরপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow- থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank এবং in-cell dropdown অপশনগুলোতে চেক দিন।
- তারপর, Source সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Dress- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, আমরা ড্রেসের জন্য নিচের ড্রপ-ডাউন অপশনগুলো পাব।
- তারপর, G5 সিলেক্ট করুন।
- এরপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow সেকশন থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank এবং in-cell dropdown অপশনগুলোতে চেক দিন।
- তারপর, Source সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Color- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, আমরা রংর জন্য নিচের ড্রপ-ডাউন অপশনগুলো পাব।
- তারপর, H5 সিলেক্ট করুন।
- এরপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow সেকশন থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank এবং in-cell dropdown অপশনগুলোতে চেক দিন।
- তারপর, Source সেকশনে নিচের কোডটি লিখুন।
=Size- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, আমরা সাইজের জন্য নিচের ড্রপ-ডাউন অপশনগুলো পাব।
৩. ডেটা ভ্যালিডেশনে কোষ্ঠক রেফারেন্স প্রয়োগ করা
আমাদের তৃতীয় পদ্ধতি ডেটা ভ্যালিডেশনে সরাসরি কোষ্ঠক রেফারেন্স ব্যবহার করার ওপর ভিত্তি করে। এই পদ্ধতিতে, আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগ বক্সে কোষ্ঠক রেফারেন্স ব্যবহার করতে চাই। ফলস্বরূপ, এটি আমাদের একটি ড্রপ-ডাউন অপশন দেবে। এখানে, আমরা একটি ডেটাসেট নিচ্ছি যাতে স্টেট এবং তাদের সেলস অ্যামাউন্ট আছে।
পদ্ধতিটি বুঝতে, ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপগুলো
- প্রথমে, স্টেট এবং সেলস অ্যামাউন্ট ধারণকারী দুটি নতুন কোষ্ঠক তৈরি করুন।
- তারপর, কোষ্ঠক F4 সিলেক্ট করুন।
- এরপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রथम, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow সেকশন থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank এবং in-cell dropdown অপশনগুলোতে চেক দিন।
- তারপর, কোষ্ঠক রেঞ্জ B5 থেকে B12 সিলেক্ট করুন।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি একটি ড্রপ-ডাউন অপশন পাবেন যেখানে আপনি যেকোনো স্টেট সিলেক্ট করতে পারেন।
- আমরা সংশ্লিষ্ট স্টেটের সেলস অ্যামাউন্ট পেতে চাই।
- এজন্যে, কোষ্ঠক F5 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=VLOOKUP(F4,$B$5:$C$12,2,0)
- Enter চাপুন ফর্মুলা প্রয়োগ করতে।
- তারপর, আপনি যদি ড্রপ-ডাউন অপশন থেকে স্টেটটি পরিবর্তন করেন, তবে সেলস অ্যামাউন্টটি অটোমেটিক্যালি পরিবর্তন হবে। স্ক্রিনশটটি দেখুন।
৪. ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে মান প্রবেশ সীমাবদ্ধ করা
আমাদের চূড়ান্ত পদ্ধতি ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে কীভাবে মান প্রবেশ সীমাবদ্ধ করতে হয় তার ওপর ভিত্তি করে। এই পদ্ধতিতে, আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করব এবং কিছু নিয়ম প্রয়োগ করব যার মাধ্যমে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ হয়। আপনি যদি দেয়া রেঞ্জের মধ্যে যেকোনো ডেটা ইনপুট করেন, তবে এটি কোষ্ঠকে রাখতে দেবে, অন্যথায়, এটি একটি এরর দেখাবে। আমরা একটি ডেটাসেট নিচ্ছি যাতে অর্ডার আইডি, আইটেম, অর্ডার তারিখ, এবং পরিমাণ আছে।
ধাপগুলো
- এই পদ্ধতিতে, আমরা অর্ডার তারিখকে ১ জানুয়ারি ২০২১ থেকে ৫ মে ২০২২ পর্যন্ত সীমাবদ্ধ করতে চাই। এই রেঞ্জের বাইরের কোনো ডেটা এরর দেখাবে।
- এজন্যে, কোষ্ঠক D10 সিলেক্ট করুন।
- রিবনে Data ট্যাবে যান।
- এরপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow সেকশন থেকে Date সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Ignore blank অপশনে চেক দিন।
- Date সেকশন থেকে between অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, শুরু এবং শেষ তারিখ সেট করুন।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- এখন, আপনি যদি কোষ্ঠক D10-এ রেঞ্জের বাইরে কোনো তারিখ দেন, তবে এটি আমাদের একটি এরর দেখাবে। স্ক্রিনশটটি দেখুন।
এক্সেলে সন্নিহিত কোষ্ঠকের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন কীভাবে করবেন
আমরা সন্নিহিত কোষ্ঠকের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন করতে পারি। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সন্নিহিত কোষ্ঠকে একটি নির্দিষ্ট টেক্সট ডিফাইন করেছেন। এখন, আপনি যদি সেটিকে ডেটা ভ্যালিডেশনে রাখেন এবং ডিফাইন করেন যে শর্ত পূরণ না হওয়া পর্যন্ত পরের কলামে লিখতে পারবেন না। আপনি সহজেই সন্নিহিত কোষ্ঠকে এটি করতে পারেন। আমরা একটি ডেটাসেট নিচ্ছি যাতে বেশ কিছু পরীক্ষা, মতামত, এবং কারণ আছে। আমরা রিজন কলামে কিছু লিখতে চাই যদি পরীক্ষার মতামত Hard হয়।
প্রক্রিয়াটি বুঝতে, ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপগুলো
- প্রথমে, কোষ্ঠক রেঞ্জ D5 থেকে D9 সিলেক্ট করুন।
- এরপর, রিবনে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Data Tools গ্রুপ থেকে Data validation ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- প্রথমে, উপরে Settings ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Allow সেকশন থেকে Custom সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Formula সেকশনে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=$C5="Hard"- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, আপনি রিজন কলামে বর্ণনা যোগ করতে পারেন যখন সন্নিহিত কোষ্ঠকের মান Hard।
- কিন্তু, আপনি যদি সন্নিহিত কোষ্ঠকের মান ভিন্ন হলে বর্ণনা যোগ করার চেষ্টা করেন, তবে এটি আমাদের একটি এরর দেখাবে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে, আমরা দেখেছি কীভাবে এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে লিস্ট তৈরি করা যায়। আমরা INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন অন্য কোষ্ঠকের ভিত্তিতে একটি ডিপেনডেন্ট লিস্ট তৈরি করেছি। আমরা দেখেছি কীভাবে অন্য কোষ্ঠকের ভিত্তিতে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা যায়। এই আর্টিকেলটি অনেক सাংখ্যিক অপারেশনের জন্য উপকারী হতে পারে। আশা করি আপনি এই আর্টিকেলটি পছন্দ করবেন। ভালো থাকুন এবং এই আর্টিকেল সম্পর্কে কোনো সমস্যা থাকলে নিচে কমেন্ট করুন। আমাদের Exceldemy পেজ ভুলবেন না।
সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো
- এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন অ্যালফানিউমেরিক ওনলি (কাস্টম ফর্মুলা ব্যবহার করে)
