কখনও কখনও আপনাকে আপনার এক্সেল কাজ প্রজেক্ট ম্যানেজার বা অন্য উচ্চপদস্থদের মেইল করতে হয়। জিমেইলে जाकर এক্সেল পাঠানো একটি দীর্ঘ প্রক্রিয়া। এক্সেল ওয়ার্কশীটেই এটি করা হলে উপকারী হয়। এই আর্টিকেলে এক্সেল ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলে পাঠানোর সব সম্ভাব্য পদ্ধতি আলোচনা করা হয়েছে। আশা করি পুরো আর্টিকেলটিটি ভালো লাগবে এবং কিছু মূল্যবান জ্ঞান আপনি পাবেন।
এক্সেল ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলে পাঠানোর ৩টি সহজ পদ্ধতি
এক্সেল ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলে পাঠাতে আমরা ৩টি ফলপ্রসূ পদ্ধতি খুঁজে পেয়েছি जिनके মাধ্যমে আপনি সহজেই এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠাতে পারবেন। এই পদ্ধতিগুলো মূলত VBA কোড এবং এক্সেল কমান্ডের ওপর ভিত্তি করে।
১. কুইক অ্যাক্সেস টুলবার ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানো
আমরা Quick Access Toolbar ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠাতে পারি। এটি ব্যবহার করার আগে Quick Access Toolbar কাস্টোমাইজ করে ইমেইল অপশনটি ইনেবল করতে হবে। ডিফল্টভাবে এটি অনচেকড থাকে। এই পদ্ধতিতে আপনি একটি সিঙ্গেল ওয়ার্কশীট এবং পুরো ওয়ার্কবুক ইমেইল বডি হিসেবে পাঠাতে পারেন। তাই এটি একটি খুব आशাজনক এবং কার্যকর পদ্ধতি।
১.১ একটি সিঙ্গেল ওয়ার্কশীট ইমেইল বডি হিসেবে পাঠানো
আপনি একটি সিঙ্গেল ওয়ার্কশীট ইমেইল বডি হিসেবে পাঠাতে পারেন। কিন্তু এর জন্য পছন্দের ওয়ার্কশীটের একটি কপি তৈরি করতে হবে। তারপর এক্সেলে একটি নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করতে হবে। তারপর তা আমাদের কাঙ্ক্ষিত মেইল ঠিকানায় পাঠাতে হবে। নিচের নির্দেশনা অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে শীটে রাইট-ক্লিক করুন।
- এখানে আমরা Sheet1 পাঠাতে চাই। তাই Sheet1-এ রাইট-ক্লিক করুন।
- একটি অপশন বক্স আসবে। সেখান থেকে Move or Copy বেছে নিন।
- Move or Copy ডায়লগ বক্স আসবে।
- To book সেকশনে New book বেছে নিন।
- Create a Copy অপশনে টিক দিন।
- শেষে OK ক্লিক করুন।
- এটি নির্বাচিত ওয়ার্কশীটসহ Book2 নামে একটি নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করবে।
- এরপর Customize Quick Access Toolbar-এ যান।
- সেখান থেকে Email বেছে নিন।
- Customize Quick Access Toolbar-এর পাশে একটি Email আইকন থাকবে।
- Email আইকনে ক্লিক করুন।
- এক নতুন উইন্ডো পপ-আপ হবে।
- আপনি একটি আট্যাচমেন্ট পাবেন যেটিতে শুধু একটি ওয়ার্কশীট থাকবে।
- To অপশন বক্সে ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
- শেষে Send ক্লিক করুন।
১.২ পুরো ওয়ার্কবুক ইমেইল বডি হিসেবে পাঠানো
আমরা Quick Access Toolbar ব্যবহার করে পুরো ওয়ার্কবুক ইমেইল বডি হিসেবে পাঠাতে পারি। অধিকাংশ সময় আমাদের পুরো ওয়ার্কবুক পাঠাতে হয় নির্দিষ্ট শীটের বদলে। নিচের নির্দেশনা অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে Customize Quick Access Toolbar-এ যান।
- সেখান থেকে Email বেছে নিন।
- Customize Quick Access Toolbar-এর পাশে Email আইকন থাকবে।
- Email আইকনে ক্লিক করুন।
- এক নতুন উইন্ডো পপ-আপ হবে।
- To বক্সে ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
- একটি খালি বক্স থাকবে যা ইমেইল বডি। এখানে আপনি কিছু ডিটেইল লিখতে পারেন।
- শেষে Send ক্লিক করুন।
২. শেয়ার (Share) কমান্ড ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানো
আমরা Share কমান্ড ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠাতে পারি। এই পদ্ধতিতে আপনি এক্সেল ফাইল আট্যাচমেন্ট, PDF, বা XPS হিসেবে পাঠাতে পারেন। সব পদ্ধতিই সমানভাবে কার্যকর এবং সহজ। এই পদ্ধতি প্রয়োগ করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে রিবনের File ট্যাবে যান।
- এরপর Share কমান্ড সিলেক্ট করুন।
- এখন Share সেকশন থেকে Email সিলেক্ট করুন।
- Email অপশনে আপনি এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানোর বিভিন্ন পদ্ধতি পাবেন।
- আমরা Send as Attachment অপশন নিচ্ছি।
- এটি ক্লিক করলে একটি নতুন উইন্ডো পপ-আপ হবে।
- আপনি যেখানে এক্সেল ফাইল পাঠাতে চান সেখানে ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
- এরপর Send ক্লিক করুন।
৩. VBA এম্বেড করুন এক্সেল ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলে পাঠাতে
এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানোর সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং কার্যকর পদ্ধতিগুলোর একটি হলো VBA কোড ব্যবহার করা। VBA কোড মূলত আপনাকে একটি সামগ্রিক সিস্টেম দেয় যেখানে আপনি আপনার ডাটাসেট পরিবর্তন করে শুধু রান প্রেস করলে এক্সেল ফাইল কারো ইমেইলে পাঠিয়ে দিতে পারবেন। এটি প্রয়োগ করতে নিচের নির্দেশনা সাবধানে অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে Alt+F11 চাপে Developer tab খুলুন।
- রিবন কাস্টোমাইজ করে Developer tab রিবনে ঠিক করে রাখতে পারেন।
- একটি ভিজ্যুয়াল বেসিক উইন্ডো খুলবে।
- এরপর View ট্যাবে যান।
- সেখান থেকে Module সিলেক্ট করুন।
- একটি নতুন মডিউল উইন্ডো পপ-আপ হবে।
- নিচের কোড লিখুন:
Sub Email_From_Excel_Basic()
Dim email_app As Object
Dim email_item As Object
Set email_app = CreateObject("Outlook.Application")
Set email_item = email_app.CreateItem(0)
email_item.to = "admin@wsxdn.com"
email_item.Subject = "Subject Line for Email"
email_item.Body = "The message for the email"
email_item.Display
Set email_item = Nothing
Set email_app = Nothing
End Sub- এখন Run ক্লিক করুন কোড প্রয়োগ করতে।
- এক নতুন উইন্ডো আসবে।
- আপনার পছন্দের ইমেইল ঠিকানা দিন।
- আমাদের মূল উদ্দেশ্য এক্সেল ফাইল পাঠানো, তাই আমাদের সেখানে একটি এক্সেল ফাইল আট্যাচ করতে হবে।
- Insert ট্যাবে যান।
- এরপর Attach File সিলেক্ট করুন।
- Attach File অপশনে আপনি gầnে ব্যবহৃত பல অপশন পাবেন।
- আপনার পছন্দের এক্সেল ফাইল সিলেক্ট করুন।
- সেটি ইমেইল বডির উপরে দেখাবে।
- এখন Send ক্লিক করুন।
উপসংহার
আমরা এক্সেল ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইলে পাঠানোর তিনটি ভিন্ন পদ্ধতি দেখিয়েছি। এখানে দুটি এক্সেল কমান্ডের ওপর ভিত্তি করে এবং একটি VBA কোড ব্যবহার করে। সব প্রক্রিয়াই সমানভাবে কার্যকর এবং সহজে বোঝা যায়। আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে কমেন্ট বক্সে জিজ্ঞাসা করুন, এবং আমাদের Exceldemy পেজ ভিজিট করতে ভুলবেন না।
সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ
- এক্সেল শেয়ার্ড ফাইলে কারা আছে দেখা (কুইক স্টেপস)
- এক্সেলে শেয়ার ওয়ার্কবুক ইনেবল করুন
- এক্সেল ব্যবহার করে আউটলকে থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানো (৩টি পদ্ধতি)
- আট্যাচমেন্ট সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো প্রয়োগ করুন
- এক্সেল ফাইল একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য শেয়ার করুন
- শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানো (৩টি সহজ পদ্ধতি)
