এক্সেল থেকে সরাসরি একাধিক ইমেইল পাঠান: দুটি সহজ পদ্ধতি

আমরা আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশীতে বিভিন্ন ধরনের তথ্য সংরক্ষণ করি। উদাহরণস্বরূপ, এতে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের বা অন্যান্য কোম্পানির ইমেইল ঠিকানা থাকতে পারে। এবং প্রয়োজনে আমাদের সেসব ঠিকানায় ইমেইল পাঠাতে হতে পারে। কিন্তু প্রতিটি জনের জন্য বারবার ঠিকানা কপি করা কফ জ্ঞানকর এবং সময়সাপেক্ষ। এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠানোর সহজ ও কার্যকর পদ্ধতিগুলো দেখাব।

নিচের ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে নিজে অনুশীলন করুন।

এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠানোর ২টি সহজ পদ্ধতি

ব্যাখ্যার জন্য আমরা একটি নমুনা ডেটাসেট ব্যবহার করব। উদাহরণস্বরূপ, নিচের ডেটাসেটে বিক্রয়কর্মীরা এবং তাদের ইমেইল ঠিকানা রয়েছে। এখান থেকে ঠিকানা নিয়ে আমরা उन সবকে ইমেইল পাঠাব।

১. Word-এ Mail Merge ব্যবহার করে এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠান

প্রথম পদ্ধতিতে আমরা MS Word এবং Word-এ Mail Merge ফিচার ব্যবহার করে এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠাব। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে একটি ব্লাঙ্ক Word ফাইল খুলুন।
• তারপর আপনার পছন্দের মেসেজ টাইপ করুন।
• এখন Mailings ➤ Select Recipients ➤ Use an Existing List-এ যান।

• ফলস্বরূপ Select Data Source ডায়লগ বক্স আসবে।
• পরবর্তীতে, ইমেইল ঠিকানা যেখানে সংরক্ষিত সেই এক্সেল ফাইলটি সিলেক্ট করুন।
• Open চাপুন।

• পরिणামস্বরূপ Select Table ডায়লগ বক্স আসবে।
• সেখানে আপনার পছন্দের শীট বেছে নিয়ে OK চাপুন।

• এখন আপনার প্রতিটি মেইলে যে শব্দটি প্রতিস্থাপন করতে হবে সেটি সিলেক্ট করুন। এই উদাহরণে, Wilham বেছে নিন।
• এরপর Mailings ট্যাবে গিয়ে Insert Merge Field ড্রপ-ডাউন থেকে Salesman সিলেক্ট করুন।

• এতে মেসেজটি নিচের চিত্রের মতো হবে।

• আরও, আপনি যদি প্রাপকের দৃষ্টিভঙ্গি থেকে মেইল প্রিভিউ দেখতে চান, তবে Preview Results-এ ক্লিক করুন।

• Finish & Merge ড্রপ-ডাউন থেকে Send Email Messages সিলেক্ট করুন।

• অনুযায়ী, Merge to E-mail ডায়লগ বক্স আসবে।
• To ফিল্ডে হেডার Email বেছে নিন এবং প্রয়োজনীয় Subject line (Greetings) লিখুন।
• শেষে OK চাপুন, এটি সব প্রাপকের কাছে মেইল প্রেরণ করবে।

আরও পড়ুন: ইমেইল দিয়ে এডিটেবল এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠানো (৩টি কুইক মেথড)

সদৃশ পাঠ্য:

• এক্সেল থেকে তারিখভিত্তিক স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানো
• বডি সহ এক্সেল থেকে ম্যাক্রো দিয়ে ইমেইল পাঠানো (সহজ ধাপ সহ)
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইল ইমেইল করে পাঠানো (৩টি উপযুক্ত পদ্ধতি)
• শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানো (৩টি সহজ পদ্ধতি)
• সেল কন্টেন্ট ভিত্তিক করে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল (২টি পদ্ধতি)

২. এক্সেল VBA প্রয়োগ করে স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠান

তবে, আপনি যদি VBA কোড ব্যবহার করেন তবে কিছু ঝামেলা এড়াতে পারবেন। এই পদ্ধতিতে আমরা ৩টি ভিন্ন উদাহরণ দেখাব এক্সেল VBA দিয়ে স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠানোর।

২.১ একটি লিস্টে সবাইকে মেইল পাঠানো (Mass Emails)

এই উদাহরণে আপনি দেখবেন সবাইকে একই মেসেজ কিভাবে মেইল করতে হয়। নিচের ধাপগুলো শিখুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে Developer ➤ Visual Basic সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ VBA উইন্ডো আসবে।
• এখন Insert ➤ Module ক্লিক করুন।
• পরবর্তীতে নিচের কোড কপি করে Module উইন্ডোতে পেস্ট করুন।

Sub massEmails() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim mailbody, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i ThisWorkbook.Save Email.To = mailto Email.Subject = "Important Notice" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Company Rules." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

• ফাইল সেভ করে F5 চাপুন কোড রান করতে।
• ফলস্বরূপ Outlook উইন্ডো আসবে এবং To ফিল্ডে সব প্রাপক দেখাবে।
• শেষে Send চাপুন।

২.২ একাধিক অ্যাট্যাচমেন্টসহ ইমেইল

আরও, আপনার যদি একাধিক ফাইল অ্যাট্যাচ করতে হয় এবং একাধিক ইমেইল ঠিকানাতে পাঠাতে হয়, তবে নিচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে Developer ট্যাবে ক্লিক করুন।
• তারপর Visual Basic সিলেক্ট করুন।
• এরপর VBA উইন্ডোতে Insert-এর নিচে Module সিলেক্ট করুন।
• Module উইন্ডোতে নিচের কোড কপি-পেস্ট করুন।

Sub attachments() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i For j = 2 To 5 source = "D:\SOFTEKO\how to send multiple emails from excel spreadsheet\" & Cells(j, 3) Email.attachments.Add source Next ThisWorkbook.Save source = ThisWorkbook.FullName Email.attachments.Add source Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

• সেভ করে F5 চাপুন কোড রান করতে।
• ফলস্বরূপ Outlook উইন্ডো আসবে এবং আপনার পছন্দের ফাইল অ্যাট্যাচমেন্ট দেখাবে।

২.৩ সেল ভ্যালু ভিত্তিক ইমেইল

আমরা আরেকটি উদাহরণ দেখাব যেখানে নির্দিষ্ট সেল ভ্যালু আমাদের প্রয়োজনীয় মানের থেকে ভিন্ন হলে এক্সেল ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একাধিক ঠিকানাতে ইমেইল পাঠাবে। নিচের ডেটাসেটে B5 সেলে ৫০ আছে। আমাদের কোডটি যদি সেটি ১০০-এর নিচে হয় তবে ইমেইল পাঠাবে। এখন কাজটি করার প্রক্রিয়া শিখুন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে শীটটি সিলেক্ট করে মাউসের রাইট-ক্লিক করুন।
• তারপর View Code সিলেক্ট করুন।

• পপ-আউট ডায়লগ বক্সে নিচের কোড কপি-পেস্ট করুন।

Dim rn As Range Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub Set rn = Intersect(Range("B5"), Target) If rn Is Not hing Then Exit Sub If IsNumeric(Target.Value) And Target.Value < 100 Then Call Mail_small_Text_Outlook End If End Sub Sub MailCellvalues() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim mailbody, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 3) & ";" Next i ThisWorkbook.Save Email.To = mailto Email.Subject = "Important Notice" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please raise B5 above 100." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

• এরপর ফাইল সেভ করে F5 চাপুন রান করতে।
• ফলস্বরূপ আউটপুট Outlook উইন্ডোতে দেখাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেল লিস্ট থেকে ইমেইল পাঠানো (২টি কার্যকর উপায়)

উপসংহার

উপরোক্ত পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করে আপনি এখন এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠাতে পারবেন। এগুলো ব্যবহার করতে থাকুন এবং আরও কোনো উপায় জানলে আমাদের জানান। আরও এইরকম আর্টিকেলের জন্য ExcelDemy ওয়েবসাইট ফলো করুন। কমেন্ট, পরামর্শ বা প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে জানাতে ভুলবেন না।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে VBA ব্যবহার করে রিমাইন্ডার ইমেইল স্বয়ংক্রিয় পাঠানো
• শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানো
• [সমাধান]: এক্সেলে Share Workbook দেখাচ্ছে না (সহজ ধাপ সহ)
• এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৫টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৩টি উপকারী কেস)
• এক্সেল ম্যাক্রো: সেলের ঠিকানায় ইমেইল পাঠানো (২টি সহজ উপায়)