এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে অন্য একটি টেক্সট সেলের ভিত্তিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার একটি আকর্ষণীয় টপিক নিয়ে আলোচনা করব। Conditional Formatting আপনার ওয়ার্কশিটের ডেটা হাইলাইট করতে সহায়তা করে। এই আর্টিকেলে আমরা ৪টি সহজ উপায়ে এক্সেলে অন্য একটি টেক্সট সেল-এর ভিত্তিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করা দেখব।
নিজে প্র্যাকটিস করার জন্য এই স্যাম্পল ফাইলটি পান।
অন্য একটি টেক্সট সেলের ভিত্তিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগের ৪টি সহজ উপায়
প্রক্রিয়াটি বর্ণনার জন্য আমরা একটি ডেটাসেট তৈরি করেছি। ডেটাসেটটি ৭ জন ছাত্রের বার্ষিক ট্রান্সক্রিপ্ট-এর তথ্য দেখাচ্ছে তাদের নাম, অর্জিত নম্বর এবং স্ট্যাটাসসহ।
পরবর্তী, শর্ত Pass কে C13 সেলে ইনসার্ট করা হয়েছে।
এখন, এই শর্ত অনুযায়ী ডেটাসেট হাইলাইট করার পদ্ধতিগুলো নিচে দেওয়া হলো।
১. অন্য একটি টেক্সট সেলের ভিত্তিতে ফর্মুলা দিয়ে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ
এই প্রথম প্রক্রিয়ায় আমরা SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করব এবং প্রয়োজনীয় টেক্সট খুঁজে বের করব। ধাপগুলো নিচে:
- প্রথমে, B4:D11 সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন যেখানে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান।
- এখন Home ট্যাবে যান এবং Conditional Formatting সিলেক্ট করুন।
- ড্রপ-ডাউন থেকে New Rule বেছে নিন।
- New Formatting Rule ডায়লগ বক্সে Use a formula to determine which cells to format সিলেক্ট করুন।
- Format values where this formula is true বক্সে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=SEARCH($C$13, B4)>0
- পরবর্তী, Format অপশনে ক্লিক করে Format Cells ডায়লগ বক্স খুলুন।
- Format Cells ডায়লগ বক্সের Fill ট্যাবে আপনার পছন্দের কালার সিলেক্ট করুন। Sample সেকশনে কালার প্রিভিউ দেখবেন।
- শেষে OK দুবার চাপিয়ে সব ডায়লগ বক্স বন্ধ করুন।
- শেষে নিচের ফলাফল পাবেন।
এখানে আমরা SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে C13 সেলের টেক্সট B4:D11 রেঞ্জে খুঁজে বের করেছি এবং পরে হাইলাইট করেছি।
নোট: আপনি এই ফর্মুলা=SEARCH($C$13, B4)>1 ব্যবহার করতে পারেন শুধু সেই সেলগুলো হাইলাইট করতে যারা "Pass" শব্দ দিয়ে শুরু হয়। যেমন: Pass with distinction বা Pass with conditions ইত্যাদি।২. এক্সেল ফর্মুলা দিয়ে অন্য সেলের ভিত্তিতে পুরো সারি হাইলাইট করা
মান লিজিয়ে আপনি ছাত্রদের নামের পাশাপাশি ফাইনাল এক্সামের স্ট্যাটাসও হাইলাইট করতে চান। যারা পাস করেছেন তাদের কাজ করি। এখানে পুরো সারি হাইলাইট করতে ৩ ধরনের ফর্মুলা ব্যবহার করব।
২.১. SEARCH ফাংশন প্রয়োগ
পুরো সারি হাইলাইট করার প্রথম অপশন হলো SEARCH ফাংশন ব্যবহার করা। নিচের প্রক্রিয়া ফলো করুন।
- পুরো ডেটাসেট সিলেক্ট করুন।
- প্রথম পদ্ধতির মতো New Formatting Rule ডায়লগ বক্স খুলুন।
- এখানে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=SEARCH($C$13,$D4)>0
- সাথে সাথে Format > Fill > OK অপশন থেকে কালার পরিবর্তন করুন।
- শেষে আবার OK চাপুন এবং ফলাফল দেখুন।
এখানে SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে C13 সেলের টেক্সট D4 সেলে খুঁজে বের করা হয়েছে যাতে ফর্মুলা এই কলামে রিপিট হয়।
২.২. AND ফাংশন ব্যবহার
পুরো সারি হাইলাইট করার আরেকটি সহায়ক টেকনিক হলো এক্সেলে AND ফাংশন প্রয়োগ করা। নিচের প্রক্রিয়া ফলো করুন।
- পূর্বের পদ্ধতির মতো নিচের ফর্মুলা New Formatting Rule ডায়লগ বক্সে ইনসার্ট করুন।
=AND($D5="Pass",$C5>40)
- পরে Format > Fill ট্যাব থেকে কালার পরিবর্তন করুন।
- শেষে OK চাপুন এবং ফাইনাল আউটপুট পান।
এখানে AND ফাংশন প্রয়োগ করে একসাথে একাধিক শর্ত চেক করা হয়েছে সিলেক্ট করা B4:D11 সেল রেঞ্জের জন্য।
২.৩. OR ফাংশন ইনসার্ট
OR ফাংশন-ও সেল টেক্সটের ভিত্তিতে পুরো সারি হাইলাইট করতে কাজ করে।
- প্রথমে B4:D11 সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- তারপর Home > Conditional Formatting > New Rule।
- New Formatting Rule ডায়লগ বক্সে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=OR($D5="Pass",$C5>40)
- পরবর্তী, কালার পরিবর্তন করে OK চাপুন।
- হয়ে গেলো, এখন পুরো সারি হাইলাইট হয়েছে।
এখানে OR ফাংশন প্রয়োগ করে একাধিক ক্রাইটেরিয়া থেকে কমপক্ষে একটি সঠিক কিনা সেটা চেক করা হয়েছে সেল টেক্সট অনুযায়ী।
৩. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এ ডেটা ভ্যালিডেশন (Data Validation) ইনসার্ট করা
Data Validation অন্য সেলের ভিত্তিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এ খুবই কার্যকর। প্রক্রিয়াটি মনোযোগপূর্বক ফলো করুন।
- প্রথমে C13 সেল সিলেক্ট করুন কারণ আমরা এখানে ডেটা ইমপ্লাই করতে চাই।
- Data ট্যাবে যান এবং Data Tools গ্রুপের অধীনে Data Validation বেছে নিন।
- Data Validation ডায়লগ বক্সে Validation criteria হিসেবে List সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী, Source বক্সে শর্তগুলো Pass এবং Fail ইনসার্ট করুন।
- তারপর OK চাপুন।
- তবে C13 সেলে শর্তের লিস্ট সিলেক্ট করার অপশন আসবে।
- এখন D5:D11 সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- পূর্বের পদ্ধতিগুলোর মতো New Formatting Rule ডায়লগ বক্সে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=D5=$C$13- তারপর Format > Fill ট্যাব থেকে কালার বেছে নিয়ে OK > OK চাপুন।
- হয়ে গেলো, প্রয়োজনীয় আউটপুট পেয়ে গেলেন।
- শেষে প্রুফ চেকের জন্য শর্তকে Fail এ পরিবর্তন করুন এবং হাইলাইট করা সেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন হয়ে যাবে।
৪. স্পেসিফিক টেক্সটের ভিত্তিতে এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং
এই শেষ সেকশনে আমরা Specific Text অপশন ব্যবহার করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করব। এখানে দুইটি পদ্ধতি রয়েছে।
৪.১. New Formatting Rule প্রয়োগ
এটি সরাসরি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ট্যাব থেকে করা যাবে।
- প্রথমে Data ট্যাবে যান এবং Conditional Formatting বেছে নিন।
- তারপর Highlight Cell Rules সেকশন থেকে Text that Contains সিলেক্ট করুন।
- এরপর C13 সেল-কে Cell Text হিসেবে ইনসার্ট করুন।
- সাথে সাথে নিচের ছবির মতো কালার পরিবর্তন করুন।
- শেষে OK চাপুন এবং ফাইনাল আউটপুট দেখুন।
৪.২. Highlight Cells Rules ব্যবহার
অন্য একটি পদ্ধতি হলো New Formatting Rule ডায়লগ বক্স থেকে সেল হাইলাইট করা।
- প্রথমে Rule Type হিসেবে Format only cells that contain বেছে নিন।
- তারপর Format only cells with সেকশনের অধীনে Specific Text বেছে নিন।
- পরবর্তী, নিচের ছবির মতো সেল রেফারেন্স ইনসার্ট করুন।
- শেষে Format > Fill ট্যাব থেকে হাইলাইট কালার বেছে নিয়ে OK চাপুন।
- হয়ে গেলো, OK চাপুন এবং অন্য সেলের টেক্সট অনুযায়ী সেলগুলো হাইলাইট হয়েছে।
মনে রাখবেন
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার আগে সবসময় সেসেলগুলো সিলেক্ট করুন যেখানে শর্ত প্রয়োগ করবেন।
- আপনি সবসময় শর্ত ক্লিয়ার করতে পারেন একক শীট বা পুরো ওয়ার্কবুক থেকে Conditional Formatting ট্যাবে থাকা Clear Rules কমান্ড দিয়ে।
উপসংহার
আশা করি এক্সেলে অন্য একটি টেক্সট সেল-এর ভিত্তিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার ৪টি সহজ পদ্ধতির এই আর্টিকেলটি আপনার কাজে আসবে। অন্য কোনো প্রক্রিয়া পেলে আমাদের জানান। ExcelDemy-এ নজর রাখুন আরও আকর্ষণীয় আর্টিকেলের জন্য।
